Panoramica
Il luogo di lavoro non è più quello di una volta. Oggi l’ufficio può essere a casa tua, in un bar o addirittura in spiaggia (sì, ci sono persone che lavorano in spiaggia!).
Questa modalità di lavoro è diventata sempre più popolare nel corso degli anni e non è destinata a scomparire presto. Uno studio di Upwork prevede infatti che entro il 2025 il 22% della forza lavoro americana sarà da remoto.
Il lavoro da remoto è fantastico, certo. Nessun pendolarismo, nessun codice di abbigliamento e la flessibilità di conciliare il lavoro con la vita privata. Ma comporta anche una serie di sfide, la principale delle quali è il mantenimento della supervisione. Se non viene gestito in modo adeguato, il lavoro a distanza può essere fonte di abuso di fiducia e può costare alle aziende tempo, denaro e risorse.
Come si fa a garantire che i dipendenti lavorino in modo efficace senza essere invadenti? Ed è possibile seguire i dipendenti da remoto in modo etico e rispettoso?
Beh, si può fare. È proprio quello che affronteremo in questo articolo.
Questo articolo comprende:
- Monitorare i dipendenti da remoto è davvero necessario?
- È legale monitorare i dipendenti da remoto?
- I dipendenti da remoto devono essere avvisati se vengono monitorati?
- Cosa è consentito monitorare da remoto ai datori di lavoro?
- Modi per monitorare i dipendenti da remoto
- Come monitorare i dipendenti da remoto (In modo etico)
- Pensieri finali
Monitorare i dipendenti da remoto è davvero necessario?
Il lavoro da remoto può essere difficile da gestire, soprattutto per i manager.
Se non puoi vedere fisicamente i tuoi dipendenti, come puoi assicurarti che il lavoro venga svolto, che le attività vengano completate in tempo e che la produttività venga mantenuta?
Monitorare i dipendenti da remoto può colmare questo divario, offrendo approfondimenti sulle abitudini di lavoro, sulla gestione del tempo e sull’avanzamento dei progetti. Anche se non è strettamente necessario, può rivelarsi molto utile per il tuo team:
- Garantire la Responsabilità: Senza interazioni dirette, è più difficile capire se i dipendenti stanno lavorando come previsto. Gli strumenti di tracciamento possono aiutarti a verificare che i compiti siano stati completati e le scadenze siano state rispettate, garantendo la responsabilità anche da remoto.
- Gestire i Carichi di Lavoro: Monitorando l’attività dei dipendenti e il completamento dei task, è possibile comprendere meglio i carichi di lavoro individuali. Questo aiuta a distribuire i compiti in modo più uniforme, a prevenire il burnout e a garantire che tutti i membri del team contribuiscano in modo equo.
- Supporto alle Valutazioni delle Performance: I dati di monitoraggio dettagliati possono essere una risorsa preziosa per le valutazioni delle performance. Forniscono prove oggettive delle abitudini di lavoro e dei risultati ottenuti da un dipendente, che possono essere utilizzate per offrire un feedback costruttivo o riconoscere i risultati ottenuti.
- Migliorare la Gestione dei Progetti: Con gli strumenti di time tracking, puoi tenere sotto controllo l’avanzamento dei progetti, monitorare le tappe fondamentali e assicurarti che i progetti siano in linea con i tempi. Questo aiuta a gestire le scadenze, a regolare gli orari e a mantenere i progetti allineati con gli obiettivi aziendali.
- Aumentare la Sicurezza Informatica: Il software di tracciamento può aiutare a proteggere la tua azienda monitorando i documenti salvati, le app installate e i siti web visitati. Questa sorveglianza aiuta a prevenire la criminalità informatica, le minacce interne e le violazioni dei dati.
- Garantire la Legalità e la Conformità: Ai fini legali e di conformità, avere registrazioni accurate delle ore di lavoro, del completamento dei task e delle comunicazioni può aiutarti a soddisfare i requisiti normativi e a proteggere la tua azienda da potenziali controversie.
Il monitoraggio dei dipendenti da remoto può essere indubbiamente vantaggioso per le aziende. Ma ha anche la sua parte di svantaggi. I dipendenti possono ritenere che il monitoraggio costante invada la loro privacy e potrebbe influire sulla loro soddisfazione lavorativa. Un monitoraggio eccessivo può anche creare un senso di sfiducia tra datori di lavoro e dipendenti.
È un gioco di equilibri. È fondamentale trovare il giusto equilibrio tra il monitoraggio efficace e il rispetto della privacy dei dipendenti.
È legale monitorare i dipendenti da remoto?
Monitorare i dipendenti è generalmente legale, almeno negli Stati Uniti, lo dice anche l’American Bar Association. Tuttavia, questo vale solo se i datori di lavoro hanno un motivo commerciale legittimo e, in alcuni casi, ottengono il consenso del dipendente.
Gli standard per il monitoraggio dei dipendenti da remoto differiscono leggermente da quelli di un ufficio, ma la regola generale è che il tracciamento o il monitoraggio deve essere ragionevole e non deve violare la privacy dei dipendenti. I datori di lavoro devono inoltre attenersi alle leggi statali e federali sulla privacy. Queste leggi di solito consentono di monitorare la maggior parte delle attività svolte dai dipendenti durante il lavoro o l’utilizzo di attrezzature aziendali, ma prevedono anche clausole per garantire la protezione della privacy dei dipendenti.
I dipendenti da remoto devono essere avvisati se vengono monitorati?
Negli Stati Uniti, la legge federale non impone ai datori di lavoro di informare i dipendenti che sono monitorati, sia che lavorino in loco che a distanza. Tuttavia, le leggi statali possono variare. Ad esempio, nel Connecticut e nel Delaware, i datori di lavoro devono informare i lavoratori se vengono monitorati con strumenti come il software di monitoraggio dei dipendenti. In California, tutti i partecipanti devono sapere se le telefonate vengono registrate.
Per verificare se il tuo paese ha regole specifiche sulla notifica ai dipendenti del monitoraggio, è bene controllare le leggi statali sul lavoro e consultare un avvocato.
“Dal punto di vista giudiziario, il monitoraggio sul posto di lavoro è legale, a condizione che i dipendenti siano informati del fatto che il loro lavoro viene monitorato. Il monitoraggio deve inoltre rientrare negli interessi aziendali e non per questioni personali, per le quali le giurisdizioni potrebbero interpretare la legalità in modo diverso”. – Amy De La Fuente, direttore degli Affari pubblici di Bosco Legal Services.
Cosa è consentito monitorare da remoto ai datori di lavoro?
I datori di lavoro possono tracciare una serie di dati per garantire la produttività e la conformità alle politiche aziendali. Questo tipo di dati può includere:
- Tasti premuti
- Attività su Internet, come i siti web visitati
- Attività dello schermo
- Tempo trascorso su task o applicazioni specifiche
- Tracciamento GPS per la verifica della posizione, soprattutto se il lavoro comporta spostamenti o attività fuori sede
È importante notare che i dipendenti possono essere monitorati solo durante l’orario di lavoro. La raccolta dei dati è inoltre soggetta alle leggi federali e statali a tutela della privacy dei dipendenti.
Modi per monitorare i dipendenti da remoto
Ci sono molti modi per monitorare i dipendenti da remoto: si può tenere traccia delle loro ore di lavoro, chiedere loro di registrare la posizione quando timbrano l’entrata, chiedere un report periodico dei loro progressi lavorativi, o scegliere la strada più completa di utilizzare un software di monitoraggio dei dipendenti. Ognuno di questi metodi ha ovviamente i suoi pro e i suoi contro, quindi assicurati di scegliere quello che ha senso per il tuo team.
- Auto-Report dei Dipendenti: L’autodichiarazione prevede che i dipendenti forniscano aggiornamenti regolari sui progressi e sui risultati del loro lavoro. Ai dipendenti può essere chiesto di inviare report giornalieri o settimanali su ciò che hanno lavorato, sui loro progressi e su eventuali ostacoli che stanno affrontando. Questo può avvenire tramite documenti condivisi o piattaforme di messaggistica. Questo metodo favorisce il senso di responsabilità, ma si affida soprattutto all’onestà e all’accuratezza dei dipendenti. Inoltre, potrebbe non fornire un quadro completo della produttività.
- Riunioni e Check-in Regolari: Riunioni e check-in programmati ti tengono aggiornato sui progressi dei dipendenti e forniscono opportunità di feedback. Puoi impostare riunioni ricorrenti per i check-in individuali o per gli aggiornamenti del team. Utilizza queste sessioni per discutere i progressi, affrontare i problemi e rivedere i task completati.
- Software di Time Tracking: Il software di time tracking registra la quantità di tempo che i dipendenti dedicano a diverse attività o progetti. I dipendenti accedono al software per avviare e fermare i timer per i vari task. Il software tiene quindi traccia del tempo impiegato per le diverse attività, che può essere esaminato per garantire che il lavoro venga svolto in modo efficiente.
- Software di Monitoraggio dei Dipendenti: Per un approccio più completo, molte aziende si rivolgono ad un software di gestione dei dipendenti da remoto. Questi strumenti forniscono informazioni dettagliate sulle abitudini lavorative dei dipendenti, tracciando attività come l’uso del computer, le visite ai siti web e il tempo dedicato ai diversi task. Alcuni offrono anche funzioni come il monitoraggio dello schermo, la localizzazione GPS, i registri delle attività e il rilevamento dei tasti. Questo metodo può essere particolarmente utile per garantire la produttività e salvaguardare le informazioni aziendali sensibili.
Come monitorare i dipendenti da remoto (In modo etico)
1. Determina cosa vuoi tracciare e perché.
Si può essere tentati di raccogliere qualsiasi dato dai propri dipendenti senza pensare se ne abbiamo davvero bisogno. Tuttavia, la raccolta indiscriminata di dati può portare a complicazioni inutili e a problemi di privacy.
Per evitare che ciò accada, inizia a definire i tuoi obiettivi. Chiedeti quali aspetti specifici del lavoro dei tuoi dipendenti devi monitorare e perché. Ad esempio, è necessario tracciare la loro posizione? Se i dipendenti devono trovarsi in un luogo specifico per il loro lavoro, ad esempio per partecipare alle riunioni con i clienti o per visitare diversi siti, il monitoraggio della posizione GPS potrebbe essere utile e giustificabile.
Tuttavia, se il tuo team lavora da casa e la posizione non è un fattore critico per le sue attività, la localizzazione GPS potrebbe essere inutile e invadente. Concentrati invece sulle metriche più rilevanti per le loro performance, come il completamento dei task, l’avanzamento dei progetti o la gestione del tempo.
In Jibble abbiamo una funzionalità di monitoraggio dello schermo ma, ironia della sorte, non la usiamo per monitorare il nostro team. Ci concentriamo piuttosto sulla qualità dei loro risultati e sulla quantità di tempo che dedicano ai loro compiti. In questo modo, la valutazione della produttività è più semplice e la retribuzione oraria del personale è più accurata. Inoltre, i lavoratori devono rendere conto del loro tempo, proprio come un avvocato che fattura a un cliente.
Considera l’impatto dei dati che intendi raccogliere. Il monitoraggio dei dipendenti da remoto deve essere mirato e rispettoso della privacy dei dipendenti stessi.
Qualunque dato raccolto deve avere uno scopo chiaro e allinearsi agli obiettivi aziendali.
2. Fai sapere ai dipendenti che vengono monitorati.
Anche se questo non è obbligatorio per legge nella maggior parte degli Stati, è assolutamente consigliabile informare i dipendenti che vengono monitorati, che cosa viene rilevato e per cosa vengono utilizzati i dati.
Questo non solo assicura che i dipendenti comprendano le ragioni alla base delle pratiche di monitoraggio, ma rende anche l’intera operazione di tracciamento meno subdola! Dopotutto, non stai facendo qualcosa di illegale, quindi perché nasconderlo?
La maggior parte dei dipendenti apprezzerà l’onestà e capirà che il monitoraggio è uno strumento per garantire che i progetti e le scadenze siano rispettati. Se i dipendenti esprimono preoccupazioni o disagio, affrontali apertamente e cerca di trovare un equilibrio che rispetti la loro privacy pur raggiungendo gli obiettivi aziendali.
Ricorda che vuoi costruire un rapporto di fiducia con il tuo team. Essere trasparenti sui metodi di tracciamento è un passo nella giusta direzione.
3. Scegli un software di monitoraggio che tenga conto della privacy.
Esiste un mare di software per il monitoraggio dei dipendenti, ma bisogna fare attenzione a quale scegliere.
Non tutti i software di monitoraggio sono uguali e alcuni potrebbero avere pratiche di privacy discutibili. Inizia a esaminare l’informativa sulla privacy del software per assicurarti che illustri chiaramente come vengono raccolti, utilizzati e protetti i dati dei dipendenti. Una buona informativa sulla privacy deve specificare quali dati vengono raccolti, chi vi ha accesso, come vengono archiviati e per quanto tempo vengono conservati. Cerca un software che offra trasparenza e fornisca garanzie sulla protezione dei dati e sulla privacy.
Un monitoraggio efficace non significa che si debba monitorare ogni aspetto delle attività dei dipendenti. I migliori software offrono funzionalità personalizzabili che consentono di adattare il livello di monitoraggio alle tue esigenze specifiche. Gli strumenti di time tracking e di monitoraggio dei dipendenti, come Jibble, offrono flessibilità nell’impostazione dei parametri e dei limiti di monitoraggio, in modo da darti la possibilità di concentrarti sugli indicatori di prestazione chiave senza sconfinare in inutili intrusioni nella privacy.
4. Garantisci tutele per prevenire gli abusi.
Quando si tratta di monitorare i dipendenti da remoto, è importante stabilire solide misure di tutela per evitare l’uso improprio degli strumenti di tracciamento e monitoraggio. Sebbene sia naturale pensare a nuovi modi per utilizzare i dati, è necessario prestare attenzione a come e quando si monitorano i dipendenti. Il monitoraggio non dovrebbe estendersi oltre l’orario di lavoro o invadere il tempo personale, ad esempio durante le ferie annuali, in quanto ciò può essere visto come un’invasione della privacy.
È inoltre necessario gestire i dati con cura. Ciò significa archiviare i dati in modo sicuro e rispettare i requisiti legali specifici per i diversi settori.
Ad esempio, i dati criptati dovrebbero essere archiviati in un sistema sicuro e centralizzato, con accesso limitato solo alle persone necessarie, come i dipendenti monitorati e il loro manager diretto. Secondo la prassi migliore, questi dati dovrebbero essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario, spesso fino a tre anni, a seconda dei criteri legali e aziendali.
Pensieri finali
Il lavoro da remoto è destinato a durare. I dirigenti e i datori di lavoro dovranno trovare il giusto equilibrio tra il monitoraggio dei dipendenti da remoto e l’intrusione dei dati personali. Non è un compito facile, ma è fattibile.
Un monitoraggio efficace è essenziale per monitorare le performance, mantenere la sicurezza e raggiungere gli obiettivi aziendali, ma deve essere fatto in modo ponderato ed etico. Il segreto sta nell’implementare pratiche di tracciamento che rispettino lo spazio personale dei dipendenti, pur rispettando gli obiettivi aziendali.
Stabilendo linee guida chiare su ciò che verrà monitorato e perché, e comunicando queste pratiche in modo trasparente al tuo team, puoi percorrere questa linea sottile e costruire un ambiente di lavoro a distanza fiducioso e produttivo.
Buona fortuna!
