Migrare da un software di time tracking è molto più difficile che iniziare a utilizzare un nuovo software di time tracking. Se sei il responsabile e mandi all’aria un’importante introduzione, potresti perdere il lavoro, l’ho visto succedere.
Ma con una pianificazione e un’esecuzione adeguate, dovrebbe andare tutto liscio, con il risultato di una maggiore efficienza aziendale e di una maggiore soddisfazione delle parti interessate. In questo articolo ti darò alcuni spunti di riflessione a cui ti suggerisco di pensare se stai migrando da un software di monitoraggio del tempo a un altro.
Piano di Migrazione in 12 Passi
- Identifica i requisiti e valuta il software attuale
- Fai le tue ricerche
- Pianifica il processo di migrazione e ottieni l’approvazione di tutti
- Esporta i dati
- Ripulisci i dati
- Importa i tuoi dati nel nuovo software
- Configura il nuovo software
- Forma il team
- Monitora le prime fasi
- Valuta il processo di migrazione
- Archivia i vecchi dati
- Annulla l’abbonamento al vecchio software
1. Identifica i requisiti e valuta il software attuale
Direi che il primo passo nel processo di migrazione è valutare il software di time tracking attuale e identificare i tuoi requisiti per il nuovo software. Ora, questo sembra ovvio, ma non posso fare a meno di sottolineare quanti non lo fanno correttamente, finendo per avere problemi in seguito.
Esamina correttamente ciò che stai utilizzando e fai un elenco delle sue caratteristiche, dei suoi punti di forza e dei suoi punti deboli. Determina di quali funzionalità hai bisogno e quali no. Quindi, identifica quali funzioni ti servono nel nuovo software per soddisfare al meglio le tue esigenze aziendali. Alcune funzionalità da considerare includono il monitoraggio del tempo, la fatturazione, la reportistica e l’integrazione con altri software.
2. Fai le tue ricerche
Ora è il momento di cercare e confrontare diversi software di time tracking. Sul mercato sono disponibili molte opzioni, ognuna con le proprie caratteristiche e i propri prezzi. Per una visione completa delle tue esigenze di budget, utilizza strumenti come un software gratuito per il monitoraggio delle spese.
Una volta definite le tue disponibilità finanziarie, cerca ogni opzione e confrontala con le tue esigenze. Per valutare le performance di ogni software, puoi utilizzare recensioni online, tra cui le nostre recensioni oneste sui software di time tracking, e siti di recensioni con feedback degli utenti come Capterra, GetApp o anche Forbes, che ha pubblicato diverse recensioni. Se stai pianificando un’implementazione importante, ti suggerisco di contattare anche alcuni utenti reali.
Iscriviti alle versioni di prova dei software che ritieni più adatti e provali. Questo è anche un buon momento per valutare il livello di assistenza clienti.
3. Pianifica il processo di migrazione e ottieni l’approvazione di tutti
Assicurati di creare un piano dettagliato per il processo di migrazione. Delinea le tempistiche della migrazione, i passaggi necessari e le risorse richieste. Suggerirei anche di creare un piano di gestione del progetto che delinei ogni passaggio in dettaglio, compresi i compiti, le scadenze e le parti responsabili.
Questo piano dovrebbe includere anche una strategia di comunicazione per informare i dipendenti della migrazione e delle opportunità di formazione. Non mi stancherò mai di ripetere quanto sia importante parlare con tutte le persone coinvolte e ottenere il loro consenso spiegando chiaramente i vantaggi della migrazione.
In definitiva, nonostante tutta la pianificazione e la teoria, se le persone non vogliono che il progetto funzioni, ci sono buone probabilità che non lo faccia.
4. Esporta i dati
Prima di poter importare i tuoi dati nel nuovo software, è necessario esportarli dal software attuale. La maggior parte dei software di time tracking consente di esportare i dati in vari formati, come CSV, Excel o Google Sheets. Consulta la documentazione del software attuale per sapere come esportare i dati. È importante assicurarsi che i dati esportati siano completi, accurati e aggiornati.
5. Ripulisci i dati
Le probabilità che i tuoi dati siano puliti al 100% fin dall’inizio sono circa dello 0%! Dovrai ripulire i dati migrati, il che comporta la revisione e la convalida dei tuoi dati per garantirne l’accuratezza e la completezza. Puoi utilizzare strumenti come Excel o Fogli Google per rimuovere i doppioni, correggere gli errori e apportare altre modifiche necessarie ai tuoi dati.
Questo passaggio è fondamentale per garantire che i tuoi dati siano coerenti e precisi quando li importi nel nuovo software.
6. Importa i tuoi dati nel nuovo software
Una volta che avrai ripulito i tuoi dati, potrai importarli nel nuovo software di time tracking. La maggior parte dei software ti permette di importare dati in vari formati, come CSV o Excel. Assicurati di mappare correttamente i campi dati durante il processo di importazione.
7. Configura il nuovo software
Configura il tuo nuovo software di time tracking. Questo processo comporta la regolazione del software per soddisfare le esigenze aziendali. Potrebbe essere necessario creare progetti, attività e clienti, impostare le tariffe di fatturazione e personalizzare i report. Dovrai inoltre assicurarti che il nuovo software sia integrato con gli altri tuoi software aziendali, come il software di project management, il software di fatturazione e il software per la contabilità.
8. Forma il team
Non trascurare la formazione e non dare per scontato che, solo perché hai trovato semplice il processo di timbratura, lo sarà anche per tutti gli altri. La formazione dovrebbe riguardare le funzionalità essenziali del software, come la timbratura di entrata e uscita, la fatturazione e la reportistica. Potrebbe anche essere necessario formare il team sull’interfaccia utente del nuovo software, sulla navigazione e su altre funzioni.
È importante fornire una formazione completa per garantire che il tuo team possa utilizzare il software in modo efficace ed efficiente. Valuta seriamente la possibilità di fornire materiali di formazione, come tutorial, video e manuali utente per supportare l’apprendimento del team, soprattutto se la tua azienda è di grandi dimensioni.
9. Monitora le prime fasi
Monitora il nuovo software per assicurarti che tutto funzioni correttamente e non dimenticare di parlare con le persone per farti un’idea di cosa pensano. Controlla i dati nel nuovo software per assicurarti che siano accurati e completi. Monitora l’utilizzo del nuovo software da parte del team e affronta eventuali problemi o dubbi che dovessero sorgere.
Accertati che il nuovo software soddisfi le esigenze della tua azienda e che il tuo team si senta a proprio agio nell’usarlo.
10. Valuta il processo di migrazione
Dopo alcune settimane o mesi di utilizzo del nuovo software, valuta il processo di migrazione. Questa valutazione dovrebbe valutare l’efficacia del processo di migrazione e le performance del nuovo software. Considera la possibilità di condurre sondaggi o sessioni di feedback con il tuo team per raccogliere le loro opinioni ed esperienze con il nuovo software. Identifica eventuali problemi o preoccupazioni che devono essere affrontati e apporta le modifiche necessarie.
11. Archivia i vecchi dati
Archivia i vecchi dati. È possibile memorizzarli su un disco rigido esterno o su un servizio di archiviazione cloud. L’archiviazione dei vecchi dati garantisce un backup nel caso tu debba accedervi in futuro.
12. Annulla l’abbonamento al vecchio software
Ehm, non dimenticare di annullare l’abbonamento al vecchio software. Non vorrai mica continuare a pagare per un software obsoleto e non più necessario.
Insegnamenti
È vero, la migrazione del software di time tracking può essere un processo impegnativo, ma con una corretta pianificazione ed esecuzione può essere un processo fluido e fruttuoso. Se fatto bene, sarà una vittoria per tutte le parti interessate e ne varrà assolutamente la pena. Miglioramento della produttività, dell’efficienza, della trasparenza, della precisione delle retribuzioni e riduzione dei costi del lavoro!
