Se ti sei mai trovato sommerso da una lista infinita di cose da fare, passando da un compito all’altro senza fare progressi, sappi che non sei il solo. La produttività può spesso sembrare un gioco del tipo “acchiappa la talpa”, appena finisci un compito, ne spunta fuori un altro.
E se ci fosse una soluzione?
Sviluppato per la prima volta oltre 100 anni fa per salvare una fabbrica di acciaio in crisi e improduttiva, il metodo Ivy Lee è uno strumento di produttività progettato per aiutare a concentrarsi prima sui compiti importanti ed eliminare la distrazione di cercare di fare tutto in una volta.
Questo Articolo Comprende:
- Cos’è il Metodo Ivy Lee?
- Le Origini del Metodo Ivy Lee
- Vantaggi del Metodo Ivy Lee
- Come Applicare il Metodo Ivy Lee nella Tua Vita
- Flessibilità del Metodo Ivy Lee
- Riflessioni Finali
Cos'è il Metodo Ivy Lee?
Il metodo Ivy Lee, che prende il nome dal suo creatore, è stato progettato per affrontare una sfida comune in termini di produttività: sapere dove concentrare la propria attenzione. Il metodo offre un approccio strutturato per aiutarti a riprendere il controllo della tua giornata e assicurarti di lavorare su ciò che è più importante.
La tecnica è molto semplice. Alla fine di ogni giornata di lavoro, scrivi i sei compiti più importanti che devi completare il giorno successivo, in ordine di priorità. Quando inizia il giorno successivo, inizia con il primo compito e lavoraci fino al completamento prima di passare a quello successivo, evitando il multitasking e le distrazioni.
Concentrati esclusivamente su un compito alla volta, evitando la tentazione di passare al compito successivo prima di aver completato quello precedente, o di occuparti di più compiti contemporaneamente.
Il metodo impone disciplina determinando quali compiti devono essere svolti e in quale ordine, assicurando concentrazione e stabilendo le priorità.
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Le Origini del Metodo Ivy Lee
Le origini del metodo Ivy Lee risalgono al 1918, quando Charles M. Schwab, presidente della Bethlehem Steel Corporation, era alla ricerca di modi per migliorare l’efficienza all’interno della sua azienda. Pur essendo uno degli uomini d’affari di maggior successo del suo tempo, Schwab sapeva che il suo team non stava lavorando al meglio delle sue capacità.
Poiché le sue preoccupazioni aumentavano, Schwab invitò Ivy Ledbetter Lee, che all’epoca era un rispettato consulente di produttività ed esperto di pubbliche relazioni. Schwab chiese a Lee di incontrare lui e i suoi dirigenti, chiedendo una strategia che potesse aiutarli a fare di più in meno tempo.
Invece di offrire una lezione prolissa o un sistema complesso, Lee propose una tecnica semplice: alla fine di ogni giornata lavorativa, i dipendenti dovevano scrivere i sei compiti più importanti che dovevano completare il giorno successivo, stabilirne la priorità e svolgerli uno alla volta. Tutti i compiti non completati sarebbero stati aggiunti alla lista del giorno successivo.
Schwab era incuriosito, ma voleva la prova che il metodo funzionasse. Lee gli suggerì di provarlo per qualche mese, gratuitamente. Invece di chiedere un pagamento anticipato, disse a Schwab di pagarlo quanto riteneva valesse il metodo dopo averne visto i risultati.
Nel giro di tre mesi, Schwab e i suoi dirigenti notarono un significativo miglioramento della produttività. Tanto che Schwab firmò un assegno di $25.000 a Lee, una somma considerevole all’epoca, equivalente a centinaia di migliaia di dollari oggi.
Il metodo si diffuse rapidamente, diventando uno strumento di produttività affidabile per i leader aziendali e i professionisti di tutto il mondo.
Vantaggi del Metodo Ivy Lee
Capire perché dovresti fare qualcosa è il primo passo per metterla in pratica. Il metodo Ivy Lee ha numerosi vantaggi per aiutare a migliorare la produttività. Esaminiamone alcuni:
- Fatica Decisionale e Chiarezza Mentale: Una caratteristica importante del metodo Ivy Lee è il modo in cui si occupa della fatica decisionale. Il nostro cervello ha una quantità limitata di risorse cognitive e ogni decisione che prendiamo durante la giornata consuma parte di quell’energia. Questa semplice strategia libera la tua energia cognitiva, permettendoti di concentrarti interamente sui compiti da svolgere invece di sprecare risorse mentali per capire la tua prossima mossa. In questo modo, inizi la giornata lavorativa con chiarezza e determinazione, e la tua energia mentale può essere spesa meglio per eseguire, non per decidere.
- Un Senso di Realizzazione e Motivazione: Il metodo Ivy Lee favorisce la motivazione trasformando la produttività in una serie di piccole e raggiungibili vittorie. Invece di sentirsi sopraffatti da una lista infinita di cose da fare, ci si concentra su sei compiti chiave, rendendo i progressi più visibili e raggiungibili. Il completamento di ogni compito fornisce un senso di realizzazione, rafforzando lo slancio e mantenendo la motivazione per affrontare la prossima sfida.
- Disciplina il Tuo Cervello: Il nostro cervello non è progettato per gestire più attività complesse contemporaneamente. Al contrario, diamo il meglio di noi quando possiamo concentrarci su un’unica attività. Con questo metodo, invece di svolgere più compiti contemporaneamente, ci si concentra completamente su un compito alla volta. Questa concentrazione profonda ci costringe a disciplinarci, un’abilità che, se sviluppata nel tempo, può estendersi ad altre aree della nostra vita, come la salute, l’attività fisica e il lavoro.
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Come Applicare il Metodo Ivy Lee nella Tua Vita
Iniziare a utilizzare il metodo Ivy Lee è semplice, ma la chiave è la costanza. Il metodo funziona meglio quando lo si rende un’abitudine, quindi non complicarlo troppo, basta iniziare. Ecco una guida passo passo per implementarlo in modo che risulti naturale e facile da seguire.
#1 Pianifica i Tuoi Sei Compiti il Giorno Prima
Prima di concludere la giornata, dedica cinque minuti a stilare un elenco delle sei cose più importanti che devi portare a termine il giorno successivo. Usa un taccuino, un’agenda o un’app per prendere appunti, a seconda di ciò che preferisci.
#2 Classifica i Compiti per Importanza
Stabilisci le priorità della tua lista, dalla più importante alla meno importante. Il primo compito dovrebbe avere il maggiore impatto sui tuoi obiettivi.
Esempio: Se si avvicina una scadenza di lavoro critica, “Elaborare le buste paga mensili” va in cima. Le attività meno urgenti possono andare più in basso nella lista. La tua lista potrebbe essere simile a questa:
- Compito 1: Elaborare le buste paga mensili.
- Compito 2: Contattare il team di sviluppo per aggiornamenti sul nuovo prodotto.
- Compito 3: Informare il team sui progressi.
- Compito 4: Rispondere alle e-mail in attesa.
- Compito 5: Preparare l’agenda della riunione del fine settimana.
- Compito 6: Ricercare nuove idee di marketing.
#3 Concentrati su Un Compito alla Volta
Inizia la giornata con il compito n.1 e non passare a quello successivo finché non è terminato. Evita il multitasking, ti rallenta e riduce la concentrazione.
#4 Riprendi i Compiti Non Terminati
Se non completi tutte e sei le attività, sposta quelle rimanenti nella lista di domani. Se continui a rimandare qualcosa, decidi se è davvero importante o se dovrebbe essere delegata o rimossa.
#5 Sii Costante e Apporta Modifiche Se Necessario
Alcuni giorni saranno tranquilli, altri caotici. La chiave è rendere questo metodo un’abitudine. Col tempo, migliorerai nel dare priorità a ciò che conta davvero e nel rimanere concentrato su ciò che ti fa andare avanti.
Dopo alcune settimane, rifletti su cosa funziona e cosa no. Stai completando i compiti in modo costante? Ti senti meno sopraffatto? Usa queste informazioni per perfezionare il tuo approccio.
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Flessibilità del Metodo Ivy Lee
So cosa stai pensando: “Va tutto bene in teoria, ma sai quanti salti mortali devo fare?” Sì, il metodo Ivy Lee funziona in ambienti strutturati, ma cosa succede se il tuo lavoro è imprevedibile?
E se fossi un imprenditore che deve destreggiarsi tra le chiamate dei clienti, problemi imprevisti e lavoro amministrativo, o un addetto al servizio clienti che passa continuamente da un ticket urgente all’altro? In questi ruoli frenetici, attenersi a un rigido elenco di sei compiti potrebbe sembrare impossibile, ma il principio fondamentale della definizione delle priorità è ancora valido e può comunque aiutarti a migliorare la produttività:
- Lista di Compiti Adattabile: Sentiti libero di adattarla se necessario. Invece di bloccare sei compiti fissi, inizia con una lista di priorità ma lascia spazio per le modifiche. Ad esempio, un imprenditore potrebbe impostare come compito “seguire tre clienti chiave”, sapendo che i clienti specifici possono cambiare in base all’urgenza. Questo ti mantiene concentrato senza sentirti bloccato.
- Raggruppa i Compiti per Essere Più Efficiente: Invece di elencare sei compiti separati, raggruppali per categoria, ad esempio “comunicazione con i clienti” “gestione del team” o “lavoro amministrativo”. Un project manager, ad esempio, può dare priorità ai check-in del team rispetto alle e-mail, pur mantenendo la flessibilità per le questioni urgenti.
- Time Blocking per la Concentrazione: Se la tua giornata è in continuo cambiamento, usa il time blocking per il lavoro prioritario. Un medico che gestisce gli appuntamenti dei pazienti potrebbe riservare le prime due ore alle pratiche burocratiche, assicurandosi che i compiti essenziali siano completati prima che la giornata diventi caotica.
- Revisione Quotidiana per l’Adattabilità: Prenditi cinque minuti alla fine della giornata per riflettere su cosa ha funzionato, cosa no e cosa deve essere modificato. Un libero professionista potrebbe notare che continua a rimandare un compito, indicando che dovrebbe essere programmato prima o delegato.
Anche in ruoli imprevedibili, una rapida definizione delle priorità ti assicura di rimanere concentrato su ciò che conta davvero, invece di perderti nel caos quotidiano.
Riflessioni Finali
Il metodo Ivy Lee non consiste nel fare più cose possibili in un giorno, ma nel far sì che ogni giorno conti. In un mondo sommerso da to-do list e distrazioni, questo metodo porta chiarezza, costringendoti a concentrarti su ciò che conta davvero.
Riducendo le tue priorità quotidiane a sei compiti essenziali, elimini il disordine mentale, riduci gli sforzi inutili e lavori con maggiore attenzione. Nessun sistema elaborato, nessuna pianificazione infinita, solo una semplice abitudine che ti permette di mantenere il controllo.
Perché non provarci? Scrivi sei compiti per domani, affrontali uno per uno e osserva l’impatto sulla tua produttività. Meno caos, più risultati: questo è il metodo Ivy Lee.
