Un software di time tracking può aiutare le organizzazioni a migliorare la produttività, a ridurre le attività amministrative, a garantire che le retribuzioni aziendali siano eseguite correttamente e a ridurre i costi del lavoro.
L’implementazione di un software di monitoraggio del tempo in un’azienda può essere un compito impegnativo e se sei la persona responsabile e va male, la responsabilità sarà probabilmente tua. Sì, potresti anche perdere il lavoro per un’introduzione sbagliata, lo sappiamo bene. Ma noi siamo qui per aiutarti. Con una pianificazione adeguata e un occhio attento al piano di esecuzione, l’introduzione del software di time tracking sarà un processo senza intoppi.
In questa guida illustrerò i passaggi necessari per l’introduzione di un software di time tracking, di un’app per timesheet o di un software di rilevazione di orari e presenze nella tua azienda, in modo tale da permetterti non solo di mantenere il tuo lavoro, ma anche di garantire un successo strepitoso.
Piano di Introduzione di un Software di Time Tracking in 11 Fasi
L’introduzione di un software di time tracking richiede coordinamento e comunicazione a molti livelli per garantire una buona riuscita, in modo che sia i dipendenti che la direzione ne escano soddisfatti. Ecco le fasi da seguire per realizzarlo.
- Definisci lo scopo e gli obiettivi
- Assicurati di scegliere il software giusto
- Testa il software
- Ottieni il consenso dei soggetti interessati
- Pianifica l’introduzione
- Fornisci una formazione
- Fornisci supporto
- Introduci il software
- Monitora e valuta il software
- Apporta le modifiche necessarie
- Festeggia il successo dell’introduzione
1. Definisci lo scopo e gli obiettivi
Prima di implementare un nuovo software all’interno dell’organizzazione, è fondamentale definirne lo scopo e gli obiettivi. Questo è particolarmente importante per i software di time tracking, che possono incontrare la resistenza dei dipendenti che li ritengono invadenti o onerosi.
Comunicando chiaramente lo scopo e i vantaggi del software e mettendolo in relazione con gli obiettivi aziendali di più ampio respiro, è molto più probabile che i dipendenti ne comprendano e accettino l’implementazione.
Per definire lo scopo e gli obiettivi del software di time tracking, il primo passo è identificare i problemi o le sfide specifiche che l’organizzazione sta affrontando e che il software può risolvere. Ad esempio, se l’organizzazione ha difficoltà a tracciare con precisione il tempo dei dipendenti ai fini delle retribuzioni e della conformità, un time tracker per dipendenti può contribuire a migliorare l’accuratezza e l’efficienza in quest’area.
Successivamente, è importante identificare gli obiettivi dell’implementazione del software. Questi obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili e avere delle scadenze. Gli obiettivi possono includere l’incremento della produttività, la riduzione delle attività amministrative, il miglioramento dell’accuratezza e dell’efficienza, l’aumento della trasparenza e la diminuzione del costo del lavoro.
È importante collegare questi obiettivi ai problemi specifici che l’organizzazione sta affrontando e comunicare come il software può aiutare a raggiungere questi obiettivi.
2. Assicurati di scegliere il software giusto
Una volta stabilito il motivo per cui hai bisogno di tracciare il tempo e quello che vuoi ottenere, il passo successivo è la scelta del software giusto. Con una varietà di opzioni di software di timesheet disponibili, il processo di selezione può essere un po’ complicato.
Cerca un software che si adatti alle esigenze specifiche della tua organizzazione, che sia facile da usare, personalizzabile e che possa integrarsi perfettamente con altri strumenti attraverso un’API. Prendiamo ad esempio Jibble, di cui si fidano grandi nomi come Tesla, l’Università di Harvard e Pizza Hut: sicuramente uno dei migliori time tracker in circolazione!
Comprendi le caratteristiche e i limiti di questi strumenti. Ad esempio, un software di time tracking può essere dotato di un sistema di localizzazione GPS, ma ha una localizzazione GPS in tempo reale? Può avere la rilevazione delle presenze dei dipendenti con riconoscimento facciale, ma funziona in modo affidabile? Oppure, quanto è facile introdurre l’estensione Chrome per il monitoraggio del tempo dei dipendenti?
Per scegliere un software di time tracking aiendale è necessario condurre una ricerca e valutare più opzioni poiché ogni organizzazione ha esigenze diverse. A tal fine è necessario leggere recensioni e testimonianze, richiedere demo, periodi di prova e consultare altre organizzazioni che hanno introdotto lo stesso software.
Se l’azienda produttrice del software è riluttante a concedere un periodo di prova decente, è un pessimo segnale. Non solo dimostra un approccio a breve termine, ma anche una mancanza di fiducia nei confronti del prodotto. E, naturalmente, considera anche i costi iniziali del software, i costi di gestione, l’assistenza, la sicurezza e l’hosting dei dati.
3. Testa il software
Hai scelto il software, ma è assolutamente fondamentale testarlo a fondo. Assicurati di avere tempo a sufficienza e muoviti in fretta, in modo che se non sei soddisfatto hai il tempo di passare alla seconda scelta. Inizia con un piccolo team. Crea un ambiente di prova che sia sostanzialmente simile all’ambiente reale e testa il software con un gruppo rappresentativo di utenti.
I test dovrebbero prevedere una serie di scenari specifici per le tue esigenze e includere una serie di utenti con diversi livelli di competenza tecnica. Sarai sorpreso da quante cose che ti sembreranno ovvie, altri non saranno in grado di capirle, non per mancanza di intelligenza, ma solo perché vedono le cose da una prospettiva molto diversa.
Durante i test, è importante identificare eventuali bug o problemi del software e collaborare con il fornitore per risolverli. È anche importante raccogliere i feedback dei tester e includerli nel piano di introduzione.
4. Ottieni il consenso dei soggetti interessati
Ottienere il consenso dei principali soggetti interessati è fondamentale per il successo di un introduzione in azienda. Si tratta della direzione, dei capi reparto, dei team leader e dei dipendenti. Ognuno di questi soggetti avrà diverse preoccupazioni o obiezioni all’implementazione del software, ed è importante rispondere a queste preoccupazioni e comunicarne i vantaggi.
Per ottenere il consenso dei soggetti interessati, è necessario comunicare in modo chiaro ed efficace lo scopo e gli obiettivi del software. Ciò può comportare la creazione di presentazioni, l’organizzazione di riunioni e la distribuzione di materiale che illustri i vantaggi del software. È anche importante ascoltare il feedback degli utenti e rispondere alle loro eventuali preoccupazioni.
Ascoltare, questo aspetto è molto importante e spesso viene trascurato. La realtà è che se le parti interessate non vogliono che l’introduzione avvenga, faranno in modo che non accada. Per i dipendenti, un messaggio importante da diffondere è la maggiore trasparenza, che si traduce in un’organizzazione più equa.
5. Pianifica l’introduzione
Una volta ottenuto il consenso dei soggetti interessati, il passo successivo non è l’avvio del progetto, ma la sua pianificazione dettagliata. Identifica chi utilizzerà il software e stabilisci una tabella di marcia per l’introduzione. Pianifica ogni passaggio in modo da ridurre al minimo le interruzioni delle operazioni aziendali.
A questo punto, individua le risorse necessarie, come il supporto informatico, la formazione, le attrezzature, ecc. Sviluppa anche un piano di comunicazione che illustri come l’implementazione verrà comunicata ai dipendenti e come verranno affrontati i problemi. È possibile organizzare sessioni di formazione, distribuire manuali, creare uno sportello o un servizio di assistenza dedicato e fornire assistenza durante l’introduzione.
Considera anche il potenziale impatto sui dipendenti che comporterà la collaborazione con le Risorse Umane per garantire che l’implementazione non abbia un impatto negativo su un particolare gruppo o su singoli dipendenti e per assicurarti che venga rispettata la privacy e la sicurezza.
Spesso è una buona idea avere qualcuno dell’azienda produttrice del software che dedichi il suo tempo all’introduzione, magari anche sul luogo in cui avviene il tutto. Questo aiuto può essere fondamentale.
6. Fornisci una formazione
La formazione è essenziale per il successo dell’adozione e dell’implementazione. Tutti gli utenti, compresi i dirigenti e i dipendenti, devono ricevere una formazione sull’uso del software e su tutte le politiche e le procedure relative al suo utilizzo.
La formazione deve essere mirata alle esigenze degli utenti e deve essere fornita in diversi formati, tra cui formazione in presenza, moduli di formazione online e guide per l’utente.
7. Fornisci supporto
Prima di introdurre il software di time tracking, assicurati che il tuo team sia ben preparato e supportato. Stabilisci canali di comunicazione chiari per l’assistenza continua, come un team di supporto dedicato o risorse per l’auto-aiuto. Assicurarsi che il team si senta supportato è fondamentale per una transizione senza intoppi.
8. Introduci il software
Una volta completati i test, la formazione e l’assistenza, è finalmente arrivato il momento di introdurre il software. Dovresti sentirti almeno un po’ nervoso! Questo è il momento in cui le cose possono diventare difficili, ma se hai pianificato a sufficienza dovresti essere pronto.
Dovresti comunicare l’introduzione a tutti gli utenti e fornire loro tutte le informazioni necessarie, come i dati di accesso e il materiale di formazione. Tieni inoltre sotto controllo il processo, assicurandoti che proceda senza ostacoli e come da programma, e che i problemi che si presentano vengano risolti rapidamente.
Regular meetings or feedback sessions and working with the software vendor to address any issues with the software all make a lot of sense.
9. Monitora e valuta il software
Riunioni regolari o sessioni mirate di feedback e la collaborazione con il fornitore del software consentono di risolvere eventuali problemi con il software stesso.The key thing here is not to take your eye off the ball, because that’s what you’re likely to do when things are going smoothly.
Valuta l’impatto del software sulle operazioni aziendali, come la produttività, l’efficienza e il costo del lavoro. Ciò può comportare il monitoraggio delle KPI relative a queste aree e il confronto con i livelli precedenti all’implementazione.
10. Apporta le modifiche necessarie
Sulla base dei feedback, delle valutazioni e della continua revisione di cui sopra, apporta modifiche e, se possibile, insisti per ottenere miglioramenti dal fornitore del software. Ciò può comportare la modifica delle funzionalità, il miglioramento dell’interfaccia utente o la fornitura di formazione e assistenza supplementari. Potresti non ottenerli, ma almeno chiedili!
Se riesci a dimostrare al fornitore che anche altri utenti trarranno beneficio da questa funzione, sarà più facile che venga approvata. Allo stesso tempo, dovrai essere flessibile e disposto a modificare le tue procedure, i tuoi sistemi e persino i tuoi risultati. Puoi effettuare tutte le pianificazioni che vuoi, ma nulla andrà secondo i piani. Nel migliore dei casi, ti avvicinerai soltanto.
11. Festeggia il successo dell’introduzione
Una volta che l’introduzione del software è avvenuta con successo, comunica il risultato a tutte le parti interessate. Questo rafforza la percezione del valore dell’implementazione e del software stesso, oltre a promuoverne l’uso regolare. Se tutti ritengono che l’implementazione sia stata un successo, avrai sempre l’attenzione dei manager quando ti servirà.
Condividi storie di successo, conduci sondaggi per raccogliere feedback e fornisci aggiornamenti periodici sull’impatto delle operazioni aziendali. Sii trasparente e pronto a rispondere alle eventuali preoccupazioni.
Principi Fondamentali per l’Introduzione di un Software di Time Tracking
L’introduzione di un software di time tracking in una grande azienda può essere, come avrai capito, un processo complesso, ma è bene attenersi ai principi fondamentali:
- Ottieni il consenso dei soggetti interessati: Ottenere il consenso dei soggetti chiave è fondamentale per il successo di un implementazione. È necessario comunicare lo scopo e i vantaggi del software e rispondere alle loro eventuali preoccupazioni.
- Fornisci formazione e supporto: Spesso non vengono presi in considerazione, ma sono assolutamente necessari. Assicurati che tutti gli utenti siano formati e che venga fornito un supporto continuo.
- Comunica: E fallo in modo efficace. Comunica l’introduzione, i vantaggi e i cambiamenti a tutte le parti interessate. È facile nascondere i problemi sotto il tappeto, ma se lo si fa, le cose possono andare fuori controllo.
- Monitora e valuta: Monitora l’utilizzo e l’implementazione, raccogli i feedback degli utenti per apportare miglioramenti.
- Sii flessibile: Quando le esigenze aziendali cambiano, cerca di fare in modo che il software venga modificato per soddisfare tali esigenze, ma sii anche preparato al fatto che il cambiamento richieda tempo o che non avvenga affatto.
- Tieni conto della privacy e della sicurezza: L’implementazione di un software per la rilevazione di orari e presenze può sollevare preoccupazioni in merito alla privacy e alla sicurezza dei dipendenti. È importante assicurarsi che il software venga implementato in modo da rispettare la privacy dei dipendenti e che i dati raccolti siano protetti in modo adeguato.
- Affronta le potenziali resistenze: Se i dipendenti si oppongono all’implementazione, questo potrebbe vanificare tutta la buona pianificazione e la teoria. Rispondi tempestivamente alle preoccupazioni, comunica i vantaggi del software e ottieni il massimo consenso possibile. Se le persone vogliono che l’introduzione avvenga, molto probabilmente sarà un successo.
Insegnamenti
L’implementazione di un software di time tracking in un’azienda può sembrare scoraggiante, ma con un’attenta pianificazione ed esecuzione, può essere un processo lineare e proficuo. Inizia definendo obiettivi chiari, scegliendo il software giusto, assicurandoti il supporto dei principali soggetti coinvolti e pianificando l’introduzione.
Testa accuratamente il software, assicurando la flessibilità per le modifiche, e fornisci una formazione completa e un’assistenza continua. Valuta le performance del software, apporta le modifiche necessarie e comunica i vantaggi a tutti gli interessati.
Questo approccio completo si traduce in una triplice vittoria: maggiore produttività, efficienza, trasparenza, retribuzioni o costi più accurati e costi del lavoro potenzialmente più bassi. Il successo di questo processo può rappresentare una svolta per qualsiasi organizzazione, facendo sì che lo sforzo valga davvero la pena.
