Tutti meritano una pausa dal lavoro. Qualche giorno o settimana di relax senza preoccuparsi di completare quel report in tempo, di raggiungere gli obiettivi KPI o di partecipare a quelle riunioni mattutine faranno sì che i dipendenti si sentano ricaricati e riposati. L’unica cosa migliore di prendersi quei giorni di ferie è essere pagati. Lascia quindi che i tuoi dipendenti si godano i giorni di ferie pagate. Se li sono guadagnati.
I dipendenti apprezzano sicuramente le ferie pagate (PTO). Ma non sono gli unici a beneficiare di questa politica. Il tempo libero retribuito ha notevoli vantaggi anche per i manager e i datori di lavoro. Infatti, secondo la Society for Human Resource Management, le organizzazioni con buone policy in materia di PTO hanno dipendenti più creativi e produttivi, una migliore fidelizzazione dei lavoratori e uno staff più sano.
Per sbloccare questi vantaggi e ottenere il meglio dal tempo libero retribuito, è necessario capire cos’è il PTO. Quindi, iniziamo.
Questo articolo comprende:
- Cos’è il PTO?
- Quali sono le Tipologie di PTO?
- Vantaggi del PTO
- Come si Calcola il PTO?
- Riflessioni Finali
Cos’è il PTO?
Il tempo libero retribuito (PTO) è un qualsiasi tipo di permesso o ferie per i quali i dipendenti ricevono un compenso.
In pratica, vengono pagati per non lavorare per alcuni giorni o settimane, a seconda della politica aziendale in materia di PTO. Quello che fanno con questo periodo di inattività dipende da loro. Possono viaggiare, visitare la famiglia o dedicarsi ai loro hobby senza preoccuparsi della sicurezza del lavoro. Detto questo, il tempo libero retribuito (PTO) può essere strutturato in diversi modi. Vediamo di seguito quali sono.
Quali sono le Tipologie di PTO?
1. Giorni di Vacanza
Lavorare per lunghi periodi senza pause riduce la produttività. Le ferie sono la soluzione perfetta al burnout dei dipendenti. I giorni di vacanza sono un tipo di PTO che un dipendente può prendere quando ha bisogno di una pausa dal lavoro. Ma non lasciare che il termine limiti ciò che tu o i tuoi dipendenti potete fare con i giorni liberi.
È possibile trascorrere i giorni di ferie a casa o in visita alla famiglia. Il numero di giorni di vacanza varia da un’organizzazione all’altra. Ho visto aziende limitare le ferie a pochi giorni all’anno, mentre altre offrono ferie pagate illimitate.
2. Tempo Personale
Tutti abbiamo bisogno di qualche ora o giorno per svolgere compiti e commissioni personali. Può trattarsi di una visita medica di routine, di un trasloco o di un incontro genitori-insegnanti. Il tempo personale è proprio questo: personale.
I tuoi dipendenti possono trascorrerlo a loro discrezione e lo stesso vale per te. Inoltre, meritano di trascorrere questo tempo senza preoccuparsi di esaurire i giorni di ferie. Questo tipo di PTO è differente dalle ferie pagate, dai permessi per malattia e dai congedi per motivi familiari.
3. Giorni di Malattia
La maggior parte delle tipologie di PTO richiede ai dipendenti un preavviso, ma alcune assenze sono impossibili da prevedere. Il permesso per malattia rientra in questa categoria. È dovuta ai dipendenti che non stanno bene, che si stanno riprendendo da un incidente o che devono sottoporsi a un trattamento imminente.
Alcune organizzazioni estendono il permesso di malattia ai dipendenti con familiari malati. Le organizzazioni sono libere di strutturare le proprie policy in materia di tempo libero retribuito. Tuttavia, devono offrire i giorni minimi di permesso per malattia previsti dalla legge. Pertanto, assicurati di controllare le leggi regionali o statali in materia di assenze per malattia.
4. Festività
In media, la maggior parte dei Paesi ha 11 giorni festivi all’anno. In alcune organizzazioni, queste festività sono giorni di riposo retribuiti che i dipendenti possono trascorrere come desiderano.
Altre organizzazioni offrono il doppio della retribuzione ai dipendenti che sono disposti a lavorare nei giorni festivi. Ricorda che le politiche sul PTO variano da un’organizzazione all’altra. Assicurati quindi di indicare nella tua policy aziendale quali sono le festività pubbliche o bancarie riconosciute dalla tua organizzazione.
Oltre a offrire permessi e ferie retribuiti nei giorni festivi, alcune organizzazioni offrono festività variabili retribuite. Si tratta di giorni non riconosciuti pubblicamente come festivi ma significativi per i dipendenti, come compleanni e anniversari.
5. Permesso per Motivi Familiari
La maggior parte delle aziende offre un permesso retribuito per motivi familiari ai neo-genitori. La durata e la portata del periodo variano a seconda dei Paesi e delle organizzazioni. Alcune limitano il permesso alle madri incinte che partoriscono i loro figli, mentre altre permettono alle madri che accolgono i figli tramite maternità surrogata di prendere un po’ di tempo per legarsi al neonato. Le organizzazioni più innovative offrono il PTO anche ai genitori adottivi o affidatari.
6. Permesso per Lutto
La morte fa parte del ciclo della vita umana. E quando arriva, i dipendenti hanno bisogno di un po’ di tempo libero per piangere i loro cari. La maggior parte delle organizzazioni manda a casa i dipendenti che hanno perso un familiare con un permesso retribuito per lutto.
La durata del permesso per lutto è a discrezione del datore di lavoro. Allo stesso modo, il datore di lavoro determina il rapporto che il dipendente dovrebbe avere con la persona deceduta per avere diritto al permesso retribuito.
Nella maggior parte dei casi, i dipendenti hanno diritto al congedo dopo aver perso un genitore, un fratello, un coniuge o un figlio. Alcune organizzazioni offrono permessi retribuiti anche ai genitori che subiscono una perdita a causa di un aborto spontaneo o di un parto non andato a buon fine.
7. Voto e Servizio di Giuria
Votare è un dovere civico di ogni cittadino. Inoltre, alcuni Paesi richiedono ai loro cittadini di servire come giurie imparziali nei processi giudiziari. In entrambi i casi, i datori di lavoro sono tenuti a offrire del tempo libero retribuito. Tuttavia, il numero di giorni di PTO assegnati per ciascuno di essi varia, con un solo giorno di tempo libero retribuito per il voto, mentre il permesso per il servizio di giuria dipende dalla durata del processo.
Vantaggi del PTO
Una policy per il PTO ben progettata è vantaggiosa per le organizzazioni tanto quanto per i dipendenti. Ecco come:
1. Riduzione del Burnout dei Dipendenti
Il tempo libero retribuito (PTO) è un’ottima soluzione contro il burnout dei dipendenti. Ma come si fa a sapere che tu o i tuoi dipendenti avete bisogno di un periodo di riposo?
Un software di timbratura può aiutarti a capire quando i dipendenti iniziano a registrare un numero insolito di ore di inattività. Potresti anche notare che alcuni dipendenti timbrano meno ore o lavorano lo stesso numero di ore, ma con un lavoro di qualità inferiore.
Questi segnali di burnout sono universali. Se noti un calo delle performance dei tuoi dipendenti, è il momento di mandarli in ferie retribuite. Lascia che i tuoi dipendenti si prendano una pausa senza temere di perdere entrate. Si sono guadagnati le loro ferie. I tuoi benefici si faranno sentire quando torneranno al lavoro e la loro produttività schizzerà alle stelle. Dopotutto, è stato dimostrato che il PTO migliora la creatività e aumenta la produttività.
2. Assenze Controllate
In secondo luogo, nulla interrompe le attività aziendali più delle assenze non programmate. Fortunatamente, con un buon software di monitoraggio di ferie e permessi, le richieste per la maggior parte dei tipi di PTO possono essere inoltrate con giorni o settimane di anticipo.
Una volta approvate le richieste di permesso retribuito, è possibile utilizzare un software di rilevazione orari e presenze per anticipare le assenze e inserirle nel programma per ridistribuire il lavoro nei giorni in cui un dipendente è assente. Il controllo delle assenze è un ottimo modo per garantire che le operazioni aziendali si svolgano senza problemi tutto l’anno.
3. Conformità Legale
Le aziende propongono il tempo libero retribuito come incentivo durante le assunzioni. Tuttavia, alcuni tipi di PTO non sono un’iniziativa aziendale. Sono imposti dalla legge. Per esempio, la maggior parte dei Paesi richiede alle organizzazioni di offrire ai nuovi genitori un permesso retribuito per motivi familiari.
La media mondiale dei congedi per i genitori è di 22,1 settimane. Allo stesso modo, alcune leggi nazionali e locali impongono alle organizzazioni di offrire un permesso illimitato ai dipendenti chiamati a far parte di una giuria. È importante informarsi su queste leggi per ridurre il rischio di non conformità.
Come si Calcola il PTO?
Un tipico pacchetto di benefit per i dipendenti prevede diverse tipologie di PTO raggruppate insieme. Alcune vengono maturate subito dopo la firma del contratto di assunzione da parte del dipendente. Altre si basano sulle ore lavorate e sugli anni di servizio presso l’azienda. Come fanno le organizzazioni a calcolare con precisione il tempo libero retributio (PTO) di ciascun dipendente?
Ecco i modi più comuni per calcolare il PTO:
1. Imposta il Numero di Giorni
La maggior parte delle aziende richiede ai propri dipendenti di lavorare per un determinato periodo di prova prima di iniziare a maturare i benefici del PTO. Una volta terminato il periodo di prova, il dipendente ha a disposizione un numero specifico di giorni che può prendere quando vuole.
Tuttavia, le ferie e i permessi retribuiti sono vincolati da policy che mantengono l’organico dell’azienda organizzato tutto l’anno. Per esempio, la maggior parte delle aziende limita il numero di giorni di permesso che un dipendente può prendere alla volta. Altre richiedono ai dipendenti di presentare le richieste di ferie con settimane di anticipo.
Questo tipo di PTO è di gran lunga il più facile da calcolare. Tutto ciò che serve sono registri di presenza e timesheet accurati. Questi possono essere ottenuti facilmente utilizzando un software gratuito per la rilevazione di orari e presenze. Una volta che un dipendente ha completato il periodo di prova e ha diritto al proprio PTO, può presentare la sua richiesta di ferie o permesso. È possibile tenere traccia del numero di giorni di tempo libero retribuito di cui ogni dipendente usufruisce utilizzando un software di monitoraggio del tempo libero.
2. Ferie Maturate
Un secondo approccio calcola il PTO in base al numero di ore lavorate dal dipendente. Con questo metodo, i dipendenti accumulano ferie e permessi retribuiti per ogni ora di lavoro. Una volta raggiunto il numero di ore stabilito, i dipendenti possono usufruire del tempo libero retribuito.
Le ferie maturate sono relativamente difficili da tracciare e calcolare manualmente. Ma non preoccuparti, ho la soluzione perfetta per te. Con la maggior parte dei software di timbratura è possibile generare facilmente i registri delle ore dei tuoi dipendenti. In questo modo, saprai quanto tempo libero ha accumulato ogni dipendente anche prima che faccia richiesta di qualche giorno di ferie.
3. Indennità di Rinnovo
Infine, i dipendenti ricevono un numero prestabilito di giorni liberi retribuiti ogni anno. Alcuni esauriscono il loro PTO, ma non è raro che a qualcuno rimanga qualche giorno. Alcune aziende hanno una politica “usa o perdi”. In base a questa policy, un dipendente perde tutti i giorni di ferie non utilizzati alla fine dell’anno. In questo caso non è necessario calcolare il rinnovo.
Altre aziende trasferiscono i giorni di ferie non utilizzati all’anno successivo, mentre altre ancora li pagano in aggiunta al normale stipendio. Calcolare queste indennità di rinnovo è un gioco da ragazzi con un software di time tracking con funzioni di timesheet e retribuzione.
Questi possono essere utilizzati insieme a un buon software di monitoraggio del tempo libero con funzionalità aggiuntive, come un flusso di lavoro automatizzato per la richiesta di ferie e permessi. Se non sai da dove cominciare, dai un’occhiata a questa guida sulla scelta del miglior rilevatore di tempo libero per la tua azienda.
Rfilessioni Finali
In conclusione, le ferie e i permessi retribuiti sono un importante benefit per i dipendenti. Con un buon pacchetto di PTO, i dipendenti sono più felici e più sani. Raggiungono facilmente quel delicato equilibrio tra lavoro e vita privata e questo si riflette sul loro rendimento lavorativo. Sono più produttivi e più bravi a risolvere i problemi.
Inoltre, il tempo libero retribuito (PTO) è uno strumento strategico per attrarre e mantenere i dipendenti migliori. Per ottenere il meglio dal PTO, prendi in considerazione un rilevatore per automatizzare l’intero processo. Scopri di più sui rilevatori del tempo libero.
