Prima ancora che il lavoro a distanza diventasse una consuetudine per la maggior parte delle aziende, noi di Jibble lo stavamo già sfruttando. Il nostro team è completamente remoto dal 2017. E possiamo dire che è stata la decisione migliore che abbiamo preso.
Abbiamo capito subito il valore della flessibilità e il suo potenziale per consentire ai team di lavorare da qualsiasi luogo.
Ad oggi, abbiamo oltre 100 dipendenti in 16 paesi diversi.
Ecco la storia di come ci siamo riusciti e di come puoi farlo anche tu.
Il Lavoro da Remoto è Davvero Migliore?
Il lavoro da remoto presenta molti vantaggi, non solo per i dipendenti ma anche per l’azienda nel suo complesso.
Da un punto di vista economico, si possono ottenere notevoli risparmi sui costi degli uffici, delle utenze e di altre spese generali. Il che, lasciamelo dire, può pesare molto sul bilancio di un’azienda.
Un’azienda remota può anche scegliere da un bacino di talenti molto più ampio, attingendo a professionisti qualificati di tutto il mondo. E i vantaggi di lavorare con un team internazionale non mancano. Si può collaborare con prospettive, idee ed esperienze diverse, che possono portare a soluzioni più innovative e a un team più forte e adattabile.
Al di là di tutto questo, però, il più grande vantaggio del lavoro a distanza è quello di aumentare il morale dei dipendenti. Mi piace chiamarlo il “vantaggio di giocare in casa” (come nello sport!).
Quando i dipendenti non devono affrontare lo stress degli spostamenti quotidiani o delle politiche d’ufficio, sono generalmente più soddisfatti della loro vita. Insomma, chi non lo sarebbe?
Potranno lavorare comodamente a casa loro o dove meglio credono, in un angolo tranquillo del salotto, in un caffè accogliente o anche in viaggio. Potranno anche dedicare più tempo alle cose che amano, come uscire a fare passeggiate veloci tra un lavoro e l’altro o lavorare all’aperto con gli amici.
C’è molto da guadagnare nel lasciare che i dipendenti vivano la loro vita. E no, questo non significa che non faranno il loro lavoro, anzi, spesso significa il contrario. Quando i dipendenti amano il loro ambiente di lavoro, sono più incentivati a continuare a dare il meglio di sé.
Poiché il nostro team è così soddisfatto della sua configurazione da remoto, il nostro tasso di ricambio del personale è quasi inesistente!
“I lavoratori che lavoravano da casa il 100% del tempo erano in media più felici del 20% rispetto a quelli che non avevano la possibilità di lavorare da casa”. – Studio di Tracking Happiness
Dipendenti felici significano maggiore produttività, migliore qualità del lavoro e, in generale, buoni affari. Quindi, se lo valutiamo con attenzione, il lavoro da remoto può essere un vantaggio per tutti.
Passi Fondamentali per Passare dall’Ufficio al 100% da Remoto
La transizione da un’azienda che lavora in ufficio a una che lavora al 100% da remoto può essere impegnativa, ma credo che sia possibile con il giusto approccio.
Non esiste una formula unica per questo passaggio, poiché ogni organizzazione ha esigenze e una cultura uniche. Tuttavia, se desideri iniziare la transizione verso il lavoro a distanza, ecco alcuni dei passi fondamentali che ritengo tu debba compiere.
- Valuta Se la Tua Azienda è Adatta al Lavoro da Remoto
- Definisci Politiche Chiare per il Lavoro da Remoto
- Monitora i Dipendenti in Modo Etico
- Mantieni una Comunicazione Aperta
1. Valuta Se la Tua Azienda è Adatta al Lavoro da Remoto
Non voglio dire che il lavoro da remoto sia la soluzione perfetta per ogni azienda. Solo perché ha funzionato per noi, non significa che funzionerà automaticamente anche per te.
Quindi, prima di tuffarti nel lavoro da remoto, è fondamentale valutare se le tue operazioni aziendali possono passare efficacemente a una configurazione remota. Considera la natura del tuo lavoro, gli strumenti a cui si affida il tuo team e il modo in cui le attività sono solitamente gestite.
Alcuni ruoli possono richiedere la presenza fisica o attrezzature specializzate non facilmente accessibili al di fuori dell’ufficio. Identifica questi problemi fin dall’inizio e stabilisci se possono essere affrontati con soluzioni alternative o se alcune funzioni devono rimanere di persona.
Fortunatamente, in Jibble abbiamo scoperto che la maggior parte dei nostri ruoli è adatta al lavoro a distanza. Il nostro modello aziendale utilizza molto gli strumenti digitali e i sistemi basati sul cloud, il che ha reso la transizione più agevole. Tuttavia, ci siamo presi il tempo di analizzare attentamente ogni ruolo per assicurarci che il lavoro da remoto non compromettesse la produttività o la collaborazione del team.
Una volta confermata la possibilità di operare da remoto, il passo successivo è pianificare attentamente la transizione. Ciò significa sviluppare un calendario, fissare delle tappe e comunicare il piano a tutto il team.
Un approccio graduale può aiutare a facilitare il cambiamento, consentendo ai dipendenti di adattarsi gradualmente al nuovo ambiente di lavoro. Durante questa fase, raccogli i feedback e sii pronto ad apportare le modifiche necessarie.
2. Definisci Politiche Chiare per il Lavoro da Remoto
Passare da un ambiente di lavoro in ufficio a un lavoro a distanza può essere un po’ scoraggiante per tutti i membri dell’azienda, se non sanno cosa aspettarsi. È qui che le politiche per il lavoro da remoto possono essere d’aiuto.
Politiche chiare sul lavoro da remoto fungono da tabella di marcia sia per i dipendenti che per i manager, delineando le aspettative e le procedure per una transizione senza problemi. Esse aiutano a stabilire le linee guida per gli orari di lavoro, le pratiche di comunicazione e i parametri di rendimento, che sono fondamentali per mantenere la produttività e garantire che tutti siano allineati.
Alcuni aspetti chiave che dovrebbero essere delineati in una politica per il lavoro da remoto includono:
- Orari di lavoro principali in cui i dipendenti dovrebbero essere online per riunioni o attività collaborative
- Strumenti e canali per i diversi tipi di comunicazione
- Come verrà effettuato il monitoraggio di orari e presenze
- Come devono essere assegnati, tracciati e segnalati i compiti da svolgere
- Protocolli per la protezione dei dati aziendali, come l’utilizzo di reti sicure, password efficaci e VPN.
- Risorse e supporto per la creazione di un ufficio da casa produttivo
Affrontando queste aree chiave nella tua politica di lavoro a distanza, creerai un quadro strutturato che supporta una transizione agevole al lavoro da remoto.
3. Monitora i Dipendenti in Modo Etico
Uno dei problemi principali che i manager hanno con il lavoro da remoto è come mantenere la supervisione. Come si può essere certi che i dipendenti stiano svolgendo il loro lavoro quando non li si può vedere? È possibile monitorare la loro produttività senza essere invadenti?
È sicuramente possibile. La risposta sul come può variare.
Uno dei modi per monitorare i tuoi dipendenti è quello di tenere traccia dei loro orari e delle loro presenze utilizzando app di monitoraggio delle presenze. Puoi anche scegliere di tracciare la loro posizione utilizzando i localizzatori GPS. Altre aziende si spingono addirittura a tracciare le attività online, rilevando le battute dei tasti e monitorando le attività sullo schermo. Sono sicuro che questi metodi hanno i loro vantaggi, ma non sono un grande fan di questi metodi.
Quando si sceglie il modo giusto per monitorare i dipendenti, è importante innanzitutto definire gli obiettivi. Considera quali aspetti specifici del loro lavoro devono essere monitorati e perché. Ad esempio, se i dipendenti devono trovarsi in luoghi specifici per il loro lavoro, ad esempio per partecipare alle riunioni con i clienti o per visitare diversi luoghi, la localizzazione tramite GPS potrebbe essere giustificata.
Tuttavia, se il tuo team lavora interamente da casa e la posizione non è cruciale per le loro mansioni, la localizzazione GPS potrebbe essere considerata invadente e non necessaria.
In Jibble ci limitiamo a tracciare gli orari e le presenze. Abbiamo diversi dipendenti che vengono pagati a ore e tenere traccia del loro tempo ci aiuta ad assicurarci che tutti vengano pagati correttamente per la quantità di tempo che lavorano. Inoltre, ci aiuta a far sì che siano responsabili del loro stesso tempo.
Se vuoi approfondire le modalità di monitoraggio dei dipendenti da remoto e cosa dovresti o non dovresti fare, puoi dare un’occhiata alla nostra guida rapida su come monitorare i dipendenti da remoto in modo etico.
4. Mantieni una Comunicazione Aperta
Passare da un ambiente d’ufficio a una configurazione al 100% remota non richiede solo l’adattamento a nuovi strumenti e processi, ma anche un’attenzione deliberata al mantenimento di una comunicazione aperta.
Quando i team non sono fisicamente insieme, le interazioni spontanee che si verificano naturalmente in un ufficio, come le chiacchiere in corridoio o il pranzo in compagnia, non avvengono. Se non viene affrontata, questa mancanza di contatto faccia a faccia può portare a sentimenti di isolamento o di distacco.
In Jibble abbiamo scoperto che promuovere un forte senso di appartenenza e di spirito di squadra non solo è possibile, ma può addirittura superare quello che si prova negli uffici tradizionali. Come? Dando priorità e facilitando una comunicazione aperta e frequente.
Invece di affidarci esclusivamente a riunioni formali, incoraggiamo i membri del nostro team a partecipare a chiamate rapide o “huddle”. Strumenti come la funzione Huddle di Slack facilitano le conversazioni occasionali e immediate che mantengono tutti connessi e sincronizzati.
Invece di inviare un messaggio del tipo “Facciamo una chiamata?”, che potrebbe essere trascurato, promuoviamo una cultura in cui la chiamata è la norma. Questo approccio restituisce la spontaneità che a volte manca al lavoro a distanza.
Ma non si ferma alle interazioni lavorative quotidiane. Per rafforzare il rapporto tra i membri del team, ogni nove mesi organizziamo un incontro a livello aziendale in un resort, interamente pagato da Jibble.
Questo evento di tre giorni è un’occasione per tutti di entrare in contatto a livello personale, lontano dalle pressioni del lavoro. È del tutto facoltativo, eppure quasi tutti partecipano, a dimostrazione di quanto il nostro team tenga a questa opportunità di rafforzare le proprie relazioni.
Il risultato? Un team che si sente veramente unito, sostenuto e motivato. Nonostante lavoriamo a chilometri di distanza, il nostro senso di cameratismo è forte, tanto che da anni non abbiamo avuto alcun rimpiazzo.
Eccoci durante una delle nostre riunioni di squadra, mentre gustiamo un pranzo davvero delizioso.
Il senso di appartenenza è fondamentale in un ambiente remoto. La distanza fisica può essere grande, ma i legami emotivi e professionali non devono esserlo.
Riflessioni Finali
Il lavoro da remoto è fantastico, ma presenta anche una serie di sfide. Se hai intenzione di passare a questo tipo di lavoro, è importante che tu metta in atto le giuste strategie durante la transizione. In questo modo potrai costruire un ambiente di lavoro remoto che non solo funzioni in modo efficace, ma che aumenti anche la produttività, la soddisfazione dei dipendenti e la crescita dell’azienda.
Ricorda che il lavoro a distanza non consiste solo nel trasferire il tuo team dall’ufficio a casa: si tratta di ripensare il modo in cui lavorate insieme, il modo in cui comunicate e il modo in cui mantenete una forte cultura di squadra nonostante la distanza fisica.
Se fatto con attenzione, il lavoro da remoto può fare miracoli per trasformare la tua azienda e portarla a livelli più alti, proprio come ha fatto per Jibble.
Buona fortuna!
