I software per la rilevazione di orari e presenze possono essere utilizzati in modo improprio, come molte cose.
Quando i datori di lavoro non utilizzano correttamente il monitoraggio del tempo o non lo presentano adeguatamente ai dipendenti, è meno probabile che sia efficace nel contribuire al raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione. Infatti, può abbassare il morale dei dipendenti e diminuire la produttività invece di aumentarla.
In questo articolo, esaminerò sei modi in cui un software di time tracking può influire negativamente sulle aziende e perché. Dalla microgestione alle potenziali preoccupazioni sulla privacy e alla possibilità di pratiche discriminatorie, discuterò le varie sfide che le organizzazioni potrebbero dover affrontare quando implementano il time tracking sul proprio posto di lavoro.
Jibble è una startup che si occupa di software per il monitoraggio del tempo. Tuttavia, credo che sia importante essere aperti e trasparenti sia sui vantaggi che sugli svantaggi del time tracking. Anche se i time tracker possono essere utili, è altrettanto importante riconoscere le possibili difficoltà che ne derivano.
Comprendendo queste potenziali insidie, i datori di lavoro decidono se utilizzare o meno un software di rilevazione di orari e presenze. Saranno anche in grado di esaminare le modalità con cui utilizzare correttamente questo software a vantaggio sia dell’organizzazione che dei suoi dipendenti.
6 Motivi per cui le Aziende Non Dovrebbero Usare un Software di Rilevazione Orari e Presenze
1. Un software di rilevazione di orari e presenze può portare a una microgestione.
Sebbene i software di rilevazione di orari e presenze possano consentire di monitorare con precisione il numero di ore lavorate dai dipendenti, uno svantaggio è che possono portare a una microgestione.
Tracciando le ore di lavoro e i livelli di attività, i manager possono farsi coinvolgere inutilmente dalle minuzie dei compiti quotidiani dei dipendenti. Il flusso costante di dati sulle attività dei dipendenti può indurre i manager a esaminare come i loro dipendenti trascorrono le giornate lavorative e a chiedersi perché i compiti richiedono tempo per essere portati a termine.
Inoltre, i manager potrebbero finire per dover dedicare troppo tempo alla consultazione dei report sulla rilevazione del tempo. Ciò può anche influire sulla loro produttività e sul loro morale.
2. Il monitoraggio del tempo può essere fonte di distrazione.
Alcuni software di rilevazione di orari e presenze possono essere piuttosto dettagliati. Non solo possono mostrare ai datori di lavoro il numero di ore lavorate da un dipendente, ma possono anche mostrare il livello di attività di un dipendente durante la giornata. Il software può misurare i livelli di attività contando i clic del mouse, gli scroll e simili.
Quando i dipendenti devono anche preoccuparsi di seguire determinate metriche, ciò potrebbe impedire loro di dedicare la massima attenzione al proprio lavoro. Potrebbero non essere in grado di concentrarsi sulla risoluzione dei problemi o sull’elaborazione di idee innovative. Al contrario, rischierebbero di essere distratti da cose come il rispetto di scadenze arbitrarie, l’inserimento corretto dei tempi di entrata e uscita nel software di time tracking e altre questioni simili.
3. Il time tracking potrebbe non rappresentare accuratamente ciò che un dipendente fa durante la giornata lavorativa.
Un time tracker sarà in grado di dirti quanto tempo un dipendente ha impiegato per svolgere un’attività, quante ore ha lavorato in un periodo di 24 ore, a che ora ha timbrato l’entrata e l’uscita e altro ancora. Tuttavia, non sarà in grado di fornirti informazioni più approfondite su come i tuoi dipendenti hanno svolto i loro compiti.
Inoltre, non potrà misurare con precisione la produttività e l’efficienza di un dipendente se i manager danno troppa importanza al tempo che i dipendenti trascorrono lavorando.
Ad esempio, un dipendente lavora velocemente e può svolgere una notevole quantità di lavoro in breve tempo. Tuttavia, un altro dipendente impiega più tempo per finire il proprio lavoro, ma può comunque fornire risultati eccellenti. Pertanto, dare troppa importanza al monitoraggio del tempo può portare i manager a valutare ingiustamente il rendimento dei propri dipendenti.
4. I dipendenti possono sentirsi poco degni di fiducia e demotivati.
Il monitoraggio delle ore e dei livelli di attività potrebbe far sentire i dipendenti come se ci fosse una mancanza di fiducia nella loro etica del lavoro o nella loro capacità di gestire efficacemente il proprio tempo. Potrebbe dare loro l’impressione di essere sorvegliati per l’intera giornata lavorativa, il che può avere un impatto negativo sul loro morale.
I dipendenti potrebbero anche temere che i loro manager utilizzino i dati raccolti dal software per richiedere un ritmo di lavoro più elevato e imporre aspettative irragionevoli in termini di produttività.
Sebbene le organizzazioni in genere intendano aumentare la produttività tramite l’uso di software di time tracking, questo può avere l’effetto opposto. Se ci si concentra maggiormente sulla quantità di tempo dedicato alle attività piuttosto che sul lavoro effettivo svolto dai dipendenti, questi potrebbero avere la sensazione che i loro sforzi non vengano adeguatamente riconosciuti.
5. I dipendenti potrebbero nutrire preoccupazioni riguardo la loro privacy.
La privacy è una delle maggiori preoccupazioni dei dipendenti quando utilizzano un software per la rilevazione di orari e presenze. Un punto particolarmente dolente è il modo in cui i dati raccolti dal software vengono utilizzati e archiviati. Questo può essere ancora più preoccupante per i collaboratori che utilizzano i propri dispositivi sia per il lavoro che per le attività personali.
Inoltre, a seconda del time tracker utilizzato, il software può effettuare screenshot degli schermi dei dipendenti. Può quindi acquisire e memorizzare immagini di messaggi e documenti privati, nonché altri dati sensibili. Il software di time tracking con riconoscimento facciale può anche conservare i dati biometrici dei dipendenti.
6. Montorare gli orari e le presenze può portare a discriminazioni.
Se usato correttamente, il software di time tracking può essere estremamente utile per le aziende. Tuttavia, può anche favorire la discriminazione sul posto di lavoro. Se un dipendente ha una disabilità, ad esempio, potrebbe impiegare più tempo per portare a termine i compiti.
Il rilevamento di orari e presenze e l’utilizzo di altri strumenti di intelligenza artificiale simili che aiutano a valutare il rendimento può mettere i datori di lavoro a rischio di violare la Legge 12 marzo 1999, n. 68. Pertanto i manager devono assicurarsi di monitorare i propri dipendenti in modo equo e giusto. È fondamentale utilizzare i time tracker correttamente senza discriminare i dipendenti con disabilità.
Quali sono i vantaggi di un software di rilevazione di orari e presenze?
I software per la rilevazione di orari presenze non sono poi così male. Hanno anche i loro vantaggi, che il più delle volte superano gli svantaggi. Ecco alcuni possibili vantaggi dell’uso di un software di rilevazione di orari e presenze:
- Incrementare la produttività: Se utilizzato correttamente, il software per la rilevazione di orari e presenze può aiutare a individuare le aree di miglioramento che possono contribuire a incrementare l’efficienza.
- Perfezionare il processo decisionale: Il monitoraggio del tempo può aiutare le organizzazioni a prendere decisioni migliori e più efficaci sull’allocazione delle risorse e sull’ottimizzazione dei processi.
- Garantire una fatturazione accurata: I time tracker possono aiutare i datori di lavoro a garantire che i dipendenti siano pagati correttamente, fornendo al contempo preziose informazioni sulla loro produttività.
- Migliorare la comunicazione all’interno dei team: I dati del software di time tracking possono aiutare dipendenti e manager a comunicare meglio circa la capacità di rispettare scadenze e obiettivi.
Riflessioni Finali
I datori di lavoro possono ridurre al minimo la resistenza al software di time tracking instaurando un rapporto di fiducia con i propri dipendenti. Essere onesti e trasparenti sull’utilizzo del software può aiutare i dipendenti a essere più aperti e a sentirsi a proprio agio. È anche importante assicurarsi che l’implementazione del time tracking sia giusta ed equa per tutti i dipendenti, in particolare per quelli con disabilità.
Inoltre, i datori di lavoro dovrebbero introdurre correttamente il monitoraggio del tempo e tutte le pratiche correlate a tutti i dipendenti, compresi quelli in posizioni dirigenziali. Questo può aiutare a prevenire problemi come la microgestione, le preoccupazioni sulla privacy, la demoralizzazione e altro ancora. In definitiva, un software di rilevazione di orari e presenze può essere prezioso ed efficace se utilizzato in modo responsabile ed etico.
