Mari kita bahas When I Work secara mendetail!
Review Mencakup:
- Gambaran Umum
- Apa yang Disukai Pengguna Tentang When I Work?
- Apa yang Tidak Disukai Pengguna Tentang When I Work?
- Paket Harga Apa yang Ditawarkan When I Work?
- Fitur Unggulan Apa yang Dimiliki When I Work?
- Umpan Balik Positif Pengguna Terpilih
- Umpan Balik Negatif Pengguna Terpilih
- Rating Review When I Work dari Situs Review
- Apa Pendapat Akhir Saya Tentang When I Work?
Gambaran Umum
When I Work adalah solusi berbasis cloud untuk kebutuhan pelacakan waktu, penjadwalan, dan manajemen kehadiran. Ini juga dilengkapi dengan fitur komunikasi bisnis dengan tempat kerja berbasis shift dan karyawan yang dibayar per jam, cocok untuk perusahaan di sektor restoran, perhotelan, atau ritel.
Software ini memiliki serangkaian fitur utama yang kuat, termasuk pelacakan waktu dan kehadiran, penjadwalan karyawan, perencanaan shift, pelaporan, serta pesan tim. Software absensi karyawan ini juga dilengkapi dengan fitur akuntabilitas seperti geofencing (pembatasan wilayah) dan login dengan foto.
Hal terbaiknya, software ini dapat digunakan di berbagai perangkat. Dengan ini, pengguna dapat melacak waktu di mana pun mereka berada dengan menggunakan ponsel mereka.
Hal yang menjadi favorit saya dari When I Work adalah sistem komunikasinya yang disebut WorkChat. Sistem ini mempermudah penyampaian shift, perubahan jadwal, dan informasi penting kepada seluruh tim atau orang-orang terkait.
Saya juga suka bahwa fitur jam kerja dirancang dengan mempertimbangkan hari kerja yang cepat. Pengguna dapat absen masuk dan keluar dengan mudah, dan manajer dapat mencatat kehadiran karyawan atas nama mereka ketika karyawan lupa atau tidak memiliki kesempatan untuk melakukannya sendiri.
When I Work juga memiliki pelacakan GPS dan geofencing (pembatasan wilayah) untuk tim yang bekerja di lokasi. Fitur ini memastikan bahwa karyawan berada di tempat yang mereka butuhkan di jam kerja perusahaan.
Sayangnya, When I Work memiliki gangguan yang membuat pengguna merasa frustrasi dan memperlambat alur kerja. Contoh gangguannya adalah ketika WorkChat tidak merespons atau menampilkan pesan yang tidak diinginkan seperti “We’ve lost you“, “Refresh“, atau “WorkChat isn’t available right now.”
Keterlambatannya juga menjadi masalah. Terkadang, aplikasi seluler tidak selalu berjalan lancar serta tidak tersinkronisasi dengan baik ke aplikasi desktop. Sistem notifikasi juga perlu diperbaiki sehingga pesan penting hanya diterima oleh penerima yang dimaksud. Dengan ini, tidak ada pengguna yang dibanjiri dengan notifikasi tak perlu.
Selain itu, aplikasi ini juga akan secara otomatis mengeluarkan pengguna ketika mereka tidak aktif pada perangkat mereka. Hal ini dapat menyebabkan kehilangan jam kerja yang berharga.
Apa yang Disukai Pengguna Tentang When I Work?
- Layanan pelanggan yang ramah
- Mudah dinavigasi
- Dasbor memberikan gambaran rinci
- Fitur penjadwalan memiliki banyak sub-fitur
- Sistem obrolan yang baik
Apa yang Tidak Disukai Pengguna Tentang When I Work?
- Gangguan (glitches)
- Notifikasi tidak sepenuhnya efektif
- Secara otomatis keluar dari akun
- Aplikasi seluler tidak sinkron dengan baik dengan desktop
- Masalah integrasi
Paket Harga Apa yang Ditawarkan When I Work?
Standard Plan
Paket ‘Standard’ dirancang untuk bisnis yang memerlukan platform tunggal agar penjadwalan fleksibel dan produktivitasnya lebih baik. Dengan biaya US$2,50/pengguna /bulan, paket ini menawarkan fitur utama.
Fitur utamanya mencakup pesan tim, manajemen ketersediaan, waktu libur, dasbor tempat kerja, penyimpanan dokumen, notifikasi SMS dan langsung, serta otentikasi multifaktor (MFA). Paket ini juga mencakup Fitur ‘Penjadwalan Standar.’ Fitur itu mencakup penjadwalan otomatis, pembuat jadwal, templat jadwal, tampilan jadwal berbeda, tampilan waktu berbeda, perencanaan tenaga kerja, beberapa jadwal atau lokasi, lokasi pekerjaan, tag, daftar tugas, dan aturan penjadwalan dasar.
Ini juga menawarkan visibilitas dan manajemen lembur, pertukaran atau pelepasan shift, penawaran shift, notifikasi dan pengingat shift, serta ekspor penjadwalan standar.
Dengan tambahan US$1,50/pengguna/bulan dari biaya Paket Standar, bisnis dapat membuka fitur ‘Pelacakan Waktu dan Kehadiran.’ Fitur ini mencakup sistem absensi seluler, web, dan terminal. Ada juga lembar absensi/waktu (timesheet), pemberitahuan lembur, manajemen istirahat, notifikasi dan pengingat kehadiran, clock in/out seluler berbasis GPS, pencegahan clock in awal, konfirmasi clock in foto, serta ekspor kehadiran standar.
Fitur pelacakan waktu dan kehadirannya juga dilengkapi laporan pemberitahuan kehadiran, distribusi tenaga kerja, kehadiran kustom, integrasi penggajian dan POS, serta pembulatan lembar absensi/waktu (timesheet).
Selain itu, pengguna juga mendapatkan fitur ‘Pembayaran Sesuai Permintaan.’ Fitur ini memungkinkan karyawan menerima sebagian dari gaji mereka setelah setiap shift. Ini memberikan akses instan dan fleksibel ke penghasilan mereka melalui Clair Debit Mastercard atau penarikan tunai tanpa biaya. Pengguna juga berhak atas akun pengeluaran dan tabungan dengan Pathward.
Advanced Plan
Paket ‘Advanced’ adalah sistem yang lebih komprehensif. Paket ini menyeimbangkan kebutuhan manajer dan karyawan dengan lebih banyak fitur. Paket ini bertujuan untuk membantu menyederhanakan penjadwalan serta kebutuhan pelacakan waktu bagi bisnis besar dan kompleks.
Dengan biaya $6/pengguna/bulan, paket ini menawarkan fitur ‘Inti’ dan ‘Penjadwalan Standar.’ Akan tetapi, ini juga dilengkapi fitur ‘Penjadwalan Lanjutan’ seperti aturan penjadwalan lanjutan, izin peran, laporan shift kustom, pembagian tenaga kerja, akses kunci API, SAML/SSO, privasi pengguna global, webhook, dan pelacakan ketidakhadiran.
Dengan tambahan $2/pengguna/bulan dari biaya paket ‘Advanced,’ perusahaan dapat membuka fitur ‘Pelacakan Waktu dan Kehadiran’ serta ’Pembayaran Sesuai Permintaan’ untuk karyawan.
Tidak ada rencana gratis seperti yang disediakan oleh Jibble, tetapi pengguna dapat mencoba When I Work secara gratis selama 14 hari.
Fitur Unggulan Apa yang Dimiliki When I Work?
1. Sistem Absensi and Geofencing (Pembatasan Wilayah)
Dengan sistem absensi When I Work, pengguna dapat melakukan clock in/out serta melacak kehadiran dan istirahat tanpa kesulitan.
Ini dapat dilakukan melalui komputer dan hampir semua perangkat yang terhubung ke internet. Pasalnya, software absensi karyawan ini dapat digunakan dengan sistem iOS dan Android. Tentunya, ini memberikan fleksibilitas yang besar.
Manajer juga dapat memantau dan membatasi lokasi clock in/out dengan fitur geofencing (pembatasan wilayah) dan geolokasi. Fitur ini memastikan bahwa pekerja melakukan clock in/out di tempat yang seharusnya.
Lalu, fitur clock-in berbasis foto juga memberikan lapisan akuntabilitas tambahan dengan mencegah penitipan absensi dan manipulasi jam kerja. Selain itu, admin dan manajer dapat mengakses, meninjau, dan menghapus foto-foto ini pada perangkat iOS.
2. Lembar Absensi dan Penggajian (Timesheet and Payroll)
Lembar absensi (timesheet) menyajikan data yang dikumpulkan oleh When I Work melalui fitur ‘timeclock.’ Data ini secara otomatis dihitung untuk mencerminkan jam kerja dan upah yang dapat ditagih.
Pengguna dapat melihat jam kerja mereka dalam lembar absensi untuk periode gaji tertentu. Mereka juga bisa mengedit dan menambahkan catatan klarifikasi untuk tinjauan manajer mereka.
Manajer dapat meninjau, menyesuaikan, dan memperbaiki lembar absensi, serta melihat riwayat perubahan mereka. Setelah lembar absensi dianggap benar dan akurat, admin dapat menyetujui dan menyelesaikan proses dengan satu klik.
3. Pelacakan Kehadiran
Pelacak kehadiran When I Work membantu bisnis meningkatkan manajemen karyawan. Ini diwujudkan dengan menggabungkan fitur jadwalnya dengan pelacakan waktu.
Data yang ditangkap oleh pelacak waktu When I Work dibandingkan dengan shift yang dijadwalkan pada satu dasbor. Hal ini memungkinkan admin untuk melihat ketidaksesuaian dan membantu menjaga anggaran tetap terkendali.
Pemberitahuan kehadiran untuk karyawan yang terlambat masuk dan ketidakhadiran juga dapat dilihat dan diselesaikan di dasbor ini. Pemberitahuan ini memberikan catatan yang sangat jelas tentang kinerja karyawan, tindakan admin, dan resolusi.
4. Penjadwalan Karyawan
Aplikasi penjadwalan karyawan When I Work membantu perusahaan menghemat waktu dalam mengelola jadwal pegawai melalui sistem intuitif. Dalam sistem ini, admin dapat melihat ketersediaan tim, mengelola shift dan pergantian, serta selalu memantau permintaan cuti dalam satu tempat.
Jadwal dapat dibangun, diterapkan, dan dibagikan menggunakan fitur ini. Sistem ini juga terhubung dengan semua fitur utama When I Work lainnya. Ini sangat berguna dalam mengontrol biaya tenaga kerja, menyederhanakan penggajian, mencegah lembur, dan dengan mudah mengelola istirahat.
Selain itu, karyawan dapat mengajukan permohonan cuti melalui aplikasi jadwal dan menerima notifikasi instan ketika ada perubahan jadwal. Pengguna juga dapat melihat tugas yang ditugaskan untuk tiap shift. Dengan begitu, mereka akan tetap mengikuti apa yang perlu dilakukan selama hari kerja.
Umpan Balik Positif Pengguna Terpilih:
- “Kami dapat mengaksesnya melalui ponsel, dan Anda dapat mengatur peringatan seperti keterlambatan masuk, ketidakhadiran, atau saat staf bekerja di beberapa departemen dan mendekati lembur, dll. Ini mudah digunakan.” – Larissa (Sumber: Software Advice)
- “Saya suka kemampuan untuk menyalin jadwal minggu sebelumnya karena saya memiliki karyawan inti yang jadwalnya tidak berubah.” – Jeremy P. (Sumber: G2)
- “Jadwal saya yang sedang berlangsung atau yang akan datang selalu muncul begitu saya masuk ke aplikasi, dan saya dapat dengan mudah melihat shift mendatang dan menyetujuinya. Mengajukan permintaan dan mengatur ketersediaan saya juga sangatlah mudah.” – Katja S. (Sumber: Capterra)
- “Itu … membantu manajer menghindari kelebihan staf dengan memungkinkan batas mingguan pada shift.” – Emily Hammell (Sumber: TrustRadius)
- “Penjadwal memiliki beberapa fitur efektif yang memungkinkan Anda untuk mengklik dan mengisi data daripada mengetik. Setelah templat diatur, Anda bisa menyimpan dan menerbitkan jadwal dengan mudah.” – Lauren L. (Sumber: G2)
- “Memudahkan karyawan untuk memasukkan ketersediaan mereka dan manajer untuk menjadwalkan dengan tepat. Kami suka bahwa kami tidak dapat menjadwalkan seseorang jika mereka menandai diri mereka tidak tersedia, ini menghindari kebingungan dan menahan karyawan agar bertanggung jawab.” – Sarah (Sumber: Software Advice)
- “Saya suka shift yang tersedia dan kalender yang ada di sana sehingga mudah untuk memeriksa shift mana yang ada di hari-hari tertentu, dan dapat dengan mudah menukar shift dengan rekan kerja atau memenuhinya.” – Pengulas Terverifikasi (Sumber: Capterra)
- “Mereka memiliki tim layanan pelanggan yang hebat dan selalu bersedia membantu.” – Mera (Sumber: Software Advice)
- “Memungkinkan Departemen Personalia kami menangani 150+ staf dengan lebih mudah – penjadwalan, clocking in/out, organisasi yang lebih baik.” – Pengguna Terverifikasi di Rumah Sakit & Perawatan Kesehatan (Sumber: G2)
- “Ini memiliki alat bagus yang memungkinkan Anda mendaftar untuk shift dan kemudian meminta orang lain mengambil shift Anda. Ini akan mengirimkan pesan kepada rekan kerja sehingga mereka dapat melihat apakah mereka bisa melakukannya.” – Pengguna Terverifikasi (Sumber: TrustRadius)
- “Saya suka antarmukanya karena saya dapat dengan mudah menerima jadwal roster yang ditugaskan kepada saya. Saya juga suka opsi untuk mengirim permintaan cuti ketika saya ingin hari libur pribadi.” – Joseph Wendel (Sumber: Software Advice)
- “Software ini membuat meminta waktu libur, menukar shift, berkomunikasi dengan rekan kerja lebih mudah, dan Anda juga bisa merencanakan hari-hari di mana lebih suka bekerja.” – Reviewer Terverifikasi (Sumber: Capterra)
- “Sistem obrolan sangat penting dalam platform ini karena memungkinkan karyawan kami merencanakan jam kerja. Karyawan kami dapat mengirim pesan secara instan untuk merencanakan hari, menukarnya, dan menundanya.” – Sasha Brito (Sumber: TrustRadius)
- “Organisasi kami menggunakan platform ini untuk mencatat jam lembur karyawan. Saat saya menggunakan When I Work, mengambil shift sangatlah mudah dan sederhana. Dasbornya mudah digunakan, UI-nya intuitif, dan Anda langsung bisa bekerja.” – Sara Y. (Sumber: G2)
- “Menambahkan karyawan sangatlah sederhana, ini juga bagus untuk membuat templat shift dan fitur obrolan serta aplikasi drop shift membuat perubahan jadwal sederhana bagi karyawan.” – Erin M. (Sumber: Capterra)
- “Di Dasbor, saya diberi tahu tentang shift mendatang saya, tanggal, dan waktunya. Ini memberi tahu saya lokasi tempat saya bekerja dan posisi saya. Ini juga memberi tahu rekan kerja apa yang akan saya kerjakan selama shift tersebut. Saya dapat masuk ke tab jadwal software dan melihat hari-hari selama minggu saya bekerja. Software ini juga akan menghitung total jam kerja saya per minggu.” – Christopher (Sumber: Software Advice)
Umpan Balik Negatif Pengguna Terpilih:
- “Satu-satunya pengalaman negatif saya adalah harus sering mereset ponsel karena masalah GPS saat mencoba untuk clock in. Ini tidak menyenangkan dan memakan waktu.” – Mera (Sumber: Software Advice)
- “Kadang-kadang ada beberapa gangguan ketika mereka yang membutuhkan waktu libur menggunakan fitur tersebut, permintaan tersebut bisa hilang.” – Reviewer Terverifikasi (Sumber: Capterra)
- “Fitur penjadwalan ketersediaan memerlukan waktu untuk mempelajari cara menavigasinya. Agak sulit untuk sepenuhnya menjadwalkan ketersediaan. Jika melakukan kesalahan dan secara tidak sengaja mengubah ketersediaan untuk satu hari, Anda harus kembali ke hari tersebut dan memperbaikinya sebelum menyesuaikan ketersediaan.” – Christopher (Sumber: Software Advice)
- ” aplikasi mobile sedikit sulit dinavigasi dan divisualisasikan dengan cara yang membantu saat melihat beberapa peran. Saya juga mengalami kesulitan dengan aplikasi mobile yang tidak menyimpan preferensi pilihan saya, jadi ketika saya perlu melihat jadwal tertentu, saya harus mengatur ulang filter saya.” – Brandon F. (Sumber: G2)
- “Kadang-kadang When I Work keluar dari aplikasi dan saya terpaksa masuk lagi, ini bisa merepotkan jika saya tidak menyimpan atau menuliskan kata sandi saya.” – Katja S. (Sumber: Capterra)
- “Software ini sering mengalami gangguan, tetapi tidak ada yang besar, sebagian besar waktu hanya memerlukan beberapa detik ekstra untuk clock in/out.” – Jackie (Sumber: Software Advice)
- “Kebanyakan tim saya tidak melihat notifikasi dengan jelas dan harus diberi tahu (melalui teks) untuk mencarikannya di ponsel mereka (yang mengalahkan tujuan dari notifikasi tersebut). Hal yang sama berlaku untuk OPEN SHIFTS. Kecuali Anda mengaksesnya langsung dari notifikasi, sulit untuk menemukannya.” – Lauren L. (Sumber: G2)
- “Notifikasi tidak seefektif yang seharusnya. Kadang-kadang software tidak memberikan notifikasi. Ketika ada pembaruan, terkadang tidak memberikan waktu yang benar yang dikumpulkan dalam timesheet.” – Larissa (Sumber: Software Advice)
- “Versi desktop dan mobile dari software tidak sinkron dengan baik. Meskipun platform dapat secara akurat mengkomunikasikan perubahan kepada semua orang, butuh waktu untuk perubahan tersebut muncul di sistem.” – Sara Y. (Sumber: Capterra)
- “Masih belum ada kemampuan untuk melacak istirahat makan siang yang dibayar. Saya ingin memungkinkan staf untuk ‘clock out’ untuk makan siang sehingga saya dapat melihat mereka mengambil waktu yang sesuai untuk makan siang tanpa mengurangi jam kerja mereka.” – Stephen C. (Sumber: G2)
- “Pilihan untuk mendapatkan pemberitahuan ketika shift terbuka menjadi tersedia akan sangat bagus. Selain itu, ada gangguan dalam software dan itu memaksa saya keluar dari software.” – Pengguna Terverifikasi (Sumber: TrustRadius)
- “Satu kelemahan besar adalah meskipun saya telah mengaktifkan notifikasi, saya melewatkan banyak notifikasi karena alasan tertentu. Ini membuatnya sedikit frustrasi ketika saya mencoba menutupi shift atau menghadapi keadaan darurat karena saya harus terus-menerus memeriksa aplikasi untuk notifikasi yang terlewat.” – Reviewer Terverifikasi (Sumber Capterra)
- “Memahami biaya mereka sangat menyulitkan. Saya harus membayar ekstra untuk beberapa fitur inti. Saya masih tidak tahu apa yang saya bayar.” – Pengguna Terverifikasi (Sumber: TrustRadius)
- “Satu hal yang tidak saya suka adalah aplikasi ini mengeluarkan pengguna setelah periode tidak aktif. Harus masuk dengan otentikasi dua faktor dan menjadwalkan shift setiap kali saya berkomitmen untuk lembur sangat merepotkan.” – Sara Y. (Sumber: G2)
- “Pengalaman gangguan dalam software. Mungkin detail dari setiap jadwal dalam sehari tidak benar-benar ditampilkan. Dan kadang-kadang sulit untuk melihat siapa yang mengajukan cuti.” – Joseph Wendel (Sumber: Software Advice)
Rating Review When I Work dari Situs Review
(Hingga Desember 2023)
- Capterra: 4.5/5
- G2: 4.3/5
- Software Advice: 4.5/5
- TrustRadius: 8.510
- Google Play Store: 4.7/5
- App Store: 4.8/5
Apa Pendapat Akhir Saya Tentang When I Work?
When I Work adalah software pelacakan waktu dan penjadwalan yang memiliki banyak fitur hebat. Software absensi karyawan ini menggabungkan penjadwalan yang andal dengan pelacakan waktu efisien dan penggajian akurat.
Fitur jam kerja memungkinkan pengguna untuk clock in dan clock out dengan satu klik atau bahkan hanya dengan foto. Fitur ini juga memungkinkan manajemen untuk melacak kehadiran, lembur, istirahat, cuti, dan anggaran sambil memfasilitasi komunikasi yang lancar di dalam organisasi.
Namun, jam kerja dan aplikasi mobile cenderung mengalami gangguan yang dapat benar-benar mengganggu pelacakan waktu. Mereka juga tidak sinkron ke versi desktop dengan lancar.
Untuk membuat keadaan semakin buruk, software ini sering mengeluarkan pengguna yang tidak aktif. Hal ini mengarah pada ketidakakuratan serius dalam jam yang dilacak.
Hal lain yang saya tidak suka adalah notifikasi, terkadang ini terasa berlebihan. Selain itu, ada beberapa masalah integrasi yang tidak sesuai dengan janjinya.
Sebagai kesimpulan, When I Work memiliki rangkaian fitur keren yang bisa berguna untuk karyawan di kantor maupun pekerja di lapangan. Jika software ini dapat menyelesaikan masalah sinkronisasi dan gangguannya, saya sebenarnya akan mempertimbangkan ini sebagai opsi yang solid!
Mau temukan aplikasi absensi karyawan yang cocok dengan bisnis Anda? Lihat review jujur kami tentang kompetitor lainnya, atau temukan alternatif When I Work yang gratis dan andal.
