Review Time Tracker :

DeskTime

• Timer Pomodoro
• Pelacak waktu otomatis
• Pelaporan mendalam dan sangat detail
• Sistem perhitungan biaya dan penagihan yang praktis
• Integrasi mulus dengan berbagai aplikasi dan software
• Opsi waktu pribadi untuk istirahat yang diperlukan
• Antarmuka keren dengan banyak warna hijau

• Screenshot melanggar privasi karyawan
• Pelacakan aplikasi dan URL tidak benar-benar memberdayakan karyawan, tetapi menumbuhkan ketidakpercayaan
• Laporan analitik membingungkan
• Aplikasi sering crash secara tiba-tiba
• Tidak mencatat jam kerja dengan akurat
• Pelacakan produktivitas tidak menghitung kehadiran rapat dan aktivitas lainnya sebagai produktif
• Fungsionalitas optimal tersedia dengan harga mahal

DeskTime menawarkan tiga paket berbayar dan versi gratis yang sangat terbatas. Semakin tinggi tingkatan dan harganya, makin banyak fitur yang terbuka.

Namun, ketiga paket berbayar ini menawarkan satu bulan gratis jika pengguna memilih langganan tahunan. 

Mari kita pelajari paket harga dan fitur-fiturnya!

Paket gratisnya disebut DeskTime Lite. Paket ini hanya memiliki empat fitur yang terdiri dari pelacakan waktu otomatis, pelacakan URL dan aplikasi, timer web terintegrasi, serta aplikasi seluler. 

Lebih lanjut, paket gratis ini hanya dapat digunakan oleh satu pengguna dan ini sangat kurang dibandingkan dengan kemampuan DeskTime yang sebenarnya.

Jika DeskTime Lite terlalu terbatas untuk fungsi yang memadai, paket berbayarnya menawarkan lebih banyak pilihan fitur.

Pilihan pertama adalah Paket Pro. Ini tersedia dengan biaya $6,42/pengguna/bulan jika dibayar tahunan. Atau, pengguna bisa membayar $7/bulan untuk langganan bulanan.

Di Paket Pro pengguna akan memperoleh semua fitur pelacakan waktu dari versi gratis ditambah perhitungan produktivitas dan pelacakan waktu idle (tidak aktif). 

Pengguna juga akan mendapatkan fitur manajemen waktu dan proyek. Fitur ini mencakup pelacakan judul dokumen dan waktu proyek, perhitungan biaya, opsi waktu pribadi, serta timer Pomodoro. 

Selain itu, pengguna juga akan mendapatkan fitur manajemen tenaga kerja dan kustomisasi seperti kontak tim, laporan kustom, dan integrasi pengguna.

Lalu, ada Paket Premium yang diklaim sebagai penawaran dengan nilai terbaik dari DeskTime. Paket ini tersedia dengan biaya $9,17/pengguna/bulan jika ditagih tahunan. Atau, pengguna bisa bayar $10/bulan untuk langganan bulanan. 

Pengguna dapat menikmati semua fitur Paket Pro ditambah screenshot otomatis untuk manajemen waktu dan proyek yang lebih rinci. 

Selain itu, pengguna juga akan mendapatkan fitur manajemen tenaga kerja dan kustom seperti kalender ketidakhadiran, penjadwalan shift, pemesanan, persetujuan waktu offline, pembatasan IP, dan integrasi perusahaan. 

Mereka juga dapat merencanakan sumber daya manusia dan mengelola semua shift karyawan di satu tempat. Lalu, pengguna atau manajemen bisa melihat siapa yang sakit, sedang berlibur, tidak di kantor, dan lainnya.

Bahkan, pengguna bisa menyinkronkan DeskTime dengan alat manajemen proyek populer untuk mengurangi dan mengotomatiskan beban kerja. Selain itu, manajer juga bisa menyetujui atau menolak permintaan waktu offline yang diisi oleh karyawan.

Kemudian, ada Paket Enterprise yang paling mahal. Ini tersedia dengan biaya $18,33/pengguna/bulan jika membayar tahunan. Atau, pengguna bisa bayar $20/bulan untuk langganan bulanan. 

Dengan harga yang cukup tinggi ini, pengguna dapat menikmati semua fitur DeskTime. Ini termasuk semua fitur dalam Paket Premium. 

Lalu, ada juga fitur tambahan seperti dukungan VIP, onboarding yang dipersonalisasi, proyek, tugas, riwayat data yang tidak terbatas, serta API kustom.

Perbedaan antara Paket Gratis dan Enterprise, atau, bahkan, antara Paket Pro dan Enterprise cukup besar. Lalu, dengan cara tingkatan serta harga dirancang, saya bisa mengatakan bahwa DeskTime tidak ramah anggaran, terutama untuk bisnis kecil dan startup.

Berikut adalah beberapa fitur unggulan dari DeskTime yang akan mempermudah pelacakan waktu Anda:

1. Pelacakan Waktu Otomatis dan Penjadwalan Shift yang Komprehensif

Saya pribadi sangat menyukai pelacak waktu otomatis DeskTime. Sebagai CEO perusahaan pelacakan waktu, saya menghargai intuitivitas desainnya yang tidak mengganggu.

Pengguna bisa langsung mulai melacak waktu begitu mereka membuka komputer mereka. 

Ini bisa dilakukan tanpa perlu memasukkan data secara manual karena DeskTime yang akan mengurusnya. Fitur otomatis itu membuat pekerja bisa fokus pada pekerjaan mereka karena pelacakan berjalan di latar belakang.

Lalu, bagaimana cara kerjanya? Pemberi kerja mengirimkan undangan kepada karyawan lewat email. Selanjutnya, karyawan bisa masuk ke halaman utama DeskTime menggunakan kredensial yang diberikan dalam undangan email.

Setelah itu, karyawan harus mengunduh aplikasi DeskTime ke komputer atau ponsel mereka. Kemudian, mereka bisa masuk ke aplikasi menggunakan kredensial yang sama.

Proses tersebut memungkinkan DeskTime untuk mulai melacak waktu secara otomatis tanpa perlu input dari pengguna. Aplikasi ini secara otomatis mencatat waktu kedatangan, pulang, produktif, kerja, idle (tidak aktif). Ini juga bisa memantau produktivitas dan efektivitas.

Selain itu, aplikasi ini juga mencatat waktu DeskTime atau jumlah jam kerja yang tercatat secara otomatis dan manual. Waktu offline harus dimasukkan secara manual. Sementara itu, waktu pribadi… well, tunggu pembahasan lebih lanjut tentang ini nanti.

Lalu, bilah produktivitasnya yang disebut ‘Productivity Bar’ akan menunjukkan representasi visual dari jam kerja sehari. Fitur ini kemudian mengklasifikasikannya sebagai waktu produktif (hijau), idle (abu-abu), atau tidak produktif (oranye). 

Selanjutnya, produktivitas akan diukur berdasarkan frekuensi dan durasi penggunaan aplikasi yang ditentukan sebagai produktif atau tidak oleh manajemen. 

Sementara itu, waktu idle akan dimulai saat komputer pengguna menjadi tidak aktif selama minimal tiga menit, atau sesuai yang ditentukan oleh admin.

Saat sedang terdaftar, DeskTime terus-menerus melacak produktivitas dengan penggunaan aplikasi dan URL serta pengambilan screenshot. Fitur ini mungkin terasa invasif bagi banyak orang, padahal istirahat dari aktivitas yang dimonitor terkadang diperlukan. 

Di situlah opsi waktu pribadi berfungsi, saat diaktifkan, fungsi ini menonaktifkan semua pelacakan aktivitas. Dengan begitu, pekerja dapat memiliki waktu untuk diri sendiri tanpa takut aktivitas online pribadi mereka terlihat oleh admin. 

Efek yang sama juga dapat dicapai dengan sekadar keluar dari aplikasi.

Fungsionalitas dari fitur pelacakan waktu otomatis DeskTime ini membantu meningkatkan produktivitas dengan menghilangkan kebutuhan input manual. Fungsi ini juga memungkinkan karyawan langsung mulai bekerja begitu mereka membuka komputer.

Selain itu, pelacakan waktu otomatis juga membantu mengidentifikasi praktik yang tidak efektif serta menghambat kinerja, atau hal terburuknya menghambat pertumbuhan perusahaan.

Selain itu, fitur penjadwalan shift komprehensif DeskTime mempermudah pekerjaan admin. Pasalnya, ini mampu mendistribusikan shift yang terorganisir dalam jadwal kerja rapi.

Jadwal kerja tersebut bisa menunjukkan apakah orang yang dijadwalkan bekerja di kantor atau dari rumah. Ini memungkinkan tim untuk melihat detail penting dari jadwal kerja dengan sekilas. 

Lebih lanjut, karyawan tanpa jam kerja yang ditentukan juga dapat meminta waktu shift untuk diri mereka sendiri hanya dengan beberapa klik. Permintaan ini hanya memerlukan beberapa detail seperti rencana durasi, waktu mulai dan selesai, serta ekspektasi lokasi yang dapat disetujui atau ditolak oleh manajer.

Kalender ketidakhadiran DeskTime juga bekerja dengan cara yang sama. Ini memungkinkan pengguna untuk melihat seluruh tim yang merencanakan waktu cuti. Dengan begitu, mereka dapat merencanakan cuti diri sendiri tanpa mengorbankan cakupan dan produktivitas tim. 

Pengguna juga dapat mengirimkan permintaan ketidakhadiran dan cuti hanya dengan beberapa klik. Permintaan akan merinci tanggal dan jenis cuti yang diminta untuk disetujui atau ditolak oleh manajer.

Secara keseluruhan, pelacak waktu otomatis dan fitur penjadwalan komprehensif DeskTime memastikan bahwa tim dan anggota individu memberikan kinerja terbaik mereka.

Semua itu dilakukan, sembari memastikan bahwa karyawan mendapatkan waktu istirahat yang memadai untuk menjaga work-life balance yang sehat guna meningkatkan produktivitasnya.

2. Manajemen Proyek yang Kuat

Pelacakan dan manajemen proyek seringkali menjadi titik penentu kesuksesan bisnis. Bagaimanapun itu, ini adalah cara mereka mengelola pembuatan output yang mereka tawarkan kepada klien.

Selain itu, manajemen proyek juga mencakup banyak faktor, termasuk penjadwalan hingga penganggaran. Bahkan, ini juga punya peran penting dalam mengidentifikasi masalah yang terjadi. Misalnya, karyawan yang tidak menjalankan tanggung jawab mereka.

Alat manajemen proyek DeskTime hadir membantu untuk mengatasi permasalahan itu secara komprehensif. Ini diwujudkan dengan memungkinkan bisnis untuk melihat bagaimana waktu digunakan oleh tim dan proyek.

Ada juga fitur untuk menetapkan tenggat waktu yang realistis serta memperkirakan biaya dan mengalokasikan anggaran. 

Bahkan, ini juga dilengkapi fungsi untuk membuat laporan yang sangat detail dalam waktu singkat dibandingkan dengan metode tradisional berbasis kertas atau spreadsheet.

Membuat proyek di DeskTime hanya butuh beberapa klik. Anda hanya perlu memberi nama pada proyek tersebut, dan voila! Seluruh tim atau kelompok individu yang dipilih dapat ditugaskan untuk mengerjakannya.

Melacak waktu untuk proyek juga sama mudahnya. Pengguna hanya perlu memilih proyek dari menu dan mengklik mulai. Kemudian, DeskTime akan secara otomatis melacak waktu untuk mereka pada proyek yang dipilih. Ini akan terus berjalan hingga mereka mengklik berhenti atau beralih ke proyek lain.

Untuk benar-benar mendalami rincian pengeluaran waktu, pengguna dapat melacak jam kerja berdasarkan tugas. Dengan begitu, setiap detik dan tindakan akan tercatat. 

Waktu adalah uang. Maka dari itu, bisnis harus tahu persis ke mana uang mereka pergi, dan DeskTime memberikan kemampuan itu kepada mereka.

Selain itu, anggaran adalah bagian penting dari perencanaan proyek. Maka dari itu, mematuhi anggaran memastikan profitabilitas. Atas alasan ini, DeskTime memberikan pengguna kemampuan untuk melihat bagaimana jam kerja sejalan dengan anggaran.

Alokasi anggaran akan dibuat di awal proyek dan seiring perkembangannya, DeskTime membandingkan bagaimana perkiraan berbeda dari pekerjaan yang sebenarnya dilakukan.

Hal tersebut memberikan pemilik bisnis wawasan yang kuat tentang berapa banyak waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk mencapai hasil sesuai harapan. 

Ini sangat berguna untuk keputusan di masa depan dan bahkan dapat membantu menyelesaikan tantangan saat ini dengan proyek serupa.

Berbicara tentang perkiraan, beberapa proyek atau tugas mungkin memerlukan tarif yang berbeda dari tarif per jam default. DeskTime menyederhanakan komplikasi itu dengan perhitungan otomatis. 

Lewat perhitungan otomatis, pemberi kerja hanya perlu memasukkan tarif spesifik proyek atau tugas untuk setiap penerima tugas. Kemudian, software akan melakukan semua perhitungan yang menghasilkan perkiraan akurat.

Untuk mengoptimalkan semua ini, DeskTime terintegrasi dengan baik dengan software manajemen proyek lain yang mungkin sudah digunakan oleh bisnis.

Integrasi itu memastikan pelacakan waktu proyek yang mulus dengan pemain besar seperti Asana, Trello, Jira, Zapier, dan lainnya.

3. Pengambilan Screenshot Otomatis serta Pelacak URL dan Aplikasi

Alat akuntabilitas DeskTime terdiri dari pelacak URL dan aplikasi, serta fitur pengambilan screenshot otomatis. Kombinasi ini berfungsi untuk memantau aktivitas komputer karyawan selama mereka bekerja. 

Saat bekerja, salah satu bentuk manipulasi jam kerja yang paling cerdik adalah terlihat sedang mengerjakan proyek perusahaan padahal sebenarnya melakukan hal lain.

Terkadang, karyawan bisa saja terlihat sibuk dan sangat terlibat dengan tugas di layar komputer mereka. Tetapi, sebenarnya, mereka sedang menonton video favorit di YouTube, menulis resep untuk acara masak mereka, atau sekadar mengobrol dengan teman. 

Aktivitas tersebut tentu merugikan bisnis dengan membuat perusahaan membayar karyawan untuk kegiatan yang tidak ada relevansinya dengan tujuan atau progres proyek.

Apabila hal-hal ini bisa terjadi di kantor, betapa parahnya ini untuk pengaturan kerja jarak jauh?

Dalam situasi itu, software monitoring pekerjaan karyawan di komputer seperti DeskTime punya peran penting. Software ini mencatat setiap aplikasi, situs web, dan program yang digunakan karyawan selama waktu kerja.

Lalu, kegiatan yang dicatat itu akan diklasifikasikan sebagai waktu produktif, tidak produktif, atau netral sesuai dengan spesifikasi pemberi kerja. 

Karena tim berbeda mungkin punya kebutuhan bervariasi, DeskTime memungkinkan pemberi kerja untuk menyesuaikan aplikasi, situs web, dan program mana yang dianggap produktif atau tidak produktif untuk tim atau individu tertentu.

Hal tersebut memberikan mereka fleksibilitas maksimal dalam mengkurasi daftar produktivitas sesuai dengan kebutuhan unik masing-masing tim atau individu.

Lebih lanjut, status produktivitas dari item mana pun dalam daftar dapat diubah kapan saja. Akan tetapi, hanya administrator yang bisa lakukan hal itu. Dengan begitu, karyawan tidak dapat mempengaruhi data produktivitas secara tidak semestinya.

Penggunaan aplikasi dan URL yang dilacak terlihat oleh administrator. Mereka bahkan dapat melihat dokumen mana yang sedang dikerjakan karyawan dengan pelacakan judul dokumen. 

Lalu, tingkat produktivitas setiap karyawan ditampilkan di ‘Productivity Bar.’ Ini berfungsi sebagai pengingat bagi mereka untuk memanfaatkan waktu kerja perusahaan dengan tepat.

‘Productivity Bar’ juga berfungsi sebagai indikator bagi pemberi kerja untuk memfokuskan perhatian dan upaya pada area yang perlu diperhatikan.

Di sisi lain, fungsi pengambilan screenshot otomatis DeskTime memberikan visual konkret kepada pemberi kerja tentang apa yang terjadi di layar karyawan. Ini akan diambil secara acak selama jam kerja mereka.

Selama mereka sedang bekerja, manajer dapat melihat screenshot otomatis tentang bagaimana individu memanfaatkan waktu mereka. 

Fitur screenshot ini sangat berguna untuk mengelola tim jarak jauh yang sering kali dibayar per jam. Pasalnya, fitur ini memastikan bahwa uang perusahaan tidak terbuang pada kegiatan yang tidak perlu.

Lebih lanjut, fungsi pengambilan screenshot ini juga membantu dalam mengidentifikasi situasi dan karyawan yang bermasalah. 

DeskTime akan secara otomatis menyoroti screenshot yang mencurigakan dan mengidentifikasi karyawan mana yang mengalami masalah untuk tetap ikuti jadwal dan ketentuan, serta alasan di baliknya.

Pada intinya, pelacak URL dan aplikasi, serta fitur pengambilan screenshot otomatis melindungi sumber daya perusahaan. Ini juga menanamkan rasa akuntabilitas di antara karyawan.

Hal tersebut dibuktikan oleh penelitian yang menunjukkan bahwa peningkatan produktivitas hingga 30% dapat dicapai ketika karyawan tahu bahwa mereka sedang dipantau secara aktif.

4. Opsi Waktu Pribadi

Setelah membahas cara kerja fitur screenshot dan pelacakan URL atau aplikasi DeskTime, selanjutnya mari bahas bagaimana banyak pengguna merasa bahwa langkah akuntabilitas semacam itu dapat melanggar privasi mereka. 

Saya pribadi percaya bahwa karyawan yang tidak memiliki sesuatu untuk disembunyikan seharusnya tidak takut pada alat akuntabilitas. Akan tetapi, jelas bahwa itu bukan perasaan yang dimiliki semua orang. 

Saya ingin menegaskan bahwa kekhawatiran tentang informasi sensitif dan pribadi yang dapat muncul dalam screenshot serta pelacak URL sangat valid. 

Hal tersebut terutama berlaku untuk pengaturan kerja dari rumah di mana batas antara waktu pribadi dan profesional agak ambigu. 

Sebaiknya, ini bisa terasa seperti manajemen yang berlebihan. Bahkan, hal terburuknya ini dapat dianggap sebagai pelanggaran privasi.

Di situasi itu, opsi waktu pribadi atau yang disebut ‘Private Time Option’ DeskTime punya peran penting. 

Untuk momen di mana karyawan ingin istirahat dari pekerjaan, tetapi tetap menggunakan komputer mereka, fitur ini memungkinkan mereka untuk menghentikan semua aktivitas pelacakan komputer.

Setelahnya, karyawan bisa menikmati penjelajahan di media sosial yang tidak terkait dengan pekerjaan. Mulai dari membaca email pribadi, berbelanja online, hingga menonton video kucing di TikTok.

Istirahat singkat di satu hari sangat penting untuk mempertahankan fokus dan mengimplementasikan work-life balance yang sehat. 

Opsi ini juga punya peran penting sebagai perlindungan terhadap privasi, minat pribadi, komunikasi, kebiasaan, pandangan politik, dan minat lainnya. 

Lebih lanjut, fitur opsi waktu pribadi DeskTime memberikan karyawan semacam ruang privasi di mana mereka dapat menjalani kehidupan mereka di luar pekerjaan tanpa rasa takut akan konsekuensi.

Dengan fitur opsi waktu pribadi aktif, karyawan bisa merasa yakin bahwa kebiasaan konsumsi internet pribadi mereka tidak akan disiarkan kepada manajer mereka.

5. Timer Pomodoro

Karena kita sudah membahas pentingnya istirahat dan work-life balance, kita seharusnya melihat salah satu fitur DeskTime yang saya sukai, yaitu timer Pomodoro. Fitur ini adalah sistem pengingat istirahat dalam aplikasi untuk mengatasi kelelahan dan kebosanan.

Fitur tersebut dibangun berdasarkan teknik yang dikembangkan oleh Francesco Cirillo pada akhir 1980-an. Teknik ini pertama kali digunakan untuk mengatur jadwal belajarnya dan kemudian dibagikan kepada dunia.

Timer Pomodoro DeskTime mengatur jam kerja menjadi sprint selama 52, 60, atau 90 menit diikuti dengan istirahat selama lima hingga 17 menit.

Dalam istirahat itu, pengguna dapat menikmati aktivitas seperti berolahraga untuk mengurangi stres dan meningkatkan ketajaman fokus. 

Pengguna juga bisa makan camilan atau makanan hingga bermain game untuk meningkatkan semangat dan fungsi kognitif. Atau, mereka bisa tidur siang selama sepuluh hingga dua puluh menit untuk mengistirahatkan tubuh dan menyegarkan pikiran.

Penelitian membuktikan bahwa orang-orang yang paling produktif mengambil istirahat secara teratur sesuai dengan teknik Pomodoro yang diajukan oleh Cirillo.

Oleh karenanya, timer Pomodoro DeskTime dirancang untuk mencegah penurunan tingkat produktivitas. Ini juga bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan dapat bekerja dengan maksimal sepanjang hari.