Review Aplikasi Absensi Online :

Beebole

• Harga terjangkau 
• Opsi kustomisasi yang andal 
• Laporan yang rinci 
• Integrasi ke software lain lancar 
• Tim dukungan yang responsif

Semua fitur Beebole tersedia dengan satu tarif tetap. Paket harga ini disebut dengan ‘Everything But the Kitchen Sink.’ Paket harga Beebole ini merupakan pendekatan yang baru dibandingkan struktur bertingkat biasa dengan jumlah fitur sesuai dengan biaya berlangganan.

Dengan €6,99/pengguna/bulan, Beebole memungkinkan pengguna untuk melakukan banyak hal termasuk:

• Melacak klien, proyek, subproyek, dan tugas tanpa batas dengan sistem pelacak waktu yang mudah digunakan
• Menyetujui dan mengunci lembar absensi (timesheet) 
• Melacak dan membedakan antara jam yang dapat ditagih dan tidak 
• Melacak anggaran dan biaya
• Menetapkan peran pengguna yang fleksibel
• Mengatur pengingat otomatis
• Mendapatkan wawasan dengan laporan yang dapat disesuaikan tanpa batas
• Melacak lembur dan cuti berbayar (PTO). 

Mereka juga memberikan bantuan langsung 1-on-1 setiap pengguna membutuhkan dukungan saat menggunakan setiap aspek software.

Selain itu, pengguna juga mendapatkan aplikasi mobiler Beebole yang kompatibel dengan perangkat apa pun. Aplikasi ini memungkinkan mereka untuk melacak waktu dengan timer satu ketukan. Pengguna juga bisa mengirimkan lembar absensi (imesheet) dari mana saja.

Bahkan, versi mobile-nya juga bekerja sebagai aplikasi absensi offline dan terus melacak waktu bahkan tanpa koneksi internet. Data akan disinkronkan secara otomatis setelah koneksi yang stabil dipulihkan.

Beebole juga memiliki integrasi dengan berbagai alat produktivitas, dan API gratis mereka membuka lebih banyak kemungkinan. Keamanan pengguna juga dijamin dengan single sign-on (SSO) dan enkripsi data. Mereka juga mendukung 11 bahasa untuk inklusivitas.

Beebole tidak memiliki paket gratis, tetapi mereka menawarkan uji coba gratis selama 30 hari tanpa memerlukan kartu kredit. Mereka menawarkan diskon 10% jika pengguna membayar untuk satu tahun penuh, serta untuk lembaga swadaya masyarakat dan sekolah.

1. Pelacakan Waktu Proyek dan Sistem Absensi Beebole

Pelacakan waktu adalah bagian penting untuk menjaga produktivitas tim dan profitabilitas bisnis. Maka dari itu, penting untuk memilih sistem yang menyederhanakannya bagi semua orang dan meminimalkan waktu atau usaha yang dihabiskan oleh proses tersebut.

Beebole memungkinkan pengguna melacak waktu berdasarkan klien, proyek, subproyek, dan tugas. Ini bisa dilakukan menggunakan sistem absensi otomatis sederhana atau entri manual dengan format harian, mingguan, atau bulanan. 

Sistem absensi tersebut memungkinkan pengguna mendapatkan gambaran akurat tentang penggunaan waktu mereka hingga menit terakhir. Ini juga berguna untuk mencatat waktu terpakai untuk pekerjaan yang sudah dilakukan sebelumnya dengan mudah.

Pengguna dapat mulai melacak waktu dengan menavigasi ke modul lembar absensi (timesheet) Beebole. Lalu, mereka bisa memilih format serta tanggal tertentu untuk mencatat waktu. 

Setelah itu, mereka dapat membagi entri berdasarkan entitas, yakni klien, proyek, subproyek, dan tugas. Entitas ditambahkan sebagai baris di dekat kiri atas halaman, dan untuk setiap barisnya, pengguna dapat memilih item tertentu untuk melacak waktu. Ini mungkin membuat proses menjadi lebih rumit, tetapi ini bisa menghasilkan catatan waktu yang sangat terorganisir dan terperinci.

Live timer dapat dioperasikan dengan mudah hanya dengan mengklik tombol putar untuk memulai atau berhenti guna mengakhiri. Tetapi, ini hanya dapat digunakan untuk format harian pada tanggal saat ini. 

Akan tetapi, semua format mendukung entri manual. Pengguna juga bisa menambahkan waktu secara manual setelah pekerjaan dilakukan dengan menunjukkan durasi yang dihabiskan untuk pekerjaan atau memasukkan waktu mulai dan selesai. 

Selain itu, pengguna juga dapat menambahkan komentar pada entri waktu mereka. Ini berguna untuk menyampaikan sorotan atau kekhawatiran kepada manajer mereka saat membuat entri waktu, atau setelahnya. Komentar bisa ditambahkan dengan mengarahkan kursor ke entri yang diinginkan dan mengklik ikon post-it yang muncul. Entri waktu juga dapat disalin dengan mengarahkan kursor ke entri, mengklik salin, dan kemudian mengklik hari yang akan menggandakannya.

Selain jam kerja, pengguna juga dapat mencatat istirahat, waktu cuti, dan ketidakhadiran di modul lembar absensi (timesheet) Beebole. Setelah selesai, lembar absensi (timesheet) dapat diserahkan dengan mengklik tombol kirim untuk persetujuan di bagian atas modul.

Jika terjadi kesalahan, pengguna dapat membatalkan tindakan dalam beberapa detik, setelah itu entri tidak dapat diedit kecuali ditolak oleh manajer. Jam yang disetujui akan ditampilkan dengan tanda centang, sementara entri yang ditolak akan menunjukkan lingkaran-garis miring (“⍉”).

Di sisi manajemen, lembar absensi (timesheet) dapat ditinjau, disetujui, dan ditolak menggunakan modul persetujuan Beebole. Di sini, manajer juga dapat mengunci dan membuka kunci jam kerja. Mereka juga bisa mengirim pengingat untuk pengajuan lembar absensi (timesheet). Lalu, mereka juga bisa menandai jam sebagai dapat ditagih atau tidak, memperbarui penagihan, dan mengajukan lembar absensi (timesheet) atas nama anggota tim.

Sistem absensi Beebole tersedia di desktop dan mobile. Ketersediaannya memudahkan pengguna untuk mencatat absen masuk dan keluar dari shift kerja. Menambahkan waktu secara manual juga dapat dilakukan di perangkat apa pun, sehingga mereka bisa melakukannya kapan saja dan di mana saja. Fungsionalitas multi-perangkat ini memungkinkan pemberi kerja untuk dengan mudah memantau kehadiran dan memastikan tim mereka bekerja secara efisien.

Namun, pelacakan waktu di Beebole juga memiliki kekurangan. Pertama dan paling jelas adalah kompleksitas proses yang melibatkan banyak langkah. Prosesnya tidak intuitif karena pengguna harus melalui banyak langkah hanya untuk mencatat waktu masuk. Selanjutnya, saya rasa pembaruan antarmuka modul lembar absensi (timesheet) diperlukan untuk membuatnya lebih terstruktur.

Kedua, tidak ada cara untuk mengetahui apakah absensi benar-benar dilakukan orang dan di tempat yang sesuai. Pasalnya, Beebole tidak menawarkan perlindungan akuntabilitas seperti pengenalan wajah, pelacakan GPS, dan geofencing (pembatasan wilayah). 

Bagi saya, hal tersebut cukup mengkhawatirkan karena membuat bisnis rentan terhadap berbagai tindakan manipulasi jam kerja. Hal ini tentunya berisiko untuk menghabiskan banyak uang dan menghambat kemajuan.

Selain itu, versi mobile Beebole tidak sekuat atau semudah itu ketika digunakan dan dibandingkan dengan versi desktopnya. Kekurangan ini tentunya sangat membatasi kegunaannya. Semua ini menunjukkan bahwa Beebole sebenarnya tidak dirancang untuk digunakan di semua industri, dan hanya paling cocok untuk pekerjaan di kantor.

2. Pelacakan Cuti dan Manajemen Ketidakhadiran

Ketidakhadiran adalah aspek penting dalam operasional yang harus dikelola dengan baik untuk menjaga kesehatan bisnis. Di satu sisi, ketidakhadiran memberikan karyawan waktu yang cukup untuk mengurus hal-hal di luar pekerjaan sehingga mereka dapat berfungsi secara optimal saat kembali. Akan tetapi, ketidakhadiran yang dikelola dengan buruk dapat mengurangi produktivitas secara signifikan. Itulah sebabnya sistem pelacakan waktu harus juga mencakup manajemen cuti dan ketidakhadiran.

Beebole memusatkan pelacakan cuti dan manajemen ketidakhadiran menggunakan fitur khusus yang sepenuhnya terintegrasi dengan pelacakan waktu. Ini memungkinkan bisnis untuk membuat kebijakan cuti berbayar (PTO) dan kuota ketidakhadiran tanpa batas untuk individu, tim, atau seluruh organisasi. Bisnis juga bisa mendefinisikan bagaimana penggunaannya baik di modul lembar ketidakhadiran maupun modul cuti. Artinya, setiap ketidakhadiran yang dicatat di satu modul akan secara otomatis muncul di lainnya.

Dengan modul cuti Beebole, manajemen dapat membuat jenis ketidakhadiran seperti istirahat yang telah dikonfigurasi sebelumnya, cuti berbayar, dan libur sakit. Jenis ketidakhadiran tanpa batas dapat ditambahkan untuk mencakup lebih banyak alasan, seperti cuti melahirkan, berduka, dan sukarela. 

Lalu, setiap jenis ketidakhadiran dapat dikonfigurasi untuk dilacak dalam hitungan hari penuh, setengah hari, atau bahkan jam. Manajemen juga dapat menentukan kuota untuk setiap jenis ketidakhadiran di periode tertentu. Contohnya jumlah hari sakit yang dapat digunakan oleh seorang karyawan dalam setahun. 

Untuk menyesuaikan kebutuhan bisnis yang berubah secara dinamis, jenis ketidakhadiran apa pun dapat dengan mudah dimodifikasi, dinonaktifkan, dan dihapus.

Pengguna dapat meminta cuti di modul ini dengan memilih tanggal di bagian atas halaman atau mengklik kotak tanggal di kalender. Bagian itu akan menunjukkan jenis ketidakhadiran dari menu drop-down. Lalu, pengguna bisa memilih apakah cuti akan diambil untuk satu hari penuh atau setengah hari tergantung pada bagaimana jenis ketidakhadiran yang dipilih dikonfigurasi. 

Untuk memilih beberapa tanggal berturut-turut, pengguna dapat melakukannya di bagian kalender dengan click and drop melalui tanggal yang diinginkan dan mengikuti prosedur serupa. Ketidakhadiran yang diminta kemudian akan muncul sebagai draf di bagian waktu istirahat yang ada di modul cuti Beebole. Setelah ditinjau dan diverifikasi, pengguna dapat mengarahkan kursor ke draf dan mengklik tombol kirim untuk persetujuan yang muncul. Mereka juga bisa mengklik hapus untuk mengeluarkannya dari daftar.

Sebagai alternatif, pengguna juga dapat menggunakan modul lembar absensi (timesheet) Beebole untuk meminta cuti. Ini bisa dilakukan dengan mengikuti prosedur yang sama seperti mencatat entri waktu. Namun, pengguna harus menambahkan entitas ketidakhadiran sebagai baris alih-alih proyek, tugas, atau klien. 

Setelahnya, mereka dapat memilih jenis ketidakhadiran dari menu drop-down dan memasukkan durasinya. Artinya, pengguna hanya dapat melacak ketidakhadiran dalam hitungan jam menggunakan metode ini. Istirahat yang diminta di modul lembar absensi (timesheet) kemudian akan muncul di bagian yang ada di modul cuti, mirip dengan opsi pertama.

Setelah permintaan diajukan, manajer akan menerima notifikasi email. Mereka kemudian dapat menyetujui atau menolak permintaan tersebut menggunakan modul persetujuan dengan cara yang mirip dengan lembar absensi (timesheet). 

Setelah manajer mengambil tindakan pada permintaan, karyawan yang meminta cuti akan menerima notifikasi email. Notifikasi ini akan menunjukkan apakah permintaan mereka telah disetujui atau ditolak. Status permintaan di daftar waktu cuti yang ada juga akan berubah untuk menunjukkan keputusan manajer.

Selain tinjauan dan persetujuan individu, manajer juga dapat memilih untuk memeriksa, menyetujui, serta menolak permintaan cuti secara massal untuk menghemat waktu. Mereka juga dapat mengunci permintaan waktu untuk tim mereka, mendapatkan gambaran umum tentang waktu cuti yang ada, dan meninjau saldo.

Fakta bahwa Beebole memiliki rangkaian fitur pelacakan ketidakhadiran dan cuti sangat luar biasa. Pasalnya, ini membantu menghemat waktu dan usaha dalam permintaan dan persetujuan. Ini menghilangkan kebutuhan untuk mengejar tanda tangan. 

Namun, saya rasa modul ini bisa lebih disederhanakan agar tidak ada langkah tambahan yang bisa menyebabkan kebingungan. Misalnya, akan lebih baik jika permintaan otomatis diajukan untuk persetujuan manajer setelah tanggal dan jenis cuti dipilih. Ini lebih baik daripada harus masuk ke daftar cuti yang ada dan baru kemudian bisa diserahkan. 

Di samping itu, meminta cuti melalui modul lembar absensi (timesheet) juga bisa jadi proses rumit. Hal ini karena cara menambahkan entitas sebagai baris dan banyak menu drop-down tidak intuitif. Proses ini mungkin bisa didesain ulang agar lebih sederhana dan user-friendly.

3. Pelaporan Timesheet Terperinci dan Dinamis

Laporan adalah hal yang penting untuk merencanakan arah organisasi. Laporan memberikan pemilik bisnis wawasan tentang kenyataan operasi mereka berdasarkan data aktual yang dilacak oleh sistem. Hal ini memungkinkan mereka membuat keputusan yang didukung oleh angka nyata.

Beebole memungkinkan pengguna untuk membuat laporan tanpa batas menggunakan modul laporan atau grafik dan tabel guna melihat data terlacak dari 45 jenis data yang diakui oleh sistem. Misalnya, ketidakhadiran, aktivitas, penagihan, anggaran, biaya, tanggal, tarif harian, orang, keuntungan, proyek, subproyek, dan tugas.

Akses ke jenis dan tingkat tampilan tertentu dibatasi oleh peran dan izin pengguna. Admin dapat melihat semuanya di seluruh akun. Lalu, manajer dapat melihat data terkait tim dan proyek tertentu. Sementara itu, anggota tim individu tanpa izin hanya bisa melihat data mereka sendiri.

Untuk membuat laporan menggunakan modul laporan, pengguna perlu mengklik tombol ubah laporan ini pada antarmukanya. Lalu, mereka perlu memodifikasi rincian templat, seperti memberi nama dan memilih jenis data yang akan ditampilkan dari menu dropdown pertama. 

Mereka juga dapat menambahkan kolom baru dengan memilih entri kosong di sisi paling kanan bagian. Mereka juga bisa menghapus kolom dengan menyeret entri ke bawah, dan mengatur ulang kolom dengan click, drag, and drop entri ke samping. 

Kemudian, mereka dapat memilih data yang akan ditampilkan di menu dropdown kolom. Ini dilakukan dengan memilih dari opsi di menu dropdown entri kolom mana pun. 

Setelah itu, filter tambahan dapat diterapkan untuk membuat laporan lebih fokus. Lalu, status waktu yang tercatat dalam laporan dapat ditunjukkan sebagai draf, dikirim, disetujui, ditolak, atau terkunci. 

Mata uang laporan juga dapat diubah dari default dengan memilih dari opsi di menu dropdown-nya untuk menjumlahkan upah atau tagihan. Setelah semua bidang yang relevan dan diperlukan telah ditambahkan dan dimodifikasi sesuai kebutuhan pengguna, mereka dapat mengklik tombol jalankan laporan di bagian atas halaman. Laporan yang baru saja mereka buat kemudian bisa diakses.

Untuk menggunakan modul grafik dan tabel, pengguna perlu mengikuti prosedur serupa. Tetapi alih-alih hanya menyajikan data dalam bentuk grid, modul ini memungkinkan pengguna untuk membuat berbagai jenis grafik dan tabel yang lebih mudah dipahami. Ini juga mempermudah pemahaman angka. Pengguna dapat menelusuri angka dengan menambahkan langkah-langkah atau filter yang lebih spesifik untuk data. Selain itu, laporan yang dihasilkan dari kedua modul juga dapat difilter lebih lanjut menggunakan opsi grup dan kolom kustom.

Setelah laporan, tabel, dan grafik dibuat sesuai dengan spesifikasi pengguna, mereka dapat diekspor untuk dibagikan atau diproses lebih lanjut dalam format PDF, XLSX, atau CSV. Bahkan, ini bisa dibagikan melalui Google Drive dan Microsoft OneDrive. 

Selain opsi ini, jam kerja yang tercatat di Beebole juga dapat diekspor ke QuickBooks untuk Windows sebagai file Timer IIF. Selain itu, laporan yang diekspor dapat dikonfigurasi untuk menampilkan data dalam format kustom dan dengan logo perusahaan menggunakan modul pengaturan ekspor dan sedikit pengetahuan HTML.

Namun, meskipun memiliki kemampuan kustomisasi yang luas, Beebole tidak memiliki modul pelacakan lembur khusus. Untuk mendapatkan wawasan tentang lembur, pengguna harus melalui cara yang sangat rumit dengan mengatur jumlah jam per hari dan minggu. Mereka harus menggunakan modul pengaturan lembar absensi (timesheet) dan menambahkan kolom lembur per hari dan minggu ke laporan apa pun.

Kustomisasi laporan Beebole memang salah satu kekuatan terbesarnya, tetapi cara melakukannya bisa saya sebut sebagai proses yang menyiksa. Ada cara yang jauh lebih baik untuk mengkustomisasi laporan dibandingkan dengan berbagai menu drop-down yang membingungkan. Selain tidak intuitif, ini juga terasa sangat ketinggalan zaman. Selain itu, mereka hanya tersedia di versi desktop. Ini tentunya sangat membatasi apa yang dapat dilakukan pengguna dengan aplikasi mobile.

4. Integrasi Beebole

Selain kemampuan impor dan integrasi sebelumnya dengan QuickBooks untuk Windows, Beebole juga terintegrasi dengan solusi akuntansi, faktur, dan HR lainnya. Ini juga terintegrasi dengan berbagai alat pihak ketiga untuk memperluas kegunaan dan fungsionalitasnya.

Pengguna dapat menghubungkan akun Beebole mereka dengan Google Workplace, Microsoft Azure, dan Microsoft 365 untuk berbagai kebutuhan dan layanan komputasi, kolaborasi, dan produktivitas berbasis cloud.

Untuk meningkatkan keamanan, pengguna juga dapat mengintegrasikan Beebole dengan solusi single sign-on (SSO) seperti Okta dan OneLogin.

Untuk meningkatkan Google Sheets dan kemampuan untuk mengambil data real-time dari akun Beebole mereka, pengguna dapat menggunakan add-on Google Sheets. Ini memungkinkan kustomisasi luas dalam laporan dengan tabel pivot dan grafik serta perhitungan yang lebih kompleks. Ini juga dapat digunakan untuk mengirimkan laporan yang diperbarui melalui email otomatis kepada pemangku kepentingan tertentu.

Add-in Excel untuk Beebole juga memungkinkan pengguna untuk meningkatkan pengalaman spreadsheet mereka. Ini mungkin dengan membangun tabel kustom dan mengambil data real-time dari akun Beebole mereka.

Beebole adalah alat luar biasa untuk melacak waktu dan kemajuan proyek dengan akurat. Ini juga berguna dalam mengatasi banyak masalah di tempat kerja modern. Alat ini sangat dapat disesuaikan dan memungkinkan pengguna untuk mengatur solusi sesuai dengan kebutuhan unik mereka. 

Akan tetapi, meskipun tersedia untuk desktop dan seluler, versi desktop jauh lebih unggul dalam hal fungsionalitas dan kemudahan penggunaan dibandingkan dengan aplikasi mobile-nya. Menurut saya, aplikasi mobile-nya kurang berkembang dan tak memiliki cukup fitur penting. Artinya, alat ini tidak ideal untuk digunakan dalam pekerjaan yang memerlukan mobilitas tinggi.

Meskipun demikian, pelacak waktu ini cukup akurat dan dapat diandalkan. Software ini juga mampu melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam menangkap setiap menit jam kerja dengan berbagai metode clock-in. 

Cara Beebole mengelompokkan entri waktu juga patut dipuji karena mengurangi waktu yang biasanya dihabiskan manajer untuk mengkategorikan entri dan merapikannya guna penggajian. 

Namun, cara entri waktu dikategorikan setelah clock-in dari sisi karyawan cukup rumit dan tidak intuitif. Prosesnya harus disederhanakan secara drastis agar tidak terlalu sulit atau membingungkan untuk dilaksanakan dengan sukses. 

Hal lain yang menjadi perhatian saya adalah persyaratan untuk pengajuan lembar absensi (timesheet). Berbeda dengan solusi lain yang secara otomatis menghitung dan mengajukannya untuk persetujuan manajer, Beebole mengambil jalur yang kurang intuitif.

Data yang dikumpulkan oleh pelacak waktu dan diklasifikasikan menjadi lebih dari 40 jenis serta digunakan sebagai variabel untuk laporan kustom yang memungkinkan pengguna mendapatkan wawasan tentang hampir semua hal. Mulai dari penggunaan waktu, anggaran, profitabilitas, dan banyak lagi. 

Laporan-laporan tersebut menawarkan fleksibilitas yang sangat baik dengan kemampuan untuk menambah dan menghapus kolom, menentukan filter, serta membangun dasbor KPI. Ini juga berguna untuk menetapkan laporan kepada pengguna atau grup tertentu agar dapatkan wawasan yang lebih terfokus dan sangat berguna dalam membuat keputusan bisnis penting.

Fungsionalitas pelacakan waktu Beebole memungkinkan pengguna untuk menangkap jam yang mereka habiskan pada klien, proyek, dan tugas dengan akurat. Ini mungkin jika menggunakan entri manual atau timer di aplikasi desktop dan seluler. 

Fitur tersebut juga melacak istirahat dan membantu menjaga bisnis tetap teratur dalam jam yang dapat ditagih dan tidak. Selain itu, pemberi kerja dapat mengatur pengingat pelacakan otomatis untuk tim mereka agar tidak lupa mengajukan lembar absensi (timesheet) tepat waktu.

Data yang dikumpulkan oleh pelacak waktu diterjemahkan menjadi lembar absensi (timesheet) yang dapat ditinjau, diedit, dan diajukan untuk persetujuan manajer. Data ini juga digunakan untuk membuat laporan yang tidak terbatas dan bisa dikustomisasi. Laporannya berguna untuk mendapatkan wawasan tentang penggunaan waktu, anggaran, profitabilitas, dan banyak lagi. 

Namun, yang saya suka dari Beebole adalah kemampuannya untuk membangun dasbor KPI dan menetapkan laporan kepada pengguna atau grup tertentu. Penetapan laporan tersebut berguna untuk wawasan yang lebih terfokus dan dapat mereka gunakan untuk membuat keputusan penting. Namun, proses pembuatan dasbor KPI dan laporan cukup sulit dipelajari, apalagi dengan semua opsi rumit dan antarmuka modul pelaporan yang terasa sudah ketinggalan zaman.

Operasi kompleks ini meluas di luar modul lembar absensi (timesheet) dan pelaporan ke hampir setiap aspek lain dari Beebole. Bahkan modul waktu istirahat pun tidak terkecuali, meskipun sentralisasi permintaan, ulasan, dan persetujuan cukup patut dipuji.

Namun, dengan begitu banyak fitur dalam satu paket harga rendah yakni ‘everything but the kitchen sink’ saya merasa sulit untuk tidak menyukai Beebole. 

Kepedulian pembuatnya dalam merancang produk mereka terlihat dari fitur-fiturnya dan masalah-masalah yang coba diatasi. Meski begitu, mereka harusnya bisa membuatnya lebih mudah dinavigasi dan dioperasikan. Mereka juga bisa melakukan perombakan besar agar software terasa lebih modern dan mutakhir.

Sebagai kesimpulan, saya pikir Beebole adalah pilihan yang baik untuk bisnis yang membutuhkan solusi pelacakan waktu dan manajemen proyek berbasis desktop yang terjangkau. Aplikasi ini sangat dapat disesuaikan, akurat, dan dapat diandalkan. 

Namun, jika fungsionalitas seluler dan kemudahan navigasi adalah hal yang tidak dapat Anda negosiasikan, masih banyak opsi lain untuk dijelajahi.