6 Tips Manajemen Waktu ala Freelancer Andal

Tips manajemen waktu untuk freelancer ini mungkin cukup umum, tetapi penting sekali untuk pengelolaan jam kerja yang efektif.

Salah satu keuntungan menjadi freelancer adalah memiliki kendali lebih atas waktu bekerja. Namun, jadwal fleksibel tidak semudah yang dibayangkan. Jika jadwal tidak diatur dengan baik, pekerjaan dapat dengan mudah tumpang tindih dengan waktu pribadi.

Membuat jadwal yang sesuai dengan gaya hidup dan membantu menjaga work-life balance sehat adalah hal penting.

Untuk lakukan ini, Anda bisa mulai dengan menentukan jam kerja optimal. Pastikan untuk mempertimbangkan saat-saat Anda paling produktif dan fokus, ini bisa di pagi hari atau larut malam. Lalu, gunakan peak times ini untuk selesaikan tugas yang berat.

Setelah menentukan jam kerja ideal, Anda bisa alokasikan waktu khusus untuk berbagai jenis pekerjaan. Kategorinya bisa mencakup tugas yang memerlukan fokus mendalam, pekerjaan administratif, dan pertemuan dengan klien.

Memiliki jadwal terstruktur bukan berarti harus berpegang pada pola kerja 9-to-5. Kelebihan menjadi freelancer adalah akses untuk mendesain hari kerja sesuai kebutuhan Anda.

Anda mungkin lebih suka bekerja dalam waktu singkat dengan sering istirahat. Atau, Anda mungkin lebih nyaman dengan sesi kerja panjang dan istirahat lebih lama di tengah hari. Pastikan untuk menemukan pola yang paling cocok, dan yang paling penting, konsistenlah.

2. Atur Prioritas

“Menentukan prioritas sama pentingnya dengan melaksanakannya.” – James Clear

Tugas pertama yang dikerjakan untuk memulai hari punya peran penting dalam menentukan suasana sepanjang hari. Dengan menentukan prioritas secara efektif, Anda bisa fokus pada tugas yang memberikan dampak paling signifikan pada pekerjaan dan tujuan. Ini tidak boleh diabaikan, sebab kalau salah langkah, Anda bisa terjebak mengerjakan pekerjaan yang tidak memberikan hasil berarti.

Untuk sungguh-sungguh optimalkan produktivitas, Anda bisa mulai setiap hari dengan mengidentifikasi tugas terpenting yang harus segera dikerjakan. Ini bisa berupa proyek klien dengan prioritas tinggi, deadline tugas mepet, atau masalah kompleks yang perlu disesuaikan.

Langkah untuk menyelesaikan tugas penting terlebih dahulu sangatlah berarti. Well, ini memang membuat tugas-tugas kecil atau kurang penting agak tertunda. Tapi, tetap saja, dengan langkah di atas, Anda telah membuat progres berarti untuk tempat yang paling dibutuhkan.

Jika menangani beberapa proyek sekaligus, seperti kebanyakan freelancer, Anda bisa bagi tugas-tugas menjadi bagian yang dapat dikelola. Ini membantu mencegah rasa kewalahan dan memudahkan pemantauan proges. 

Untuk lakukan hal di atas, Anda bisa mencoba menyusun tugas sesuai prioritas dan selesaikan satu per satu. Lalu, Anda bisa mencoretnya saat selesai. Ini dapat membantu Anda tetap terorganisir dan memastikan bahwa usaha yang diberikan selaras dengan tujuan paling penting.

Ingatlah, kunci sukses sebagai freelancer bukan hanya bekerja keras. Tetapi, ini juga perlu dicapai dengan bekerja cerdas. Dengan menyusun prioritas dan fokus pada hal yang paling penting, Anda dapat memanfaatkan waktu dan bakat secara maksimal.

Dengan perencanaan yang baik, pada akhirnya, Anda dapat memanfaatkan waktu sebaik-baiknya.

3. Lacak Waktu

Anda perlu mengetahui ke mana waktu pergi jika ingin mengelolanya secara efektif. Tips manajemen waktu terbaik untuk melakukannya adalah dengan melacak jam kerja yang dipakai.

Ada banyak software time tracker yang baik di luar sana dan dapat membantu memulai pelacakan waktu. Alat-alat ini dapat secara otomatis mencatat waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas, menyediakan laporan terperinci yang menunjukkan ke mana saja jam kerja Anda digunakan. Beberapa alat ini bahkan memiliki fitur untuk melacak proyek dan jam gaji, serta penjadwalan.

Dengan alat time tracker, Anda juga bisa tinjau catatan waktu secara teratur untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan efisiensinya. Apakah ada tugas yang secara konsisten memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan? Apakah ada periode tertentu dalam sehari di mana Anda paling produktif? Gunakan informasi ini untuk menyesuaikan jadwal Anda dan mengoptimalkan alur kerja.

Melacak waktu juga membantu dalam menetapkan tujuan dan tenggat waktu yang realistis. Ketika memiliki gambaran yang jelas tentang berapa lama tugas sebenarnya memakan waktu, Anda dapat merencanakan hari dengan lebih akurat dan menghindari pengambilan komitmen berlebihan. Ini tidak hanya membantu semua berjalan sesuai rencana, tetapi, ini juga mengurangi stres dan mencegah kelelahan.

Alasan utama lain mengapa perlu mempertimbangkan untuk melacak waktu adalah untuk penagihan klien yang akurat. Jika Anda seorang freelancer yang mengenakan biaya per jam, memiliki catatan yang tepat tentang pekerjaan memastikan transparansi dan akurasi dalam invoice (faktur). 

Hal tersebut memberikan akses untuk membenarkan tarif dan waktu yang dihabiskan untuk proyek. Pada akhirnya, ini berguna dalam membangun kepercayaan dan kredibilitas dengan klien Anda.

Ada banyak manfaat dari sekadar melacak waktu Anda. Mengingat semua keuntungan ini, tidak ada alasan untuk tidak melakukannya, sudah dibuktikan bahwa setiap freelancer dapat memperoleh manfaat dari melacak waktu mereka.

Butuh bantuan untuk memilih aplikasi time tracker yang tepat? Lihat pilihan kami untuk 5 aplikasi time tracker terbaik bagi freelancer di tahun 2024.

4.Minimalkan Hal yang Membuat Anda Terdistraksi

Saat bekerja secara remote, gangguan merupakan tantangan utama. Baik itu anak-anak yang berlarian, dorongan terus-menerus untuk scrolling di media sosial, atau pekerjaan rumah tangga yang memanggil. Tentunya, di situasi itu bisa sulit untuk tetap fokus. Untuk memaksimalkan produktivitas Anda, sangat penting untuk mengurangi gangguan ini.

Cara yang baik untuk memulai adalah dengan menciptakan ruang kerja khusus. Pastikan ruangan itu mampu membuat Anda dapat fokus sepenuhnya pada pekerjaan. Ini bisa berupa ruangan terpisah, sudut yang tenang, atau bahkan tempat tertentu di meja dapur.

Pastikan ruangan tersebut nyaman dan bebas dari barang-barang yang tidak terkait dengan pekerjaan dan mungkin menggoda Anda. Beritahu juga orang-orang di sekitar tentang jam kerja agar mereka bisa menghormati waktu fokus Anda.

Jika bekerja dari rumah terasa melelahkan, pertimbangkan untuk mengubah lingkungan Anda. Kafe yang tenang atau co-working space dapat menawarkan suasana baru dan lebih profesional. Ruang-ruang ini dapat membantu Anda tetap termotivasi dan fokus. Tentunya, ini akan memberikan batas yang jelas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.

Selain itu, terapkan strategi untuk mengelola gangguan digital Anda. Matikan notifikasi yang tidak penting, serta gunakan aplikasi yang memblokir situs web yang mengganggu. Lalu, tetapkan juga waktu tertentu untuk memeriksa email dan media sosial. Dengan menyusun jadwal harian dan mengendalikan lingkungan, Anda dapat meningkatkan konsentrasi dan menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang dimiliki.

5.Coba Teknik Manajemen Waktu yang Cocok untuk Anda

Ada begitu banyak teknik manajemen waktu yang tersedia. Tapi, tantangannya adalah menemukan teknik yang cocok untuk Anda. Oleh karena itu, saya sangat menyarankan untuk mencoba berbagai teknik guna menemukan pendekatan yang paling sesuai.

Beberapa teknik manajemen waktu populer yang bisa dicoba meliputi:

• Teknik Pomodoro – Bekerja dalam interval fokus, biasanya selama 25 menit, dan diikuti dengan istirahat selama 5 menit. Setelah empat interval, ambil istirahat yang lebih panjang. Metode ini membantu mempertahankan tingkat konsentrasi tinggi dengan membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dan memberikan otak periode istirahat teratur.
• Time Blocking – Jadwalkan blok waktu tertentu untuk berbagai tugas sepanjang hari Anda. Misalnya, Anda bisa menyisihkan waktu dari pukul 09:00 hingga 11:00 untuk bekerja fokus pada suatu proyek, dari pukul 11:00 hingga 12:00 untuk rapat tim, dan dari pukul 13:00 hingga 14:00 untuk merespons email. Metode ini membantu dalam memprioritaskan tugas-tugas penting, mengurangi gangguan, dan memastikan Anda memiliki waktu khusus untuk aktivitas dengan prioritas tinggi.
• Matriks Eisenhower – Matriks Eisenhower, yang juga dikenal sebagai Matriks Mendesak-Penting, membantu dalam memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Tugas dibagi menjadi empat kategori: (1) mendesak dan penting, (2) penting tetapi tidak mendesak, (3) mendesak tetapi tidak penting, dan (4) tidak mendesak maupun tidak penting. Dengan mengelompokkan tugas ke dalam kategori ini, Anda dapat fokus pada hal-hal yang benar-benar penting dan mengelola waktu dengan lebih efisien.
• Getting Things Done (GTD) – Ini melibatkan lima langkah utama: Capture, di mana Anda mengumpulkan semua tugas dan ide ke dalam satu sistem; Clarify, di mana Anda memproses item-item ini dan memutuskan langkah-langkah yang dapat diambil; Organize, di mana Anda mengelompokkan tugas ke dalam kategori atau proyek; Reflect, di mana Anda secara rutin meninjau dan menyesuaikan daftar; dan Engage, di mana Anda fokus pada pelaksanaan tugas berdasarkan prioritasnya. Pendekatan terstruktur ini membantu mengurangi kekacauan mental dan memastikan Anda secara konsisten bekerja pada tugas-tugas yang paling penting.
• Aturan Dua Menit – Jika sebuah tugas memakan waktu dua menit atau kurang, Anda harus lakukan segera. Ini mencegah tugas-tugas kecil menumpuk dan membuat Anda merasa kewalahan. Dengan segera menyelesaikan tugas-tugas singkat ini, Anda menjaga daftar yang harus dilakukan tetap terkelola dan mempertahankan momentum.

Teknik manajemen waktu terbaik adalah yang sesuai untuk Anda. Alur kerja setiap orang berbeda, jadi jangan berharap setiap saran manajemen waktu di atas akan berhasil. Cobalah salah satu teknik ini dan sesuaikan pendekatan Anda sesuai kebutuhan.

6. Sediakan Waktu untuk Diri Sendiri

Apabila waktu langsung berhubungan dengan jumlah penghasilan, ada kemungkinan besar Anda akan terjebak dalam perangkap bekerja tanpa henti.

“Permasalahan terjadi ketika setiap jam di luar pekerjaan menjadi subjek negosiasi—saya tidak dapat berhenti menghitung dalam pikiran berapa biaya waktu luang saya.” – Virginia Hogan, Kontributor Forbes, Freelancer selama lebih dari 6 tahun.

Tekanan untuk memaksimalkan setiap menit dapat menyebabkan kelebihan beban kerja dan burnout. Pada akhirnya, ini bisa mengakibatkan kontraproduktif. Meskipun penting untuk tetap berkomitmen dan berdedikasi sebagai freelancer, Anda juga perlu mengenali nilai waktu istirahat.

Anda tidak perlu pergi berlibur setiap minggu. Tapi, maksud saya, jika bisa, lakukanlah! Namun, sesuatu yang sederhana seperti berjalan-jalan, mengerjakan hobi, atau sekadar bersantai dengan buku yang bagus bisa sangat penting untuk mengisi kembali energi mental dan fisik Anda.

Dengan memberikan waktu untuk diri sendiri, pikiran Anda bisa beristirahat dan di-reset.

Ingatlah, berinvestasi dalam kesejahteraan diri sendiri adalah bagian dari investasi untuk kesuksesan Anda. Dengan meluangkan waktu untuk diri sendiri, Anda bisa kembali bekerja dengan perspektif yang segar dan energi baru. Pada akhirnya, ini bisa memberikan manfaat bagi Anda dan klien. Ini adalah hasil yang saling menguntungkan!

Kesimpulan

Bekerja freelance adalah pilihan karir yang dinamis dan memuaskan. Pekerjaan ini menawarkan fleksibilitas serta kontrol atas waktu Anda. Namun, dengan kebebasannya, ada tanggung jawab untuk mengelola jadwal dan beban kerja Anda secara efektif.

Dengan banyaknya klien dan prioritas yang berubah, mudah untuk merasa kewalahan. Untuk benar-benar berhasil sebagai freelancer, Anda perlu menyeimbangkan fleksibilitas ini dengan keterampilan manajemen waktu yang kuat.

Ini berarti menciptakan jadwal terstruktur, menetapkan batasan yang jelas, dan secara rutin mengevaluasi beban kerja Anda untuk menghindari kelelahan. Dengan tetap terorganisir dan fokus, Anda dapat memaksimalkan produktivitas dan menikmati banyak manfaat yang ditawarkan oleh bekerja freelance.

Semoga tips manajemen waktu untuk freelancer ini memberi Anda awalan yang baik ke arah yang tepat. Sukses selalu!