Karyawan tetap selalu menerima gaji dengan jumlah konsisten, terlepas dari berapa lama mereka bekerja. Jadi, mengapa karyawan tetap butuh timesheet untuk melacak jam kerja?
Meskipun struktur gaji mereka tetap, melacak jam kerja karyawan tetap melalui timesheet bisa memberikan berbagai manfaat. Walaupun bagi sebagian orang hal ini mungkin tidak perlu dilakukan, tapi, pelacakan waktu akurat bisa memberikan wawasan tentang tingkat produktivitas, membantu manajemen proyek, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Mari kita lihat lebih dalam manfaat ini dan bagaimana timesheet bisa memberikan keuntungan bagi karyawan tetap maupun perusahaan mereka.
Lagi Pula, Apa Itu Timesheet?
Sebelum membahas alasan kenapa karyawan tetap butuh timesheet, mari kita definisikan terlebih dahulu pengertian dan fungsinya.
Pada dasarnya, timesheet alat yang digunakan untuk mencatat jumlah waktu yang dihabiskan karyawan pada berbagai tugas atau proyek. Alat ini membantu melacak kapan seseorang mulai dan selesai bekerja, termasuk waktu istirahat.
Secara tradisional, timesheet berbentuk kertas, tetapi sekarang ini lebih canggih dan tersedia dalam bentuk software timesheet yang memungkinkan pelacakan yang lebih efisien dan akurat.
6 Alasan Mengapa Karyawan Tetap Butuh Timesheet
1. Manajemen Proyek yang Lebih Akurat
Menemukan keseimbangan antara tenggat waktu proyek, tugas, dan pengelolaan sumber daya bisa menjadi tantangan. Setiap manajer pasti memahami kesulitan ini. Untungnya, timesheet bisa menjadi solusinya.
Timesheet bisa memberikan catatan jelas mengenai berapa lama tugas dan proyek tertentu diselesaikan. Alhasil, manajer dapat membuat jadwal proyek yang lebih realistis. Dengan wawasan mendetail tentang alokasi waktu, lebih mudah untuk mengidentifikasi di mana proyek tertunda dan tugas mana yang mungkin memerlukan sumber daya tambahan.
Hal tersebut menghasilkan perencanaan dan pelaksanaan yang lebih baik, sehingga meningkatkan hasil proyek.
2. Meningkatkan Produktivitas
Menggunakan timesheet bisa secara signifikan meningkatkan produktivitas dengan menunjukkan bagaimana karyawan bisa habiskan jam kerja mereka. Ketika karyawan melacak waktu, mereka cenderung akan lebih sadar mengenai alokasi jam kerjanya. Hal ini bisa mendorong kebiasaan kerja yang lebih fokus dan efisien.
Manajer juga bisa menganalisis data timesheet untuk mengidentifikasi pola produktivitas dan area yang bisa ditingkatkan. Dengan mengatasi ketidakefisienan dan mengoptimalkan alur kerja, bisnis dapat meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
3. Mencegah Kelelahan Berlebih Pada Karyawan Tetap
Kelelahan berlebih adalah masalah serius di tempat kerja. Menurut survei yang dilakukan oleh CNN Indonesia berjudul “Mayoritas Netizen Burnout Gara-gara Pekerjaan“, 77,3% respondennya pernah mengalami burnout akibat pekerjaan. Salah satu penyebabnya adalah karena banyaknya beban pekerjaan. Lalu, bagaimana timesheet bisa bantu atasi hal ini?
Timesheet membantu memastikan beban kerja didistribusikan secara adil di antara anggota tim. Timesheet memberikan gambaran transparan tentang siapa yang mengerjakan apa dan berapa lama. Alhasil, manajer dapat mengidentifikasi jika ada karyawan yang terus-menerus terbebani sementara yang lain memiliki pekerjaan lebih sedikit.
Dengan visibilitas tersebut, tugas dapat didistribusikan lebih merata, mencegah burnout bagi karyawan yang kelebihan. Ini juga memastikan bahwa setiap anggota tim berkontribusi secara efektif. Secara keseluruhan, ini adalah solusi yang menguntungkan bagi semua pihak.
4. Memastikan Penagihan Klien yang Akurat
Alasan mengapa karyawan tetap butuh timesheet berikutnya adalah untuk memastikan penagihan klien yang akurat. Di industri di mana penagihan klien berdasarkan jam kerja adalah hal yang umum, timesheet memberikan catatan yang transparan dan terperinci tentang waktu yang didedikasikan untuk proyek setiap klien.
Transparansi tersebut membantu mempertahankan kepercayaan dengan klien. Ini juga mencegah sengketa mengenai penagihan dengan memberikan catatan akurat tentang jam yang dapat ditagih.
Beberapa software manajemen timesheet, seperti Jibble, bahkan terintegrasi dengan software akuntansi yang memungkinkan ekspor data timesheet langsung ke sistem akuntansi Anda. Ini mempermudah proses penagihan dan pengeluaran. Integrasi ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan dalam perhitungan penagihan dan penggajian.
5. Mengelola Cuti Berbayar dengan Mudah
Di dalam Perpu Nomor 2 Tahun 2022, pemerintah mewajibkan pengusaha untuk memberikan karyawan tetap cuti. Cuti ini harus diberikan dengan jumlah paling sedikit 12 hari dalam setahun.
Apabila cuti tahunan tidak diambil oleh karyawan, perusahaan wajib memberikan uang penggantian. Pada intinya, cuti berbayar wajib diberikan sekurang-kurangnya 12 hari dalam setahun. Terkait cuti berbayar, timesheet juga mampu membantu perusahaan untuk mengelolanya. Selain melacak waktu, timesheet juga punya fungsi untuk melacak kehadiran dan cuti.
Dengan timesheet, karyawan dapat dengan mudah mencatat permohonan cuti berbayar mereka. Lalu, mereka juga bisa melacak hari cuti yang telah mereka akumulasi dan yang tersisa. Sementara itu, manajer dapat dengan efisien meninjau dan menyetujui permohonan ini, lalu, memastikan penjadwalan lancar dan cakupan yang memadai.
Selain itu, timesheet memberikan catatan lengkap tentang penggunaan cuti berbayar, sehingga memfasilitasi perhitungan penggajian yang akurat dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan maupun regulasi ketenagakerjaan.
6. Memastikan Kepatuhan Pada Regulasi Ketenagakerjaan
Timesheet sangat penting untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan, terutama terkait dengan lembur. Setiap karyawan berhak atas upah lembur, terlepas mereka karyawan tetap, kontrak, atau buruh harian.
Mengutip dari peraturan pemerintah nomor 35 tahun 2021, pemberi kerja yang memberlakukan lembur wajib membayar upah khusus bagi pekerja/buruh yang melaksanakannya. Upah ini bisa berbeda, tergantung berapa lama mereka bekerja ekstra.
Lalu, apa peran timesheet dalam hal ini? Dengan timesheet, perusahaan bisa melacak jam kerja karyawan dengan akurat. Timesheet memastikan bahwa karyawan mendapatkan kompensasi tepat untuk jam lembur yang dikerjakan.
Hal ini tidak hanya membantu dalam kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan, tetapi juga melindungi perusahaan dari potensi sengketa hukum dan denda terkait lembur yang tidak dibayar.
Timesheet memberikan catatan transparan yang dapat digunakan untuk memverifikasi jam kerja karyawan, yang sangat penting selama audit atau ketika menanggapi pertanyaan karyawan tentang gaji mereka. Dengan menjaga timesheet yang rinci, perusahaan dapat menunjukkan bahwa mereka mematuhi regulasi ketenagakerjaan dan menghormati waktu serta usaha karyawan mereka.
Kesimpulan
Timesheet terbukti menjadi alat bermanfaat bahkan untuk karyawan tetap. Dengan memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan, memberikan catatan yang transparan, dan membantu dalam pengelolaan tenaga kerja, timesheet menawarkan pendekatan multifaset untuk meningkatkan efisiensi organisasi.
Enam alasan yang dijelaskan dalam artikel ini menunjukkan bagaimana timesheet tidak hanya melindungi kepatuhan hukum dan mencegah potensi sengketa, tetapi juga meningkatkan produktivitas, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan memastikan proses penggajian yang akurat.
Jadi, lain kali ketika karyawan tetap bertanya, “Mengapa kami perlu menggunakan timesheet?”, Anda mungkin bisa menunjukkan artikel ini kepada mereka!
Catatan Peringatan Penting
Konten ini disediakan hanya untuk tujuan informasi. Kami selalu berusaha sebaik mungkin untuk memastikan akurasi informasi yang disajikan. Namun, kami tidak dapat menjamin bahwa ini bebas dari kesalahan atau kelalaian. Pengguna disarankan untuk memverifikasi secara mandiri informasi yang penting dan tidak hanya bergantung pada konten ini.
