Apa itu Time Blocking?

Time Blocking adalah teknik membagi hari Anda menjadi beberapa blok waktu, di mana masing-masing blok dialokasikan untuk tugas atau aktivitas tertentu. Bayangkan ini sebagai cara untuk memberikan setiap menit sebuah tujuan. Alih-alih langsung merespons email atau gangguan yang datang, Anda dengan sengaja menentukan apa yang akan dilakukan dengan waktu tersebut, dan memeriksa email atau pesan hanya pada waktu yang telah Anda jadwalkan sebelumnya.

Keunggulan dari time blocking terletak pada strukturnya. Ini bukan soal menambah jumlah pekerjaan dalam sehari, melainkan tentang cara bekerja dengan lebih cerdas. Anda mengelompokkan tugas-tugas serupa dalam satu blok waktu, menghindari multitasking, dan memberikan fokus penuh pada satu tugas yang sedang dikerjakan, alih-alih langsung mengerjakan segala hal yang muncul.

Apakah Time Blocking Efektif?

Teknik ini efektif karena mendorong Anda untuk bertindak dengan sengaja. Alih-alih bergantung pada daftar tugas yang tidak teratur, Anda bertekad untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah ditentukan pada waktu yang sudah dijadwalkan. Dengan cara ini, Anda meminimalkan kebingungan dalam pengambilan keputusan dan mengurangi kecenderungan untuk menunda-nunda pekerjaan.

Sebuah penelitian mendukung hal ini, dalam sebuah esai yang ditulis oleh profesor filsafat John Perry, berjudul “Structured Procrastination” (Penundaan Terstruktur). Penelitian tersebut menemukan bahwa menjadwalkan tugas terlebih dahulu secara signifikan meningkatkan produktivitas dan fokus. Dengan merancang jadwal harian, Anda dapat mengendalikan situasi dan tidak lagi terpengaruh oleh kekacauan.

Meskipun esai ini tidak dapat langsung membuktikan bahwa time blocking adalah teknik terbaik, esai tersebut menunjukkan bahwa memiliki interval waktu yang terstruktur dapat membantu seseorang untuk lebih fokus dan mengurangi kecenderungan untuk menunda-nunda pekerjaan. Esai ini juga sering dikutip dalam berbagai diskusi yang membahas bagaimana penjadwalan tugas-tugas tertentu pada waktu yang telah ditentukan dapat membantu mengoptimalkan produktivitas.

Bagaimana cara Memulai Time Blocking?

Memulai teknik ini lebih mudah daripada yang Anda bayangkan. Berikut adalah langkah-langkah agar teknik ini efektif untuk Anda:

Rencanakan terlebih dahulu: Di setiap penghujung hari, tentukan prioritas untuk keesokan harinya. Pertanyakan pada diri Anda, kapan waktu Anda paling produktif, dan atur jadwal sesuai dengan itu. Letakkan tugas yang lebih sulit pada waktu Anda merasa paling fokus, dan tugas yang lebih ringan pada waktu Anda cenderung lebih santai.
Kategorikan: Kelompokkan pekerjaan ke dalam beberapa kategori, seperti rapat, pekerjaan sulit, administrasi, dan waktu pribadi. Jika Anda memiliki beberapa rapat, jangan letakkan rapat-rapat tersebut tersebar sepanjang hari. Kelompokkan rapat-rapat itu dalam satu blok waktu agar lebih efisien.
Tetapkan Waktu Limit: Tentukan durasi yang realistis untuk setiap blok waktu. Memberikan waktu yang terlalu banyak akan menyebabkan Anda memiliki terlalu banyak waktu luang, sementara memaksakan waktu akan menimbulkan stres. Temukan keseimbangan yang sesuai untuk Anda. Antisipasi kemungkinan hal-hal tak terduga atau pekerjaan yang mungkin memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan, dan beri ruang bagi diri Anda untuk bernapas jika hal-hal tersebut terjadi. Jika Anda tidak realistis dan memaksakan segalanya ke dalam jadwal, jadwal Anda akan berantakan.
Ikuti Rencana, dan Ubah jika Perlu: Anggap blok waktu Anda seperti janji temu. Tahan godaan untuk meng-scroll Instagram atau TikTok. Meskipun demikian, jika segala sesuatu tidak berjalan sesuai rencana, jangan panik! Ubah rencana Anda jika memang diperlukan. Tidak ada hari yang sempurna, dan menyesuaikan rencana adalah hal yang wajar.
Gunakan Tools untuk Memastikan Keberhasilan: Manfaatkan tools time blocking untuk membantu Anda tetap mengikuti komitmen tanpa perlu terus-menerus memeriksa jam.

Menggunakan Tools Digital untuk Mengelola Time Blocking

Salah satu tantangan terbesar dalam menerapkan teknik ini adalah tetap berada di jalur. Di sinilah software time blocking sangat berguna. Tools ini membantu Anda menjadwalkan pekerjaan dan memantau bagaimana Anda menggunakan waktu – semuanya hanya dengan satu tempat.

Software ini membantu Anda mengatur blok waktu untuk berbagai aktivitas, mulai dari rapat hingga sesi fokus. Software ini juga dapat melacak berapa lama Anda menghabiskan waktu untuk setiap sesi. Dengan tata letak visual yang jelas, Anda dapat dengan mudah melihat bagaimana waktu Anda digunakan dan menyesuaikan jadwal sesuai kebutuhan – seperti memiliki pelatih pribadi tanpa peluit.

Kesalahan Umum dalam Menggunakan Teknik Time Blocking (dan Cara Menghindarinya)

Teknik Pomodoro diciptakan oleh Francesco Cirillo pada akhir tahun 1980-an, terinspirasi oleh pengatur waktu dapur berbentuk tomat yang ia gunakan. Teknik ini dirancang untuk membuat pekerjaan yang banyak menjadi lebih sederhana dengan membaginya ke dalam beberapa interval kecil yang mudah dikelola.

Teknik Pomodoro adalah bentuk time blocking yang membagi pekerjaan ke dalam interval 25 menit, diselingi dengan istirahat singkat

Time blocking membantu Anda menyusun jadwal untuk hari itu, sementara Teknik Pomodoro membantu Anda menjalankan setiap blok waktu dengan fokus. Kedua teknik ini saling melengkapi; bersama-sama, mereka menciptakan alur kerja yang efisien dan membantu menjaga pikiran Anda tetap tajam, dengan memberikan waktu yang cukup untuk bekerja secara fokus dan beristirahat secara teratur.

Berikut cara menggabungkan kedua teknik tersebut: saat Anda menetapkan satu blok waktu untuk suatu tugas, bagi blok tersebut menjadi interval Pomodoro selama 25 menit, diikuti dengan jeda 5 menit. Misalnya, jika Anda menetapkan waktu 2 jam untuk menulis laporan, Anda akan menggunakan empat sesi Pomodoro, masing-masing 25 menit, dengan jeda 5 menit di antaranya, dan memberikan jeda lebih panjang setelah sesi Pomodoro keempat. Dengan cara ini, Anda dapat tetap fokus pada tugas tersebut sambil memberi tubuh dan pikiran waktu untuk beristirahat secara teratur.

Pengalaman Saya dengan Time Blocking

Sejujurnya, manajemen waktu bukanlah naluri alami yang saya miliki. Time blocking terasa sangat sulit pada awalnya; merencanakan setiap jam dalam sehari terdengar seperti pelatihan intensif, bukan sekadar life hack. Namun, setelah mencobanya selama seminggu, saya menyadari bahwa teknik ini benar-benar membantu saya melawan kebiasaan menunda-nunda pekerjaan.

Pekerjaan yang selama berminggu-minggu tidak pernah sempat dikerjakan tiba-tiba dapat masuk dengan pas ke dalam slot 30 menit. Hidup saya tidak lagi ditentukan oleh inbox email. Daripada membalas email setiap kali ponsel saya berbunyi, saya memilih untuk mematikan notifikasi dan hanya membalasnya pada blok waktu yang telah saya atur.

Dan bagian terbaiknya? Saya dapat menyelesaikan pekerjaan lebih awal tanpa merasa bersalah, karena saya tahu telah menyelesaikan hal-hal penting, dan sisanya dapat dialokasikan ke hari berikutnya.

Kesalahan Umum dalam Menggunakan Teknik Time Blocking (dan Cara Menghindarinya)

Selama saya menggunakan teknik ini, saya telah mempelajari beberapa kesalahan yang harus dihindari:

- - Memadatkan Jadwal Anda: Jangan memasukkan terlalu banyak tugas dalam satu blok. Bersikaplah realistis tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan.
  - Melewatkan Waktu Istirahat: Sisipkan waktu istirahat dalam jadwal Anda untuk mengisi ulang energi. Waktu istirahat adalah pendorong produktivitas, bukan pemborosan waktu.
  - Terlalu Ketat: Sisihkan waktu ekstra untuk menangani masalah tak terduga, karena tidak semua hal dalam hidup bisa direncanakan.

**Kesimpulan Akhir: Apakah Time Blocking Bermanfaat?**

Time blocking bukan hanya tentang meningkatkan produktivitas, tetapi juga tentang mendapatkan kembali kendali atas waktu kita. Teknik ini membantu Anda menggunakan waktu lebih efektif, sehingga Anda dapat bekerja lebih cerdas, mencapai tujuan, dan tetap memiliki waktu untuk menikmati hidup.

Jika Anda merasa kewalahan dengan jadwal Anda, cobalah teknik ini. Mulailah dari hal kecil, tetap konsisten, dan gunakan Jibble untuk mempermudah penerapannya. Mungkin saja life hack ini adalah solusi yang selama ini Anda tunggu-tunggu untuk membantu mengelola pekerjaan dengan lebih baik.