Zaman telah berubah, begitu pula sistem kerja. Saat ini, karyawan mengharapkan untuk memperoleh lebih banyak fleksibilitas dalam lingkungan kerja mereka.
Bagi sebagian orang, itu bisa berarti bekerja sepenuhnya di rumah atau wfh. Namun, bagi mayoritas, itu bisa berarti bekerja secara hybrid.
Dilansir dari artikel Forbes Advisor berjudul ‘Remote Work Statistics And Trends In 2024’ tahun 2023, statistik menunjukkan bahwa 12,7% karyawan full-time telah mengadopsi sistem kerja remote.
Artikel tersebut juga menyatakan bahwa 28,2%-nya telah memilih sistem kerja hybrid. Dalam lanskap dinamis ini, beradaptasi dengan perubahan bukan hanya sebuah pilihan bagi manajer, tapi ini juga terikat dengan keterampilan kepemimpinan.
Pasalnya, keberhasilan lingkungan kerja hybrid sangat bergantung pada seberapa efektif manajer dapat mengatasi tantangan unik yang muncul sambil memanfaatkan keuntungannya.
Dalam artikel ini, kami akan membahas enam cara penting untuk mengelola sistem kerja hybrid dengan lebih baik.
Ini memberikan panduan untuk membantu adaptasi pada lingkungan kerja hybrid dan juga berkembang di dalamnya.
Pada dasarnya, sistem kerja hybrid adalah kombinasi dari bekerja remote dan di kantor. Dalam sistem ini, karyawan jadi punya fleksibilitas untuk bekerja dari rumah atau lokasi lainnya selama sebagian minggu kerja dan datang ke kantor untuk sisa harinya. Banyak perusahaan telah menerapkan kebijakan kerja hybrid bagi karyawan mereka. Salah satunya adalah karyawan Disney yang menjalani empat hari kerja di kantor pada tahun 2023. CEO Disney, Bob Iger, menekankan pentingnya kehadiran fisik untuk kreativitas dan kolaborasi. Sementara itu, ada juga Amazon yang mewajibkan karyawannya untuk bekerja dari kantor pusat mereka setidaknya tiga hari dalam seminggu. Tujuan dari lingkungan kerja hybrid adalah untuk menyeimbangkan manfaat kerja remote. Misalnya, fleksibilitas dan pengurangan waktu perjalanan ketika bekerja remote digabung dengan keunggulan kolaborasi di kantor beserta interaksi tatap muka bersama rekan kerja maupun atasan. Pendekatan ini memungkinkan organisasi dan karyawan untuk beradaptasi dengan preferensi kerja yang berubah. Selain itu, ini juga mengoptimalkan produktivitas serta kepuasan kerja. Sumber Gambar: Luke Peter dari Unsplash
Apa itu Kerja Hybrid?
6 Cara Efisien dalam Mengelola Sistem Kerja Hybrid
- Buat Kebijakan Sistem Kerja Hybrid
- Tetapkan Ekspektasi dan Tujuan yang Jelas
- Manfaatkan Alat Manajemen Proyek
- Sediakan Sumber Daya dan Bantuan yang Tepat
- Laksanakan Rapat Secara Strategis
- Utamakan Keterlibatan dan Umpan Balik
1. Buat Kebijakan Sistem Kerja Hybrid
Untuk memulai dengan langkah tepat, Anda harus buat kebijakan sistem kerja hybrid yang jelas. Kebijakan ini harus mencakup aspek-aspek seperti jam kerja, kriteria kelayakan sistem kerja remote, norma komunikasi, dan keamanan data.
Berikut uraian untuk tiap poin penting dalam kebijakan sistem kerja hybrid:
- Jam Kerja – Tentukan jumlah hari per minggu yang dapat digunakan karyawan untuk bekerja secara remote. Ini penting untuk menjaga keseimbangan antara kehadiran di kantor dan remote.
- Kelayakan Kerja Remote – Definisikan dengan jelas kriteria karyawan yang memenuhi syarat untuk bekerja hybrid. Lakukan ini dengan mempertimbangkan peran pekerjaan, kinerja, dan kebutuhan khusus.
- Komunikasi – Tentukan saluran komunikasi yang disukai (misalnya, email, pesan instan, konferensi video) untuk berbagai jenis interaksi. Lalu, pastikan semua karyawan familiar dengan saluran tersebut. Tetapkan juga ekspektasi waktu respons pesan selama jam kerja guna menjaga komunikasi yang cepat dan efisien.
- Keamanan Data – Rincikan langkah-langkah perlindungan data, termasuk pedoman untuk menangani informasi sensitif dan menggunakan jaringan yang aman. Terapkan praktik terbaik untuk melindungi data perusahaan saat bekerja remote, seperti menggunakan VPN dan autentikasi dua faktor.
Menjamin kejelasan dalam area-area ini akan membantu karyawan memahami tanggung jawab mereka. Ini juga akan memfasilitasi koordinasi yang lancar antara tim remote dan di kantor.
2. Tetapkan Ekspektasi dan Tujuan yang Jelas
Dalam sistem kerja hybrid, menetapkan ekspektasi dan tujuan yang jelas untuk tiap anggota tim sangatlah penting. Ini mencakup penetapan hasil kerja yang spesifik, tenggat waktu, dan metrik kinerja.
Apabila karyawan tahu apa yang diharapkan dari dirinya, mereka cenderung tetap fokus dan termotivasi apa pun situasinya serta di mana pun lokasi kerjanya.
Maka dari itu, pastikan untuk selalu komunikasikan ekspektasi dan tujuan secara rutin. Lalu, berikan juga umpan balik untuk memastikan semua orang bekerja sesuai dengan tujuan organisasi.
3. Manfaatkan Alat Manajemen Proyek
Dengan anggota tim yang bekerja dari berbagai lokasi, manajemen proyek dan waktu secara efektif menjadi sangat penting.
Untuk itu, Anda harus manfaatkan alat manajemen proyek dan waktu yang memudahkan pelacakan tugas, tenggat waktu, serta progres.
Di pasaran, ada begitu banyak pilihan alat yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik anggota tim. Salah satu contohnya adalah software manajemen karyawan remote, seperti Jibble.
Jibble tidak hanya menawarkan pelacakan waktu berbasis proyek yang memungkinkan karyawan merekam jam kerja terpakai di tugas tertentu. Akan tetapi, ini juga bisa diakses dari berbagai perangkat, dari ponsel hingga desktop.
Hal tersebut merupakan keuntungan luar biasa bagi anggota tim di kantor, rumah, atau staf lapangan.
Dengan Jibble, manajer proyek dan pemimpin tim bisa memantau progres proyek hingga menilai alokasi sumber daya. Ini juga berguna untuk membuat keputusan yang informasional guna menjaga proyek agar berjalan sesuai rencana.
4. Sediakan Sumber Daya dan Bantuan yang Tepat
Persiapkan anggota tim agar lebih sukses dengan memastikan mereka punya alat dan sumber daya yang diperlukan untuk lebih unggul saat bekerja hybrid.
Sumber daya dan alat ini bisa berupa penyediaan laptop, peralatan ergonomis, dan lisensi software untuk pekerja remote.
Memperkenalkan alat dan software baru mungkin bisa menjadi tantangan bagi beberapa anggota tim.
Untuk mengatasi hal ini, Anda bisa tawarkan sesi pelatihan komprehensif agar semua orang familiar dengan alat yang digunakan untuk kolaborasi, manajemen proyek, dan komunikasi.
Selain itu, siapkan tim atau seseorang guna membantu dengan masalah teknis atau pertanyaan yang mungkin timbul.
5. Laksanakan Rapat Secara Strategis
Terkadang, ada saja yang melaksanakan rapat dalam waktu lama dan dengan pembahasan kurang jelas. Well, lebih baik hal ini dihindari.
Dalam sistem kerja hybrid, Anda perlu optimalkan waktu rapat. Untuk ini, Anda harus tetapkan agenda yang jelas, undang anggota tim terlibat saja, dan patuhi jadwalnya.
Saat rapat berjalan, Anda harus jaga agar semua orang tetap terlibat, baik yang bergabung dari kantor atau melalui panggilan video.
Lalu, saat menjadwalkan pertemuan guna mengakomodasi jam kerja semua orang, pastikan juga untuk mempertimbangkan zona waktu berbeda.
Untuk mencegah pertemuan yang boros waktu, Anda bisa batasi durasinya dan tetap fokus pada topik.
Lalu, pertimbangkan juga untuk merekam pertemuan bagi mereka yang tidak bisa hadir. Ini bertujuan untuk mengutamakan transparansi dan menjaga semua orang agar tetap terinformasi.
6. Utamakan Keterlibatan dan Umpan Balik
Untuk membangun budaya kerja yang positif dan inklusif, Anda harus utamakan komunikasi serta umpan balik.
Hal ini bisa dilakukan dengan menciptakan saluran untuk dialog terbuka dan mendorong karyawan berbagi pengalaman, kekhawatiran, serta saran mereka.
Lalu, Anda juga harus aktif dalam mencari umpan balik terkait efektivitas model kerja hybrid dan tangani masalah yang muncul dengan cepat.
Ini penting karena karyawan yang merasa didengar dan dihargai cenderung lebih terlibat dan berkomitmen pada pekerjaan maupun organisasi.
Apa Kelebihan dan Kekurangan Sistem Kerja Hybrid?
Sama seperti sistem kerja lainnya, lingkungan hybrid punya kelebihan dan kekurangan sendiri. Maka dari itu, Anda perlu pertimbangkan dengan cermat mengenai kecocokannya dengan organisasi.
Untuk itu, pelajari kelebihan dan kekurangannya di bawah ini:
Kelebihan
- Fleksibilitas dan Work-Life Balance – Karyawan punya kebebasan untuk memilih kapan dan di mana mereka bekerja. Hal ini memungkinkan work-life balance yang lebih baik. Ini juga mampu mengurangi stres, meningkatkan kepuasan kerja, dan meningkatkan kinerja.
- Menarik dan Mempertahankan Talenta: Menawarkan model hybrid membuat perusahaan menonjol di pasar kerja. Orang-orang menyukai kebebasan untuk menentukan tempat mereka bekerja. Ini membantu dalam menarik talenta terbaik serta menjaga tim yang sudah ada tetap senang dan loyal.
- Mengurangi Biaya Operasional: Beralih ke model hybrid dapat menghemat biaya yang signifikan bagi karyawan maupun perusahaan. Ruang kantor yang lebih sedikit berarti biaya sewa dan tagihan utilitas bisa dikurangi. Sementara itu, karyawan dapat menghemat biaya perjalanan.
Kekurangan
- Risiko Keamanan Siber Meningkat: Dengan karyawan yang bekerja dari lokasi dan perangkat berbeda, ada peningkatan risiko serangan siber serta kebocoran data. Jaringan rumah dan perangkat pribadi mungkin tidak memiliki tingkat keamanan yang sama dengan infrastruktur kantor perusahaan. Ini menciptakan potensi kerentanannya yang bisa dimanfaatkan oleh para peretas. Perusahaan perlu menerapkan langkah-langkah keamanan siber yang kuat dan melatih karyawan dengan baik untuk mengurangi risiko ini.
- Tantangan dalam Komunikasi dan Kolaborasi: Meskipun kerja hybrid sangat baik untuk produktivitas individu, hal ini dapat menimbulkan hambatan terkait kerja tim. Mempertahankan komunikasi dan kolaborasi yang efektif antara karyawan remote dan di kantor bisa menjadi tantangan. Kesalahpahaman lebih mungkin terjadi. Ini dapat menyebabkan keterlambatan dalam jadwal proyek dan bahkan ketidakjelasan tentang tugas maupun tanggung jawab.
- Masalah Onboarding dan Pelatihan: Memperkenalkan karyawan baru pada budaya perusahaan dan memberikan pelatihan yang memadai bisa lebih sulit dalam lingkungan kerja hybrid. Proses onboarding dan pelatihan jarak jauh bisa terasa kurang sentuhan pribadi dan interaksi tatap muka. Hal ini mempersulit karyawan baru berintegrasi dengan lancar ke dalam tim.
Kesimpulan
Sistem kerja hybrid hadir untuk bertahan. Model kerja ini mewakili perubahan transformatif dalam cara kita bekerja serta membawa banyak manfaat bagi karyawan maupun pemberi kerja.
Beberapa manfaatnya adalah ini menawarkan fleksibilitas, kepuasan kerja yang lebih tinggi, akses ke lebih banyak talenta, dan peluang penghematan biaya.
Namun, implementasi suksesnya memerlukan perencanaan cermat, komunikasi yang baik, dan pertimbangan terhadap tantangan potensial.
Dengan menerapkan enam strategi utama yang dibahas dalam artikel ini, bisnis dapat menciptakan lingkungan kerja berkembang dan harmonis melalui optimasi potensi baik kerja di kantor maupun remote.
