Sebelum tren kerja remote marak di kalangan perusahaan, kami sudah menerapkannya di Jibble. Kami telah bekerja sepenuhnya dari jarak jauh dan menjadi perusahaan remote sejak 2017. Ini bisa dikatakan sebagai keputusan terbaik kami.
Dari awal, kami sudah paham bahwa sistem kerja remote punya nilai fleksibilitas dan potensi yang bagus. Maka dari itu, kami menerapkannya untuk memberdayakan anggota tim agar bisa bekerja dari mana saja.
Hingga saat ini, tim telah berkembang dan kami punya lebih dari 100 staf di 16 negara yang berbeda. Penasaran bagaimana Jibble berubah menjadi perusahaan remote? Inilah kisah kami, mulai dari bagaimana ini dilakukan hingga tips bagi Anda yang ingin menerapkannya!
Apakah Sistem Kerja Remote Benar-Benar Lebih Baik?
Sistem kerja remote memiliki banyak keuntungan, tidak hanya bagi karyawan tetapi juga untuk perusahaan secara keseluruhan.
Dari perspektif finansial, ada penghematan biaya yang signifikan pada ruang kantor, utilitas, dan pengeluaran operasional lainnya. Percayalah, ini bisa sangat membebani anggaran perusahaan.
Perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote juga bisa memilih lebih banyak talenta serta memanfaatkan para profesional terampil dari seluruh dunia.
Lalu, ada juga keuntungan bekerja dengan tim global. Anda dapat berkolaborasi dengan berbagai perspektif, ide, dan pengalaman. Kolaborasi ini dapat menghasilkan solusi yang lebih inovatif serta tim kuat dan adaptif.
Di balik semua itu, keuntungan terbesar dari kerja remote adalah dampaknya dalam meningkatkan moral karyawan.
Ketika karyawan tidak harus menghadapi stres dari perjalanan harian atau politik kantor, mereka cenderung lebih bahagia dengan kehidupan mereka. Well, siapa yang tidak akan merasa begitu?
Selain itu, karyawan juga bisa bekerja dengan nyaman di rumahnya, atau di lokasi mana pun yang menurut mereka enak. Mulai dari di sudut ruang tamunya, kafe yang nyaman, atau bahkan sambil bepergian.
Karyawan juga bisa menghabiskan lebih banyak waktu melakukan hal-hal yang mereka sukai, baik itu jalan-jalan sambil menghirup udara segar atau bekerja di luar bersama teman-teman.
Ada begitu banyak yang bisa diperoleh ketika membiarkan karyawan menjalani hidup mereka. Tentunya, itu tidak berarti mereka tidak akan menyelesaikan pekerjaan mereka.
Sebaliknya, ini akan mendorong mereka untuk lakukan yang terbaik karena menyukai tempat kerjanya.
Karena tim sangat puas dengan sistem kerja remote mereka, turnover rate di perusahaan kami hampir tidak ada!
“Pekerja yang sepenuhnya bekerja dari rumah rata-rata kebahagiaannya lebih tinggi 20% dibandingkan dengan mereka yang bisa melakukan hal ini.” – Penelitian Tracking Happiness
Apabila karyawan bahagia, produktivitas mereka tentu akan lebih tinggi. Lalu, kualitas kerja mereka juga akan lebih baik. Secara keseluruhan, ini akan membuat bisnis berjalan dengan lebih baik.
Jadi, jika dilihat lebih dekat, pekerjaan remote bisa membawa keuntungan bagi semua orang.
Langkah Utama Beralih dari Perusahaan Kantoran ke Sistem Kerja Remote 100%
Transisi dari sistem kerja kantoran ke perusahaan remote 100% bisa jadi tantangan, tapi saya percaya ini dapat dicapai dengan pendekatan yang tepat.
Tidak ada formula yang cocok untuk semua perusahaan dalam membuat peralihan ini. Pasalnya, tiap organisasi tentu punya kebutuhan dan budaya yang berbeda.
Tapi, jika tertarik untuk memulai transisi ke perusahaan remote, berikut adalah beberapa langkah utama yang perlu diambil:
1. Evaluasi Kecocokan Bisnis untuk Sistem Kerja Remote
Saya tidak akan mengatakan bahwa pekerjaan remote adalah sistem kerja yang cocok untuk semua macam bisnis. Ini mungkin berhasil bagi kami, tapi, bukan berarti ini akan berhasil bagi Anda.
Sebelum memulai peralihan ke sistem kerja remote, Anda perlu evaluasi apakah operasi bisnis bisa bertransisi ke pengaturan ini. Anda perlu pertimbangkan sifat pekerjaan, alat yang dipakai tim, dan bagaimana biasanya tugas dikelola.
Beberapa peran mungkin perlu kehadiran fisik atau peralatan khusus yang sulit diakses di luar kantor. Pastikan untuk identifikasi tantangan semacam itu dari awal.
Lalu, tentukan apakah tantangan tersebut bisa diatasi melalui solusi alternatif atau tetap perlu dilakukan secara langsung.
Untungnya, Jibble berhasil melihat bahwa sebagian peran dalam perusahaan kami sangat cocok untuk pekerjaan remote. Selain itu, model bisnis kami juga sangat bergantung pada alat digital dan sistem berbasis cloud. Ini membuat transisi jadi lebih lancar.
Akan tetapi, kami tetap perlu meluangkan waktu untuk menganalisis setiap peran dengan hati-hati. Kami lakukan ini untuk memastikan bahwa pekerjaan remote tidak mengorbankan produktivitas atau kolaborasi tim.
Setelah memastikan bahwa bisnis bisa beroperasi secara jarak jauh, langkah selanjutnya adalah merencanakan transisi dengan cermat.
Artinya, Anda perlu mengembangkan timeline, menetapkan tonggak pencapaian, dan mengkomunikasikan rencana kepada seluruh tim.
Pendekatan bertahap dapat membantu mempermudah transisi. Ini juga memungkinkan karyawan untuk secara bertahap menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja yang baru.
Selama fase ini, kumpulkan umpan balik dan siapkan untuk melakukan penyesuaian jika diperlukan.
2. Tetapkan Kebijakan Kerja Remote yang Jelas
Beralih dari sistem kerja kantoran ke remote bisa jadi hal menakutkan bagi semua orang di perusahaan ketika mereka tidak tahu apa yang diharapkan. Di sinilah, peran kebijakan kerja remote bisa membantu.
Kebijakan kerja remote yang jelas berfungsi sebagai peta bagi karyawan dan manajer. Kebijakan ini menguraikan harapan dan prosedur untuk transisi yang lancar.
Kebijakan juga membantu dalam menetapkan pedoman untuk jam kerja, praktik komunikasi, dan metrik kinerja. Hal ini sangat penting untuk menjaga produktivitas dan memastikan semua orang selaras.
Beberapa aspek utama yang harus diuraikan dalam kebijakan kerja remote meliputi:
- Jam kerja inti ketika karyawan harus online untuk rapat atau tugas kolaboratif
- Alat dan saluran untuk berbagai jenis komunikasi
- Cara tugas harus ditugaskan, dilacak, dan dilaporkan
- Protokol untuk mengamankan data perusahaan, seperti menggunakan jaringan aman, kata sandi yang kuat, dan VPN
- Sumber daya dan dukungan untuk menyiapkan kantor rumah yang produktif
Dengan menangani hal tersebut dalam kebijakan kerja remote, Anda menciptakan kerangka kerja terstruktur yang mendukung transisi lancar ke pekerjaan jarak jauh.
3. Lacak Karyawan Secara Etis
Salah satu masalah utama yang dihadapi manajer dengan pekerjaan remote adalah bagaimana menjaga pengawasan. Akan ada berbagai macam pertanyaan ketika sistem ini diterapkan.
Mulai dari, ‘Bagaimana bisa yakin bahwa karyawan melakukan pekerjaan mereka ketika Anda tidak bisa melihat mereka?’ hingga, ‘Apakah mungkin untuk memantau produktivitas tanpa terkesan mengekang?’
Untuk keraguan itu, jawabannya adalah iya sangat mungkin untuk melakukannya. Tapi, jawabannya mungkin bervariasi.
Salah satu cara memantau karyawan adalah dengan melacak waktu dan kehadiran mereka menggunakan aplikasi absensi. Anda juga bisa memilih untuk melacak lokasi mereka menggunakan pelacak GPS.
Perusahaan lain bahkan melakukan pelacakan aktivitas online, ketikan keyboard, dan memantau aktivitas layar. Well, saya yakin metode ini mungkin menguntungkan. Tapi, saya kurang suka dengan metode itu.
Saat memilih cara untuk melacak karyawan, penting untuk terlebih dahulu mendefinisikan tujuan Anda. Pastikan untuk mempertimbangkan aspek spesifik dari pekerjaan mereka yang perlu dipantau dan mengapa.
Contohnya, jika karyawan diharuskan berada di lokasi tertentu untuk pekerjaan mereka, seperti menghadiri pertemuan klien atau mengunjungi berbagai situs, maka, pelacakan GPS bisa dibenarkan.
Akan tetapi, jika tim bekerja sepenuhnya dari rumah dan lokasi tidak terlalu relevan dengan tanggung jawab mereka, pelacakan GPS bisa dianggap sebagai invasi dan tak perlu.
Di Jibble, kami hanya melacak waktu dan kehadiran karyawan. Kami memiliki beberapa karyawan yang dibayar per jam. Maka dari itu, melacak waktu mereka membantu kami memastikan semua orang dibayar dengan akurat untuk total jam kerja yang dikerjakan.
Pelacakan waktu juga membantu menjaga akuntabilitas mereka terhadap jam kerja mereka.
Jika ingin mendalami lebih jauh tentang bagaimana cara melacak karyawan remote dan apa yang sebaiknya atau tidak seharusnya dilakukan, Anda bisa baca panduan tentang cara melacak karyawan remote secara etis.
4. Pertahankan Komunikasi Terbuka
Beralih dari lingkungan kantor ke sistem kerja remote 100% butuh lebih dari sekedar menyesuaikan diri dengan alat atau alur yang baru. Peralihan ini butuh komunikasi terbuka.
Ketika tim tidak bersama secara fisik, interaksi spontan yang secara alami terjadi di kantor mungkin tidak akan terjadi, misalnya, mengobrol di lorong atau makan siang bersama.
Maka dari itu, kurangnya koneksi tatap muka ini bisa mengakibatkan perasaan terisolasi atau tidak terhubung jika tidak ditangani.
Di Jibble, kami merasa bahwa memupuk rasa keterhubungan dan semangat tim kuat secara jarak jauh bukan sekadar mungkin, tetap bahkan bisa melampaui apa yang dialami dalam sistem kantor tradisional.
Bagaimana ini bisa terjadi? Well, jawabannya adalah dengan memprioritaskan dan memfasilitasi komunikasi terbuka yang sering dilakukan.
Daripada hanya mengandalkan rapat formal, kami mendorong anggota tim untuk terlibat dalam panggilan cepat atau ‘Huddle.’ Alat seperti fitur Huddle di Slack sangat mempermudah fasilitasi percakapan santai yang menjaga semua orang terhubung.
Alih-alih mengirim pesan seperti ‘apakah kita bisa melakukan panggilan?’ yang mungkin diabaikan, kami mempromosikan budaya di mana memulai panggilan adalah norma.
Pendekatan ini membawa kembali spontanitas yang terkadang masih kurang dalam pekerjaan remote.
Tetapi, ini tidak berhenti pada interaksi kerja sehari-hari. Untuk memperdalam ikatan tim, kami mengorganisir pertemuan perusahaan setiap sembilan bulan di sebuah resor, dan ini sepenuhnya ditanggung oleh Jibble.
Acara 3 hari ini adalah kesempatan bagi semua orang untuk terhubung secara pribadi dan jauh dari tekanan pekerjaan.
Ini sepenuhnya bersifat opsional, tetapi hampir semua orang hadir. Ini membuktikan berapa banyak tim kami yang menghargai kesempatan ini untuk memperkuat hubungan mereka.
Hasilnya? Tim jadi merasa lebih terhubung, didukung, dan termotivasi. Meskipun bekerja secara remote, rasa persahabatan kami sangat kuat. Alhasil, kami belum mengalami turnover dalam beberapa tahun terakhir.
Berikut adalah foto kami ketika berada di salah satu pertemuan dan menikmati makan siang yang sangat lezat:
Rasa memiliki sangat penting dalam lingkungan kerja remote. Jarak fisik bisa sangat jauh, tetapi ikatan emosional dan profesional tidak harus demikian.
Kesimpulan
Kerja remote memang hebat, tetapi juga memiliki tantangan tersendiri. Jika berencana untuk beralih ke sistem ini, penting untuk memiliki strategi yang tepat selama proses transisi.
Dengan begitu, Anda bisa membangun lingkungan kerja remote yang tidak hanya berfungsi secara efektif. Akan tetapi, ini juga meningkatkan produktivitas, kepuasaan karyawan, dan pertumbuhan bisnis.
Perlu diingat bahwa kerja remote bukan hanya soal memindahkan tim dari kantor ke rumah mereka.
Akan tetapi, sistem kerja remote ini tentang memikirkan kembali cara kerja bersama, berkomunikasi, dan bagaimana menjaga budaya tim yang kuat meskipun ada jarak fisik.
Jika dilakukan dengan cermat, kerja remote bisa menjadi sarana yang luar biasa untuk mentransformasi perusahaan. Ini juga akan membawa bisnis ke tingkat lebih tinggi, seperti yang terjadi di Jibble.
Semoga sukses!
