Jika Anda pernah merasa tenggelam dalam daftar tugas yang tak kunjung selesai atau berpindah dari satu tugas ke tugas lain tanpa kemajuan, Anda tidak sendirian. Produktivitas sering kali terasa seperti permainan pukul tikus tanah—saat satu tugas selesai, tugas lain segera muncul.
Bagaimana jika ada solusinya?
Pertama kali dikembangkan lebih dari 100 tahun yang lalu untuk menyelamatkan pabrik baja yang rusak dan tidak produktif, metode Ivy Lee adalah alat produktivitas yang dirancang untuk membantu memprioritaskan tugas penting dan menghilangkan gangguan akibat mencoba melakukan mencoba melakukan semuanya sekaligus.
Artikel ini mencakup:
- Apa itu Metode Ivy Lee?
- Asal Mula Metode Ivy Lee
- Manfaat Metode Ivy Lee
- Fleksibilitas Metode Ivy Lee
- Menerapkan Metode Ivy Lee dalam Kehidupan
- Kesimpulan
Apa itu Metode Ivy Lee?
Metode Ivy Lee, yang dinamai sesuai penciptanya, dirancang untuk mengatasi tantangan produktivitas, yaitu menentukan fokus utama. Metode ini memberikan pendekatan terstruktur agar Anda dapat mengendalikan hari Anda dan memastikan pekerjaan yang paling penting terselesaikan.
Teknik ini sangat sederhana. Setiap akhir hari kerja, tuliskan enam tugas terpenting untuk hari berikutnya, urutkan berdasarkan prioritas. Saat hari dimulai, fokuslah pada tugas pertama hingga selesai sebelum beralih ke tugas berikutnya. Hindari gangguan dan mengerjakan banyak tugas sekaligus.
Fokuslah pada satu tugas dalam satu waktu. Hindari godaan untuk beralih ke tugas berikutnya sebelum menyelesaikan tugas sebelumnya atau mengerjakan beberapa tugas sekaligus.
Metode ini menanamkan disiplin dengan menentukan tugas yang harus dilakukan dan urutannya. Dengan demikian, Anda tetap fokus dan dapat memprioritaskan pekerjaan.
-
(unsplash.com)
Asal Mula Metode Ivy Lee
Metode Ivy Lee bermula pada tahun 1918 ketika Charles M. Schwab, presiden Bethlehem Steel Corporation, mencari cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaannya. Meskipun ia merupakan salah satu pengusaha tersukses pada masanya, Schwab menyadari bahwa timnya belum bekerja secara optimal
Saat kekhawatirannya meningkat, Schwab mengundang Ivy Ledbetter Lee, seorang konsultan produktivitas dan pakar hubungan masyarakat terkemuka pada masanya. Ia meminta Lee bertemu dengan dirinya dan para eksekutifnya untuk memberikan strategi yang dapat membantu mereka menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu lebih singkat.
Alih-alih memberikan ceramah panjang atau sistem yang rumit, Lee mengusulkan teknik sederhana. Setiap akhir hari kerja, karyawan harus menuliskan enam tugas terpenting untuk hari berikutnya, memprioritaskannya, dan menyelesaikannya satu per satu. Tugas yang belum selesai akan dimasukkan ke dalam daftar tugas hari berikutnya.
Schwab tertarik, tetapi ia menginginkan bukti bahwa metode tersebut berhasil. Lee menyarankan agar mereka mencobanya selama beberapa bulan tanpa biaya. Alih-alih meminta pembayaran di muka, ia meminta Schwab membayarnya sesuai dengan nilai yang dianggap layak setelah melihat hasilnya.
Dalam tiga bulan, Schwab dan para eksekutifnya menyaksikan peningkatan produktivitas yang signifikan. Bahkan, Schwab menulis cek senilai $25.000 untuk Lee—jumlah yang sangat besar pada saat itu, setara dengan ratusan ribu dolar saat ini.
Metode ini dengan cepat menyebar dan menjadi alat produktivitas tepercaya bagi para pemimpin bisnis dan profesional di seluruh dunia.
Manfaat Metode Ivy Lee
Memahami alasan di balik suatu tindakan adalah langkah pertama dalam menerapkannya. Metode Ivy Lee menawarkan berbagai manfaat untuk meningkatkan produktivitas. Berikut beberapa di antaranya:
- Kelelahan dalam Mengambil Keputusan dan Kejernihan Mental: Salah satu keunggulan metode Ivy Lee adalah kemampuannya mengatasi kelelahan dalam mengambil keputusan. Otak kita memiliki sumber daya kognitif yang terbatas, dan setiap keputusan yang dibuat sepanjang hari menguras energi tersebut. Dengan strategi sederhana ini, Anda dapat menghemat energi kognitif dan fokus sepenuhnya pada tugas yang sedang dikerjakan, tanpa membuang waktu untuk menentukan langkah selanjutnya. Dengan demikian, Anda memulai hari kerja dengan kejelasan dan tujuan, serta dapat menggunakan energi mental secara lebih efektif untuk mengeksekusi, bukan sekadar memutuskan.
- Rasa Pencapaian dan Motivasi: Metode Ivy Lee meningkatkan motivasi dengan mengubah produktivitas menjadi serangkaian kemenangan kecil yang dapat dicapai. Alih-alih merasa kewalahan dengan daftar tugas yang tak berujung, Anda berfokus pada enam tugas utama, sehingga kemajuan terasa lebih nyata dan terjangkau. Menyelesaikan setiap tugas memberikan rasa pencapaian, mendorong kemajuan, dan memotivasi untuk menghadapi tantangan selanjutnya.
- Mendisplinkan Otak Anda: Otak kita tidak dirancang untuk menangani beberapa tugas kompleks sekaligus. Sebaliknya, kita bekerja lebih efektif saat fokus pada satu tugas dalam satu waktu. Dengan metode ini, alih-alih multitasking, Anda akan berkonsentrasi penuh pada setiap tugas hingga selesai. Fokus yang mendalam ini menumbuhkan disiplin, sebuah keterampilan yang, jika dikembangkan secara konsisten, dapat berdampak positif pada berbagai aspek kehidupan, seperti kesehatan, kebugaran, dan pekerjaan.
-
(unsplash.com)
Menerapkan Metode Ivy Lee dalam Kehidupan
Memulai metode Ivy Lee itu mudah, tetapi kuncinya adalah konsistensi. Metode ini paling efektif jika dijadikan kebiasaan, jadi jangan membuatnya terlalu rumit — mulailah saja. Berikut panduan langkah demi langkah untuk menerapkannya secara alami dan mudah dilakukan.
#1 Rencanakan Enam Tugas Anda di Malam Sebelumnya
Sebelum mengakhiri hari, luangkan lima menit untuk mencatat enam tugas terpenting yang harus diselesaikan besok. Gunakan buku catatan, agenda, atau aplikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
#2 Peringkat Tugas Berdasarkan Kepentingannya
Prioritaskan daftar Anda dari yang paling penting hingga yang kurang penting. Pastikan tugas pertama memiliki dampak terbesar terhadap tujuan Anda.
Contoh: Jika tenggat waktu pekerjaan penting sudah dekat, letakkan di urutan teratas, seperti “Proses penghitungan gaji bulanan.” Sementara itu, tugas yang kurang mendesak dapat ditempatkan di bagian bawah. Daftar Anda bisa terlihat seperti ini:
- Tugas 1: Memproses penghitungan gaji bulanan.
- Tugas 2: Menanyakan tim development untuk mendapatkan informasi terbaru tentang produk baru.
- Tugas 3: Memberi tahu tim tentang perkembangan terbaru.
- Tugas 4: Membalas email yang tertunda.
- Tugas 5: Menyiapkan agenda rapat akhir pekan.
- Tugas 6: Meneliti ide pemasaran baru.
#3 Fokus pada Satu Tugas pada Satu Waktu
Mulailah hari Anda dengan tugas pertama di daftar Anda dan jangan beralih ke tugas berikutnya hingga selesai. Hindari mengerjakan banyak tugas sekaligus karena dapat memperlambat pekerjaan dan mengurangi fokus.
#4 Membawa Tugas yang Belum Selesai
Jika Anda belum menyelesaikan keenam tugas, pindahkan tugas yang tersisa ke daftar tugas hari berikutnya. Jika suatu tugas terus tertunda, evaluasi apakah tugas tersebut benar-benar penting, perlu didelegasikan, atau sebaiknya dihapus
#5 Tetap Konsisten dan Sesuaikan jika Dibutuhkan
Beberapa hari akan berjalan lancar, sementara yang lain mungkin terasa kacau. Kuncinya adalah menjadikan metode ini sebagai kebiasaan. Seiring waktu, Anda akan semakin mahir dalam memprioritaskan hal-hal yang benar-benar penting dan tetap fokus pada tugas yang mendorong kemajuan Anda.
Setelah beberapa minggu, evaluasi apa yang berhasil dan apa yang tidak. Apakah Anda dapat menyelesaikan tugas secara konsisten? Apakah Anda merasa lebih terorganisir atau tidak terlalu kewalahan? Gunakan informasi ini untuk menyempurnakan metode agar lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.
(unsplash.com)
Fleksibilitas Metode Ivy Lee
Saya tahu apa yang Anda pikirkan: “Secara teori, itu terdengar bagus, tetapi tahukah Anda seberapa banyak pekerjaan yang harus saya selesaikan?” Memang, metode Ivy Lee bekerja dengan baik dalam lingkungan yang terstruktur, tetapi bagaimana jika pekerjaan Anda tidak dapat diprediksi?
Bagaimana jika Anda seorang pemilik bisnis yang harus menangani panggilan klien, menghadapi masalah tak terduga, dan menyelesaikan pekerjaan administratif? Atau seorang perwakilan layanan pelanggan yang terus-menerus menangani tiket mendesak? Dalam pekerjaan dengan tuntutanserba cepat, mematuhi daftar tugas terstruktur dengan enam poin tetap mungkin terasa mustahil. Namun, prinsip utama metode ini—menetapkan prioritas—tetap berlaku dan dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas :
- Daftar Tugas yang Fleksibel: Jangan ragu untuk menyesuaikannya jika diperlukan. Alih-alih menetapkan enam tugas tetap, mulailah dengan daftar prioritas yang memungkinkan penyesuaian. Misalnya, seorang pemilik bisnis dapat menetapkan “menindaklanjuti tiga klien utama” sebagai tugas, dengan kesadaran bahwa klien tertentu bisa berubah sesuai urgensi. Pendekatan ini membantu Anda tetap fokus tanpa merasa terkekang.
- Pengelompokan Tugas untuk Efisiensi: Alih-alih mencantumkan enam tugas terpisah, kelompokkan berdasarkan kategori, seperti “komunikasi klien,” “manajemen tim,” atau “pekerjaan administratif.” Misalnya, seorang manajer proyek dapat memprioritaskan laporan tim dibandingkan email, sambil tetap fleksibel terhadap masalah mendesak.
- Time Blocking untuk Fokus: Jika jadwal Anda terus berubah, gunakan time blocking atau pemblokiran waktu untuk mengerjakan tugas prioritas. Misalnya, seorang dokter yang menangani janji temu pasien dapat mengalokasikan dua jam pertama untuk menyelesaikan dokumen, memastikan tugas penting terselesaikan sebelum hari menjadi sibuk..
- Tinjauan Harian untuk Beradaptasi: Luangkan lima menit di akhir hari untuk mengevaluasi—apa yang berhasil, apa yang tidak, dan apa yang perlu disesuaikan. Seorang freelancer mungkin menyadari bahwa ia terus menunda suatu tugas, menandakan bahwa tugas tersebut perlu dijadwalkan lebih awal atau didelegasikan.
Bahkan dalam peran yang tidak dapat diprediksi, kebiasaan cepat untuk memprioritaskan membantu Anda tetap fokus pada hal yang benar-benar penting, alih-alih tersesat dalam kekacauan sehari-har
Kesimpulan
Metode Ivy Lee bukan tentang memenuhi hari Anda dengan lebih banyak tugas, tetapi tentang membuat setiap hari lebih bermakna. Di tengah banjir daftar tugas dan gangguan, metode ini memberikan kejelasan dengan membantu Anda fokus pada hal yang benar-benar membawa kemajuan.
Dengan membatasi prioritas harian pada enam tugas penting, Anda mengurangi kekacauan mental, menghindari usaha yang sia-sia, dan bekerja dengan fokus yang lebih tajam. Tanpa sistem yang rumit atau perencanaan tak berujung—hanya kebiasaan sederhana yang membuat Anda tetap dalam kendali.
Mengapa tidak mencobanya malam ini? Tuliskan enam tugas untuk besok, selesaikan satu per satu, dan rasakan dampaknya pada produktivitas Anda. Lebih sedikit kekacauan, lebih banyak kemajuan—itulah cara Ivy Lee.
