Cara Melacak Karyawan Remote (Dengan Etika)

Popularitas pengaturan kerja ini terus meningkat setiap tahun dan diperkirakan akan bertahan dalam jangka panjang. Bahkan, sebuah studi dari Upwork memperkirakan bahwa pada tahun 2025, 22% tenaga kerja Amerika akan bekerja secara remote.

Bekerja jarak jauh / remote tentu menyenangkan—tidak perlu pergi ke kantor, bebas dari aturan berpakaian, dan lebih fleksibel dalam menyeimbangkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi. Namun, ada tantangan tersendiri, terutama dalam hal pengawasan. Jika tidak dikelola dengan baik, kerja remote bisa berisiko disalahgunakan, yang berpotensi merugikan perusahaan dalam hal waktu, uang, dan sumber daya.

Jadi, bagaimana cara memastikan karyawan bekerja secara efektif tanpa berlebihan? Bisakah Anda memantau karyawan remote dengan penuh etika dan rasa hormat?

Tentu saja! Dan itulah yang akan kita bahas dalam artikel ini.

Artikel ini mencakup:

• Apakah pelacakan karyawan remote benar-benar diperlukan?
• Apakah sah secara hukum untuk melacak karyawan remote?
• Haruskah karyawan remote diberi tahu bahwa mereka sedang dilacak?
• Apa saja yang boleh dilacak oleh pemberi kerja dalam pengaturan remote?
• Cara melacak karyawan remote
• Cara melacak karyawan remote (Dengan Etika)
• Kesimpulan

Apakah pelacakan karyawan remote benar-benar diperlukan?

Bekerja dari jarak jauh / remote bisa menjadi hal yang sulit untuk dilakukan, terutama bagi para manajer.

Jika Anda tidak dapat melihat karyawan Anda secara langsung, bagaimana Anda dapat memastikan pekerjaan diselesaikan, tugas diselesaikan tepat waktu, dan produktivitas tetap terjaga?

Pelacakan karyawan remote dapat mengatasi kendala tersebut, memberikan informasi berharga terkait kebiasaan kerja, pengelolaan waktu, dan perkembangan proyek. Meskipun mungkin tidak sepenuhnya diperlukan, hal ini dapat terbukti sangat bermanfaat bagi tim Anda:

• Memastikan Tanggung Jawab – Tanpa interaksi tatap muka, sulit memastikan karyawan bekerja sesuai harapan. Alat pelacak membantu memantau penyelesaian tugas dan kepatuhan terhadap deadline, serta menjaga tanggung jawab dalam lingkungan kerja remote.
• Mengelola Beban Kerja – Melacak aktivitas dan penyelesaian tugas karyawan memungkinkan pemahaman yang lebih baik tentang beban kerja masing-masing. Dengan demikian, tugas dapat didistribusikan lebih merata, mencegah kelelahan, dan memastikan setiap anggota tim berkontribusi secara adil.
• Mendukung Performance Review / Penilaian Kinerja – Data pelacakan yang detail dapat menjadi hal yang berharga untuk penilaian kinerja karyawan, menyediakan bukti objektif tentang kebiasaan kerja dan pencapaian mereka. Informasi ini dapat dimanfaatkan untuk memberikan masukan atau feedback konstruktif atau mengidentifikasi prestasi.
• Meningkatkan Manajemen Proyek – Dengan alat pelacak waktu, Anda dapat memantau kemajuan proyek, mengidentifikasi pencapaian yang tertunda, dan memastikan proyek tetap sesuai rencana. Ini membantu dalam mengelola deadline, menyesuaikan jadwal, dan menjaga proyek tetap selaras dengan tujuan bisnis.
• Meningkatkan Keamanan Siber / Cybersecurity  – Software pelacakan dapat membantu melindungi bisnis Anda dengan memantau dokumen yang tersimpan, aplikasi yang terinstal, dan situs web yang dikunjungi. Pengawasan ini membantu melindungi dari kejahatan dunia maya, ancaman internal, dan pelanggaran data.
• Memastikan Legalitas dan Kepatuhan – Untuk kepentingan hukum dan kepatuhan, pencatatan akurat jam kerja, penyelesaian tugas, dan komunikasi dapat membantu memenuhi regulasi serta melindungi bisnis dari potensi sengketa atau perselisihan.

Pelacakan karyawan remote jelas bermanfaat bagi perusahaan, tetapi juga memiliki kelemahan. Karyawan mungkin merasa privasinya terganggu, yang dapat memengaruhi kenyamanan kerja. Pelacakan berlebihan juga bisa menimbulkan ketidakpercayaan antara atasan dan karyawan.

Oleh karena itu, penting untuk menemukan keseimbangan yang tepat agar pelacakan tetap efektif tanpa mengorbankan privasi karyawan.

Apakah sah secara hukum untuk melacak karyawan remote?

Dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 menekankan pentingnya perlindungan hak-hak karyawan, termasuk privasi dan perlakuan yang manusiawi. Pemantauan karyawan oleh perusahaan harus mempertimbangkan keseimbangan antara pengawasan operasional dan hak privasi karyawan. Selain itu, sesuai dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022, perusahaan wajib memastikan bahwa setiap tindakan pelacakan atau pemantauan karyawan tidak melanggar ketentuan perlindungan data pribadi yang diatur dalam UU tersebut.

Biasanya, standar pelacakan karyawan remote sedikit berbeda dari yang diterapkan di kantor. Namun, prinsip utamanya tetap sama: pemantauan harus dilakukan secara wajar dan tidak melanggar privasi karyawan. Selain itu, pengusaha harus mematuhi undang-undang privasi yang berlaku, baik di tingkat nasional maupun federal.

Haruskah karyawan remote diberi tahu bahwa mereka sedang dilacak?

Undang-undang di setiap negara bagian atau wilayah dapat bervariasi.

Di Indonesia, berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 , penggunaan data pribadi, termasuk informasi lokasi karyawan, harus dilakukan secara terbatas, spesifik, sah secara hukum, dan transparan serta harus mendapatkan persetujuan dari individu yang bersangkutan. Oleh karena itu, sebelum melacak lokasi atau aktivitas lain yang melibatkan data pribadi, perusahaan wajib memperoleh izin eksplisit dari karyawan.

“Dari perspektif hukum, pemantauan di tempat kerja diperbolehkan selama karyawan diberitahu bahwa aktivitas mereka sedang dipantau. Pemantauan ini harus dilakukan untuk kepentingan bisnis, bukan untuk kepentingan pribadi. Namun, legalitasnya dapat bervariasi tergantung pada yurisdiksi yang berlaku.” – Amy De La Fuente, Direktur Urusan Publik di Bosco Legal Services.

Apa saja yang boleh dilacak oleh pemberi kerja dalam pengaturan remote?

Pengusaha diperbolehkan melacak berbagai data untuk memastikan produktivitas dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Jenis data ini dapat mencakup:

• Penekanan tombol / Keystrokes
• Aktivitas internet, seperti situs web yang dikunjungi
• Aktivitas layar
• Waktu yang dihabiskan untuk tugas atau aplikasi tertentu
• Pelacakan GPS untuk verifikasi lokasi, terutama jika pekerjaan memerlukan perjalanan atau tugas di luar kantor

Penting untuk diingat bahwa karyawan hanya dapat dilacak selama jam kerja. Pengumpulan data juga tunduk pada undang-undang federal dan negara bagian untuk melindungi privasi karyawan.

Cara melacak karyawan remote 

Ada berbagai cara untuk melacak karyawan remote, di antaranya memantau jam kerja, meminta pencatatan lokasi saat masuk kerja, mewajibkan laporan kemajuan secara berkala, atau menggunakan software pemantauan yang lebih komprehensif. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan, jadi pastikan memilih yang paling sesuai untuk tim Anda.

• Pelaporan Mandiri: Pelaporan mandiri mengharuskan karyawan memberikan pembaruan rutin mengenai kemajuan dan pencapaian kerja mereka. Mereka mungkin diminta untuk menyerahkan laporan harian atau mingguan yang mencakup tugas yang telah diselesaikan, perkembangan proyek, serta kendala yang dihadapi. Proses ini dapat dilakukan melalui dokumen bersama atau platform komunikasi. Metode ini membantu menumbuhkan rasa tanggung jawab, tetapi efektivitasnya sangat bergantung pada kejujuran dan keakuratan karyawan. Oleh karena itu, pelaporan mandiri mungkin tidak selalu memberikan gambaran menyeluruh tentang produktivitas.

• Pengecekan dan Pertemuan Rutin: Pertemuan dan pengecekan terjadwal akan memberi Anda informasi terkini tentang kemajuan karyawan dan memberikan kesempatan untuk memberikan feedback. Anda dapat menjadwalkan pertemuan rutin untuk mengecek perkembangan individu atau pembaruan tim. Gunakan sesi ini untuk membahas kemajuan, menyelesaikan masalah, dan mereview tugas yang telah diselesaikan.

• Software Pelacakan Waktu: Software pelacakan waktu mencatat durasi kerja karyawan pada berbagai tugas atau proyek. Karyawan dapat masuk ke software untuk memulai dan menghentikan penghitung waktu sesuai dengan aktivitas yang mereka kerjakan. Software ini kemudian mencatat waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas, memungkinkan Anda untuk review dan memastikan bahwa pekerjaan dilakukan secara efisien.

• Software Pemantauan Karyawan: Untuk pendekatan yang lebih komprehensif, banyak perusahaan beralih ke software manajemen karyawan remote atau jarak jauh. Alat-alat ini memberikan informasi detail tentang kebiasaan kerja karyawan dengan melacak aktivitas seperti penggunaan komputer, kunjungan situs web, dan waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas. Beberapa bahkan menawarkan fitur seperti pemantauan screenshot, pelacakan GPS, log aktivitas, serta pelacakan penekanan tombol. Metode ini dapat sangat berguna untuk memastikan produktivitas dan melindungi informasi sensitif perusahaan.

Cara Melacak Karyawan Remote (Dengan Etika)

1. Ketahui apa yang ingin Anda lacak dan mengapa.

Mengumpulkan data dari karyawan mungkin terasa mudah tanpa mempertimbangkan apakah data tersebut benar-benar diperlukan. Namun, pengumpulan data secara sembarangan dapat menimbulkan masalah privasi serta komplikasi yang tidak perlu.

Untuk mencegah hal ini, mulailah dengan menentukan tujuan Anda. Tanyakan pada diri Anda aspek spesifik apa dari pekerjaan karyawan yang perlu dipantau dan alasannya. Misalnya, apakah Anda perlu melacak lokasi mereka? Jika karyawan diharuskan berada di tempat tertentu untuk bekerja, seperti menghadiri rapat klien atau mengunjungi berbagai lokasi, maka pelacakan GPS mungkin berguna dan masuk akal.

Namun, jika tim Anda bekerja dari rumah dan lokasi bukan faktor penting dalam pekerjaan mereka, maka pelacakan GPS mungkin tidak diperlukan dan justru mengganggu. Sebagai gantinya, fokuslah pada metrik yang lebih relevan dengan kinerja, seperti penyelesaian tugas, kemajuan proyek, atau manajemen waktu.

Kami memiliki fitur pemantauan tangkapan layar (screenshot) di Jibble, tetapi ironisnya, kami tidak menggunakannya untuk mengawasi tim kami. Sebaliknya, kami lebih fokus pada kualitas hasil kerja dan durasi waktu yang mereka habiskan untuk menyelesaikan tugas. Pendekatan ini memudahkan penilaian produktivitas sekaligus memastikan akurasi pembayaran bagi staf per jam. Selain itu, fitur ini membantu karyawan bertanggung jawab atas waktu mereka, layaknya seorang pengacara yang mencatat jam kerja saat menagih klien.

Pertimbangkan dampak data yang ingin Anda kumpulkan. Pelacakan karyawan remote harus bertujuan dan menghormati privasi karyawan.

Data apa pun yang Anda kumpulkan harus memiliki tujuan yang jelas dan selaras dengan tujuan bisnis Anda.

2. Beri tahu karyawan bahwa mereka sedang dilacak.

Meskipun tidak diwajibkan secara hukum di sebagian besar negara, sangat disarankan untuk memberi tahu karyawan bahwa mereka sedang dipantau, apa saja yang akan dilacak, serta tujuan penggunaan data tersebut.

Hal ini tidak hanya memastikan bahwa karyawan memahami alasan di balik pemantauan, tetapi juga membuat proses pelacakan lebih transparan. Anda tidak melakukan sesuatu yang ilegal, jadi tidak ada alasan untuk menyembunyikannya sejak awal!

Sebagian besar karyawan akan menghargai kejujuran dan memahami bahwa pemantauan bertujuan untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana serta deadline terpenuhi. Jika karyawan mengungkapkan kekhawatiran atau ketidaknyamanan, jelaskan kepada mereka secara terbuka dan cari solusi yang menyeimbangkan privasi mereka dengan pencapaian tujuan bisnis.

Ingat, membangun kepercayaan dengan tim Anda adalah hal yang utama. Bersikap transparan mengenai metode pelacakan yang digunakan merupakan langkah yang tepat untuk mencapainya.

3. Pilih software pemantauan yang menghargai privasi.

Ada banyak sekali software pemantauan karyawan di luar sana, tetapi Anda harus berhati-hati dalam memilihnya.

Tidak semua software pemantauan memiliki standar yang sama, dan beberapa mungkin menerapkan praktik privasi yang meragukan. Mulailah dengan mereview kebijakan privasi software untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut secara jelas menguraikan bagaimana data karyawan dikumpulkan, digunakan, dan dilindungi. Kebijakan yang baik harus mencakup jenis data yang dikumpulkan, siapa yang memiliki akses, bagaimana data disimpan, serta berapa lama data tersebut akan dipertahankan. Pilihlah software yang menawarkan transparansi serta memberikan jaminan perlindungan data dan privasi.

Pemantauan yang efektif tidak berarti harus melacak setiap aspek aktivitas karyawan. Software terbaik menyediakan fitur yang dapat disesuaikan, memungkinkan Anda mengatur tingkat pemantauan sesuai dengan kebutuhan spesifik. Alat pelacakan waktu dan pemantauan karyawan seperti Jibble menawarkan fleksibilitas dalam menetapkan parameter dan batasan pelacakan, sehingga Anda dapat fokus pada indikator kinerja utama tanpa melanggar privasi karyawan.

4. Pastikan pengamanan untuk mencegah penyalahgunaan.

Dalam pelacakan karyawan remote, penting untuk menetapkan pengamanan yang kuat guna mencegah penyalahgunaan alat pemantauan. Meskipun wajar jika data digunakan dengan berbagai cara, Anda harus berhati-hati dalam menentukan bagaimana dan kapan pemantauan dilakukan. Pemantauan tidak boleh dilakukan di luar jam kerja atau mengganggu waktu pribadi, seperti saat cuti tahunan, karena dapat dianggap sebagai pelanggaran privasi.

Anda juga harus mengelola data dengan cermat dan bertanggung jawab, termasuk memastikan keamanannya serta mematuhi regulasi hukum yang berlaku di berbagai industri.

Misalnya, data yang terenkripsi harus disimpan dalam sistem terpusat yang aman dengan akses terbatas hanya bagi individu yang berwenang, seperti karyawan yang dipantau dan manajer langsung mereka. Sesuai dengan praktik terbaik, data ini sebaiknya tidak disimpan lebih lama dari yang diperlukan, biasanya hingga tiga tahun, tergantung pada regulasi hukum dan kebutuhan bisnis.

Kesimpulan

Pekerjaan jarak jauh / remote akan terus berkembang. Manajer dan pemberi kerja perlu berhati-hati agar tidak melewati batas rentan antara memantau karyawan remote dan melanggar privasi mereka. Meskipun bukan tugas yang sederhana, hal ini tetap dapat dilakukan.

Pelacakan yang efektif berperan penting dalam memantau kinerja, menjaga keamanan, dan mencapai tujuan bisnis. Namun, pelaksanaannya harus dilakukan secara cermat dan etis. Kunci utamanya adalah menerapkan praktik pelacakan yang menghormati privasi karyawan sekaligus tetap selaras dengan kepentingan bisnis.

Dengan menetapkan peraturan yang jelas mengenai apa yang akan dilacak dan alasannya, serta mengomunikasikan praktik ini secara transparan kepada tim, Anda dapat menyeimbangkan kebutuhan bisnis dan privasi karyawan. Hal ini akan membantu membangun lingkungan kerja remote yang tepercaya dan produktif.

Semoga berhasil!