“Waktu adalah uang, terutama dalam hal penggajian.” Inilah alasan mengapa perusahaan melakukan pelacakan jam kerja.
Agar lebih mengerti esensi pelacakan waktu serta perhitungan jam kerja yang akurat, artikel ini akan membahas pentingnya dan bagaimana melakukannya dengan tepat.
Artikel Mencakup
Kenapa Perlu Hitung Jam Kerja Secara Akurat?
6 Langkah Mudah untuk Hitung Jam Kerja Secara Akurat
- Tetapkan Waktu Mulai dan Selesai Kerja
- Ubah Waktu ke Format 24 jam (Waktu Militer)
- Ubah Menit ke dalam Bentuk Desimal
- Kurangi Waktu Mulai dari Selesai Bekerja
- Kurangi Waktu Istirahat yang Tidak Dibayar
- Jumlahkan Semua Jam Kerja yang Dibayar Selama Periode Pembayaran
Bagaimana Cara Melacak Jam Kerja Karyawan?
- Kartu Jam Kerja dengan Pena dan Kertas
- Software Pelacakan Waktu
- Mesin Absen Mekanik
- Mesin Absen Elektronik
Kesimpulan
Ada beberapa alasan mengapa hitung jam kerja secara akurat penting. Pertama, perhitungan akurat memastikan bahwa karyawan diberi kompensasi yang adil untuk waktu dan usaha mereka. Hal itu penting karena pastinya tidak ada yang mau diperlakukan tidak adil atau bekerja berlebihan tanpa imbalan sebanding. Kedua, perhitungan dan pencatatan waktu yang akurat juga memungkinkan pemberi kerja untuk melacak biaya tenaga kerja dengan tepat. Dengan begitu, perusahaan bisa mengelola anggaran secara efektif dan membuat keputusan yang tepat terkait alokasi tenaga kerja. Lebih lanjut, identifikasi pola produktivitas beserta area yang perlu ditingkatkan membuat manajer mampu menciptakan lingkungan kerja efisien dan sehat. Hal terpentingnya, pelacakan beserta perhitungan jam kerja yang akurat sangat penting untuk mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan. Hal tersebut membantu dalam mencegah pengeluaran biaya karena denda, menghindari penggajian yang tidak sesuai, dan mempermudah proses audit.
Kenapa Perlu Hitung Jam Kerja Secara Akurat?
Sumber Gambar: RDNE dari Stock Project
6 Langkah Mudah untuk Hitung Jam Kerja Secara Akurat
Hitung jam kerja secara akurat tidak perlu metode yang rumit. Jika baru pertama kali menghitung jam kerja secara manual, Anda cukup ikuti enam langkah mudah ini.
Dengan begitu, Anda akan berhasil menghitung waktu dengan akurat. Berikut langkahnya:
1. Tetapkan Waktu Mulai dan Selesai Kerja
Pertama, Anda bisa mulai dengan mencatat waktu mulai dan selesai dari periode kerja dengan benar. Waktu yang dicatat ini harus mencakup waktu mulai hingga selesai bekerja, atau jam masuk dan pulang karyawan.
Pastikan juga untuk mencatat tanggalnya, ini terutama penting jika periode kerja meliputi beberapa hari.
2. Ubah Waktu ke Format 24 jam (Waktu Militer)
Langkah kedua adalah mengubah waktu mulai dan selesai ke format 24 jam/ militer. Ini merujuk pada sistem 24 jam. Tujuan dari langkah ini adalah untuk menghilangkan rasa bingung dalam membedakan a.m dan p.m.
Dalam format 24 jam, 12:00 a.m bisa ditulis sebagai jam 00:00, 1:00 a.m bisa ditulis sebagai jam 1:00, dan seterusnya.
Jika waktu menunjukkan 1:00 p.m atau lebih, Anda cukup tambahkan 12 ke jam tersebut untuk melihat format militernya. Misalnya, 3:30 p.m menjadi 15:30, dan 9:00 p.m jadi 21:00.
3. Ubah Menit ke dalam Bentuk Desimal
Melakukan perhitungan jam kerja akan lebih mudah dengan desimal. Maka dari itu, Anda perlu mengubah menit menjadi desimal. Ini bisa dilakukan dengan membagi total menit kerja dengan 60.
Berikut contoh mengubahnya:
- 15 menit = 15/60 = 0,25 jam
- 30 menit = 30/60 = 0,5 jam
- 45 menit = 45/60 = 0,75 jam
4. Kurangi Waktu Mulai dari Selesai Bekerja
Langkah berikutnya adalah mengurangi waktu selesai dan mulai dalam format militer. Ini dilakukan untuk menentukan total jam dan menit yang telah dikerjakan.
CATATAN: Jika waktu selesai lebih awal dari waktu mulai, itu berarti shift berlanjut ke hari berikutnya.
5. Kurangi Waktu Istirahat yang Tidak Dibayar
Jika karyawan diberikan waktu istirahat selama shift kerja, Anda bisa kurangi durasi jedanya dari total jam kerja yang dihitung di langkah 4.
Pastikan untuk memenuhi undang-undang ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan mengenai waktu istirahat serta periode jeda berbayar dan tidak.
6. Jumlahkan Semua Jam Kerja yang Dibayar Selama Periode Pembayaran
Langkah terakhir adalah menjumlahkan total jam kerja yang dibayar untuk seluruh periode gaji. Untuk lakukan ini, Anda bisa tambahkan jam kerja setiap hari, pertimbangkan juga waktu lembur jika ada.
Total perhitungan ini akan mewakili jam kerja karyawan untuk periode gaji tertentu dengan akurat.
Catatan Penting Saat Mempertimbangkan Lembur
Saat menghitung gaji atas total jam kerja, Anda juga perlu mengetahui aturan dan regulasi lembur. Secara garis besar, RUU Cipta Kerja Pasal 77 ayat 1 menyebutkan bahwa setiap pengusaha harus menerapkan ketetapan waktu kerja.
Waktu kerja yang ditetapkan pada peraturan ketenagakerjaan tersebut adalah maksimal 8 jam dalam sehari, atau 40 jam dalam seminggu.
Dalam pasal 77A ayat 1 juga dinyatakan bahwa pengusaha bisa memberlakukan waktu kerja melebihi ketetapan tersebut (atau, memberlakukan lembur).
Akan tetapi, ketentuan lembur ini juga memiliki regulasi yang mendasarinya. Seperti yang dinyatakan dalam RUU Cipta Kerja Pasal 78 ayat 1, lembur bisa diberlakukan atas dasar persetujuan kedua belah pihak (pemberi kerja dan karyawan).
Mengutip dari Pasal 78 ayat 1, jam kerja lembur yang diizinkan oleh pemerintah adalah 4 jam dalam sehari, dan 18 jam dalam seminggu. Pasal 78 ayat 2 juga menyatakan bahwa pemberi kerja wajib memberikan upah kerja lembur jika memberlakukan itu.
Upah lembur tentunya punya tarif lebih tinggi dibanding jam kerja reguler. Maka dari itu, jika ada jam yang melebihi waktu kerja standar, Anda harus menghitung dan menyertakan pembayaran lembur dalam total gaji karyawan.
Untuk hitung lembur, Anda perlu identifikasi jumlah jam yang melebihi waktu kerja standar. Lalu, Anda perlu terapkan tarif lembur yang sesuai sesuai dengan kebijakan perusahaan atau undang-undang ketenagakerjaan.
Saat menghitung kompensasi akhir, ingatlah untuk mempertimbangkan setiap waktu tambahan yang dikerjakan selama periode gaji.
Contoh Perhitungan Jam Kerja
Supaya lebih paham, saya akan berikan contoh perhitungan jam kerjanya. Misalnya, waktu mulai seorang karyawan adalah 9:00 a.m, dan jam selesainya adalah 5:30 p.m. Berikut adalah cara menghitungnya:
- Langkah 1: Tetapkan Waktu Mulai dan Selesai Kerja
Waktu Mulai: 9:00 a.m, Waktu Selesai: 5:30 p.m
- Langkah 2: Ubah Waktu ke Format 24 Jam (Waktu Militer)
Waktu Mulai: 9:00, Waktu Selesai: 17:30
- Langkah 3: Ubah Menit ke dalam Bentuk Desimal
Waktu Mulai: 9:00, Waktu Selesai: 17,5
- Langkah 4: Kurangi Waktu Mulai dari Selesai Bekerja
17,5 – 9 = 8,5 jam
- Langkah 5: Kurangi Waktu Istirahat yang Tidak Dibayar. Jika karyawan punya istirahat tidak berbayar selama 30 menit (0,5 jam), maka kurangi totalnya:
8,5 – 0,5 = 8 jam
- Langkah 6: Jumlahkan Semua Jam Kerja yang Dibayar. Ulangi proses ini setiap hari kerja dalam periode gaji. Lalu, jumlahkan semua jam yang dibayar untuk memperoleh total waktu kerja.
Bagaimana Cara Melacak Jam Kerja Karyawan?
Sebelum menghitung jam kerja, Anda perlu sistem efisien dan andal yang mampu melacak waktu karyawan selama bekerja.
Berikut beberapa metode dan alat yang bisa dipilih untuk melacak dan mencatat jam kerja karyawan:
Kartu Jam Kerja dengan Pena dan Kertas
Kartu jam kerja tradisional yang dipakai dengan pena dan kertas memang telah digunakan bertahun-tahun. Dengan sistem ini, setiap karyawan diberikan kartu fisik untuk mencatat waktu masuk dan keluar secara manual.
Lalu, pengawas atau staf HR kemudian perlu meninjau dan menjumlahkan jam kerja di akhir setiap periode gaji.
Kelebihan
- Sederhana dan hemat biaya untuk usaha kecil dengan jumlah karyawan yang tidak banyak.
- Tidak memerlukan pengaturan teknologi atau pelatihan.
Kekurangan
- Rentan terhadap kesalahan karena pencatatan dan perhitungan manual.
- Sulit untuk melacak kehadiran secara real-time.
- Memakan waktu untuk diproses dan rentan terhadap penundaan.
Software Pelacakan Waktu
Software pelacakan waktu menyediakan solusi efisien dan akurat untuk mencatat serta menghitung waktu kerja.
Alat software ini bisa diinstal di komputer atau diakses melalui aplikasi berbasis web dan perangkat seluler.
Keuntungan besar dari software pelacakan waktu adalah bisa dipakai menghitung gaji karyawan secara otomatis. Perhitungan otomatis ini akan dilakukan berdasarkan tarif per jam yang telah ditentukan.
Jika memilih software pelacakan waktu karyawan seperti Jibble, Anda juga bisa nikmati fitur pelaporan dan penagihan yang komprehensif. Hal terbaiknya, ini bisa dinikmati tanpa mengeluarkan biaya!
Kelebihan
- Otomatisasi mampu mengurangi kesalahan dan menghemat waktu dalam pemrosesan gaji.
- Pelacakan real-time memungkinkan supervisor untuk memantau kehadiran dan jam kerja dengan data terkini.
- Menghasilkan laporan terperinci untuk wawasan tentang produktivitas karyawan dan pelacakan proyek.
Kekurangan
- Pengaturan awal dan pelatihan mungkin diperlukan untuk karyawan dan administrator.
Mesin Absen Mekanik
Mesin absen mekanik adalah metode pelacakan jam kerja dan kehadiran yang telah digunakan selama beberapa tahun di tempat kerja.
Dengan metode ini, karyawan menggunakan kartu absen fisik yang dimasukkan ke dalam mesinnya untuk mencatat waktu masuk dan keluar. Kemudian, mesin akan mencetak waktu pada kartu tersebut.
Kelebihan
- Andal dan tahan lama. Bisa bekerja tanpa ketergantungan pada listrik atau software.
- Menyediakan catatan fisik yang dapat berfungsi sebagai cadangan untuk sistem digital.
Kekurangan
- Sama seperti kartu jam kerja dengan pena dan kertas, mesin absen mekanik rentan terhadap kesalahan manusia dan harus ditinjau serta dihitung secara manual.
- Tidak memiliki fitur pelacakan dan pelaporan real-time.
Mesin Absen Elektronik
Mesin absen elektronik adalah versi modern dari alat mekaniknya. Mesin ini menggunakan kartu atau badge elektronik alih-alih kartu absen.
Untuk pakai mesin ini, karyawan perlu menggesekkan kartu elektronik mereka di alat. Kemudian, mesin akan mencatat waktu masuk dan keluar secara digital.
Kelebihan
- Lebih akurat dan efisien daripada mesin absen mekanik dan sistem pena-kertas.
- Integrasi dengan software pelacakan waktu memungkinkan sinkronisasi data dan pelaporan secara real-time.
- Dapat mendukung fitur tambahan seperti otentikasi biometrik untuk keamanan tambahan.
Kekurangan
- Biaya pengaturan awal dan kebutuhan pemeliharaan yang berkelanjutan.
- Ketergantungan pada listrik dan kemungkinan ada masalah teknis.
Pilihan metode pelacakan waktu terbaik tentu bergantung pada ukuran bisnis, batasan anggaran, dan tingkat otomatisasi yang diperlukan.
Untuk usaha kecil dengan jumlah karyawan terbatas, kartu jam kerja pena dan kertas atau mesin absen mekanik sudah lebih dari cukup.
Lalu, untuk organisasi yang lebih besar dan menginginkan pelacakan waktu lebih tepat serta otomatis, software pelacakan waktu menawarkan solusi yang lebih maju dan efisien.
Kesimpulan
Bisa disimpulkan bahwa mencatat dan menghitung waktu kerja dengan akurat sangatlah penting bagi pengusaha maupun karyawan.
Dengan 6 langkah mudah untuk hitung jam kerja di atas, Anda sekarang punya metode yang bisa diandalkan guna memastikan keadilan dan ketepatan dalam catatan waktu.
Selain itu, Anda juga bisa memilih untuk melewatkan proses manual dengan bantuan software pelacak waktu dan kehadiran.
Alat itu mampu menghitung total jam kerja karyawan berdasarkan waktu masuk dan keluar secara otomatis.
Software pelacak waktu dan kehadiran bukan sekadar menghemat waktu, namun, ini mampu meminimalisasi kesalahan manusia dalam proses perhitungan.
Perlu diingat bahwa ketepatan dalam pencatatan waktu meningkatkan efisiensi, serta membangun kepercayaan dan transparansi antara pengusaha maupun karyawan.
Jadi, Anda perlu ambil kendali atas catatan waktu dengan menggunakan langkah-langkah sederhana ini. Dengan begitu, Anda bisa nikmati lingkungan kerja yang lebih terorganisir dan produktif.
