समय ट्रैकिंग के ऐसे प्रश्न जिन्हें पूछने में आप डरते थे...

अपने कर्मचारियों के काम के घंटों को रिकॉर्ड करने की कोई सामान्य आवश्यकता नहीं है, और कई मामलों में समय रिकॉर्ड करना व्यर्थ भी हो सकता है। समय ट्रैकिंग कई संभावित समाधानों में से एक है। यदि आपको इस संबंध में कोई समस्या नहीं है, तो आपको समय ट्रैकिंग समाधान की आवश्यकता नहीं हो सकती है। इसलिए पहला कदम अपने कर्मचारियों के प्रबंधन के संदर्भ में अपनी समस्याओं की पहचान करना है। यदि KPI स्पष्ट हैं और उनका पालन किया जा रहा है, तो समय ट्रैकिंग आपके लिए किसी काम की नहीं हो सकती है। हालाँकि, वास्तविकता यह है कि अधिकांश व्यवसायों में, किसी कार्य के सभी पहलुओं को कवर करने वाले सभी KPI को जानना और फिर उचित KPI निर्धारित करना उतना आसान नहीं है जितना कई लोग सोचते हैं।

नहीं, टाइम क्लॉक सॉफ्टवेयर का उपयोग करना बिल्कुल भी आवश्यक नहीं है, लेकिन इसका उपयोग करने से जीवन बहुत आसान हो सकता है और इस प्रकार लागत में बचत हो सकती है और गलतियों को कम किया जा सकता है, विशेष रूप से बड़े संगठनों के लिए जहां समय का प्रबंधन एक दुःस्वप्न बन सकता है।

हां। सहमत हूं, मुफ़्त विकल्प सभी के लिए काम नहीं करेगा, लेकिन वे बिल्कुल व्यवहार्य समाधान हैं। उदाहरण के लिए, जिबल के साथ, हमारे अधिकांश उपयोगकर्ता कभी भी एक पैसा नहीं देते हैं और फिर भी महत्वपूर्ण समय रिकॉर्डिंग फ़ंक्शन से लाभ उठाते हैं जो आपके समय और कार्य प्रबंधन में बड़ा अंतर लाते हैं।

पहले का तात्पर्य है कि सॉफ्टवेयर समय को ट्रैक करता है, जबकि दूसरे का तात्पर्य टाइमशीट के निर्माण से है, लेकिन यह देखते हुए कि लगभग सभी समय ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर समय ट्रैकिंग डेटा को टाइमशीट में आउटपुट करते हैं, और लगभग सभी टाइमशीट सॉफ्टवेयर अपना डेटा ट्रैक किए गए समय से प्राप्त करते हैं, व्यवहार में दोनों के बीच कोई अंतर नहीं है।

टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर समय को ट्रैक करने वाले सॉफ़्टवेयर के लिए एक व्यापक शब्द है, और इसका उपयोग डेस्क-आधारित कर्मचारियों के साथ-साथ ऑन-साइट कर्मचारियों के लिए भी किया जा सकता है। समय और उपस्थिति समय ट्रैकिंग का एक उपसमूह है, और ‘उपस्थिति’ शब्द को देखते हुए इसका अर्थ है कि यह ऑन-साइट कर्मचारियों के लिए है – आप आमतौर पर डेस्क-आधारित कर्मचारियों के लिए समय और उपस्थिति सॉफ़्टवेयर का उपयोग नहीं करेंगे। समय और उपस्थिति के बारे में कुछ प्रश्न और उत्तर यहां दिए गए हैं।

आपको अपने कर्मचारियों की लैपटॉप स्क्रीन रिकॉर्ड करनी चाहिए या नहीं, यह एक जटिल प्रश्न है जिसका कोई सरल उत्तर नहीं है। ऐसे कई कारक हैं जिन पर आपको विचार करना चाहिए, जैसे रिकॉर्डिंग का उद्देश्य, कंपनी की नीतियाँ और प्रक्रियाएँ और आपके देश में कानून। जबकि स्क्रीन रिकॉर्डिंग के संभावित लाभ हैं, जैसे पारदर्शिता बढ़ाना, जवाबदेही बढ़ाना और फ़ोकस में सुधार करना, यह विचार करना महत्वपूर्ण है कि क्या यह आपकी कंपनी के मूल मूल्यों और उद्देश्यों के साथ संरेखित है। यदि आप स्क्रीन सामग्री रिकॉर्ड करने का निर्णय लेते हैं, तो हम आपको अपनी टीम के साथ खुला और ईमानदार संचार करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। कारणों की व्याख्या करें, लाभों पर प्रकाश डालें और सबसे महत्वपूर्ण बात, अपने टीम के सदस्यों की स्वैच्छिक सहमति माँगें। यह एक भरोसेमंद और सहयोगी कार्य वातावरण बनाने में मदद करेगा। जिबल में, हम मानते हैं कि उत्पादकता बढ़ाने का सबसे अच्छा तरीका पूरे दिन कर्मचारियों की निगरानी करने के बजाय कार्यों और परियोजनाओं को प्राथमिकता देना है। हालाँकि, हम मानते हैं कि स्क्रीन रिकॉर्डिंग एक मूल्यवान उपकरण हो सकता है और इसे विभिन्न आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक वैकल्पिक सुविधा के रूप में पेश करते हैं।

आम तौर पर, नहीं, नियोक्ता किसी कर्मचारी को उसके मोबाइल पर ऐप इस्तेमाल करने के लिए मजबूर नहीं कर सकता जब तक कि अनुबंध में स्पष्ट रूप से ऐसा न कहा गया हो। हालांकि, ज़्यादातर मामलों में नियोक्ता और कर्मचारी के बीच अच्छे कामकाजी संबंध के लिए कुछ हद तक लेन-देन की ज़रूरत होती है, और अगर कोई कर्मचारी अपने मोबाइल का जवाब देता है या पूछे जाने पर समय ट्रैक करने के लिए इसका इस्तेमाल करता है, तो इसे आम तौर पर उचित माना जाता है।

हां, यदि यह माइक्रो टाइम ट्रैकिंग बन जाए, नहीं, यदि इसके लाभों को अच्छी तरह से संप्रेषित किया जाए, तथा उस संप्रेषण का अर्थ कर्मचारियों को यह बताना हो कि यह कर्मचारी और नियोक्ता दोनों के लिए कैसे सहायक है।

अगर आप अपने कर्मचारियों को बताए बिना उनकी स्क्रीन रिकॉर्ड कर रहे हैं, तो हाँ, यह जासूसी जैसा ही लगता है। लेकिन टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर का इस तरह से इस्तेमाल बहुत कम किया जाता है, और सही तरीके से की गई टाइम ट्रैकिंग में जासूसी का तत्व भी नहीं होना चाहिए।

बहुत सारे निःशुल्क टाइमशीट ऐप उपलब्ध नहीं हैं, लेकिन प्रत्येक टाइमशीट ऐप वैकल्पिक अपग्रेड के लिए शुल्क लेकर अपना पैसा कमाता है।

संचार वास्तव में महत्वपूर्ण है, साथ ही अपेक्षाएँ निर्धारित करना भी। प्रति घंटे भुगतान किए जाने वाले कर्मचारियों के लिए, आपको यह समझाना चाहिए कि समय का ट्रैक रखना उनकी सुरक्षा के लिए उतना ही ज़रूरी है जितना कि कंपनी के लिए। समय का ट्रैक रखने का मतलब है कि कर्मचारियों को उचित भुगतान किया जा रहा है, और नियोक्ता उचित भुगतान कर रहे हैं। निश्चित वेतन वाले कर्मचारियों के लिए, आपको जवाबदेही की आवश्यकता के बारे में समझाना चाहिए। जिन प्रबंधकों को यह नहीं पता कि उनके कर्मचारी क्या काम कर रहे हैं, वे बहुत आगे नहीं बढ़ पाते हैं।

आम तौर पर, अपने डेस्क-आधारित कर्मचारियों की उपस्थिति को ट्रैक करना वास्तव में कोई मतलब नहीं रखता है, यानी यह ट्रैक करना कि वे अपने डेस्क पर कितने घंटे रहे हैं क्योंकि इससे बहुत कम हासिल होता है। हालाँकि, अक्सर जो ट्रैक करने लायक होता है वह यह है कि कोई भी घंटे कहाँ जा रहा है यानी गतिविधियाँ, परियोजनाएँ और/या क्लाइंट। ऐसी बुनियादी जवाबदेही के बिना, अधिकांश डेस्क-आधारित कर्मचारियों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना लगभग असंभव है।

अधिकांश लोग वास्तव में एक ही समस्या को हल करने की कोशिश कर रहे हैं, यानी कर्मचारियों के समय को ट्रैक करना। हालांकि, प्रत्येक का अपना फोकस है, अलग-अलग सॉफ़्टवेयर एकीकरण, ताकत, कीमत और, शायद सबसे महत्वपूर्ण बात, प्रत्येक के निष्पादन के अलग-अलग स्तर हैं – एक समय ट्रैकिंग ऐप जो कर्मचारियों के लिए वास्तव में समय को ट्रैक करना मुश्किल बनाता है, अंततः हल करने की तुलना में बहुत अधिक समस्याएं पैदा करने वाला है।

1. मौजूदा उपयोगकर्ताओं के अनुभव का लाभ उठाएं, इसलिए समीक्षाएँ देखें।
2. यदि यह आपके द्वारा पहले से उपयोग किए जा रहे ऐप्स के साथ एकीकृत हो जाए तो इससे आपको कर्मचारियों और डेटा को सिंक करने में बहुत समय की बचत होगी।
3. अगर आपको मुफ़्त ट्रायल पाने में दिक्कत आ रही है, वास्तव में अगर आपको मुफ़्त ट्रायल नहीं दिया जा रहा है, तो यह खतरे की घंटी है। अगर यह बढ़िया सॉफ़्टवेयर है, तो वे चाहेंगे कि आप इसे आज़माएँ।
4. ग्राहक सहायता का परीक्षण करने के लिए कुछ बार उनसे संपर्क करें। जब आप मुसीबत में हों, तो बढ़िया ग्राहक सहायता आपकी जान बचा सकती है, इसे कम न आँकें।
5. ऐसा ऐप चुनें जो समय ट्रैकिंग के अलावा कुछ नहीं करता, इसका फोकस यह है कि यह सामान्य एचआर समाधानों की तुलना में कहीं बेहतर काम करेगा।

दुनिया के किसी भी क्षेत्राधिकार में कर्मचारियों के समय पर नज़र रखना अवैध नहीं है। वास्तव में, कई, शायद अधिकांश विकसित देशों में, कर्मचारियों को अत्यधिक काम से बचाने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि उन्हें देय ओवरटाइम का भुगतान किया जाता है, समय पर नज़र रखना किसी न किसी रूप में कानून द्वारा आवश्यक हो गया है, लेकिन जागरूकता की कमी का मतलब है कि ऐसे कानूनों को शायद ही कभी लागू किया जाता है।

ऐसा हो सकता है, लेकिन ऐसा होना ज़रूरी नहीं है। अगर आप उपस्थिति ट्रैक कर रहे हैं तो यह सुनिश्चित करना ज़रूरी है कि कर्मचारी समय पर आएँ या पेरोल का भुगतान सही तरीके से करें। अगर आप डेस्क-वर्कर्स के समय को ट्रैक कर रहे हैं तो स्क्रीन रिकॉर्ड करना माइक्रोमैनेजमेंट की तरफ़ है। व्यापक आधारित गतिविधियों को रिकॉर्ड करना सिर्फ़ इस बारे में जागरूक होने के बारे में है कि आपके मानव संसाधन कहाँ तैनात हैं और यह आम तौर पर प्रबंधन के लिए ज़रूरी है।

2022 से, टेस्ला कर्मचारी के समय को ट्रैक करने के लिए जिबल का उपयोग कर रहा है।

नियोक्ताओं को अपने कर्मचारियों को कार्य घंटों के ट्रैकर का उपयोग करने के महत्व के बारे में समझाना चाहिए। ऐसा इसलिए नहीं है कि आप उन पर सूक्ष्म प्रबंधन या जासूसी कर सकें, बल्कि यह सुनिश्चित करने के लिए है कि पर्याप्त कार्यभार वितरित किया जाए और गंभीर बर्नआउट मामलों की पहचान की जाए और उन्हें रोका जाए। उदाहरण के लिए, प्रबंधक यह देख पाएंगे कि उनका कर्मचारी कार्यों को पूरा करने के लिए संघर्ष कर रहा है या अधिक समय व्यतीत कर रहा है, लेकिन बहुत कम या कोई प्रगति नहीं कर रहा है, तो वे उनसे बात करना चाह सकते हैं या उन्हें ठीक होने के लिए कुछ समय की छुट्टी दे सकते हैं।

टाइम ट्रैकिंग वाकई एक बड़ा व्यवसाय है। हमारा अनुमान है कि सभी टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर व्यवसायों का वर्तमान मूल्य $100B के क्षेत्र में है, अगर Google Alphabet इसका 1/3 हिस्सा हासिल कर ले तो यह उसके लिए बिल्कुल उपयुक्त होगा। लेकिन टाइम ट्रैकिंग Google के फ़ोकस का हिस्सा नहीं है, यह उसके मौजूदा उत्पाद ऑफ़रिंग के साथ अच्छी तरह से फ़िट नहीं होगा, और टाइम ट्रैकिंग वास्तव में एक बहुत व्यापक क्षेत्र है जिसे विभिन्न खंडों को लक्षित करने वाले विशिष्ट खिलाड़ियों द्वारा सबसे अच्छा परोसा जाता है। Google यह सब नहीं कर सकता है, और इसलिए अंततः Google के लिए उस 1/3 बाज़ार हिस्सेदारी या उसके करीब भी हासिल करना बहुत मुश्किल होगा, और उनके पास ऐसी चीज़ें हैं जिन पर वे ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक दिलचस्प मानते हैं।

हां, यह है, और इसे जिबल कहा जाता है। जिबल इसका उपयोग करने वाले अधिकांश व्यवसायों के लिए 100% मुफ़्त है, उन्हें कभी भी एक पैसा नहीं देना पड़ता, कभी भी कोई क्रेडिट कार्ड विवरण दर्ज करने की आवश्यकता नहीं होती, और वे कभी भी रद्द कर सकते हैं।

जरूरी नहीं, बहुत बुनियादी जरूरतों वाली छोटी टीमों के लिए संभवतः एक कार्य घंटे कैलकुलेटर ही आपकी जरूरत है। आप अपने खुद के घंटों को ट्रैक करेंगे और पेरोल घंटों की कुल संख्या का पता लगाने के लिए कैलकुलेटर का उपयोग करेंगे। यहां तक ​​कि खाता बनाने की भी जरूरत नहीं है। आप टाइमशीट टेम्प्लेट प्रिंट कर सकते हैं जहां समय रिकॉर्ड किया जाएगा।