En tant que PDG d’une entreprise de logiciel de suivi du temps, j’ai besoin de savoir ce que font mes concurrents. Cela signifie que mon équipe et moi-même faisons souvent des recherches sur leurs produits et/ou les testons, vous savez, cela fait partie du travail. Je partage ici les résultats de mes recherches, en donnant à mes concurrents le crédit qui leur revient et en étant honnête sur les produits qu’il faut vraiment éviter selon moi. Voilà donc cet article, dans lequel j’essaie d’être honnête, juste et perspicace. J’espère qu’il vous aidera à prendre la bonne décision…
Cet article aborde les points suivants :
- Aperçu
- Qu’est-ce que les utilisateurs aiment chez Xero Projects ?
- Qu’est-ce que les utilisateurs n’aiment pas chez Xero Projects ?
- Quels sont les plans tarifaires proposés par Xero Projects ?
- Quelles sont les meilleures fonctionnalités de Xero Projects ?
- Sélection d’avis positifs d’utilisateurs
- Sélection d’avis négatifs d’utilisateurs
- Quelles sont les notes de Xero Projects sur les plateformes d’avis ?
- Quel est mon verdict final sur Xero Projects ?
Aperçu
Xero Projects est une application de suivi du temps et de gestion des effectifs intégrée à Xero, conçue pour aider à la rentabilité. Elle permet aux utilisateurs de suivre le temps et les dépenses liés aux travaux/projets, de simplifier la facturation et de rendre la surveillance de l’avancement des projets et de leur rentabilité beaucoup plus facile par rapport aux systèmes sur papier.
Avec Xero Projects, le processus de suivi d’un projet, de sa création à sa réalisation, est simplifié et centralisé sur une seule plateforme. Pour les nouveaux projets, les membres de l’équipe concernés peuvent être assignés, et le travail peut être décomposé en tâches avec des estimations de temps et des taux de facturation pour un suivi détaillé des dépenses.
De plus, étant donné que Xero Projects est intégré directement dans Xero, les utilisateurs peuvent rationaliser davantage leurs processus en utilisant les principales fonctionnalités de Xero en parallèle. Cela permet aux utilisateurs de récupérer les dépenses du personnel en les affectant à des projets par le biais de Xero Expenses, de relier les éléments de facturation, de traiter les transactions et de générer des factures.
L’application présente malheureusement quelques problèmes. Les utilisateurs signalent que des bugs ont entraîné la perte de données suivies, que l’application est difficile à utiliser et moins intuitive que d’autres logiciels de suivi du temps sur le marché. De plus, elle ne mémorise pas les tâches, ce qui oblige les utilisateurs à saisir des données en double.
Qu'est-ce que les utilisateurs aiment chez Xero Projects ?
- Installation facile avec une phase d’apprentissage aisée
- Facile à utiliser
- Excellent support client
Qu'est-ce que les utilisateurs n'aiment pas chez Xero Projects ?
- Coût élevé
- Interface utilisateur obsolète
- Application pleine de bugs
Quels sont les plans tarifaires proposés par Xero Projects ?
Xero Projects n’est pas un programme autonome, il nécessite que les utilisateurs aient déjà un abonnement au logiciel principal de Xero avant de pouvoir acheter Xero Projects.
Si vous n’utilisez pas encore Xero, vous devrez d’abord vous abonner à l’un des trois plans : Early, Growing, Established, afin de pouvoir utiliser l’extension Xero Projects.
Les prix commencent à 2 $/mois/utilisateur, cependant, le plan « Established » inclut une utilisation limitée de Xero Projects sans nécessiter d’extension supplémentaire.
(xero.com)
Malheureusement, les tarifs individuels pour Xero Projects ne sont pas affichés, et les utilisateurs doivent créer un compte avec Xero avant de pouvoir consulter les prix des extensions. Cela peut être légèrement frustrant, car il serait utile de connaître les coûts totaux d’utilisation du logiciel à l’avance pour faciliter la prise de décision commerciale.
En plus de cela, les plans de base de Xero ne sont pas vraiment bon marché. Pour ma part, le coût élevé et le manque de transparence autour du modèle tarifaire de Xero sont quelque peu dissuasifs, d’autant plus que les produits concurrents sont moins chers et affichent leurs tarifs de manière transparente.
Quelles sont les meilleures fonctionnalités de Xero Projects ?
1. Suivi automatique
Xero Projects simplifie le suivi du temps grâce à son minuteur simple de démarrage et d’arrêt. Le logiciel peut également être configuré pour suivre automatiquement le temps en fonction de la localisation sur mobile, ce qui permet à l’application mobile de suivre automatiquement le temps lorsqu’un employé entre ou sort d’un rayon de 100 mètres d’un site de travail prédéfini.
Xero Projects crée des saisies de temps suggérées que les utilisateurs peuvent examiner, puis enregistrer ou supprimer. Tout ce qu’il faut, c’est la permission de l’utilisateur sur le terrain pour accéder à leur localisation, permission qui peut être révoquée à tout moment si nécessaire.
Xero Projects peut prendre en charge jusqu’à vingt sites en même temps pour le suivi automatique, ce qui peut être géré en modifiant les détails, en activant et désactivant le suivi automatique pour les sites choisis, et en supprimant des sites de la liste pour faire de la place pour de nouveaux.
Les données capturées par le minuteur manuel, le suivi automatique basé sur la localisation et la connexion manuelle sont automatiquement organisées dans des feuilles de temps qui reflètent les heures travaillées et les taux, pouvant être comparées aux estimations de temps et aux dépenses pour s’assurer que les projets progressent comme prévu, aidant ainsi les entreprises à respecter les délais et les budgets estimés.
2. Suivi des dépenses
Avec le système de suivi des dépenses de Xero Projects, les utilisateurs peuvent voir tout ce qu’ils doivent savoir sur les projets depuis un tableau de bord : estimation des coûts, montant facturé, temps et dépenses, date limite, tâches et dépenses détaillées qui s’affichent automatiquement si elles ne sont pas suivies.
De plus, la barre de projet sur chaque élément est un excellent indicateur visuel qui montre aux utilisateurs s’ils respectent encore les estimations ou s’ils les ont déjà dépassées en un coup d’œil.
Les sections déroulantes sur chaque élément de dépense permettent d’examiner les détails des dépenses et de voir exactement où les utilisateurs ont pu dépasser les estimations, fournissant des informations sur leurs prochaines actions afin qu’ils puissent se réaligner et s’assurer que le projet reste rentable.
Au fur et à mesure que les projets avancent, les dépenses peuvent être facilement ajoutées et suivies par rapport aux estimations en les ajoutant directement au projet. Pour que tout soit organisé, Xero Projects invite les utilisateurs à saisir des détails tels que le nom de la dépense, sa quantité, son prix unitaire et son pourcentage de majoration.
À partir de ces informations, Xero Projects calcule automatiquement le coût total pour l’utilisateur et suit le montant total des dépenses par rapport aux estimations. Les dépenses des employés et les frais de kilométrage peuvent également être affectés aux projets, permettant ainsi aux entreprises de récupérer chaque centime dépensé pour le travail.
Le système de suivi des dépenses de Xero Projects est un excellent moyen de s’assurer que les projets ne dépassent pas les seuils de dépenses, de fournir une documentation claire de ce qui est nécessaire pour mener à bien un projet et de maintenir la rentabilité.
3. Facturation flexible
Les données saisies par les systèmes de suivi du temps et des dépenses sont automatiquement calculées et organisées en factures exemptes d’erreurs, ce qui réduit le temps traditionnellement nécessaire pour que les factures reflètent avec précision les coûts et les majorations à l’aide de feuilles de calcul ou de systèmes sur papier.
Xero Projects peut générer quatre types de factures : la facture d’acompte, la facture des tâches et des dépenses, la facture du montant du projet, et la facture de devis accepté. Une fois qu’un devis a été envoyé et accepté par le client, une facture de devis accepté doit lui être envoyée, détaillant le prix convenu du projet.
Ensuite, les entreprises peuvent leur envoyer une facture d’acompte pour demander un acompte afin de démarrer le projet, lequel peut être appliqué aux factures à venir. Les factures de tâches et de dépenses détaillent les tâches et dépenses facturables qui n’ont pas encore été couvertes par d’autres factures.
Un montant forfaitaire peut également être demandé aux clients à l’aide de la facture de montant de projet, ce qui est très utile pour les projets qui n’ont pas besoin de montrer des tâches facturables et d’autres détails, ou pour les projets qui doivent être payés en une seule fois.
Les éléments de ligne associés à un projet particulier sont automatiquement listés lorsqu’une facture est créée à partir du projet, et des éléments de ligne supplémentaires peuvent être ajoutés à tout moment. De même, les détails peuvent être modifiés ou supprimés en fonction des besoins.
Toutes les modifications sont automatiquement reflétées sur le total de la facture, permettant aux utilisateurs de suivre les chiffres et l’avancement facilement. Pour simplifier encore le traitement des paiements, les utilisateurs peuvent ajouter un bouton « Payer maintenant » permettant aux clients d’envoyer leurs paiements en ligne en quelques clics.
Sélection d’avis positifs d’utilisateurs :
- « Bon programme de feuilles de temps. » – Alden Balili (Source : Google Play)
- « Simple. Fait le travail et fait partie de Xero, donc fonctionne bien. Idéal pour une petite entreprise. » – Nathan Gilling (Source : Google Play)
- « Nous aimons utiliser Projects et avons trouvé qu’il est utile pour suivre le temps du personnel par rapport à un travail et des tâches spécifiques. » – Donna Jamieson (Source : Xero App Store)
- « XeroProjects fonctionne bien pour obtenir des données. » – Steve Crowe (Source : Xero App Store)
- « J’ai ajouté Projects à mon package récemment. Il a beaucoup de potentiel. » – Edward Hollis (Source : Xero App Store)
Sélection d’avis négatifs d’utilisateurs :
- « Ne parvient pas à se connecter et n’envoie jamais la notification d’ouverture de session permettant de se connecter pour effectuer le travail que les employés doivent faire sur l’ordinateur, et il faut faire des pieds et des mains pour le faire fonctionner à nouveau. » – Mathew Witty (Source : Google Play)
- « Beaucoup de bugs. Plante souvent. Ne se ferme pas et continue de tourner en arrière-plan. » – Chris Mellow (Source : Google Play)
- « Si vous êtes un abonné standard, notez que vous devrez passer au plan Ultimate pour continuer à utiliser Xero Projects. Pour nous, cela représente une augmentation de 300 £, passant de 550 £ à 850 £ par an. Cette augmentation de coût n’est pas évidente car elle est cachée dans la comparaison des anciens et nouveaux plans. C’est sournois et déloyal. » – Utilisateur de Xero (Source : App Store)
- « Il ne s’agit PAS d’un outil de gestion de projet, mais simplement d’un outil de suivi du temps et d’un générateur de factures. Il est impossible de voir les factures dans le livre de compte pour vérifier si elles ont été affectées à un projet ou de regarder la date de la facture dans Projects. L’analyse financière réelle d’un projet n’est donc pas possible. » – Utilisateur de Xero (Source : App Store)
- « Projects est comme un endroit où conserver les devis, les tâches et les factures d’un ‘projet’. Il ne convertit pas un devis en tâches actionnables, et ces tâches ne sont pas transférées dans une facture avec autre chose que le temps. Même le nom du projet n’est pris en charge que dans un devis, pas dans la facture. » – Nicholas Andrews (Source : Xero App Store)
Quelles sont les notes de Xero Projects sur les plateformes d'avis ?
En mars 2025
- Xero App Store : 2.8/5
- Google Play : 4.1/5
- App Store : 4.5/5
Quel est mon verdict final sur Xero Projects ?
Xero Projects est un complément pratique à Xero qui permet d’améliorer la productivité grâce à sa capacité à fournir des informations détaillées sur la santé et la rentabilité des projets.
Ses fonctionnalités de reporting utiles, avec une variété de types de rapports et la possibilité de les personnaliser, sont précieuses pour permettre aux entreprises de connaître l’avancement de leurs projets. Cela permet d’enregistrer avec précision les coûts, les dépenses et les factures, et de les comparer aux estimations et aux budgets.
Cependant, des bugs et des problèmes de connexion, ainsi que les retours des utilisateurs sur des fonctionnalités de gestion de projet limitées et manquant de véritable utilité, rendent difficile la recommandation de Xero Projects comme une option fiable pour les entreprises.
Compte tenu de son prix, les entreprises pourraient trouver un meilleur rapport qualité-prix avec des alternatives offrant davantage de fonctionnalités.
Xero Projects peut être envisagé comme un complément si vous utilisez déjà Xero, mais il est important de bien comprendre ses limites et d’être prêt à vivre avec l’absence de certaines fonctionnalités importantes. Sinon, vous devriez chercher d’autres alternatives pour le suivi du temps et la gestion des présences.
