Avis honnête :

ClickUp

En tête de la liste des fonctionnalités remarquables de ClickUp se trouvent ses capacités de suivi du temps et de rapports de temps. La fonctionnalité de suivi du temps est présentée comme une solution pour rendre le suivi du temps plus intelligent, plus facile et moins chronophage, permettant ainsi aux employés de se concentrer davantage sur des tâches plus importantes. Elle permet aux utilisateurs de suivre et de mettre à jour leur temps depuis n’importe quel appareil via les applications de bureau et mobiles, ainsi que via les navigateurs web grâce à l’extension Chrome gratuite.

Le minuteur global permet également aux utilisateurs de démarrer et d’arrêter le suivi du temps et de passer d’une tâche à l’autre depuis n’importe quel appareil, le tout étant synchronisé entre tous les appareils où le logiciel est installé. En plus du suivi du temps natif, les intégrations permettent également de synchroniser le temps suivi depuis d’autres logiciels de suivi du temps directement dans ClickUp.

Sur les plans Unlimited, Business et Enterprise, le suivi du temps est une ClickApp que les administrateurs peuvent activer à leur convenance, soit pour l’ensemble de l’espace de travail, soit uniquement pour des projets et des tâches spécifiques. Dès le départ, on peut observer que le suivi du temps n’est pas une priorité pour ClickUp et est uniquement traité comme une fonctionnalité optionnelle.

Pour suivre le temps dans ClickUp, les utilisateurs ont le choix entre trois options : utiliser le minuteur en direct, ajouter des heures manuellement de manière rétroactive, ou entrer une plage horaire précise pour le travail effectué. À chacune de ces options, les utilisateurs peuvent ajouter des descriptions de saisie de temps et des étiquettes, marquer les heures comme facturables ou non facturables, et indiquer si elles ne sont associées à aucune tâche spécifique. Le modal de suivi du temps peut être accédé depuis n’importe où dans l’espace de travail via le menu d’action rapide, sur des tâches spécifiques dans la vue des tâches, sur n’importe quel élément dans la vue liste, sur la carte de tâche dans la vue tableau, ou via l’extension Chrome.

Le rapport de temps, quant à lui, permet de visualiser les habitudes et les modèles d’utilisation du temps des utilisateurs. Les feuilles de temps permettent aux utilisateurs et administrateurs de voir les heures suivies en détail, selon une période choisie, en montrant les totaux des heures groupées par date et en fournissant des informations sur les tâches individuelles et les saisies de temps pour mieux comprendre l’utilisation du temps à travers les équipes.

De plus, les rapports sur le temps suivi montrent combien chaque membre de l’équipe passe sur des groupes de tâches avec un suivi cumulatif du temps, avec une option intéressante pour ajouter le temps suivi depuis des intégrations tierces. Pour des informations plus spécifiques, le reporting du temps permet aux utilisateurs d’appliquer des filtres à leurs saisies de temps pour personnaliser facilement les rapports, leur permettant de regrouper les saisies, de segmenter les heures facturables et non facturables, et de voir les estimations de temps.

Enfin, les rapports sur les estimations de temps permettent aux administrateurs de comparer le temps suivi réel par rapport aux estimations de temps, et d’afficher le temps restant sur les estimations pour leur donner une vue d’ensemble précise de l’état des projets et de savoir si les objectifs peuvent être atteints dans les délais.

Cependant, il est important de noter que ClickUp ne dispose pas vraiment de garde-fous contre les inefficacités et le vol de temps. Bien que j’apprécie la flexibilité des options de suivi du temps, je suis surpris par l’absence de mesures de responsabilité pour garantir que les employeurs ne paient que pour les heures réellement travaillées, comme des fonctionnalités de surveillance de l’activité informatique qui enregistrent les applications, documents et URL utilisés pendant la période de suivi. Mais cela ne me surprend pas vraiment, encore une fois, ClickUp est principalement un logiciel de gestion de la productivité qui se trouve être doté une fonction de suivi du temps.

2. Automatisations permettant de gagner du temps

ClickUp promet de gagner du temps et d’économiser des ressources pour les utilisateurs et les entreprises grâce à plus de 100 automatisations qui aident à rationaliser les tâches répétitives et les travaux de routine, ainsi qu’à coordonner les flux de travail de manière autonome. Ces automatisations aident à contrôler les processus et à prévenir les blocages qui pourraient affecter négativement la productivité, en optimisant la répétition des tâches avec des flux de travail étape par étape qui permettent leur exécution logique sans intervention manuelle.

En plus de gagner du temps et des ressources sur les tâches répétitives, les automatisations de ClickUp garantissent également une précision dans l’exécution des actions automatisées, quelque chose qui n’est pas toujours 100 % garanti avec le travail manuel, et libèrent du temps et des ressources qui peuvent être utilisés pour des tâches plus importantes. Libérer du temps des tâches répétitives et souvent ennuyeuses permet également aux employés de se concentrer sur des tâches dépendantes de l’humain et de maintenir leur élan, ce qui contribue à augmenter la productivité. De plus, les entreprises peuvent être sûres que leurs livrables parviennent aux bonnes personnes au bon moment sans même y penser : il suffit de définir ce que le logiciel doit faire et quand, puis de l’oublier en toute confiance, sachant qu’il fera son travail.

Certains exemples d’automatisations ClickUp concernent les changements de statut qui configurent le logiciel pour qu’il prenne certaines mesures lorsque le statut d’un projet change, comme l’envoi d’un e-mail aux administrateurs lorsqu’un projet est achevé. Les automatismes de changement d’attributaire indiquent à ClickUp de faire quelque chose lorsqu’une personne est réaffectée d’une tâche à une autre, par exemple de reclasser un projet comme étant en cours lorsque quelqu’un est réaffecté de chef d’équipe à membre d’équipe. Les changements de priorité permettent au logiciel de prendre automatiquement les mesures appropriées lorsque la priorité d’un projet est modifiée, par exemple en l’archivant automatiquement lorsque son statut passe de normal à faible. Dans la même veine que les automatismes de changement de priorité, l’automatisation de l’arrivée de la date d’échéance permet d’augmenter automatiquement la priorité d’un projet à l’approche de la date d’échéance. L’automatisation de la création de tâches permet aux utilisateurs de ne pas associer manuellement des projets à une liste, et l’automatisation du déplacement vers cet emplacement permet au logiciel d’exécuter automatiquement une action prédéfinie lorsque quelque chose est déplacé vers un certain emplacement, par exemple lorsqu’une certaine tâche est déplacée d’une liste à une autre.

Les automatisations fonctionnent en permettant aux utilisateurs de dire à ClickUp que lorsqu’un événement spécifique se produit, le logiciel doit alors effectuer une action particulière. La partie « quand cela se produit » constitue le déclencheur de l’automatisation, c’est-à-dire l’action qui lance l’automatisation ou qui devient la base d’autres actions ou d’une série d’actions. En plus des actions, les utilisateurs peuvent également définir des conditions en tant que déclencheurs d’automatisation, en indiquant au logiciel qu’une fois qu’une condition spécifique est remplie, l’automatisation se déclenche. Par exemple, lorsqu’un projet devient en retard de trois jours, il est automatiquement réassigné à un nouveau chef d’équipe.

Les utilisateurs peuvent choisir parmi plus de 50 modèles d’automatisation fournis par ClickUp pour des tâches générales ou créer leurs propres automatisations pour des tâches nécessitant plus d’adaptation aux flux de travail uniques. En plus des automatisations dans l’application, ClickUp peut également être configuré pour créer des automatisations pour les intégrations avec des applications tierces telles que email, Bugsnag, Calendly, Github, Twilio, Hubspot, et bien plus encore. Le meilleur dans tout ça ? Cela ne nécessite aucune compétence en codage de la part des utilisateurs !

3. Une aide puissante de l’IA

ClickUp propose un assistant IA puissant qui promet de révolutionner la façon dont le travail est effectué en utilisant plus d’une centaine d’outils bien documentés qui prétendent produire un contenu de haute qualité à l’aide de prompts IA spécialement conçus pour être utilisés dans des rôles spécifiques.

ClickUp AI se targue de réduire considérablement le temps consacré à la rédaction, au brainstorming et à l’amélioration du contenu, l’affirmation audacieuse est que le travail qui prenait 30 minutes peut désormais être effectué en 30 secondes. Il peut être utilisé pour générer des actions à partir de documents et de tâches, résumer des fils de commentaires et des notes de réunion et obtenir des informations détaillées sur d’autres contenus longs en quelques secondes, et s’assurer que les documents écrits sont clairs, concis, attrayants, exempts de fautes de grammaire et parfaitement formatés.

La fonction ClickUp AI peut également traduire et localiser du texte, sélectionner le ton de voix et le niveau de créativité appropriés aux exigences uniques de tout texte, et « apprendre » à partir des données des utilisateurs pour s’adapter aux besoins spécifiques et aux flux de travail d’équipes spécifiques ou d’organisations entières.

ClickUp AI peut être utilisé pour générer et améliorer des stratégies de campagne, des enquêtes, des e-mails, des propositions, des accroches marketing, des plans d’événements, des descriptions de produits et de caractéristiques, des études de cas, des dossiers créatifs, des présentations et des spécifications techniques, entre autres. La liste peut s’allonger à l’infini, et quel que soit le texte que l’utilisateur a en tête, l’outil d’intelligence artificielle peut probablement le créer s’il y est invité et s’il y est incité.

La fonction d’IA est accessible dans la plupart des endroits de ClickUp qui nécessitent une saisie de texte, à savoir dans la barre d’outils, dans les descriptions de tâches et les commentaires, dans le bloc-notes et dans la boîte de réception. Elle est également accessible via la vue du chat et les cartes du tableau de bord de la vue du chat et peut être utilisée pour créer des tâches, des sous-tâches et des documents avec un contenu généré par l’IA.

Comme indiqué précédemment dans la section sur les prix, ClickUp AI n’est disponible que pour les plans Unlimited, Business et Enterprise. Cependant, les utilisateurs du niveau Free Forever peuvent également obtenir jusqu’à 25 utilisations via un essai gratuit – un avant-goût de ce à quoi ils peuvent s’attendre s’ils décident d’opter pour un plan payant et le module complémentaire. Outre la limitation de la compatibilité des plans, la fonctionnalité n’est pas non plus disponible pour les espaces de travail conformes à la loi HIPPA, ainsi qu’en Chine, à Cuba, à Hong Kong, en Iran, en Corée du Nord, en Russie et en Syrie.

4. Diverses vues

Conçu pour offrir une grande flexibilité, ClickUp permet d’afficher les données sous diverses vues qui sont très utiles pour organiser le travail en fonction des besoins uniques des utilisateurs, tout en fournissant la perspective requise qui varie en termes de détails, allant d’une concentration détaillée à une vue plus généralisée et globale qui transmet tous les facteurs d’un seul coup d’œil.

Les vues de tâches sont un excellent moyen de visualiser les tâches et de les trier en fonction de leur objectif et de leur besoin. Elles incluent la vue liste, qui est la vue la plus couramment utilisée et la plus facile à exploiter pour trier et organiser les tâches, la vue tableau qui compare les détails en colonnes et en lignes, la vue tableau Kanban qui permet aux utilisateurs de voir l’état des tâches dans le processus avec une fonctionnalité de glisser-déposer, et les diagrammes de Gantt pour planifier et gérer les projets et les délais. Elles incluent également la vue activité, qui montre ce qui se passe exactement dans n’importe quelle liste, dossier ou espace, la vue chronologie qui offre une perspective linéaire des plannings, la vue charge de travail qui affiche les capacités et les ressources de l’équipe, la vue carte qui permet de localiser les tâches dans le monde réel, et les Mind Maps qui créent des représentations visuelles de la hiérarchie des tâches et de leurs relations.

Les vues de page, quant à elles, permettent aux utilisateurs d’utiliser des ressources supplémentaires en parallèle avec leurs tâches. Elles comprennent les tableaux blancs qui fonctionnent comme des espaces de travail collaboratifs, la vue chat qui permet aux utilisateurs de rester en contact concernant des éléments non liés à une tâche spécifique, la vue doc où les utilisateurs peuvent créer et éditer des documents et des wikis pour les projets de manière collaborative, la vue d’intégration où des éléments interactifs provenant de l’extérieur de ClickUp peuvent être partagés facilement et en toute sécurité, et la vue formulaire où des formulaires peuvent être facilement créés pour rationaliser les processus de collecte de données.

Les utilisateurs peuvent définir une vue par défaut pour tous les membres de l’équipe, épingler les vues qu’ils utilisent fréquemment pour un accès facile, et supprimer celles dont ils n’ont plus besoin. Ces différentes vues permettent aux utilisateurs de trouver facilement les informations dont ils ont besoin et de les afficher de manière à les avantager au maximum.