Non. Le suivi du temps de travail des employés n’a du sens que dans certaines situations et organisations.
En fait, chez Jibble, nous suivons le temps et l’activité de certaines équipes – par exemple celles qui sont payées à l’heure – et nous ne le faisons pas pour d’autres équipes. En fait, pour la plupart de nos employés, la principale chose que nous suivons est leur performance et leur rendement.
La clé ici est d’identifier pourquoi vous devez suivre le temps et ensuite comment s’y prendre.
En général, pour le personnel qui doit être sur place, comme dans un restaurant, un hôpital, un chantier de construction, etc… il peut être très utile de suivre les présences car si le personnel n’est pas là, il ne peut pas faire son travail.
Voici quelques systèmes de gestion du temps et des présences :
- Pas de contrôle, on se contente de compter sur une présence physique.
- Cela fonctionne bien pour les très petites équipes.
- Stylo et papier
- Là encore, cela peut bien fonctionner pour les petites équipes où le temps doit être enregistré. Bien sûr, il est ouvert aux fraudes.
- Horloges pointeuses sur base de fiches
- Systématisé mais ouvert aux abus, il faut du temps pour obtenir les données des fiches, les fiches ne sont pas sauvegardées, et tout cela est sujet à des erreurs. Encore une fois, cela pourrait bien fonctionner pour les petites organisations où la visibilité de l’équipe est élevée.
- Horloges pointeuses électroniques (non basées sur le cloud)
- Généralement coûteuses à mettre en place, elles deviennent rapidement obsolètes, les données ne sont pas disponibles en temps réel, et les données ne sont pas sauvegardées.
- Un logiciel de gestion du temps et des présences basé sur le cloud.
- Oui, nous le vendons, mais c’est la voie à suivre car il résout tous les problèmes des autres systèmes – c’est pourquoi ils sont devenus si populaires.
Oui, la plupart des systèmes de gestion du temps et des présences produisent également des feuilles de temps, et la plupart les fournissent dans de nombreux formats différents.
Non. En dehors de la gestion du temps des employés, l’assiduité peut être utilisée pour le suivi de l’absentéisme ou des scores de présence dans différents événements et services. C’est pourquoi nous avons également fait en sorte que Jibble fonctionne parfaitement pour suivre la présence des étudiants et la présence dans les églises.
Le logiciel de suivi du temps est un terme générique pour un logiciel qui fait exactement ce qu’il dit, à savoir suivre le temps.
L’élément clé est qu’il peut être utilisé aussi bien pour les employés de bureau que pour les employés sur site.
La gestion du temps et des présences est un sous-ensemble du suivi du temps, et le terme « présence » implique qu’il s’agit d’un logiciel destiné aux employés sur site.
Le pointage par collègue est le fait qu’un employé pointe à la place d’un de ses collègues.
Non seulement il s’agit d’une fraude, mais c’est également démotivant pour ceux qui y assistent, car leurs collègues sont payés sans travailler.
C’est pourquoi nous avons la présence biométrique, une méthode qui utilise des données biologiques comme l’empreinte digitale et la reconnaissance faciale (bien que la reconnaissance vocale soit encore en développement). De plus, ce système de présence peut être utilisé d’une manière fixe , grâce à un kiosque de pointage , ou d’une manière beaucoup plus flexible en utilisant le suivi GPS d’un téléphone ou d’une tablette. Ainsi, nous avons à la fois l’identification correcte de la personne et l’emplacement précis à un moment donné.
Certains systèmes utilisent une système RFID pour la présence, mais bien sûr, les cartes sont sujettes au pointage par collègue. Cette méthode peut être efficace dans une zone à haute visibilité, telle qu’une zone couverte par de nombreuses caméras de sécurité. D’autres logiciels utilisent des téléphones au lieu de fiches et, bien que les téléphones puissent être donnés aux collègues, beaucoup seront réticents à le faire car cela signifie qu’ils ne peuvent pas utiliser leur téléphone. Jibble prend en charge cette fonctionnalité avec le « verrouillage de l’appareil« , ce qui signifie que seul le téléphone de la personne concernée peut être utilisé pour pointer ses entrées et sorties.
Un employeur ne peut pas forcer un employé à utiliser une application sur son mobile, sauf si cela est explicitement stipulé dans le contrat.
Mais la réalité est qu’un employeur et un employé devraient avoir un certain niveau de compréhension pour maintenir une bonne relation de travail, et donc un employé répondant à son téléphone ou l’utilisant pour suivre le temps si on le lui demande serait normalement considéré comme raisonnable.
Il n’y a pas beaucoup d’applications gratuites, mais celles qui le sont gagnent de l’argent en faisant payer des abonnements dotés de fonctionnalités supplémentaires.
La communication est vraiment importante, ainsi que la définition des attentes. Le suivi des présences signifie que les employés sont payés équitablement, et que les employeurs paient équitablement, et c’est un message clé à faire passer.
La plupart d’entre eux tentent en effet de résoudre le même problème, à savoir le suivi du temps et des présences. Cependant, chacun a ses propres forces, son prix, ses méthodes de pointage et, peut-être le plus important, chacun a des niveaux d’exécution différents – un logiciel de suivi du temps et de la présence qui rend difficile le pointage effectif des employés va finalement causer beaucoup plus de problèmes qu’il n’en résout.
De plus, il est bon de garder à l’esprit que lorsque vous optez pour un logiciel de suivi de la présence, vous n’achetez pas le produit mais vous investissez dans celui-ci, car le produit changera avec le temps et il est difficile de changer de système. Il faudrait s’assurer que le système s’améliore et que le support client est réactif.
Le suivi des présences des employés est parfaitement légal dans toutes les juridictions du monde, car les employeurs ont essentiellement besoin de savoir où se trouve leur personnel.
En fait, dans de nombreux pays développés, le suivi du temps de présence est devenu une obligation légale, d’une manière ou d’une autre, afin de protéger les employés contre le surmenage et de s’assurer qu’ils sont payés pour leurs heures supplémentaires, mais le manque de sensibilisation signifie que ces lois sont rarement appliquées.
Oui, car le suivi des congés, du temps, ainsi que des présences sont mutuellement dépendants.
Voici quelques questions sur le suivi du temps que vous aviez peur de poser !