Dans cet article, je vais vous présenter les meilleurs logiciels de gestion des présences pour les PME qui ont besoin de suivre leurs employés sur place ou à distance. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les entreprises ayant plus d’un site, et ils rendront le suivi de la présence des employés plus facile et plus précis.
Les applications de ce type peuvent aider les entreprises à répondre aux exigences de conformité de diverses autorités gouvernementales, notamment dans le cadre des marchés publics. Si votre entreprise travaille avec des entités publiques, vous devrez vous conformer aux exigences strictes en matière de comptabilisation des heures de travail imposées par le Code du travail et les accords collectifs. Les applications de gestion des présences peuvent vous aider à répondre à ces exigences et à rester en conformité avec un grand nombre d’organismes régulateurs en France. Elles peuvent également vous aider à respecter les dispositions légales en matière de temps de travail et de salaires.
L’utilisation d’un logiciel de suivi du temps et des présences peut contribuer à réduire les erreurs humaines dans les feuilles de temps des employés. Les applications que j’ai sélectionnées pour cette liste possèdent de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la gestion du temps et la rendent plus précise, notamment le suivi des heures de travail, la gestion des congés, la planification des équipes, et bien d’autres encore. En outre, ces applications sont dotées de fonctions telles que la géolocalisation ou la reconnaissance faciale, qui peuvent empêcher les employés de pointer depuis l’extérieur du lieu de travail ou de pointer pour le compte d’un autre employé.
Qu’est-ce qu’une petite entreprise en France ?
Les très petites, petites et moyennes entreprises (TPE/PME) sont l’épine dorsale de l’économie française, jouant un rôle vital tant sur le plan de l’emploi que de la création de richesse. En 2021, on comptait environ 159 000 TPE et PME en France, selon la dernière étude de l’INSEE, ce chiffre excluant les micro-entreprises. Ces TPE/PME représentent 99,9 % de toutes les entreprises du pays, une majorité d’entre elles étant des TPE, dont plus de 96 % sont des micro-entreprises, souvent composées de quelques salariés ou fonctionnant sans salariés.
Elles ne sont pas seulement nombreuses, mais également cruciales pour l’emploi, puisque près de la moitié des salariés français, soit 45,5 %, travaillent au sein d’une de ces entreprises. D’un point de vue économique, les PME contribuent de manière significative, générant 22,3 % du chiffre d’affaires total en France, soit 858 milliards d’euros en 2021. Les micro-entreprises, bien que plus petites, apportent également une contribution notable avec 12,9 % du chiffre d’affaires national.
La liste définitive
1. Jibble
Jibble est une application gratuite et complète de suivi du temps et des présences, compatible avec les indépendants et diverses petites entreprises.
La gestion des feuilles de temps et des heures de travail des employés est beaucoup plus simple avec l’application de bureau et mobile de Jibble. L’interface est propre et sans encombrement, et les managers obtiendront des rapports quotidiens, hebdomadaires ou mensuels sur la productivité des employés. Il est ainsi plus facile d’évaluer les performances des employés sur des périodes spécifiques.
Bien entendu, Jibble est plus qu’un simple logiciel de gestion des présences. Il offre également des fonctionnalités telles que le suivi par GPS, un kiosque, le suivi des présences par NFC et RFID, le suivi des présences par reconnaissance faciale, et bien plus encore.
Jibble est également 100% gratuit et peut accueillir un nombre illimité d’utilisateurs. Il n’y a pas de frais cachés et vous aurez accès à toutes les fonctionnalités sans dépenser un centime.
Vous vous dites peut-être : bien sûr qu’il dit tout cela, Jibble est son produit. Mais voilà, vous n’avez pas besoin de me croire. Jibble est également très bien noté sur Capterra, GetApp, et G2, et nous nous débrouillons très bien sur Google Play Store et l’App Store.
Principales caractéristiques pour les PME
- Reconnaissance faciale avec scan du visage en 3D et prévention de l’usurpation de visage
- Suivi GPS et géorepérage
- Suivi des présences par NFC et RFID
- Borne de présence transparente
- Système de gestion des présences en ligne
- Données de fréquentation précises en temps réel
Vos données sont-elles en sécurité avec Jibble ?
Oui, vos données sont entre de bonnes mains avec Jibble.
Les données des utilisateurs de Jibble 1 sont stockées dans l’AWS de Virginie du Nord et les données des utilisateurs de Jibble 2 sont stockées dans l’AWS d’Irlande. Les données sont cryptées et sauvegardées régulièrement. Les archives de Jibble 1 sont stockées pendant 3 mois, celles de Jibble 2 pendant 30 jours. Jibble ne partage pas les informations personnelles avec des tiers sans autorisation, sauf dans certaines circonstances.
Seuls les employés autorisés ont accès aux données des utilisateurs, qui sont cryptées et stockées à des fins d’analyse interne. Jibble conserve les données de l’utilisateur tant que le compte est actif, mais les supprime dès que le compte est supprimé. Les données des utilisateurs ne sont généralement conservées que pendant une courte période.
Vous pouvez également demander que vos données personnelles soient définitivement supprimées des serveurs de Jibble. Il vous suffit d’envoyer un courriel au service clientèle à l’adresse support@jibble.io.
En savoir plus sur la politique de confidentialité de Jibble.
Intégrations de Jibble
Jibble s’intègre avec les applications les plus populaires et les plus utilisées pour la gestion de projet, la gestion des ressources humaines, la planification, la communication, la paie, et plus encore. Il s’agit notamment de :
- Asana
- Google Calendar
- Jira
- Trello
- Zapier
- Hubspot
- Microsoft Office 365
- Microsoft Teams
- QuickBooks
- Slack
- Salesforce
…et bien d’autres intégrations Jibble.
Ce que les utilisateurs aiment
- Gratuit
- Facile à utiliser
- Abordable avec une version gratuite intégrée
- Suivi précis du temps grâce à la reconnaissance faciale et au suivi GPS
- Excellent service client
- Logiciel riche en fonctionnalités
Ce que les utilisateurs n’aiment pas
- Le PDG porte des lunettes blanches bizarres
2. Clockify
Clockify, le troisième produit de COING destiné à une gestion d’équipe plus efficace, est une application de suivi du temps et de présence qui aide les équipes à suivre, facturer et planifier facilement leurs heures de travail.
Bien qu’il puisse être utilisé par des freelances, le logiciel brille lorsqu’il est utilisé par des équipes, aidant les petites entreprises à suivre leurs projets et à surveiller leur productivité. La version gratuite de Clockify permet aux utilisateurs d’accéder à toutes les fonctionnalités principales de suivi du temps, prouvant ainsi son utilisation sans passer par des plans de paiement supplémentaires. Son interface facile à utiliser permet aux utilisateurs de commencer leur travail rapidement et facilement, et avec de bonnes notes sur la plupart des sites d’évaluation, Clockify jouit d’une très bonne réputation.
Malgré la popularité de Clockify, les utilisateurs signalent des bugs fréquents dans son application Android. Bien que l’interface utilisateur soit facile à utiliser, l’application mobile présente des temps de traitement lents et des pannes fréquentes. De plus, l’application ne fonctionne pas aussi efficacement sans connexion internet, ce qui la rend peu pratique pour les utilisateurs du secteur des services.
Principales caractéristiques pour les PME
- Kiosque personnalisable avec code PIN
- API et Webhooks
- Suivi des présences et des heures supplémentaires
- Gestion des congés et des vacances
- Suivi des pauses
Vos données sont-elles en sécurité avec Clockify ?
COING, la société mère de Clockify, utilise des contrôles d’autorisation d’accès, des pare-feu, le cryptage des données et d’autres mesures pour protéger les données des utilisateurs. En outre, COING ne vend pas les informations personnelles des utilisateurs et ne les partage pas avec des tiers, à l’exception de Google, MailChimp, Stripe, Zendesk, Amazon, Microsoft et Coing DOO.
COING se conforme également à la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA), qui s’applique aux utilisateurs résidant en Californie.
Intégrations de Clockify
Clockify s’intègre avec les applications les plus populaires et les plus utilisées pour la gestion de projet, la communication, la paie et plus encore. Il s’agit notamment de :
- Asana
- Jira
- Trello
- Google Agenda
- Gmail
- Zapier
- Microsoft Teams
- QuickBooks
…et bien d’autres encore.
Ce que les utilisateurs aiment
- Suivi automatique
- Version gratuite très complète
- Interface facile à utiliser
- Bon service client
- Plus de 80 intégrations
Ce que les utilisateurs n’aiment pas
- Problèmes de rapports
- L’application mobile bugue
- Problèmes de synchronisation des applications
- Traitement lent
- Problème avec une connexion internet faible
Pourquoi ne pas jeter un coup d’œil à notre revue sur Clockify complète et, bien sûr, tout à fait honnête ?
3. Deputy
Laissez-moi vous parler de Deputy, l’application de gestion des présences basée sur le cloud qui aide les petites entreprises à gérer la planification et le suivi du temps de travail de leurs employés. Avec des fonctionnalités telles que le suivi des présences, le contrôle des heures supplémentaires et la conformité des pauses, Deputy facilite la gestion des employés. De plus, son accessibilité sur ordinateur et appareils mobiles permet aux employés de pointer de n’importe où.
Le logiciel de suivi des temps de travail de Deputy se distingue notamment par ses feuilles de temps numériques en temps réel, sa localisation GPS et sa reconnaissance faciale pour la vérification des feuilles de temps. Avec le calcul automatique des salaires, le respect des pauses et les rapports dynamiques pour comparer les heures de travail et les bénéfices, c’est un bon choix pour tous vos besoins en matière de gestion des employés. Et le fait qu’il s’intègre avec des systèmes de paie comme Xero est un grand avantage.
Cependant, Deputy me dérange sur certains points. Bien qu’il soit rentable, je trouve que son logiciel de suivi des temps est un peu trop compliqué. Et si vous êtes un utilisateur d’Android, vous serez peut-être déçu d’apprendre que l’application Android a moins de fonctionnalités que l’application iPhone. De plus, le cadre de conception n’est pas très personnalisable.
Principales caractéristiques pour les PME
- Feuilles de temps illimitées
- Suivi des présences en temps réel
- Gestion des congés et des vacances
- Planification automatique
- Rapports personnalisés
- API ouverte
Vos données sont-elles en sécurité avec Deputy ?
Bien que Deputy ne puisse pas garantir la sécurité absolue des informations des utilisateurs, il utilise néanmoins des méthodes standard pour s’assurer que ces informations sont stockées en toute sécurité. Deputy est également certifié ISO 27001 et conforme à la norme PCI, ce qui garantit la sécurité des transactions par carte de crédit.
Intégrations de Deputy
Deputy s’intègre avec les applications les plus populaires et les plus utilisées pour la gestion de projet, la communication, la paie, les points de vente, etc. Il s’agit notamment de
- BambooHR
- Abacus
- Xero
- Google Calendar
- QuickBooks
- Microsoft Outlook
…et bien d’autres encore.
Ce que les utilisateurs apprécient
- Automatise les calculs de salaires complexes
- Rapports dynamiques
- L’enregistrement des heures de travail via l’application mobile
- Rapport qualité-prix
Ce que les utilisateurs n’aiment pas
- Le manque de fonctionnalités dans l’application Android
- Manque de personnalisation spécifique à l’utilisateur
- Interface utilisateur obsolète
- Le suivi du temps compliqué
4. BambooHR
En tant qu’application de gestion des présences, BambooHR sait combiner tous les outils essentiels pour gérer une équipe, que ce soit le suivi du temps, l’intégration de la paie ou les rapports d’avancement. Mais ce qui me frappe le plus, c’est son option libre-service qui permet aux employés d’entrer leurs informations et de faire gagner du temps aux RH.
Lorsqu’il s’agit du suivi du temps, BambooHR le rend facile avec un pointage simple, la création de feuilles de temps, le suivi des présences et des congés payés. Mais n’oublions pas que le suivi du temps n’est qu’une des nombreuses fonctions de gestion offertes par ce logiciel. Les sondages sur le bien-être des employés permettent de s’assurer que votre équipe est heureuse et qu’elle prend soin d’elle. Et pour ceux qui sont en déplacement, le logiciel dispose également d’une application mobile, bien qu’elle ne soit pas aussi riche en fonctionnalités que son homologue de bureau.
Pour ce qui est des limites du logiciel, bien que la fonction de rapport puisse vous donner les chiffres dont vous avez besoin, elle peut être un peu raide et manque d’options de personnalisation, ce que de nombreux utilisateurs souhaitent. En outre, certains utilisateurs ont trouvé que les modules complémentaires étaient un peu chers, ce qui peut être un frein pour les petites entreprises. Enfin, si la fonction de formation est utile, il faudrait lui donner un peu plus d’élan pour qu’elle brille vraiment. Un peu plus de personnalisation et d’interactivité contribueraient grandement à rendre BambooHR vraiment efficace.
Principales caractéristiques pour les PME
- Suivi du temps de travail avec gestion des congés payés
- Registres de paie
- Données sur les employés et analyses
- API ouverte
- Enregistrements de données sur les employés
Is Your Data Safe with BambooHR?
BambooHR héberge les données des utilisateurs dans des centres de données situés aux États-Unis, au Canada ou en Irlande, en fonction de l’emplacement de l’utilisateur. Les données sont cryptées pendant le transfert et le stockage.
En outre, BambooHR utilise plusieurs couches de contrôles de sécurité et un modèle de sécurité appelé Zero Trust pour protéger les données des utilisateurs.
Intégrations de BambooHR
BambooHR s’intègre aux applications les plus populaires et les plus couramment utilisées pour la gestion des RH, l’administration des avantages sociaux, la communication, la paie, le suivi des candidats, et plus encore. Il s’agit notamment de :
- BreezyHR
- Slack
- Maxwell Health
- Google Single Sign-On
- Papaya Global
- Adjoint
…et bien d’autres encore.
Ce que les utilisateurs aiment
- Idéal pour stocker les informations sur les employés en un seul endroit
- Système de suivi des candidats
- Remplir des formulaires et obtenir des signatures électroniques en toute simplicité
- Enquêtes sur le bien-être des employés
- Interface facile à utiliser et agréable
Ce que les utilisateurs n’aiment pas
- La fonction de rapport est limitée pour de nombreux utilisateurs
- Le coût des modules complémentaires est élevé
- La fonction de formation est insuffisante
- L’application mobile n’est pas aussi riche en fonctionnalités
5. When I Work
Eh bien, parlons de When I Work – une application de suivi des temps et des présences.
Avec ses fonctionnalités de suivi du temps, de gestion des présences et de paie, When I Work possède toutes les caractéristiques clés dont une petite entreprise a besoin pour gérer la planification et le suivi du temps en douceur.
Ce que j’aime chez When I Work, c’est son système de communication. Il est extrêmement facile de transmettre instantanément les changements de poste et de programme. C’est probablement la raison pour laquelle le logiciel a reçu une note de 4,5 sur Capterra.
Mais attendez, ce n’est pas tout ! La fonction de pointage permet de pointer instantanément les entrées et les sorties et comporte même des précautions supplémentaires pour les employés qui oublient d’enregistrer leurs heures de travail. De plus, les feuilles de temps générées sont facilement modifiables, ce qui garantit que la paie est toujours précise et sans erreur. Le logiciel offre également des fonctions de suivi GPS et de géorepérage pour les équipes sur site !
Malheureusement, When I Work présente de nombreux problèmes qui ralentissent les flux de travail et sont extrêmement frustrants. J’ai également remarqué que la pointeuse et les applications mobiles ne se synchronisent pas toujours bien avec l’application de bureau, ce qui entraîne la perte d’heures enregistrées. Et j’ai l’impression que les notifications ne sont pas toujours très visibles ou même présentes.
Une chose est sûre cependant, When I Work ne plaisante pas avec l’inactivité et si vous n’êtes pas attentif, il vous déconnectera. Soyez donc vigilant, car vous risquez de perdre un temps précieux et de devoir revenir en arrière pour tout modifier.
Principales caractéristiques pour les PME
- Pointeuse et géorpérage
- Feuilles de temps et paie
- Suivi des présences et des absences
- Planification des employés
Vos données sont-elles en sécurité avec When I Work ?
When I Work conservera vos informations tant que votre compte sera actif. Si vous désactivez votre compte, vos informations ne seront plus visibles pour les autres, mais When I Work pourra les conserver. Vous pouvez demander la suppression des informations de votre compte, mais le contenu partagé avec d’autres personnes ne peut pas être supprimé. En outre, les employeurs pourront conserver toutes les données relatives aux employés fournies à When I Work.
Intégrations de When I Work
When I Work s’intègre aux applications les plus populaires et les plus couramment utilisées pour les opérations commerciales, la paie, les points de vente, etc. Il s’agit notamment de :
- Gusto
- QuickBooks
- Square
- GoCo
- Zapier
…et bien d’autres encore.
Ce que les utilisateurs aiment
- Un service client sympathique
- Facile à naviguer
- Le tableau de bord donne une vue d’ensemble détaillée
- La fonction de planification comporte de nombreuses sous-fonctionnalités
- Bon système de chat
Ce que les utilisateurs n’aiment pas
- Les bugs
- Les notifications ne sont pas totalement efficaces
- Déconnexion automatique
- L’application mobile ne se synchronise pas bien avec l’ordinateur de bureau
6. Time Tracker par eBillity
Le Time Tracker par eBillity est une application de suivi du temps de travail et de présence qui offre aux petites entreprises d’excellentes fonctionnalités qui peuvent simplifier le flux de travail.
Tout d’abord, Time Tracker permet aux employés de pointer, de prendre des pauses et de soumettre leur temps à l’approbation, garantissant ainsi le suivi et la comptabilisation de leurs heures de travail.
Ce que j’aime, c’est qu’il offre des fonctionnalités telles que l’approbation des feuilles de temps, les notifications, les alertes, le suivi de la paie, la planification et la gestion des congés – ce logiciel peut prendre en charge tous vos besoins en matière de gestion des employés. Vous pouvez être tranquille tout en sachant que tous les aspects de la présence et de la productivité des employés sont suivis de manière efficace.
L’intégration de Time Tracker avec d’autres logiciels de paie et de comptabilité, comme LawPay, est une autre caractéristique intéressante. Il peut automatiquement rappeler au personnel de suivre son temps et dispose également d’une fonction spéciale pour le suivi du temps juridique appelée LawBillity. Cette fonction permet de suivre les dépenses juridiques par dossier et de suivre les reçus, ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps, à vous et à votre équipe.
Cependant, Time Tracker ne fait pas que des heureux. Un message d’erreur déroutant apparaît lors de la saisie d’un temps non facturable, ce qui est assez frustrant. L’incapacité à différencier les entrées d’heures facturées et non facturées est un autre problème majeur, de même que l’interface administrative confuse du logiciel. En outre, j’ai le sentiment que le logiciel peut être lent à charger et que des bugs obligent parfois les utilisateurs à ressaisir les données, ce qui entraîne une perte de temps dont personne ne veut dans un logiciel censé accroître l’efficacité.
Principales caractérisitques pour les PME
- Suivi GPS et géorepérage
- Fonctionnalités de kiosque
- Approbation des feuilles de temps
- Planification des employés
Vos données sont-elles en sécurité avec Time Tracker ?
Time Tracker utilise Amazon S3 pour l’hébergement, et l’ensemble de l’application est surveillé 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, afin de garantir la sécurité des données des utilisateurs. En outre, le réseau d’eBillity dispose de son propre système de détection d’intrusion.
Les données sont sauvegardées quotidiennement, hebdomadairement et bihebdomadairement à plusieurs endroits. Toutes les informations sont sécurisées par un cryptage de 256 bits.
Intégrations de Time Tracker
Time Tracker s’intègre avec les applications les plus populaires et les plus utilisées pour la comptabilité, les salaires, les dépenses, etc. Il s’agit notamment de :
- Gusto
- ADP
- Clio
- QuickBooks
- Zero
- Stripe
…et bien d’autres encore.
Ce que les utilisateurs aiment
- Journaux d’heures faciles à comprendre
- Facturation abordable et facile
- Plusieurs options de minuterie pour les tâches
- Options de suppression des fiches horaires pour faciliter les corrections
Ce que les utilisateurs n’aiment pas
- L’interface administrative déroutante
- L’apparition de messages d’erreur déroutants lors de la saisie d’heures non facturables
- Lenteur du chargement
- La ressaisie des données en raison de bugs
Comment les applications de gestion des présences aident-elles les petites entreprises à se conformer à la législation française ?
Code du travail
Le Code du travail en France impose aux employeurs de tenir des registres précis des heures travaillées par leurs employés, y compris les heures supplémentaires, et de verser aux employés au moins le salaire minimum pour toutes les heures travaillées, ainsi qu’une majoration pour les heures supplémentaires.
Les applications de gestion des présences peuvent contribuer à garantir le respect de ces exigences en assurant le suivi des heures d’arrivée et de départ des employés, en calculant les heures travaillées et en générant des rapports qui peuvent être utilisés pour vérifier la conformité avec le Code du travail.
Congé de maternité, paternité et parental
Les applications de gestion des présences peuvent aider les entreprises à rester en conformité avec les dispositions légales concernant les congés de maternité, de paternité et parental, en leur permettant de suivre facilement les présences et les absences des employés. Les employeurs seront en mesure de déterminer si un employé a pris un congé légal et de s’assurer que les droits des employés sont respectés.
En fournissant des données précises et fiables sur les présences, les applications de gestion des présences peuvent aider les entreprises à éviter les violations de la législation sur les congés et les litiges potentiels.
Marchés publics en France
Si votre entreprise travaille pour des entités publiques, vous devrez respecter les réglementations des marchés publics. Les exigences en matière de comptabilisation des heures travaillées par les employés dans ce cadre sont strictes et demandent aux prestataires de tenir des registres précis. Les applications de gestion des présences automatisent ce processus, ce qui permet aux entreprises de se conformer plus facilement aux réglementations liées aux marchés publics en France.
Comment choisir une application de gestion des présences pour les PME françaises ?
Recherchez les caractéristiques suivantes pour trouver l’application de gestion des temps et des présences qui convient le mieux à votre entreprise :
- Suivi des heures : Le logiciel doit être doté de fonctions complètes de suivi du temps afin de suivre avec précision les heures de travail des employés, y compris les entrées et sorties, les pauses et les heures supplémentaires. Un suivi et des calculs précis sont essentiels pour éviter les erreurs, les divergences et les problèmes de conformité.
- Paie, rapports et analyses : Le logiciel doit s’intégrer au logiciel de paie de l’entreprise pour rationaliser le processus de paiement. Il doit être doté de fonctions de rapport robustes, permettant aux responsables et aux administrateurs d’accéder aux données de présence en temps réel, de générer des rapports personnalisés et d’analyser les tendances.
- Intégration : Pour optimiser les opérations de l’entreprise, le logiciel doit pouvoir s’intégrer aux flux de travail existants, aux systèmes de paie et à d’autres outils de gestion des ressources humaines.
- Sécurité : Le logiciel doit disposer de protocoles de sécurité stricts pour protéger les données sensibles des employés et empêcher tout accès non autorisé aux ressources de l’entreprise.
- Assistance : Le logiciel doit offrir une assistance technique complète, y compris des ressources de formation, des guides d’utilisation et un service clientèle continu, afin de garantir une mise en œuvre sans faille et un succès à long terme.
- Conformité : Le logiciel de gestion du temps et des présences doit pouvoir aider les entreprises à respecter les lois et réglementations fédérales, nationales et locales en matière de travail.
