Comment suivre les employés à distance (avec éthique)

Le travail à distance peut être difficile à gérer, en particulier pour les responsables.

Si vous ne pouvez pas voir physiquement vos employés, comment pouvez-vous vous assurer que le travail est bien fait, que les tâches sont accomplies dans les temps et que la productivité est maintenue ?

Le suivi des employés à distance peut combler cette lacune en fournissant des détails sur les habitudes de travail, la gestion du temps et l’état d’avancement des projets. Même s’il n’est pas absolument nécessaire, il peut s’avérer très bénéfique pour votre équipe :

• Assure la responsabilisation : Sans interactions en face à face, il est plus difficile de voir si les employés travaillent comme prévu. Les logiciels de suivi peuvent vous aider à vérifier que les tâches sont accomplies et que les délais sont respectés, garantissant ainsi la responsabilisation, même à distance.
• Meilleure gestion de la charge de travail : En suivant l’activité des employés et la réalisation des tâches, vous pouvez mieux comprendre la charge de travail de chaque individu. Cela permet de mieux répartir les tâches, de prévenir le surmenage et de s’assurer que tous les membres des équipes apportent une contribution équitable.
• Favorise les évaluations des performances : Des données de suivi détaillées peuvent constituer une ressource précieuse pour les évaluations des performances. Elles fournissent des preuves objectives des habitudes de travail et des réalisations d’un employé, qui peuvent être utilisées pour offrir un retour d’information constructif ou reconnaître les réussites.
• Améliore la gestion des projets : Avec les outils de suivi du temps, vous pouvez garder un œil sur l’avancement des projets, surveiller les étapes importantes et vous assurer que les projets sont sur la bonne voie. Cela permet de gérer les délais, d’ajuster les plannings et d’aligner les projets sur les objectifs de l’entreprise.
• Dynamise la cybersécurité : Les logiciels de suivi peuvent aider à protéger votre entreprise en surveillant les documents enregistrés, les appli installées et les sites web visités. Cette surveillance permet de se prémunir contre la cybercriminalité, les menaces internes et les violations de données.
• Assure la légalité et la conformité : Pour des raisons légales et de conformité, avoir des enregistrements précis des heures de travail, de l’achèvement des tâches et de la communication peut vous aider à répondre aux exigences réglementaires et à protéger votre entreprise contre les litiges potentiels.

Le suivi des employés à distance peut sans aucun doute être bénéfique pour les entreprises. Mais il comporte aussi son lot de désavantages. Les employés peuvent avoir l’impression qu’un suivi constant porte atteinte à leur vie privée et peut nuire à leur satisfaction au travail. Un suivi excessif peut également créer un sentiment de méfiance entre les employeurs et les employés.

C’est une question d’équilibre. Il est essentiel de trouver le juste équilibre entre un suivi efficace et le respect de la vie privée des employés.

Oui.

En France, il est légal de surveiller les employés à distance, mais cela est strictement encadré par la législation. Tout suivi des employés doit respecter le cadre du Code du travail et les recommandations de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). La surveillance est permise à condition d’avoir une raison professionnelle légitime, comme la sécurité ou le suivi de la productivité, et elle doit être proportionnée et transparente.

Les employeurs doivent informer les employés de toute mesure de surveillance mise en place, et celle-ci doit être justifiée par la nature du poste ou des tâches effectuées. Par exemple, l’utilisation de logiciels de suivi des employés ou la surveillance de leurs communications doivent être explicitement mentionnées dans les documents internes de l’entreprise (comme le règlement intérieur ou la charte informatique). En outre, les employeurs doivent garantir que la surveillance n’empiète pas sur la vie privée des employés, notamment en dehors des heures de travail.

Oui.

En France, les employeurs sont légalement tenus d’informer les employés s’ils sont surveillés, que ce soit sur site ou à distance. Le Code du travail stipule qu’aucune donnée personnelle concernant un salarié ne peut être collectée sans l’en informer au préalable. La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) exige également que les employeurs indiquent clairement la finalité de la surveillance, la durée de conservation des données, et les moyens d’exercer leurs droits (accès, rectification, etc.). Ce principe de transparence est fondamental, et les employeurs doivent notamment afficher ces informations de manière visible dans les locaux​.

Par ailleurs, tout dispositif de surveillance doit respecter les droits à la vie privée des salariés, notamment en ce qui concerne les zones non professionnelles comme les espaces de pause ou de repos.

Les employeurs sont autorisés à suivre toute une série de données afin de garantir la productivité et le respect des politiques de l’entreprise. Ces données peuvent inclure :

• Saisies clavier
• les activités sur Internet, telles que les sites web visités
• l’activité de l’écran
• le temps passé sur des tâches ou des applications spécifiques
• Le suivi GPS pour la vérification de la localisation, en particulier si le travail implique des déplacements ou des tâches hors site.

Il est important de noter que les employés ne peuvent être suivis que pendant les heures de travail. La collecte des données est également soumise aux lois fédérales et étatiques visant à protéger la vie privée des employés.

Il existe de nombreuses façons de suivre les employés à distance : vous pouvez suivre leurs heures de travail, leur demander d’enregistrer leur lieu de travail lorsqu’ils pointent, les obliger à faire des rapports périodiques sur l’avancement de leur travail, ou encore opter pour une méthode plus détaillée en utilisant un logiciel de surveillance des employés. Chacune de ces méthodes a bien sûr ses avantages et ses inconvénients, assurez-vous donc de choisir celle qui convient le mieux à votre équipe.

• Rapports des employés : L’autodéclaration oblige les employés à fournir des mises à jour régulières sur leurs progrès et leurs réalisations. Il peut être demandé aux employés de déposer des rapports quotidiens ou hebdomadaires sur leur travail, leurs progrès et les obstacles qu’ils rencontrent. Cela peut se faire via des documents partagés ou des plateformes de messagerie. Cette méthode favorise le sens des responsabilités, mais elle reposera surtout sur l’honnêteté et l’exactitude des employés. Elle risque également de ne pas donner une image complète de la productivité.
• Réunions et contrôles réguliers : Des réunions et des contrôles planifiés vous permettent de vous tenir au courant des progrès des employés et d’obtenir un retour d’information. Vous pouvez organiser des réunions récurrentes pour des contrôles individuels ou des mises à jour de votre équipe. Profitez de ces sessions pour discuter des progrès, aborder les problèmes et évaluer les tâches accomplies.
• Logiciel de suivi du temps : Les logiciels de suivi du temps enregistrent le temps que les employés consacrent à différentes tâches ou projets. Les employés s’enregistrent dans le logiciel pour démarrer et arrêter des minuteurs pour différentes tâches. Le logiciel suit alors le temps passé sur les différentes activités, que vous pouvez évaluer pour vous assurer que le travail est effectué efficacement.
• Logiciel de surveillance des employés : Pour avoir une approche plus détaillée, de nombreuses entreprises se tournent vers des logiciels de gestion des employés à distance. Ces outils fournissent des informations détaillées sur les habitudes de travail des employés en suivant des activités telles que l’utilisation de l’ordinateur, les visites de sites Web et le temps consacré à différentes tâches. Certains offrent même des fonctionnalités telles que la surveillance par capture d’écran, le suivi GPS, les registres d’activité et le suivi des frappes au clavier. Cette méthode peut être particulièrement utile pour garantir la productivité et protéger les informations sensibles de l’entreprise.

1. Déterminez ce que vous voulez suivre et pourquoi.

Il peut être tentant de collecter toutes les données possibles auprès de vos employés sans trop se demander si vous en avez vraiment besoin. Cependant, la collecte inconsidérée de données peut entraîner des complications inutiles et des problèmes de protection de la vie privée.

Pour éviter cela, commencez par définir vos objectifs. Demandez-vous quels aspects spécifiques du travail de vos employés vous devez surveiller et pourquoi. Par exemple, avez-vous besoin de suivre l’endroit où ils se trouvent ? Si les employés sont amenés à se déplacer pour des raisons professionnelles, par exemple pour participer à des réunions avec des clients ou visiter différents sites, le suivi GPS de leur localisation peut être pertinent et justifié.

En revanche, si votre équipe travaille à domicile et que l’emplacement n’est pas un facteur important pour ses tâches, le suivi GPS peut s’avérer inutile et intrusif. Concentrez-vous plutôt sur des indicateurs plus appropriés à leurs performances, tels que l’achèvement des tâches, l’avancement des projets ou la gestion du temps.

Chez Jibble, nous proposons une fonctionnalité de capture d’écran pour la surveillance, mais paradoxalement, nous ne l’utilisons pas pour surveiller notre propre équipe. Nous préférons nous concentrer sur la qualité de leur travail et le temps qu’ils consacrent à chaque tâche. Cela nous permet d’évaluer la productivité de manière plus efficace et de rémunérer notre personnel horaire de façon plus précise. Les employés doivent également rendre compte de leur temps de travail, tout comme un avocat qui facturerait un client en fonction des heures prestées.

Réfléchissez à l’impact des données que vous envisagez de collecter. Le suivi des employés à distance doit se faire dans un but précis et dans le respect de la vie privée des employés.

Quelles que soient les données que vous collectez, elles doivent avoir un but précis et s’aligner sur les objectifs de votre entreprise.

2. Informez les employés qu’ils sont suivis.

En France, il est absolument nécessaire d‘informer les employés qu’ils sont suivis, ce que vous allez suivre et l’usage qui sera fait de ces données.

Cela permet non seulement de s’assurer que les employés comprennent les raisons qui sous-tendent les pratiques de surveillance, mais aussi de faire en sorte que le suivi soit moins sournois ! Après tout, vous ne faites rien d’illégal, alors pourquoi le cacher ?

La plupart des employés apprécieront l’honnêteté et comprendront que la surveillance est un logiciel qui permet de s’assurer que les projets restent sur les rails et que les délais sont respectés. Si les employés expriment des inquiétudes ou une gêne, parlez-en ouvertement et essayez de trouver un équilibre qui respecte leur vie privée tout en atteignant les objectifs de l’entreprise.

N’oubliez pas que vous souhaitez instaurer un climat de confiance avec votre équipe. Faire preuve de transparence quant à vos méthodes de suivi est un pas dans la bonne direction.

3. Choisissez un logiciel de surveillance qui respecte la vie privée.

Il y a une multitude de logiciels de surveillance des employés, mais vous devez faire attention à celui que vous choisissez.

Tous les logiciels de surveillance ne se valent pas, et certains peuvent avoir des pratiques douteuses en matière de protection de la vie privée. Commencez par évaluer la politique de confidentialité du logiciel pour vous assurer qu’elle décrit clairement la manière dont les données des employés sont collectées, utilisées et protégées. Une bonne politique de confidentialité doit détailler les données collectées, les personnes qui y ont accès, la manière dont elles sont enregistrées et la durée de leur conservation. Recherchez un logiciel qui offre de la transparence et des garanties en matière de protection des données et de la vie privée.

Une surveillance efficace ne signifie pas que vous devez suivre tous les aspects des activités de vos employés. Les meilleurs logiciels offrent des fonctionnalités personnalisables qui vous permettent d’adapter le niveau de surveillance à vos besoins spécifiques. Les outils de suivi du temps et de surveillance des employés, tels que Jibble, offrent une grande flexibilité dans la définition des paramètres et des limites du suivi, ce qui vous permet de vous concentrer sur les principaux indicateurs de performance sans empiéter inutilement sur la vie privée.

4. Mettez en place des mesures de protection pour éviter les abus.

Lorsqu’il s’agit de suivre des employés à distance, il est important de mettre en place des garde-fous efficaces pour éviter toute utilisation abusive des logiciels de suivi et de surveillance. S’il est naturel de penser à de nouvelles façons d’utiliser les données, vous devez faire attention à la façon dont vous surveillez vos employés et au moment où vous le faites. La surveillance ne doit pas s’étendre au-delà des heures de travail ni empiéter sur le temps individuel, par exemple pendant les congés annuels, car cela peut être considéré comme une atteinte à la vie privée.

Vous devez également gérer les données avec soin. Cela nécessite de les enregistrer en toute sécurité et de respecter les obligations légales spécifiques aux différents secteurs d’activité.

Par exemple, les données cryptées doivent être enregistrées dans un système sécurisé et centralisé dont l’accès est limité aux personnes nécessaires, telles que les employés surveillés et leur responsable direct. Selon les meilleures pratiques, ces données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire, jusqu’à cinq ans, selon les recommendations de la CNIL.