Migrez le logiciel de suivi du temps de votre entreprise

Je dirais que la première étape du processus de migration est d’évaluer votre logiciel de suivi du temps actuel et d’identifier vos besoins pour le nouveau logiciel. Cela semble évident, mais je ne saurais trop insister sur le nombre de personnes qui ne le font pas correctement, ce qui entraîne des problèmes par la suite. Examinez correctement le logiciel que vous utilisez actuellement et dressez une liste de ses fonctionnalités, de ses forces et de ses faiblesses. Déterminez les fonctionnalités dont vous avez besoin et celles dont vous n’avez pas besoin. Identifiez ensuite les fonctionnalités dont vous avez besoin dans le nouveau logiciel pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise. Parmi les fonctionnalités à prendre en compte, citons le suivi du temps, la facturation, les rapports et l’intégration à d’autres logiciels.

Il est maintenant temps de rechercher et de comparer différents logiciels de suivi du temps. Il existe de nombreux logiciels de suivi du temps sur le marché, chacun ayant ses propres fonctionnalités et structures tarifaires. Pour obtenir une vision détaillée de vos besoins budgétaires, utilisez des logiciels tels qu’un outil gratuit de suivi des dépenses. Une fois que vos finances sont alignées, faites des recherches sur chaque option et comparez-les à vos besoins. Vous pouvez utiliser des avis en ligne, notamment nos avis honnêtes sur les logiciels de suivi du temps, et des sites d’avis d’utilisateurs tels que Capterra, GetApp, ou même Forbes qui a réalisé plusieurs avis, pour jauger les performances de chaque logiciel. Si vous prévoyez un déploiement important, je vous suggère également d’essayer de mettre la main sur des utilisateurs réels. Inscrivez-vous à des essais pour les logiciels qui vous semblent les plus pertinents et testez-les. C’est également le moment d’évaluer le niveau de service client.

Assurez-vous de créer un plan de migration étape par étape. Décrivez le planning de la migration, les étapes à suivre et les ressources nécessaires. Je suggère également de créer un plan de gestion de projet qui décrit chaque étape en détail, y compris les tâches, les délais et les parties responsables. Ce plan doit également prévoir une stratégie de communication pour informer les employés de la migration et des possibilités de formation. Je ne saurais trop insister sur l’importance de parler à toutes les personnes concernées et d’obtenir un consensus en expliquant clairement les avantages de la migration. En fin de compte, malgré toute la planification et la théorie, si les gens ne veulent pas que ça marche, il y a de fortes chances que ça ne marche pas.

Avant d’importer vos données dans le nouveau logiciel, vous devez exporter les données de votre logiciel actuel. La plupart des logiciels de suivi du temps vous permettent d’exporter vos données dans différents formats, tels que CSV, Excel ou Google Sheets. Consultez la documentation de votre logiciel actuel pour savoir comment exporter vos données. Il est important de s’assurer que les données exportées sont complètes, précises et à jour.

Les chances que vos données soient propres à 100 % dès le départ sont de l’ordre de 0 %! Vous devrez nettoyer vos données migrées, ce qui implique d’examiner et de valider vos données afin de garantir leur exactitude et leur exhaustivité. Vous pouvez utiliser des logiciels comme Excel ou Google Sheets pour supprimer les doublons, corriger les erreurs et apporter d’autres modifications nécessaires à vos données. Cette étape est cruciale pour garantir que vos données sont cohérentes et précises lorsque vous les importerez dans le nouveau logiciel.

Une fois que vous avez nettoyé vos données, vous pouvez les importer dans le nouveau logiciel de suivi du temps. La plupart des logiciels permettent d’importer des données dans différents formats, tels que CSV ou Excel. Veillez à ce que les champs de données soient correctement mappés au cours du processus d’importation.

Configurez votre nouveau logiciel de suivi du temps. Ce processus consiste à configurer le logiciel pour qu’il réponde aux besoins de votre entreprise. Vous devrez peut-être créer des projets, des tâches et des clients, définir des taux de facturation et personnaliser les rapports. Vous devez également vous assurer que le nouveau logiciel est intégré aux autres logiciels de votre entreprise, tels que votre logiciel de gestion de projet, votre logiciel de facturation et votre logiciel de comptabilité.

Ne négligez pas la formation et ne partez pas du principe que si vous avez trouvé le processus d’heures de travail simple, tout le monde en fera autant. La formation doit porter sur les fonctionnalités essentielles du logiciel, telles que les heures de travail, la facturation et les rapports. Vous devrez peut-être aussi former votre équipe à l’interface utilisateur du nouveau logiciel, à la navigation et à d’autres fonctions. Il est important de fournir une formation détaillée pour que votre équipe puisse utiliser le logiciel efficacement. Pensez sérieusement à fournir du matériel de formation, tel que des didacticiels, des vidéos et des manuels d’utilisation, pour soutenir l’apprentissage de votre équipe, surtout si votre entreprise est importante.

Surveillez le nouveau logiciel pour vous assurer que tout fonctionne correctement, et assurez-vous de parler aux gens pour avoir une idée de ce qu’ils pensent. Vérifiez que les données contenues dans le nouveau logiciel sont précises et complètes. Surveillez l’utilisation du nouveau logiciel par votre équipe et répondez aux questions qui se posent. Assurez-vous que le nouveau logiciel réponde aux besoins de votre entreprise et que votre équipe se sente à l’aise en l’utilisant.

Après quelques semaines ou mois d’utilisation du nouveau logiciel, évaluez le processus de migration. Cette évaluation doit porter sur l’efficacité du processus de migration et sur les performances du nouveau logiciel. Envisagez d’organiser des enquêtes ou des séances de retour d’information avec votre équipe afin de recueillir leurs avis et leurs expériences avec le nouveau logiciel. Identifiez les problèmes ou les préoccupations qui doivent être abordés et procédez aux ajustements nécessaires.

Archivez les anciennes données. Vous pouvez soit enregistrer les données sur un disque dur externe, soit sur un service de stockage dans le cloud. L’archivage des anciennes données vous permet de disposer d’une sauvegarde au cas où vous auriez besoin d’y accéder à l’avenir.

Finalement, n’oubliez pas de résilier votre abonnement à l’ancien logiciel. Vous ne voulez pas être obligé de payer pour un logiciel obsolète ou redondant.