Si vous vous êtes déjà retrouvé noyé dans une interminable liste de choses à faire, passant d’une tâche à l’autre sans réel progrès, vous n’êtes pas seul. La productivité peut souvent s’apparenter à un jeu du chat et de la souris : à peine une tâche terminée, une autre surgit.
Et s’il existait une solution ?
Développée pour le première fois il y a plus de 100 ans pour sauver une usine sidérurgique en difficulté, la méthode Ivy Lee est un outil de productivité conçu pour vous aider à vous concentrer sur les tâches essentielles et à éviter la dispersion en voulant tout faire en même temps.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Qu’est-ce que la méthode Ivy Lee ?
- Les origines de la méthode Ivy Lee
- Les avantages de la méthode Ivy Lee
- Comment appliquer la méthode Ivy Lee dans votre vie
- La flexibilité de la méthode Ivy Lee
- Conclusion
Qu'est-ce que la méthode Ivy Lee ?
La méthode Ivy Lee, du nom de son créateur, a été conçue pour résoudre un défi courant de la productivité : savoir où concentrer son attention. Cette méthode offre une approche structurée pour vous aider à reprendre le contrôle de votre journée et vous assurer que vous travaillez sur ce qui est le plus important.
La technique est extrêmement simple. À la fin de chaque journée de travail, notez les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain, classées par ordre de priorité. Au début de la journée, commencez par la première tâche et travaillez dessus jusqu’à ce qu’elle soit terminée avant de passer à la suivante, en évitant le multitasking et les distractions.
Concentrez-vous exclusivement sur une tâche à la fois, en évitant la tentation de passer à la suivante avant d’avoir terminé la précédente, ou de gérer plusieurs tâches simultanément.
La méthode impose une discipline en déterminant quelles tâches doivent être effectuées et dans quel ordre, garantissant ainsi que vous vous concentrez sur les priorités.
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Les origines de la méthode Ivy Lee
Les origines de la méthode Ivy Lee remontent à 1918, lorsque Charles M. Schwab, président de Bethlehem Steel Corporation, cherchait des moyens d’améliorer l’efficacité au sein de son entreprise. Bien qu’il soit l’un des hommes d’affaires les plus prospères de son époque, Schwab sait que son équipe ne travaille pas au mieux de ses capacités.
Ses inquiétudes grandissant, Schwab invite Ivy Ledbetter Lee, un consultant en productivité et expert en relations publiques très respecté à l’époque. Schwab a demandé à Lee de le rencontrer, lui et ses cadres, et de lui proposer une stratégie susceptible de les aider à accomplir davantage de tâches en moins de temps.
Au lieu de proposer un long discours ou un système complexe, Lee a proposé une technique simple : à la fin de chaque journée de travail, les employés devaient noter les six tâches les plus importantes qu’ils devaient accomplir le lendemain, les classer par ordre de priorité et les accomplir une par une. Les tâches inachevées sont reportées sur la liste du lendemain.
Schwab est intrigué, mais il veut la preuve que la méthode fonctionne. Lee leur a proposé de l’essayer pendant quelques mois, gratuitement. Plutôt que d’exiger un paiement d’avance, il dit à Schwab de lui verser ce qu’il pensait que la méthode valait après avoir vu les résultats.
Au bout de trois mois, Schwab et ses cadres ont constaté une amélioration significative de la productivité. À tel point que Schwab fit à Lee un chèque de 25 000 dollars, une somme importante à l’époque, qui équivaut aujourd’hui à des centaines de milliers de dollars.
La méthode s’est rapidement répandue, devenant un outil de productivité fiable pour les chefs d’entreprise et les professionnels du monde entier.
Les avantages de la méthode Ivy Lee
Comprendre pourquoi vous devez faire quelque chose est la première étape pour mettre en place la méthode Ivy Lee. Elle présente de nombreux avantages pour améliorer la productivité. En voici quelques-uns :
- Fatigue décisionnelle et clarté mentale : une caractéristique puissante de la méthode Ivy Lee est sa façon de lutter contre la fatigue décisionnelle. Nos cerveaux disposent de ressources cognitives limitées, et chaque décision que nous prenons au cours de la journée épuise une partie de cette énergie. Cette stratégie simple libère votre énergie cognitive, vous permettant de vous concentrer entièrement sur les tâches à accomplir, plutôt que de gaspiller des ressources mentales à décider de ce que vous devez faire ensuite. Ainsi, vous commencez la journée de travail avec clarté et objectif, et votre énergie mentale est mieux utilisée pour exécuter les tâches, pas pour décider.
- Un sentiment d’accomplissement et de motivation : la méthode Ivy Lee favorise la motivation en transformant la productivité en une série de petites victoires réalisables. Au lieu de vous sentir submergé par une liste interminable de choses à faire, vous vous concentrez sur six tâches clés, ce qui rend les progrès plus visibles et plus accessibles. Chaque tâche accomplie procure un sentiment d’accomplissement, renforce la motivation et vous incite à relever le défi suivant.
- Disciplinez votre cerveau : notre cerveau n’est pas conçu pour gérer simultanément plusieurs tâches complexes. Au contraire, nous donnons le meilleur de nous-mêmes lorsque nous pouvons nous concentrer sur une seule tâche à la fois. Avec cette méthode, au lieu d’être multitâche, vous vous concentrez pleinement sur une seule tâche à la fois. Cette concentration profonde nous oblige à nous discipliner, une compétence qui, si elle est développée au fil du temps, peut s’étendre à d’autres domaines de notre vie, tels que la santé, la forme physique et le travail.
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Comment appliquer la méthode Ivy Lee dans votre vie
Commencer avec la méthode Ivy Lee est simple, mais la clé réside dans la constance. La méthode fonctionne mieux lorsque vous en faites une habitude, alors ne la compliquez pas, commencez simplement. Voici un guide étape par étape pour l’appliquer de manière naturelle et facile à suivre.
#1 Planifiez vos six tâches la veille au soir
Avant de terminer votre journée, prenez cinq minutes pour lister les six choses les plus importantes à accomplir le lendemain. Utilisez un carnet, un agenda ou une application de notes, choisissez ce qui vous convient le mieux.
#2 Classez les tâches par ordre d’importance
Priorisez votre liste de la tâche la plus importante à la moins importante. La première tâche devrait avoir le plus grand impact sur vos objectifs.
Exemple : Si une échéance importante se profile à l’horizon, « Procéder au traitement de la paie mensuelle » figure en tête de liste. Les tâches moins urgentes peuvent être placées plus bas dans la liste. Votre liste pourrait ressembler à ceci :
- Tâche 1 : procéder au traitement de la paie mensuelle.
- Tâche 2 : relancer l’équipe de développement pour des mises à jour sur le nouveau produit.
- Tâche 3 : mettre à jour l’équipe sur les progrès.
- Tâche 4 : répondre aux e-mails en attente.
- Tâche 5 : préparer l’ordre du jour des réunions du week-end.
- Tâche 6 : rechercher de nouvelles idées marketing.
#3 Concentrez-vous sur une tâche à la fois
Commencez votre journée par la tâche n° 1 et ne passez pas à la suivante tant qu’elle n’est pas terminée. Évitez le multitasking, il vous ralentit et vous empêche de vous concentrer.
#4 Reportez les tâches non terminées
Si vous ne terminez pas toutes les tâches, reportez celles qui restent à la liste du lendemain. Si une tâche est constamment repoussée, décidez si elle est vraiment importante ou si elle doit être déléguée ou supprimée.
#5 Restez cohérent et adaptez-vous si nécessaire
Certaines journées se dérouleront sans accroc, d’autres seront chaotiques. L’essentiel est d’en faire une habitude. Au fil du temps, vous deviendrez meilleur pour prioriser ce qui compte vraiment et rester concentré sur ce qui vous fait avancer.
Après quelques semaines, réfléchissez à ce qui fonctionne et à ce qui ne fonctionne pas. Accomplissez-vous régulièrement vos tâches ? Vous sentez-vous moins accablé ? Utilisez ces réflexions pour affiner votre approche.
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La flexibilité de la méthode Ivy Lee
Je sais ce que vous pensez : « C’est bien en théorie, mais vous savez combien de choses je dois gérer en même temps ? » Oui, la méthode Ivy Lee fonctionne bien dans des environnements structurés, mais que faire si votre travail est imprévisible ?
Que vous soyez un chef d’entreprise jonglant entre les appels clients, les problèmes imprévus et le travail administratif, ou un représentant du service client changeant constamment de tâches urgentes, il peut sembler impossible de s’en tenir à une liste rigide de six tâches. Cependant, le principe fondamental de la priorisation reste valable et peut toujours vous aider à améliorer votre productivité :
- Liste de tâches adaptable : n’hésitez pas à vous adapter si nécessaire. Au lieu d’établir une liste de six tâches fixes, commencez par établir une liste de priorités, mais laissez une marge de manœuvre pour des ajustements. Par exemple, un chef d’entreprise peut se fixer comme tâche de « faire le suivi de trois clients clés », tout en sachant que les clients spécifiques peuvent changer en fonction de l’urgence. Cela vous permet de rester concentré sans vous sentir enfermé.
- Regroupement des tâches pour plus d’efficacité : plutôt que d’énumérer six tâches distinctes, regroupez-les par catégorie, comme « communication avec les clients », « gestion d’équipe » ou « travail administratif ». Un chef de projet, par exemple, peut donner la priorité aux réunions d’équipe plutôt qu’aux e-mails, tout en conservant une certaine flexibilité pour les questions urgentes.
- Blocage du temps pour la concentration : si votre journée est constamment en mouvement, utilisez le time blocking pour les tâches prioritaires. Un médecin qui s’occupe des rendez-vous de ses patients peut réserver les deux premières heures à la paperasse, afin de s’assurer que les tâches essentielles sont accomplies avant que la journée ne devienne chaotique.
- Révision quotidienne pour plus de flexibilité : prenez cinq minutes à la fin de la journée pour réfléchir : qu’est-ce qui a fonctionné, qu’est-ce qui n’a pas fonctionné et qu’est-ce qui doit être ajusté ? Un travailleur indépendant peut remarquer qu’il repousse sans cesse une tâche, ce qui indique qu’elle devrait être programmée plus tôt ou déléguée.
Même dans des fonctions imprévisibles, une habitude de priorisation rapide vous permet de rester concentré sur ce qui compte vraiment au lieu de vous perdre dans le tumulte quotidien.
Conclusion
La méthode Ivy Lee n’a pas pour but d’alourdir votre journée, mais de faire en sorte que chaque jour compte. Dans un monde noyé sous les listes de choses à faire et les distractions, cette méthode apporte de la clarté en vous forçant à vous concentrer sur ce qui est vraiment important.
En réduisant vos priorités quotidiennes à six tâches essentielles, vous éliminez le désordre mental, réduisez les efforts inutiles et travaillez avec une intention plus claire. Pas de systèmes élaborés, pas de planification interminable, juste une habitude simple qui vous permet de garder le contrôle.
Pourquoi ne pas essayer ce soir ? Notez six tâches pour demain, attaquez-les une par une et voyez l’impact sur votre productivité. Moins de chaos, plus de progrès, c’est la méthode Ivy Lee.
