Le suivi du temps pour réussir: 7 meilleures pratiques pour les ONG

Le suivi du temps est crucial pour les entreprises à but non lucratif car il permet une gestion efficace des ressources, aide à respecter les obligations légales et financières, et améliore la transparence et la responsabilité.

En documentant précisément le temps consacré aux différentes tâches et projets, les organisations peuvent évaluer la productivité, identifier les domaines nécessitant des améliorations et garantir que les ressources sont utilisées de manière optimale pour atteindre les objectifs de la mission.

De plus, cette pratique facilite la justification des dépenses lors des audits ou des rapports aux bailleurs de fonds, renforçant ainsi la confiance des donateurs et partenaires. 

La première étape pour suivre votre temps avec efficacité est de l’aligner sur la mission de votre association. Votre mission est l’objectif et la vision de votre organisation en France et le monde. Elle définit ce que vous voulez réaliser et comment vous voulez le faire. Vous devez fixer des buts et des objectifs clairs pour votre organisation, qui reflètent votre mission et guident vos actions.

Pour soutenir vos objectifs, vous devez mettre au point un système de suivi du temps adapté aux besoins et à la culture de votre entreprise. Cela signifie que vous choisissez les activités que vous suivez, les méthodes que vous utilisez et les données que vous collectez. Vous décidez également de la manière dont vous souhaitez utiliser les données pour mesurer vos performances et votre impact. En procédant de la sorte, le suivi du temps devient un élément essentiel de votre culture organisationnelle, et non une charge supplémentaire. Il vous aide également à recueillir et à évaluer des données fiables qui montrent les résultats et l’impact de votre organisation.

Le suivi du temps des employés est important pour les ONG. Il permet de mesurer les performances du personnel, de respecter la législation du travail et de consacrer les salaires aux programmes. Un logiciel de suivi du temps peut rendre le processus plus facile, plus rapide et plus judicieux.

Pour inciter les employés à suivre leur temps, les organisations à but non lucratif doivent communiquer avec eux, les former et les inciter à le faire. Les employés doivent savoir pourquoi le suivi du temps est bon pour eux et pour l’entreprise. Ils doivent apprendre à utiliser le logiciel et obtenir de l’aide en cas de besoin. Ils doivent également se sentir appréciés et récompensés pour le suivi du temps.

En suivant ces meilleures pratiques, les organisations à but non lucratif peuvent amener leurs employés à suivre du temps de manière précise et cohérente. La productivité, la conformité et l’efficacité de l’entreprise s’en trouveront améliorées.

En France, la valorisation horaire du bénévolat est souvent calculée en utilisant le taux horaire du SMIC ou des méthodes spécifiques comme le coût de remplacement, qui estiment combien coûterait le travail des bénévoles s’il était effectué par des salariés rémunérés. Généralement, le salaire net minimum au sein d’une association loi 1901 s’élève à 1 398,69 € par mois pour une base de 35 heures par semaine.

Les organisations à but non lucratif en France dépendent fortement des bénévoles pour diverses tâches, telles que la collecte de fonds, l’organisation d’événements, et les actions de sensibilisation. Pour gérer efficacement le temps de leurs bénévoles, ces organisations peuvent utiliser des logiciels de suivi du temps. Cette pratique permet de:

• Générer des rapports détaillés: Les associations peuvent produire des rapports transparents et précis sur les activités bénévoles, utiles pour les donateurs, les financeurs et les autorités fiscales, comme l’exige parfois le Compte d’emploi des ressources​.
• Reconnaître l’engagement des bénévoles: En suivant les heures de bénévolat, les associations peuvent reconnaître et valoriser les efforts des bénévoles, ce qui contribue à leur motivation et à leur fidélisation.
• Améliorer l’engagement et l’impact: Les données recueillies permettent aux associations de mieux comprendre l’implication de leurs bénévoles et de prendre des décisions éclairées pour optimiser leurs programmes de bénévolat.

Les meilleures pratiques en matière de suivi du temps pour les bénévoles incluent l’encouragement à enregistrer les heures, l’utilisation de tableaux de bord numériques pour simplifier le processus, l’intégration de systèmes pour collecter et analyser les données, et l’utilisation d’applications mobiles avec des fonctionnalités telles que la reconnaissance faciale et le géorepérage pour prévenir les fraudes​.

Pour les ONG, il est essentiel de gérer efficacement les programmes et les budgets pour atteindre leurs objectifs et remplir leur mission. Le suivi du temps peut les aider à relever ce défi, en leur fournissant des données utiles sur la façon dont elles utilisent leur temps et leur argent. Le suivi du temps peut aider les organisations à répondre à des questions telles que:

• Combien de temps faut-il pour mener à bien un programme ou un projet?
• Combien coûte la gestion d’un programme ou d’un projet?
• Combien de temps et d’argent sont consacrés aux différentes activités, telles que la mise en œuvre d’un programme, la collecte de fonds et l’administration?
• Comment les ressources peuvent-elles être consacrées plus efficacement et stratégiquement?

En utilisant un logiciel de suivi du temps, les organisations à but non lucratif peuvent collecter et analyser les données de suivi du temps facilement et précisément. Elles peuvent générer des rapports indiquant le temps et le coût de chaque programme ou projet, et les comparer aux résultats attendus et au budget. Elles peuvent également utiliser ces données pour planifier et estimer les futurs programmes ou projets, et rédiger des demandes de subvention qui démontrent leur impact et leur besoin de financement. En utilisant le suivi du temps pour la gestion des programmes et des budgets, les organisations à but non lucratif peuvent améliorer leurs performances et leur viabilité.

Pour les associations à but non lucratif en France, l’utilisation d’un logiciel de suivi du temps est essentielle pour gérer efficacement divers aspects administratifs et de conformité. Voici quelques points clés à considérer:

• Conformité: Le logiciel doit être conforme aux lois françaises du travail, telles que le Code du travail et les exigences spécifiques aux associations. Cela inclut le respect des règles relatives au salaire minimum, à la gestion des heures supplémentaires et à la tenue des registres. Il est crucial de pouvoir suivre et rapporter les résultats des subventions et les dépenses fonctionnelles, conformément aux obligations légales​​.
• Intégration: L’intégration avec les systèmes de paie et de comptabilité est importante pour automatiser et simplifier les processus administratifs. Cela permet d’éviter les erreurs et les doublons, facilitant ainsi la gestion financière et le respect des obligations fiscales et sociales​.
• Rapports: Les logiciels doivent offrir des fonctionnalités de reporting robustes pour montrer comment le temps et l’argent sont alloués aux différents programmes et activités. Ces rapports doivent être faciles à exporter et à partager avec les parties prenantes telles que les donateurs et les subventionneurs​​.
• Facilité d’utilisation: Le logiciel doit être convivial et accessible depuis divers dispositifs, permettant aux employés et aux gestionnaires de l’utiliser facilement. Un bon support client et des options de formation sont également des critères importants pour assurer une adoption fluide​​.
• Coût: Le coût du logiciel doit être compatible avec le budget de l’association. Certaines solutions peuvent offrir des tarifs réduits ou des plans gratuits spécifiquement pour les associations, ce qui peut être un avantage considérable​​.

En choisissant le bon logiciel de suivi du temps pour les bénévoles, les associations peuvent non seulement rationaliser leurs processus administratifs, mais aussi réduire leurs coûts de fonctionnement et maximiser le temps consacré à leur mission principale. Pour plus d’informations, consultez des ressources spécialisées ou des comparatifs de logiciels adaptés aux besoins des associations en France.

En France, les associations à but non lucratif doivent se conformer à diverses lois nationales du travail, telles que le Code du travail, qui régit le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires, la tenue des registres et les normes d’emploi des jeunes. La tenue de registres précis et à jour est essentielle pour réussir les contrôles et démontrer comment les fonds sont utilisés pour des programmes spécifiques, des activités de collecte de fonds et des fonctions administratives. Les logiciels de gestion du temps peuvent aider les associations à intégrer leurs systèmes de paie et autres systèmes, à simplifier les processus administratifs, à réduire les frais généraux et à garantir la conformité aux réglementations.

La conformité avec les lois nationales du travail est de la plus haute importance pour les ONG en France. La tenue de registres précis et à jour est cruciale pour réussir les contrôles et démontrer l’allocation des fonds aux divers programmes, activités de collecte de fonds et fonctions administratives. L’intégration d’un logiciel de suivi du temps avec le système de paie et d’autres systèmes permet de simplifier les processus administratifs, de réduire les frais généraux et de garantir la conformité avec la réglementation.

Le suivi du temps n’est pas seulement utile pour suivre le temps, mais aussi pour générer des données qui peuvent aider les ONG à améliorer leurs opérations. Les données de suivi du temps peuvent révéler de nombreuses informations sur la manière dont les associations utilisent leur temps et leurs ressources, et sur l’impact qu’elles ont sur leur mission et leurs objectifs. En utilisant des logiciels d’analyse de données, les organisations à but non lucratif peuvent analyser et visualiser leurs données de suivi du temps et découvrir des informations qui peuvent les aider dans divers aspects de leur travail. L’analyse des données issues du suivi du temps peut notamment aider les ONG à:

• Améliorer les performances du personnel: L’analyse des données peut aider les associations à mesurer et à évaluer les performances du personnel, en montrant le temps qu’il consacre aux différentes tâches et aux différents projets, ainsi que la mesure dans laquelle il atteint ses objectifs et respecte les délais. L’analyse des données peut également aider les organisations à identifier les besoins de formation du personnel, les lacunes en matière de compétences et les domaines nécessitant un retour d’information et un accompagnement.
• Optimiser la planification des événements: L’analyse de données peut aider les organisations à but non lucratif à planifier et à organiser des événements réussis, en montrant combien de temps et d’argent elles consacrent à la préparation, à l’exécution et au suivi de l’événement. L’analyse des données peut également aider les organisations à suivre les tendances de la présence aux événements, par exemple qui y participe, quand, où et pourquoi, et à utiliser ces informations pour améliorer leurs stratégies de sensibilisation et d’engagement.
• Améliorer la gestion des bénévoles: L’analyse de données peut aider les organisations à but non lucratif à gérer et à apprécier leurs bénévoles, en montrant le temps qu’ils consacrent aux différents programmes et activités, et l’impact qu’ils ont sur la mission de l’entreprise. L’analyse des données peut également aider les organisations à surveiller l’engagement, la satisfaction et la fidélisation des bénévoles, et à utiliser ces informations pour améliorer leurs pratiques de recrutement et de reconnaissance des bénévoles.

En utilisant l’analyse des données issues du suivi du temps, les ONG peuvent prendre des décisions fondées sur des données, traiter les problèmes de manière proactive et améliorer l’efficacité opérationnelle globale.

Le suivi du temps est un logiciel performant qui peut aider les entreprises à atteindre leurs objectifs et à remplir leur mission. En suivant leur temps, les ONG peuvent obtenir des informations précieuses sur la façon dont elles utilisent leur temps et leurs ressources, et comment elles peuvent améliorer leur performance, leur conformité et leur efficacité.

Le suivi du temps peut aider les organisations à mesurer et à améliorer leur productivité, leur qualité et leur efficacité, en suivant le temps consacré aux différentes activités, projets et programmes. Le suivi du temps peut également aider les associations à se conformer au droit du travail, aux exigences des subventions et aux attentes des donateurs, en suivant le temps passé par leur personnel, leurs bénévoles et leurs sous-traitants. Enfin, le suivi du temps peut aider les organisations à démontrer leur impact et leur valeur, en montrant comment elles utilisent leurs fonds et leurs dons pour faire la différence dans leurs communautés. En utilisant un logiciel de suivi du temps, en respectant la législation du travail et en utilisant l’analyse des données, les organisations à but non lucratif peuvent faire passer leurs pratiques de suivi du temps à un niveau supérieur et transformer leur organisation pour le mieux.