Mon expérience personnelle du suivi du temps en tant qu’ingénieur novice
Le temps est sans aucun doute une ressource précieuse ; pour un consultant, le temps est également une denrée précieuse. Au cours de ma carrière de dix ans en tant que consultant en ingénierie, mes heures de travail ont été enregistrées à l’aide de logiciels et d’applications de feuilles de temps.
La soumission hebdomadaire des feuilles de temps a été un pilier de ma carrière de consultant jusqu’à présent.
Pour ceux d’entre vous qui ne sont pas familiers avec ces concepts, permettez-moi de vous expliquer. Un logiciel vous permet de suivre votre temps de travail. Les heures travaillées sont enregistrées dans le logiciel de suivi du temps.
Le temps peut être consacré à des phases, des tâches et des activités particulières pour chaque projet. Ces données sont utilisées pour générer des feuilles de temps, qui sont des documents essentiels pour le traitement de la paie.
Mon initiation au suivi du temps a été intéressante. Mon premier emploi à temps plein se trouvait être dans une société internationale de conception, d’ingénierie et de conseil.
J’ai suivi plusieurs modules de formation dans le cadre du processus d’intégration. L’un de ces modules traitait des politiques de présence et de congé, ainsi que du suivi du temps et des feuilles de temps. J’ai appris ce qui suit:
- Les employés étaient obligés de suivre le temps sur les activités professionnelles.
- Les feuilles de temps reflétant le temps consacré aux activités professionnelles devaient être soumises chaque semaine.
- Le délai de soumission des feuilles de temps était fixé à 17 heures le vendredi après-midi.
- On m’a expliqué comment accéder au logiciel de suivi du temps et de feuilles de temps via le portail intranet de l’entreprise.
- J’ai été avisé de m’adresser à mon responsable pour obtenir des informations supplémentaires sur les feuilles de temps concernant notre unité opérationnelle.
Comme prévu, mon responsable m’a donné une vue d’ensemble des systèmes, en me montrant à quel point il était facile de remplir quelques feuilles de temps sur son compte.
Cela m’a semblé facile lorsque je l’ai regardé remplir quelques feuilles de temps; cependant, la soumission de mes propres feuilles de temps s’est avérée plus difficile.
Qu’est-ce qui pourrait poser problème si vous êtes novice en matière de suivi du temps?
Voici quelques-uns des défis auxquels j’ai été confronté lorsque j’ai soumis mes premières feuilles de temps:
- Le logiciel de suivi ne permettait de suivre le temps qu’à la demi-heure près, de sorte que je ne pouvais pas suivre mon temps de manière précise.
- Je ne savais pas quels codes de projet utiliser pour l’intégration et la formation.
- Je ne me souvenais plus de mon code d’organisation (un code d’identification qui différait selon les unités opérationnelles).
- Des messages d’erreur apparaissaient lorsque j’essayais d’enregistrer du temps sur certains projets, indiquant que je n’étais pas autorisé à travailler sur ces projets.
- Mon responsable n’était pas disponible pour m’aider.
- Je n’ai pu trouver aucune ligne directrice ou documentation pertinente sur l’internet ou l’intranet de l’entreprise.
Cela semble banal aujourd’hui, mais en tant que jeune employé débutant dans le monde de l’entreprise, ce n’était pas une introduction idéale aux systèmes de suivi du temps et de feuilles de temps.
La première stratégie de suivi du temps que j’ai développée
Au cours des années suivantes, j’ai acquis une expérience significative des systèmes de suivi du temps. J’ai mis au point la stratégie suivante, que j’ai utilisée pour remplir mes feuilles de temps:
- Noter le travail effectué et le temps passé sur les projets et les tâches au fur et à mesure que chaque tâche est accomplie.
- Rassembler, examiner et sauvegarder ces informations à la fin de chaque journée.
- Transférer ces détails lorsque je remplis ma feuille de temps le vendredi.
J’ai trouvé cette approche plus simple que la saisie manuelle de mes données de suivi du temps sur une base quotidienne. Pardonnez ma naïveté, mais si seulement j’avais su qu’il existait un logiciel de suivi du temps (disponible ponctuellement et gratuitement!) qui automatisait le processus de suivi du temps.
J’ai trouvé des moyens de simplifier le remplissage de mes feuilles de temps, tels que:
- Copier les entrées de la feuille de temps ou les remarques des semaines ou des mois précédents. Je devais faire attention et m’assurer que je modifiais les détails de la tâche et de l’activité si nécessaire.
- Identifier de manière proactive les domaines dans lesquels il pourrait être difficile de soumettre une feuille de temps (en raison de problèmes administratifs ou lorsque l’on travaille en dehors du bureau, par exemple).
- En rappelant aux responsables de projet que des autorisations ou des ressources (c’est-à-dire de l’argent!) devaient être consacrées à mon travail.
Existe-t-il différentes approches pour remplir les feuilles de temps?
Eh bien, oui. J’ai eu des collègues qui avaient des approches différentes pour remplir leurs feuilles de temps. Quelques personnes (très) choisies enregistraient leur temps avec diligence sur une base quotidienne. Beaucoup s’efforçaient de remplir leurs feuilles de temps à la dernière minute.
J’ai constaté que la majorité des employés estiment que les processus de suivi du temps, en particulier le procédé manuel de saisie des feuilles de temps, sont lourds, chronophages et inutiles. J’ai souvent ressenti la même chose : remplir ma feuille de temps pendant les périodes où je travaillais sur un seul projet et une seule tâche me paraissait un jeu d’enfant. En revanche, les périodes où je travaillais sur plusieurs projets, avec différents types de travaux et de livrables, le suivi du temps et le remplissage de la feuille de temps devenaient un exercice décourageant.
Qu’est-ce qui peut causer des inexactitudes dans les données de suivi du temps?
J’ai constaté qu’il n’est pas facile d’obtenir des données précises sur le suivi du temps. D’après mon expérience, de nombreuses inexactitudes se retrouvent dans les systèmes manuels. En voici quelques-unes:
- Une dépendance à l’égard de l’honnêteté et de la rigueur des employés dans le suivi de leur temps.
- La paresse des employés.
- Les employés surestiment le temps consacré à leurs activités professionnelles, de sorte qu’ils semblent être occupés et fournir beaucoup d’efforts.
- Les erreurs commises par les employés lors de la saisie manuelle des données.
- Le détournement intentionnel du système; par exemple, les employés peuvent affecter du temps à des projets ou à des tâches dotés d’un budget important plutôt qu’à des projets à court de liquidités.
- Des employés comptabilisent du temps sur des activités d’administration, de formation ou de marketing alors que le travail a été effectué sur des projets. Les responsables de projets ou les superviseurs peuvent donner des instructions en ce sens aux employés pour masquer les projets en mauvais état financier.
Certaines des pratiques décrites ci-dessus peuvent être considérées comme frauduleuses et avoir des implications légales.
Sur la base de ces exemples, on peut se rendre compte qu’il est difficile de vérifier la qualité des données de suivi du temps obtenues à partir de systèmes manuels de feuilles de temps, et qu’il serait risqué d’utiliser ces données pour en tirer des informations significatives ou comme base pour informer les décisions de l’entreprise.
Le suivi du temps est-il vraiment efficace?
Outre les inexactitudes, le processus de suivi du temps et de soumission des feuilles de temps comporte également des inefficacités. En voici quelques-unes:
- Le temps passé à remplir les feuilles de temps est considéré comme du temps administratif et non productif, et (du point de vue de l’entreprise) serait mieux employé à un travail productif qui est facturé au client et génère des revenus.
- Le temps supplémentaire est consacré aux demandes de décaissement, aux déplacements et aux demandes de congés.
- Les exigences en matière de double suivi du temps peuvent survenir lorsqu’un client ou un projet dispose de son propre outil de suivi du temps ou de sa propre feuille de temps, ce qui nécessite que le temps consacré au même travail soit saisi dans deux systèmes différents.
- En tant que responsable ou supérieur hiérarchique, le temps est consacré à la mise en place de projets et à l’allocation de ressources sur la plateforme de suivi du temps, à l’examen et à l’approbation des feuilles de temps des subordonnés, des sous-consultants et des sous-traitants, en plus de consacrer son propre temps à remplir sa propre feuille de temps.
Alors… Pourquoi avons-nous besoin de suivre du temps?
Il m’a fallu un certain temps (jeu de mots) avant de comprendre le rôle que le suivi du temps jouait au sein d’un bureau d’études. Voici ce que j’ai appris:
- En tant que cabinet de consultants effectuant un travail basé sur la connaissance, les clients payaient pour nos compétences et nos services, et essentiellement pour notre temps.
- Les données de suivi du temps nous ont permis de facturer aux clients le temps réel passé à travailler sur leurs projets.
- Le suivi des heures a permis d’établir un registre des travaux effectués et du temps nécessaire pour les mener à bien.
- Les données de suivi du temps facilitent la tarification des travaux futurs.
- L’analyse des données de suivi des heures peut permettre de déceler des inefficacités dans les flux de travail et les processus.
- Les données de suivi du temps facilitent la gestion et la prise de décision en ce qui concerne l’affectation des ressources, la détermination de la productivité des employés, la budgétisation des projets et les prévisions financières.
Comme vous pouvez le constater, les données de suivi du temps sont ponctuelles. Toutefois, des données de suivi du temps précises sont une condition préalable à l’obtention de bons résultats.
Comment les entreprises peuvent-elles améliorer leurs systèmes et processus de suivi du temps?
J’ai décrit ici plusieurs stratégies qui peuvent être utilisées pour améliorer les processus de gestion et de suivi du temps au sein d’une organisation :
- Développer des processus simples et standardisés pour les systèmes de suivi du temps et veiller à ce qu’ils soient mis en œuvre de manière cohérente dans toute l’organisation.
- Fournir une formation adéquate sur les processus de suivi du temps. Ces processus ainsi que les lignes directrices doivent être bien documentés et facilement accessibles.
- Veiller à ce que le système de suivi du temps utilisé par l’organisation soit simple d’utilisation pour les employés. Il est important de prendre en compte des options telles que le suivi du temps sur ordinateur, le suivi en ligne, le suivi mobile, le suivi par GPS ainsi que des solutions automatisées.
- Établir une communication ouverte entre l’organisation et ses employés. Demandez-leur leurs retours sur le système de suivi du temps, le flux de travail et l’interface utilisateur, et soyez attentif à leurs suggestions d’amélioration.
- Examiner et mettre à jour le processus de suivi du temps afin de vous assurer que le système reste efficace et fonctionne comme prévu.
- Encourager un suivi précis du temps, par exemple en instaurant un système de récompense pour les employés qui suivent régulièrement et précisément leur temps de travail.
- Expliquer comment les données de suivi du temps sont utilisées par l’organisation et insister sur l’importance d’une précision des données pour garantir le succès financier de l’organisation.
- Souligner les conséquences d’un suivi du temps inexact, en précisant qu’une mauvaise gestion des données peut entraîner des conséquences juridiques pour les employés ou l’organisation.
Réflexions finales
En tant que consultant en ingénierie, le suivi du temps s’est avéré être un logiciel inestimable. J’ai utilisé le logiciel de suivi du temps pour planifier ma journée et consacrer mon temps avec efficacité. Les données de suivi des heures peuvent être utiles pour de nombreuses tâches, notamment la facturation des clients, l’évaluation de l’utilisation, de la productivité et de l’efficacité des employés, l’aide à l’affectation des ressources et la prévision des besoins en ressources, la fixation des tarifs, les appels d’offres et la budgétisation des travaux.
Pour obtenir des résultats et des informations utiles, il faut disposer de données de suivi du temps précises ; dans mon environnement de travail, cela dépendait en grande partie des informations ponctuelles enregistrées et saisies par les employés. Cela représente un défi ; les employés ont souvent une perception négative du suivi du temps et du remplissage des feuilles de temps. Il est dans l’intérêt de l’entreprise de changer cette perception.
La mise en place de stratégies visant à améliorer les systèmes de suivi des heures d’une entreprise et à redéfinir positivement les perceptions des employés permettra aux entreprises de récolter les nombreux avantages d’un système de suivi des heures efficace et d’employés productifs.
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