Les feuilles de temps manuelles n’ont plus leur place dans le secteur de la construction d’aujourd’hui. Elles sont exposées aux erreurs, facilement manipulables et laborieuses à traiter.
Si vous utilisiez jusqu’à présent des feuilles de temps manuelles, il est peut-être grand temps de passer à une alternative bien meilleure : le logiciel de suivi du temps de construction.
Ce guide vous expliquera tout ce que vous devez savoir sur ces outils pratiques, comment ils peuvent vous être utiles, à vous et à votre équipe, et comment vous pouvez mettre en place un logiciel de suivi du temps dans les entreprises de construction de manière efficace.
Cet article couvre :
- Pourquoi avez-vous besoin de suivre le temps dans la construction ?
- En quoi un logiciel de suivi du temps est-il meilleur que des feuilles de temps manuelles ?
- Comment fonctionne le logiciel de suivi du temps pour la construction ?
- Étapes à suivre pour réussir à implémenter le suivi du temps pour la construction
- Réflexions finales
Photo par Clem Onojeghuo sur Unsplash
Pourquoi avez-vous besoin de suivre le temps dans la construction ?
L’un des principaux postes de dépense dans la construction est la main-d’œuvre.
Selon une étude réalisée en 2024 dans ce secteur, les heures de travail représentent entre 20 % et 45 % des coûts totaux d’un projet, ce qui constitue une part significative du budget.
Pour bien gérer ces coûts, il est essentiel de maîtriser le suivi du temps de travail.
Vous devez savoir précisément comment ces heures sont réparties et sur quelles tâches elles sont affectées. Ces informations vous permettent de suivre l’avancement des projets, de mieux gérer les coûts de paie et d’éviter des retards coûteux.
Un relevé détaillé du temps de travail présente plusieurs avantages, notamment :
- Assurer que chaque employé est payé avec précision pour le temps réellement travaillé
- Prévenir les litiges et les problèmes légaux liés à la paie
- Identifier les goulets d’étranglement et les inefficacités dans les processus
- Mieux estimer les besoins en main-d’œuvre pour les futurs projets et appels d’offres
En quoi un logiciel de suivi du temps est-il meilleur que des feuilles de temps manuelles ?
Les logiciels de suivi du temps révolutionnent la gestion des heures par rapport aux feuilles de temps manuelles.
Avec les feuilles de temps manuelles, il faut compter sur les employés pour noter correctement leurs heures, mais soyons honnêtes : des erreurs surviennent, et elles peuvent s’accumuler. Un employé peut oublier de noter son heure de départ ou estimer ses heures au lieu de les suivre précisément. Ces petites erreurs peuvent entraîner des problèmes de paie, des retards dans les projets, voire des conflits sur les heures travaillées.
Grâce au suivi automatisé, le logiciel gère tout le processus. Plus besoin de courir après les feuilles de temps et la paperasse !
Les logiciels de suivi du temps permettent d’enregistrer avec précision les heures de travail de vos employés. Certains systèmes offrent même la possibilité de suivre le temps en fonction de tâches ou de projets spécifiques. Cela vous procure une vision claire et en temps réel du temps investi par chacun, ce qui vous aide à prendre des décisions plus éclairées concernant l’attribution des ressources et la gestion des projets.
Comment fonctionne le logiciel de suivi du temps pour la construction ?
Contrairement aux feuilles de temps manuelles, où il faut noter et calculer les heures de travail à la main, les logiciels de suivi du temps dans le secteur de la construction automatisent tout le processus.
Désormais, les employés n’ont qu’à pointer leurs heures en quelques clics sur un appareil, que ce soit leur téléphone ou une borne de pointage dédiée sur le chantier.
Le logiciel enregistre instantanément ces informations d’entrée et de sortie en temps réel, tout en calculant automatiquement le total des heures de travail, les pauses et les heures supplémentaires.
Certains logiciels de suivi du temps intègrent même un système de reconnaissance faciale, permettant aux employés de pointer simplement en scannant leur visage. Ce système ne se contente pas de simplifier le processus, il renforce également la sécurité en s’assurant que seules les personnes autorisées sont présentes sur le chantier.
Outre la reconnaissance faciale, les logiciels de suivi du temps pour la construction peuvent également être équipés de plusieurs fonctionnalités :
- Suivi par GPS : Le suivi par GPS est idéal pour surveiller les équipes mobiles. Il permet aux responsables de suivre en temps réel la position des employés, garantissant ainsi qu’ils se trouvent bien sur le lieu de travail.
- Géorepérage : Pour un contrôle accru des déplacements, le géorepérage permet aux employés d’enregistrer leur temps uniquement lorsqu’ils se trouvent sur les sites autorisés. Cette fonctionnalité garantit que le temps n’est comptabilisé que lorsque les employés sont physiquement présents dans la zone de travail définie.
- Suivi des projets et des tâches : En enregistrant le temps consacré aux projets et aux tâches, le logiciel de suivi du temps dans la construction permet d’identifier précisément où se concentre l’effort, de repérer les éventuels blocages et d’ajuster l’organisation pour garder le projet sur la bonne voie.
- Intégration avec la gestion des salaires : De nombreux logiciels de suivi du temps automatisés pour la construction s’intègrent facilement avec les systèmes de gestion des salaires, permettant un transfert automatique des données et accélérant ainsi le processus de paie.
Ces fonctionnalités rendent ces logiciels très efficaces pour améliorer la gestion et la précision sur vos chantiers.
Étapes à suivre pour réussir à implémenter le suivi du temps pour la construction
Passer des feuilles de temps manuelles à un logiciel de suivi du temps pour la construction peut sembler être un grand pas en avant. Mais c’est en fait assez simple quand on le décompose. Voici les principales étapes de la mise en place d’un logiciel de suivi du temps dans le secteur de la construction :
ÉTAPE 1 : Communiquez clairement les raisons pour lesquelles il est nécessaire de suivre le temps
Avant même de commencer à donner des coups de marteau, il faut une bonne dose de planification et de communication pour mettre en place un suivi du temps au sein des équipes de construction.
Commencez par expliquer clairement pourquoi le suivi du temps est nécessaire. Faites comprendre à votre équipe qu’il ne s’agit pas seulement de surveiller ses heures de travail, mais aussi de veiller à ce que les projets avancent, de gérer efficacement les budgets et de s’assurer que chacun est payé correctement pour le travail qu’il accomplit.
Expliquez clairement que l’objectif est d’améliorer la gestion des projets et l’efficacité opérationnelle, et non de faire de la microgestion. Lorsque tout le monde est sur la même longueur d’onde, le logiciel de suivi du temps ne sera pas perçu comme une corvée supplémentaire ou une intrusion, mais plutôt comme un outil utile qui peut aider l’équipe à atteindre ses objectifs plus efficacement. Lorsque le projet est gagnant, tout le monde en bénéficie.
ÉTAPE 2 : Choisissez le logiciel de suivi du temps adéquat
Il existe une multitude de logiciels de suivi du temps, mais pour répondre aux besoins spécifiques de la conception, il est essentiel de choisir un outil adapté.
Voici quelques points clés à prendre en compte avant de faire votre choix :
- Définissez vos objectifs de suivi du temps : Avant de choisir un logiciel, déterminez précisément ce que vous souhaitez accomplir. Est-ce pour suivre la présence des employés, gérer les budgets des projets ou simplifier le processus de paie ? Clarifier vos objectifs vous permettra de sélectionner des solutions adaptées à vos priorités.
- Facilité d’utilisation : Le logiciel choisi doit être intuitif et simple à utiliser pour toute votre équipe. Un outil complexe nécessitant une formation approfondie risque de ralentir son adoption et de générer de la frustration. Optez pour une interface ergonomique qui permettra une prise en main rapide.
- Intégration avec les systèmes existants : Vérifiez que le logiciel s’intègre facilement à vos systèmes actuels (paie, gestion de projet, comptabilité). Cela vous évitera des manipulations manuelles et minimisera les erreurs lors du transfert des données.
- Évolutivité : Assurez-vous que le logiciel peut évoluer avec votre entreprise. Vos besoins en suivi du temps pourraient changer à mesure que vous grandissez. Il est préférable de choisir une solution flexible qui permet d’ajouter des utilisateurs ou des fonctionnalités selon vos besoins futurs.
- Coût : Enfin, évaluez le coût du logiciel. Certains offrent des essais gratuits ou des démonstrations, ce qui est utile pour tester leur pertinence avant un engagement financier. Il existe même des solutions de suivi du temps entièrement gratuites, une option à explorer si vous souhaitez maîtriser les coûts.
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ÉTAPE 3 : Établissez un plan d’implémentation solide
Comme tout projet de construction, la mise en place d’un logiciel de suivi du temps doit s’appuyer sur un plan solide pour réussir.
Commencez par fixer un calendrier précis pour la mise en place du logiciel. Choisissez une date de lancement qui vous donne suffisamment de temps pour tester le logiciel et former vos employés. Cette préparation permet d’éviter les problèmes de dernière minute qui pourraient perturber le déploiement. Si vous utilisez un logiciel de suivi du temps de projet convivial, cela ne devrait pas prendre trop de temps.
Vous devez ensuite répartir les responsabilités pour la mise en place. Décidez si vous souhaitez désigner un seul responsable ou constituer une petite équipe pour superviser le processus. Cette équipe jouera un rôle essentiel dans la coordination des tâches, la gestion de la configuration du logiciel et la résolution des problèmes éventuels.
La communication est primordiale tout au long de ce processus. Assurez-vous d’informer vos employés du plan de mise en place et de la date de lancement bien à l’avance. En tenant tout le monde au courant, vous vous assurez que votre équipe est bien préparée pour le jour du lancement.
ÉTAPE 4 : Envisagez d’abord un lancement en douceur du logiciel
Un lancement en douceur consiste à tester le logiciel avec un petit groupe d’utilisateurs avant de le mettre à la disposition de tous. Cela vous permet d’identifier les problèmes éventuels et de procéder aux ajustements nécessaires dans un cadre plus contrôlé.
Vous pouvez sélectionner une petite équipe ou un département spécifique pour tester le logiciel. Cette approche vous permet de vérifier si le logiciel s’intègre bien dans vos processus existants et s’il répond aux besoins de votre équipe. Au cours de cette phase, encouragez les participants à fournir un retour d’information sur leurs expériences et les difficultés rencontrées. Leur contribution est essentielle pour identifier les domaines nécessitant des améliorations.
Lorsque vous surveillez l’utilisation pendant le lancement progressif, soyez attentif à la fréquence d’utilisation de l’application et aux fonctionnalités les plus populaires. Ces données peuvent mettre en évidence des problèmes techniques ou indiquer où une formation supplémentaire pourrait être nécessaire.
Sur la base des retours d’information et des données d’utilisation, apportez les ajustements nécessaires. Cela peut inclure la fourniture d’une formation supplémentaire ou la modification de certaines fonctionnalités pour mieux répondre aux besoins de votre équipe.
ÉTAPE 5 : Peaufinez votre approche et déployez le logiciel
Maintenant, il est temps d’affiner votre formation et de préparer un déploiement plus large à l’ensemble de votre équipe.
Commencez par évaluer les réactions recueillies lors du lancement progressif. Utilisez ces informations pour améliorer vos sessions de formation, en veillant à ce que les employés comprennent parfaitement comment utiliser le logiciel de suivi du temps. En adaptant votre formation aux difficultés ou aux questions soulevées pendant la phase pilote, vous donnerez à votre équipe les moyens d’agir et renforcerez sa confiance dans l’utilisation du nouveau logiciel.
Pendant la formation, continuez à souligner les avantages du logiciel de suivi du temps. Assurez-vous que vos employés comprennent comment il peut simplifier le processus de paie, améliorer la productivité et, ultimement, faciliter leur travail. Lorsqu’ils reconnaissent ces avantages, ils sont plus susceptibles d’accueillir favorablement le changement et d’utiliser activement le logiciel.
Encouragez les questions et la transparence pendant la formation. Cela vous aidera à comprendre les préoccupations éventuelles et à vous assurer que tout le monde est à l’aise avec le nouveau système.
ÉTAPE 6 : Apportez un soutien continu
Une fois que le logiciel de suivi du temps est opérationnel, il est essentiel d’assurer un soutien continu pour garantir son bon fonctionnement et résoudre rapidement tout problème. Un partenariat avec votre fournisseur de logiciel peut être un excellent moyen d’accéder à une assistance et à une formation continues. De nombreux fournisseurs proposent des ressources telles que des manuels d’utilisation, des tutoriels vidéo ou un service d’assistance pour aider votre équipe à naviguer dans le logiciel et à résoudre facilement les problèmes.
Encouragez votre équipe à donner régulièrement son avis sur le logiciel. Cela vous aidera à identifier les domaines nécessitant des améliorations ou une formation supplémentaire. En maintenant une communication ouverte, vous pouvez répondre rapidement aux préoccupations et apporter les changements nécessaires.
Vous devez également garder un œil sur la fréquence d’utilisation du logiciel et vérifier s’il répond à vos attentes. Vérifiez si l’équipe utilise efficacement toutes les fonctionnalités de l’application et si elle offre les services que vous aviez prévus. Si votre équipe a besoin de plus d’aide ou si de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées, proposez des sessions de formation actualisées pour vous assurer que tout le monde utilise le logiciel à son plein potentiel.
Réflexions finales
La technologie est synonyme d’efficacité. Elle vous aide à rester en tête et compétitif sur le marché.
Cela est vrai pour toutes les industries, y compris la construction.
Avec un logiciel de suivi du temps, vous pouvez porter l’efficacité de la gestion du temps à un niveau supérieur. Il automatise le processus d’enregistrement des heures de travail, ce qui réduit les erreurs et permet de gagner un temps précieux.
Cela simplifie non seulement la gestion de la paie, mais vous aide également à surveiller l’avancement du projet en temps réel, ce qui permet une meilleure allocation des ressources et des prévisions de projet plus précises.
En choisissant de mettre en place un suivi du temps pour la construction et d’investir dans la bonne technologie de gestion du temps, vous ne vous contentez pas d’améliorer votre flux de travail; vous placez votre entreprise sur la voie du succès à long terme.
