À chaque période de vacances, les responsables des ressources humaines et les propriétaires de petites entreprises sont bombardés de multiples demandes de congés. Répondre à ces demandes est une affaire délicate.
D’une part, il a été prouvé que le fait de refuser les demandes de congé de vos employés nuit à leur moral. D’autre part, vous devez assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
Comment trouver l’équilibre délicat entre l’optimisation des besoins en personnel et la garantie que vos employés prennent leurs congés et se ressourcent ?
En tant que PDG d’une société de logiciels de suivi du temps qui emploie des salariés à temps partiel, à temps plein et des contractuels dans différentes parties du monde, voici mon guide sur la gestion des congés des employés.
Mais tout d’abord, comprenons le processus de gestion des demandes de congés de vos employés.
Le processus de gestion des congés des salariés
1. Conformité légale
La première étape de la gestion des congés des salariés consiste à comprendre la loi. Dans la plupart des pays et des États, le droit du travail définit les conditions d’éligibilité et les droits des salariés à différents types de congés. Ces lois s’appliquent aux sociétés et aux entreprises relevant de leur juridiction. Veillez à vous familiariser avec le droit du travail et de l’emploi. Il se peut que vous deviez consulter un avocat connaissant bien le droit du travail avant de traiter toute demande de congé.
2. Prendre en compte les besoins en personnel
Deuxièmement, déterminez vos besoins en personnel. De combien d’employés avez-vous besoin pour maintenir les normes de base de la prestation de services et répondre à la demande des clients ? Le calcul de ce nombre est une étape cruciale du processus de gestion des congés. Sans cela, vous ne pourrez pas garantir la poursuite de vos activités les jours où certains de vos employés sont en congé, en particulier pendant les vacances, lorsque les demandes de congé commencent à affluer.
Le suivi du temps est un excellent moyen de déterminer vos besoins en personnel. Avec un logiciel de suivi du temps tel que Jibble, vous pouvez suivre le temps par activité. En utilisant les feuilles de temps générées, vous pouvez calculer le nombre d’heures consacrées aux services essentiels. Le nombre d’employés pouvant travailler pendant ces heures correspond à vos besoins en personnel. Gardez ce nombre à l’esprit lorsque vous approuvez des demandes de congé.
3. Entretenir la motivation des salariés
Vous avez étudié la législation du travail qui s’applique à votre entreprise et déterminé le nombre minimum d’employés qui doivent être au travail. Vient ensuite la partie la plus difficile : garder les employés heureux et motivés.
De mauvaises pratiques de gestion des congés donneront à vos employés le sentiment d’être sous-estimés. Pour maintenir leur moral à un niveau élevé, vous devez trouver un autre type d’équilibre. Vous devez veiller à ce que tous vos employés prennent suffisamment de congés pour éviter l’épuisement professionnel et bénéficier d’un équilibre optimal entre vie professionnelle et vie privée. Toutefois, ils ne doivent pas prendre trop de temps au point de devenir non productifs. Pour ce faire, vous avez besoin d’une bonne stratégie de gestion des congés.
Créer une stratégie efficace de gestion des congés
Voici votre guide pour créer une stratégie efficace de gestion des congés pour votre entreprise.
1. Comprendre la loi
Lorsque vous gérez les congés des employés, vous devez vous conformer à toutes les lois applicables. Dans le cas contraire, vous exposez votre organisation à de nombreux problèmes juridiques. Pour éviter d’enfreindre la législation, étudiez attentivement les lois relatives à l’emploi et au travail. N’oubliez pas non plus de former tous vos cadres à ces lois.
2. Définir une politique claire en matière de congés
Ensuite, déterminez les différents types de congés que vous offrirez à vos employés. Laissez-vous guider par la loi, les pratiques sectorielles, la politique des ressources humaines et vos programmes d’avantages sociaux.
Tenez compte des fêtes nationales et des congés statutaires tels que le congé parental, des obligations publiques telle que le vote, ainsi que du nombre de jours de congé prolongé que vous êtes tenu d’accorder en vertu de la loi. Combien de jours de congé accorderez-vous en cas d’urgence ? Augmenterez-vous les congés payés de votre personnel après chaque année de service dans votre entreprise ? La formation continue augmente-t-elle la valeur de vos employés pour votre organisation ? Si oui, accorderez-vous des congés prolongés pour la poursuite des études ?
Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous êtes prêt à rédiger votre politique en matière de congés. Le document doit être facile à comprendre. Assurez-vous donc de préciser :
- Les jours fériés que votre organisation compte célébrer
- Les types de congés que vous offrez et le nombre maximal de jours pour chacun d’entre eux
- Les critères d’éligibilité pour chaque type de congé
- Le mode de calcul des jours de congé
- La procédure de demande de congé
- Ce qu’il advient des jours de congé non utilisés
- Si l’approbation des congés est liée aux heures travaillées.
Il est important de distribuer la politique à tous les employés et de les encourager à profiter de leurs congés garantis.
3. Investir dans un logiciel de suivi du temps
Pour calculer les congés d’un employé, vous devez savoir deux choses. Premièrement, combien de jours ou d’heures ont-ils travaillé ? Deuxièmement, combien de jours de congé ont-ils pris pendant l’année en cours ? Pour cela, vous avez besoin d’une solution de suivi du temps précise. Un bon logiciel de suivi du temps, doté d’une fonction de base de pointage et d’une feuille de temps, fournira un enregistrement précis du nombre d’heures travaillées. Vous pouvez utiliser ces informations pour déterminer l’éligibilité d’un employé à un congé et calculer ses jours de congé.
Le logiciel de suivi du temps est également un outil indispensable pour planifier les congés de vos employés tout en maintenant vos besoins en personnel. Dans ce cas, vous aurez besoin d’un logiciel de suivi du temps doté d’une fonction de planification. Sinon, comment vous assurer que les jours de congé ne se chevauchent pas dans les départements critiques ? De plus, vous pouvez utiliser cette fonction pour redistribuer les tâches d’un employé au reste de l’équipe. Ainsi, tout le travail est effectué lorsqu’un employé est en congé et personne ne reçoit d’appels de travail pendant ses jours de congé.
Troisièmement, les systèmes de suivi du temps avancés tels que Jibble disposent d’intégrations de calendrier qui faciliteront le suivi des congés de vos employés. Il vous suffit de créer plusieurs calendriers qui indiquent les jours où chaque employé prendra ses congés. Vous pouvez également programmer des rappels pour informer l’équipe de la date de départ en congé de leurs collègues.
4. Automatiser la gestion des congés
Les congés des employés ne se limitent pas à la signature d’un formulaire de demande de congé. Bien d’autres éléments entrent en ligne de compte dans la planification. Par exemple, les congés affectent le département des finances par le biais de la paie. Si un employé part en congé sans solde, le service recevra des instructions pour ajuster son salaire afin de refléter le nombre réduit d’heures travaillées.
Je sais ce que vous pensez. La gestion des salaires est devenue plus difficile. En fait, pas vraiment. Avec un logiciel de suivi du temps doté d’une fonction de paie, vous pouvez calculer les salaires des employés en congé sans solde dans le temps qu’il vous a fallu pour lire cette phrase.
Le logiciel suit toutes les heures de paie et génère des feuilles de temps avec le nombre total d’heures travaillées, y compris les heures supplémentaires. En quelques clics, vous pouvez générer des feuilles de paie ajustées pour les absences non rémunérées ou partiellement rémunérées. Transmettez ces feuilles de temps au service financier et vous en aurez fini avec la paie du mois.
Il est important de veiller à ce que les salariés en congé sans solde ne soient payés que pour les heures qu’ils ont travaillées. Mais il est encore plus important de veiller à ce que les employés en congé payé soient rémunérés pour leur temps libre. Payez leurs congés à temps et vous verrez la productivité de vos employés augmenter et leur moral s’améliorer.
Tout en vous efforçant de payer vos employés à temps, n’oubliez pas de les encourager à utiliser leurs jours de congé. Ne sous-estimez pas le pouvoir d’un simple rappel à un employé que ses jours de congé expirent bientôt. Dans le même temps, envisagez d’envoyer des rappels automatiques aux responsables lorsque les demandes de congé restent trop longtemps sur leur bureau. Plus important encore, mettez en place un système d’alerte automatique qui vous préviendra lorsque l’augmentation du nombre de demandes de congé risque de perturber vos besoins en personnel.
5. Aligner la gestion des congés avec les besoins de l’entreprise
La gestion des congés des employés est un processus délicat, mais qui a ses avantages. Tout d’abord, une bonne politique en matière de congés est un excellent moyen de maintenir des effectifs optimaux pendant la saison la plus chargée de l’année. Pour obtenir les meilleurs résultats, planifiez votre politique de congé en fonction de vos cycles de production et de vente. Vous garantissez ainsi la capacité de votre organisation à répondre à la demande des clients tout au long de l’année.
Vous pouvez commencer par fixer des dates limites pour la présentation des demandes de congé par les employés. En recevant les demandes de congé un mois à l’avance, vous disposez de suffisamment de temps pour planifier l’absence d’un employé.
Ensuite, mettez en place une politique claire pour traiter les demandes qui se chevauchent. Dans ce cas, vous avez la possibilité d’encourager les employés à réserver leurs congés des semaines à l’avance. Le secret consiste à concevoir une politique qui récompense les demandes anticipées en donnant la priorité aux employés qui déposent leurs demandes de congé à l’avance.
6. S’adapter et communiquer
Enfin, votre politique de gestion des congés doit être complète, mais vous n’obtiendrez pas tout du premier coup. Je vous recommande de la mettre à jour régulièrement jusqu’à ce qu’elle convienne à votre entreprise. Et c’est une bonne chose. Vous disposez ainsi d’une stratégie de gestion des congés flexible qui s’adapte aux évolutions du marché du travail.
Avec une politique de gestion des congés flexible, vous pouvez suivre les besoins dynamiques et la structure de la main-d’œuvre. Par exemple, vous pouvez profiter des tendances actuelles en matière d’horaires de travail flexibles et de travail à distance. Vous pouvez ainsi satisfaire vos employés et augmenter leur productivité. Vous vous souvenez du logiciel de suivi du temps dans lequel vous avez investi ? Utilisez-le pour suivre le temps travaillé par les employés dans le cadre de ces formules flexibles.
Enfin, veillez à informer vos employés chaque fois que vous modifiez ou ajustez votre politique en matière de congés. Mieux encore, faites-les participer au processus. Demandez-leur leur avis lors de la révision de votre politique de gestion des congés. Rien ne les valorisera davantage et ne leur inspirera plus confiance que de voir leurs suggestions mises en œuvre.
Conclusion
En résumé, une bonne stratégie de gestion des congés augmentera la satisfaction et la productivité des employés. Elle garantit que vous attirerez les meilleurs talents et que vous garderez vos meilleurs employés. Les conseils présentés dans cet article constituent un guide pratique pour créer une approche de la gestion des congés qui vous convienne. En misant sur la flexibilité, l’automatisation, les logiciels de suivi du temps et la communication, vous pouvez vous conformer à la législation du travail, maintenir la motivation de vos employés et assurer le bon fonctionnement de votre organisation.
