Vue d’ensemble
Tout comme vous sélectionnez avec soin les bons outils et matériaux pour un projet de construction, il est également essentiel de disposer des fonctionnalités adéquates dans un logiciel de suivi du temps pour gérer efficacement les heures et les ressources de votre équipe. Il existe de nombreux logiciels de suivi en temps réel, à tel point que choisir le bon peut devenir un véritable casse-tête. Pour vous aider à faire un choix éclairé, nous allons vous présenter les principales fonctionnalités qu’un logiciel de suivi du temps destiné à la construction devrait offrir. C’est parti !
10 fonctionnalités indispensables pour un logiciel de suivi du temps pour la construction
1. Facilité d’utilisation
Vous avez déjà beaucoup à gérer, la dernière chose dont vous avez besoin est un système de suivi du temps inutilement compliqué, difficile à apprendre et encore plus difficile à mettre en œuvre. Qu’est-ce qui rend un logiciel de suivi du temps pour la construction facile à utiliser ? Cela repose sur la simplicité, l’accessibilité et une conception intuitive. Une interface claire est un bon point de départ. Les utilisateurs doivent pouvoir trouver et utiliser facilement les principales fonctionnalités, sans avoir besoin de suivre une longue formation. Le suivi du temps doit aussi être simple et rapide, permettant aux membres de votre équipe d’enregistrer leurs heures en quelques clics seulement.
2. Accessibilité mobile
La flexibilité est essentielle pour les opérations de construction réparties sur plusieurs sites. Il est important de pouvoir suivre le temps de travail et gérer votre équipe sans être attaché à un bureau. Grâce à une application mobile de suivi du temps, vous pouvez surveiller l’avancement du projet et gérer les ressources depuis n’importe où, que ce soit sur le chantier ou ailleurs. Cela vous permet de rester connecté et réactif, tout en offrant à vos équipes un moyen simple d’enregistrer leur temps de travail directement depuis leur téléphone ou leur tablette.
3. Géorepérage
Le géorepérage peut révolutionner la gestion des chantiers répartis sur plusieurs sites. Il permet de définir des frontières virtuelles autour de vos différents lieux de travail. Les employés ne pourront enregistrer leur temps de travail que s’ils se trouvent dans ces zones délimitées, ce qui garantit que chacun est bien sur place au bon moment. Cela vous aide à renforcer le contrôle de présence sur les chantiers et à vous assurer que les heures enregistrées correspondent aux lieux de travail réels, tout en optimisant la gestion des équipes dispersées.
4. Reconnaissance faciale
Bien que peu de données existent spécifiquement pour la France, une étude réalisée par l’Association Américaine de la Paie estime que 75 % des entreprises subissent des pertes financières à cause du « pointage entre collègues ». Ce phénomène se produit lorsqu’un salarié enregistre les heures de travail d’un autre collègue qui n’est pas présent sur le chantier. Les raisons peuvent varier, allant d’un retard à compenser, une pause déjeuner prolongée, ou un départ anticipé sans être pénalisé.
Dans le secteur de la construction, où de nombreuses équipes sont dispersées sur plusieurs sites, ce problème peut devenir particulièrement coûteux. Pour y remédier de manière définitive, il est judicieux d’utiliser un logiciel de suivi du temps avec une fonctionnalité de reconnaissance faciale. Ce type de technologie permet au logiciel de capturer et de vérifier l’identité de l’employé lorsqu’il pointe à l’entrée ou à la sortie du travail. L’employé se place généralement devant une caméra qui scanne ses traits et les compare à une image préalablement enregistrée dans le système. Si les données correspondent, le pointage est validé, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées enregistrent leurs heures de travail.
5. Suivi des projets et des activités
Dans la gestion d’une entreprise de construction, il est crucial d’avoir une vision précise de l’utilisation de chaque heure de travail. Un logiciel de suivi du temps doit permettre d’attribuer les heures enregistrées à des projets ou des activités spécifiques. En analysant en détail l’utilisation des heures, vous pouvez repérer les inefficacités et optimiser l’affectation des ressources à travers tous vos sites. Comprendre comment le temps est réparti entre les différentes tâches est non seulement utile pour identifier les points à améliorer, mais joue également un rôle clé dans la maîtrise des coûts. 
6. Rapports et analyses
Le suivi du temps perd de son efficacité si vous n’avez pas accès à des rapports détaillés et exploitables. Des fonctionnalités de rapport performantes sont indispensables pour analyser les coûts de main-d’œuvre, les performances des projets et l’utilisation des ressources. Un bon logiciel de suivi du temps pour la construction doit proposer des rapports personnalisables, permettant de générer et de visualiser facilement les données. Des rapports clairs et intuitifs, accompagnés de diagrammes et de graphiques, vous aident à identifier rapidement les tendances de dépenses et à repérer les inefficacités dans vos projets. 
7. Fonctionnalités de conformité
Le bon logiciel de suivi du temps doit automatiquement enregistrer les heures supplémentaires, les périodes de repos et les pauses, afin de vous aider à respecter les lois du travail spécifiques à votre secteur, notamment dans le secteur de la construction. De plus, il doit permettre de définir des taux horaires et des règles de rémunération personnalisées pour garantir la conformité avec les réglementations salariales locales. Cette fonctionnalité est essentielle, non seulement pour protéger votre entreprise contre des problèmes légaux ou des sanctions potentielles, mais aussi pour assurer un traitement équitable de vos employés. 
8. Intégrations avec d’autres applications
Si vous utilisez plusieurs applications dans votre flux de travail, il est judicieux de choisir un logiciel de suivi du temps qui peut s’y intégrer facilement. Les intégrations avec des outils comme Microsoft Teams ou Slack permettent à vos employés de pointer directement via leur application de messagerie, tandis que la compatibilité avec des logiciels de comptabilité comme Xero ou QuickBooks assure un transfert de données simplifié pour une facturation précise. Ces intégrations fluidifient les processus de travail, augmentent l’efficacité et aident votre équipe à rester organisée. Après tout, personne n’aime devoir constamment jongler entre plusieurs applications. 
9. Suivi hors ligne
Si votre équipe travaille fréquemment dans des zones éloignées où l’accès à Internet est aléatoire, cette fonctionnalité est indispensable. Elle permet à vos collaborateurs d’enregistrer leurs heures et activités même sans connexion. Une fois qu’ils retrouvent l’accès à Internet, toutes les données saisies se synchronisent automatiquement avec le système principal. Cela garantit qu’aucune information n’est perdue, permettant ainsi de conserver des données précises pour la gestion des salaires et le suivi des projets. 
10. Capacité à évoluer et personnalisation
Lorsque vous sélectionnez un logiciel de suivi du temps pour la construction, pensez à vos besoins futurs autant qu’à vos besoins actuels. À mesure que votre entreprise grandit et prend en charge plus de projets, la solution doit être capable de s’adapter facilement, en gérant des sites supplémentaires et des équipes sans perdre en efficacité. Si le logiciel peut accueillir un nombre illimité d’utilisateurs, c’est encore mieux. En outre, il doit offrir des options de personnalisation, comme l’ajout de champs spécifiques ou de flux de travail adaptés aux particularités de vos opérations. 
Comment choisir le bon logiciel de suivi du temps pour votre entreprise ?
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de suivi du temps. Il est donc essentiel de trouver une solution qui corresponde à vos activités particulières. Considérez cette liste de fonctionnalités comme un guide plutôt qu’une règle absolue. Le choix des fonctionnalités de votre logiciel de suivi du temps dépendra entièrement du flux de travail de votre équipe et de la complexité de vos projets.
Cela dit, il est utile de disposer des bons outils pour garantir un fonctionnement fluide. Plus votre logiciel sera en adéquation avec les besoins de votre entreprise, plus il vous sera facile de rester sur la bonne voie, de maîtriser les coûts liés à la main-d’œuvre et de mener vos projets à bien.
Une fois que vous avez choisi le logiciel de suivi du temps qui correspond à votre entreprise, il sera temps de passer à sa mise en place.
