Avant même que le travail à distance ne devienne une norme pour la plupart des entreprises, nous l’adoptions déjà chez Jibble. Notre équipe est entièrement à distance depuis 2017. Et sans risque de se tromper, c’est la meilleure décision que nous ayons jamais prise.
Nous avons compris très tôt la valeur de la flexibilité et le potentiel qu’elle représentait pour permettre à nos équipes de travailler depuis n’importe où.
À ce jour, nous comptons plus de 100 collaborateurs dans 16 pays différents.
Voici comment nous avons procédé et comment vous pouvez faire de même.
Principales étapes pour transformer une entreprise de bureau en une entreprise 100 % à distance
Passer d’une organisation basée au bureau à une entreprise 100 % à distance peut sembler un véritable challenge, mais c’est tout à fait réalisable avec une approche adaptée.
Il n’existe pas de solution universelle pour effectuer cette transition, car chaque entreprise a ses propres besoins et une culture unique. Cependant, si vous envisagez de passer au travail à distance, voici quelques étapes clés à suivre :
1. Évaluez si le travail à distance est adapté à votre entreprise
Le travail à distance n’est pas nécessairement la meilleure configuration pour toutes les entreprises. Ce qui a fonctionné pour nous ne fonctionnera pas forcément pour tout le monde.
Avant de vous engager dans cette transition, il est crucial d’évaluer si les activités de votre entreprise peuvent être menées efficacement dans un environnement à distance. Analysez la nature de votre travail, les outils logiciels utilisés par votre équipe et la manière dont les tâches sont généralement organisées.
Certains postes nécessitent peut-être une présence physique ou un équipement spécialisé difficile à obtenir en dehors du bureau. Identifiez ces défis dès le départ et évaluez s’ils peuvent être surmontés par des solutions alternatives ou si certaines fonctions doivent rester en présentiel.
Dans notre cas, chez Jibble, nous avons constaté que la majorité de nos fonctions étaient bien adaptées au travail à distance. Notre modèle d’entreprise repose largement sur des outils numériques et des systèmes basés sur le cloud, ce qui a facilité notre transition. Cependant, nous avons pris le soin d’analyser chaque rôle pour nous assurer que la productivité et la collaboration ne seraient pas compromises.
2. Établissez des politiques claires pour le travail à distance
Passer au travail à distance peut être déstabilisant pour les employés s’ils ne savent pas à quoi s’attendre. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place des politiques de travail à distance bien définies.
Ces politiques agissent comme un guide, en fixant des attentes claires pour les employés et les responsables. Elles couvrent des aspects cruciaux comme les horaires de travail, les pratiques de communication et les indicateurs de performance, tous essentiels pour maintenir la productivité et assurer une bonne coordination au sein de l’équipe.
Voici quelques éléments clés à inclure dans une politique de travail à distance :
- Les heures de travail principales pendant lesquelles les employés doivent être disponibles pour les réunions ou les tâches collaboratives
- Les logiciels et canaux de communication à utiliser pour différents types d’échanges
- Les procédures pour l’attribution, le suivi et le rapport des tâches
- Les protocoles de sécurité des données, tels que l’utilisation de réseaux sécurisés, de mots de passe forts et de VPN
- Les ressources et le soutien nécessaires pour aider les employés à créer un espace de travail à domicile efficace
En couvrant ces aspects dans votre politique de travail à distance, vous fournissez un cadre structuré qui facilitera la transition et garantira une expérience de travail fluide pour toute l’équipe.
3. Suivez les employés de manière éthique
L’un des principaux défis rencontrés par les responsables dans le cadre du travail à distance est le maintien d’une supervision efficace. Comment s’assurer que les employés accomplissent bien leur travail sans être physiquement présents ? Est-il possible de surveiller la productivité sans paraître autoritaire ?
La réponse est oui, c’est possible, mais les méthodes peuvent varier.
L’une des approches consiste à suivre le temps et la présence des employés grâce à des applications dédiées. Vous pouvez également opter pour des logiciels de suivi GPS pour connaître leur localisation. Certaines entreprises vont même jusqu’à surveiller les activités en ligne, en analysant les frappes au clavier et en surveillant les écrans. Bien que ces méthodes puissent avoir leurs avantages, elles ne me semblent pas toujours appropriées.
Lorsque vous choisissez une méthode de suivi pour vos employés, il est crucial de définir d’abord vos objectifs. Réfléchissez aux aspects spécifiques de leur travail qui nécessitent une surveillance et pourquoi. Par exemple, si les employés doivent se rendre à des endroits précis pour leur travail, comme assister à des réunions avec des clients ou visiter des sites, le suivi GPS peut se justifier. En revanche, si votre équipe travaille principalement depuis chez elle et que la localisation n’est pas un facteur important pour leurs tâches, le suivi GPS peut sembler intrusif et inutile.
Chez Jibble, nous nous concentrons uniquement sur le suivi du temps et de la présence. Plusieurs de nos employés sont payés à l’heure, et cette méthode nous permet de nous assurer que chacun est rémunéré de manière juste pour le temps effectivement travaillé. Cela aide également à responsabiliser les employés par rapport à leur gestion du temps.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le suivi éthique des employés à distance, nous avons un guide rapide qui explique les bonnes pratiques à adopter.
4. Maintenez une communication ouverte
Passer d’un environnement de bureau à une configuration 100 % à distance demande plus qu’une simple adaptation aux nouveaux logiciels et processus : il faut se concentrer de manière intentionnelle sur le maintien d’une communication ouverte. Lorsque vos équipes ne sont pas physiquement réunies, les interactions spontanées qui se produisent naturellement dans un bureau, comme les discussions dans le couloir ou les repas pris ensemble, disparaissent. Ce manque de connexion en face à face peut engendrer un sentiment d’isolement ou de déconnexion si aucune mesure n’est prise.
Chez Jibble, nous avons découvert qu’il est possible de créer un fort sentiment de connexion et d’esprit d’équipe, parfois même plus fort que dans un bureau traditionnel. Comment ? En favorisant une communication ouverte et fréquente.
Plutôt que de nous appuyer uniquement sur des réunions formelles, nous encourageons les membres de notre équipe à participer à des appels rapides ou des « huddles ». Des outils comme la fonctionnalité Huddle de Slack facilitent ces conversations décontractées et impromptues, permettant à chacun de rester connecté et synchronisé. Au lieu de demander « On passe un appel ? » — une question qui pourrait passer inaperçue — nous avons instauré une culture où lancer directement un appel est la norme. Cette méthode permet de réintroduire la spontanéité qui peut manquer dans un cadre de travail à distance.
Mais cela ne s’arrête pas aux interactions quotidiennes liées au travail. Pour renforcer les liens de notre équipe, nous organisons tous les neuf mois une rencontre dans un centre de villégiature, entièrement financée par Jibble. Cet événement de trois jours permet à l’équipe de se connecter sur un plan personnel, loin de la pression du travail. Bien que facultatif, presque tout le monde y assiste, ce qui montre l’importance que notre équipe accorde à cette occasion de renforcer ses relations.
Le résultat ? Notre équipe se sent profondément connectée, soutenue et motivée. Bien que nous soyons géographiquement éloignés, notre esprit de camaraderie est fort, à tel point que nous n’avons enregistré aucun turnover depuis plusieurs années.
Le sentiment d’appartenance est crucial dans un environnement éloigné. La distance physique peut être grande, mais les liens émotionnels et professionnels ne doivent pas l’être.
Réflexions finales
Le travail à distance est formidable, mais il comporte aussi son lot de défis. Si vous envisagez de faire la transition, il est important de mettre en place le bon ensemble de stratégies pendant cette période. Vous pourrez ainsi concevoir un environnement de travail à distance qui non seulement fonctionne efficacement, mais qui améliore également la productivité, la satisfaction des employés et la croissance de l’entreprise.
N’oubliez pas que le travail à distance ne consiste pas seulement à déplacer votre équipe du bureau à son domicile, mais aussi à repenser la façon dont vous travaillez ensemble, la façon dont vous communiquez et la façon dont vous maintenez une culture d’équipe forte malgré la distance physique. S’il est bien pensé, le travail à distance peut faire des merveilles pour transformer votre entreprise et lui permettre d’atteindre de nouveaux sommets. Comme cela a été le cas pour Jibble.
Nous vous souhaitons bonne chance !
