Comment déployer un logiciel de suivi du temps?

Avant de mettre en place un nouveau logiciel dans l’entreprise, il est principal de définir la finalité et les objectifs du logiciel. C’est particulièrement important pour les logiciels de suivi du temps, qui peuvent se heurter à la résistance des employés qui les jugent intrusifs ou contraignants. En communiquant clairement l’objectif et les avantages du logiciel, et en le reliant aux objectifs plus larges de l’organisation, les employés sont plus susceptibles de comprendre et d’accepter sa mise en place.

Pour définir l’objet et les objectifs du logiciel de suivi du temps, la première étape consiste à identifier les problèmes ou défis spécifiques auxquels l’entreprise est confrontée et auxquels le logiciel peut répondre. Par exemple, si l’entreprise a du mal à suivre précisément le temps des employés à des fins de paie et de conformité, un logiciel de suivi du temps des employés peut contribuer à améliorer la précision et l’efficacité dans ce domaine.

Ensuite, il est important d’identifier les objectifs de la mise en place du logiciel. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, réalisables et assortis de délais. Les objectifs peuvent inclure l’amélioration de la productivité, la réduction des tâches administratives, l’amélioration de la précision et de l’efficacité, l’augmentation de la transparence et la réduction des coûts de main-d’œuvre. Il est important de lier ces objectifs aux problèmes spécifiques auxquels l’entreprise est confrontée et de communiquer sur la manière dont le logiciel peut aider à atteindre ces objectifs.

Une fois que vous avez déterminé pourquoi vous avez besoin d’un suivi du temps et quels sont vos objectifs, l’étape suivante consiste à choisir le bon logiciel. Avec une variété d’options de logiciels de feuilles de temps disponibles, le processus de sélection peut être un peu délicat. Recherchez un logiciel qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise, qui est convivial, personnalisable et qui peut s’intégrer en toute transparence avec d’autres outils grâce à une API. Prenez Jibble, par exemple, il est utilisé en toute confiance par des grands noms tels que Tesla, l’université de Harvard et Pizza Hut – c’est certainement l’un des meilleurs logiciels de suivi du temps qui existent!

Comprenez les fonctionnalités et les limites de ces logiciels. Par exemple, un logiciel de suivi du temps peut disposer d’un suivi GPS, mais est-ce qu’il dispose d’un suivi GPS en direct? Il peut avoir une présence avec reconnaissance faciale de l’employé, mais fonctionne-t-il de manière fiable ? Ou encore, est-il facile de déployer l’extension chrome de suivi du temps des employés?

Pour choisir un logiciel de suivi du temps en entreprise, vous devez effectuer des recherches et évaluer plusieurs options, car chaque entreprise a des besoins différents. Cela impliquerait de lire des critiques et des témoignages, de demander des démos puis des essais, et de consulter d’autres entreprises qui ont mis en place le même logiciel. Si l’éditeur du logiciel est réticent à vous offrir une période d’essai décente, c’est un très mauvais signe. Il s’agit non seulement d’une attitude à court terme, mais aussi d’un manque de confiance dans son logiciel. Et, bien sûr, tenez également compte des coûts initiaux du logiciel, des coûts permanents, de l’assistance, de la sécurité et de l’hébergement des données.

Vous avez choisi le logiciel, mais il est absolument capital de le tester en profondeur. Veillez à disposer de suffisamment de temps et agissez rapidement, de sorte que si vous n’êtes pas satisfait, vous ayez le temps d’opter pour votre second choix. Commencez avec une petite équipe. Créez un environnement de test largement similaire à l’environnement réel et testez le logiciel avec un groupe représentatif d’utilisateurs.

Les tests doivent comporter une variété de scénarios spécifiques à vos besoins et inclure un éventail d’utilisateurs ayant différents niveaux de compétence technique. Vous serez surpris du nombre de choses qui vous paraîtront évidentes et que les autres ne pourront pas comprendre, non pas par manque d’intelligence, mais simplement parce qu’ils voient les choses d’un point de vue très différent.

Pendant les tests, il est important d’identifier les bugs ou les problèmes liés au logiciel et de travailler avec le fournisseur du logiciel pour résoudre ces problèmes. Il est également important de recueillir les commentaires des testeurs et de les intégrer dans le plan de déploiement.

Obtenir l’adhésion des principales parties prenantes est essentiel au succès d’un déploiement dans une entreprise. Il s’agit notamment des responsables, des chefs de service, des chefs d’équipe et des employés. Chacun de ces acteurs aura des préoccupations ou des objections différentes concernant la mise en place du logiciel, et il est important de répondre à ces préoccupations et de communiquer sur les avantages du logiciel.

Pour obtenir l’adhésion des principales parties prenantes, communiquez l’objet et les objectifs du logiciel de manière claire et efficace. Cela peut impliquer la création de présentations, l’organisation de réunions et la distribution de documents décrivant les avantages du logiciel. Il est également important d’écouter les réactions des parties prenantes et de répondre à leurs préoccupations éventuelles.

Si les parties prenantes ne veulent pas que le déploiement fonctionne, elles s’assureront qu’il ne fonctionne pas. Pour les employés, le message principal à faire passer est souvent celui d’une transparence accrue, ce qui signifie une entreprise plus juste.

Une fois que les principales parties prenantes ont adhéré au projet, l’étape suivante ne consiste pas à le mettre en œuvre, mais à le planifier de manière détaillée. Identifiez les utilisateurs du logiciel et établissez un calendrier de déploiement. Et planifiez le déploiement de manière à minimiser les perturbations des activités de l’entreprise.

Identifiez ensuite les ressources nécessaires, telles que l’assistance informatique, la formation, l’équipement, etc. Élaborez également un plan de communication décrivant la manière dont le déploiement sera communiqué aux employés et dont les préoccupations seront prises en compte. Vous pouvez organiser des sessions de formation, distribuer des manuels, créer un service d’assistance dédié ou une hotline, et fournir une assistance pendant le déploiement.

La formation est essentielle pour une adoption et une mise en place réussies. Tous les utilisateurs, y compris les responsables et les employés, doivent recevoir une formation sur l’utilisation du logiciel et sur les politiques et procédures liées à son utilisation.

La formation doit être ciblée sur les besoins des utilisateurs et doit être fournie sous différentes formes, notamment une formation en personne, des modules de formation en ligne et des guides de l’utilisateur.

Avant de déployer le logiciel de suivi du temps, assurez-vous que votre équipe est bien préparée et soutenue. Établissez des canaux de communication clairs pour une assistance continue, comme une équipe d’assistance dédiée ou des ressources d’auto-assistance. S’assurer que votre équipe se sente soutenue est essentiel pour une transition en douceur.

Une fois les tests, la formation et l’assistance terminés, il est enfin temps de déployer le logiciel. Vous devriez être au moins un peu nerveux! C’est là que les choses peuvent se gâter, mais si vous avez suffisamment planifié, tout devrait bien se passer. Vous devez communiquer le déploiement à tous les utilisateurs et leur fournir toutes les informations nécessaires, telles que leurs identifiants de connexion et les supports de formation. Vous devez également assurer le suivi du déploiement, veiller à ce qu’il se déroule sans heurts et selon le calendrier prévu, et régler rapidement les problèmes qui se posent.

Des réunions régulières ou des sessions de retour d’information, ainsi qu’une collaboration avec l’éditeur du logiciel pour résoudre tout problème lié au logiciel, sont tout à fait judicieuses.

Il est important de surveiller, d’évaluer et de réévaluer en permanence le logiciel pour garantir son succès. Cela implique de suivre son utilisation et son adoption, et de recueillir en permanence les commentaires des utilisateurs, dont une grande partie peut être transmise à l’éditeur du logiciel.

Le principal est de ne pas perdre de vue l’objectif à atteindre, car c’est ce que l’on risque de faire lorsque tout va bien.

Évaluez l’impact du logiciel sur les activités de l’entreprise, telles que la productivité, l’efficacité et les coûts de main-d’œuvre. Il peut s’agir de suivre les indicateurs clés de performance liés à ces domaines et de les comparer aux niveaux antérieurs à la mise en place.

Sur la base du retour d’information, de l’évaluation et de la réévaluation permanente mentionnés plus haut, procédez à des ajustements et, si possible, insistez auprès de l’éditeur du logiciel pour qu’il apporte des améliorations. Il peut s’agir de modifier des fonctionnalités, d’améliorer l’interface utilisateur ou de fournir une formation et une assistance supplémentaires. Vous ne l’obtiendrez peut-être pas, mais demandez au moins ! Si vous pouvez montrer au fournisseur que d’autres utilisateurs bénéficieront également de la fonctionnalité, il sera plus facile de la faire accepter. Parallèlement, vous devrez faire preuve de souplesse et être prêt à apporter des modifications à vos propres procédures, systèmes ou même résultats. Vous pouvez faire toute la planification que vous voulez, rien ne se passera comme prévu. Au mieux, vous vous en approcherez.

Une fois le déploiement réussi, communiquez le succès à toutes les parties prenantes. Cela renforce la valeur perçue de la mise en place et du logiciel, et encourage son utilisation continue. Vous aurez toujours l’attention des responsables en cas de besoin s’ils estiment que le déploiement a été réussi.

Faites part de vos réussites, menez des enquêtes pour recueillir des commentaires et fournissez des mises à jour régulières concernant l’impact sur les activités de l’entreprise. Faites preuve de transparence et soyez prêt à répondre aux préoccupations.