Comment présenter le suivi du temps à votre équipe?

Oui ! La mise en place d’un système de suivi du temps permet de responsabiliser les employés tout en donnant aux employeurs une mesure précise de la productivité de leur équipe. Il est évident qu’en introduisant le suivi du temps dans votre équipe, la question de la nécessité peut se poser, car les employés peuvent avoir l’impression qu’il s’agit d’un changement brutal dans leur routine.

Le suivi du temps ne se contente pas de responsabiliser les employés, il constitue également une mesure fiable de la productivité. 75 % des entreprises américaines sont confrontées à des problèmes de vol de temps. De plus, des études rapportent que 20 % de chaque dollar gagné par une entreprise aux États-Unis est perdu à cause du vol de temps des employés. Le fait que les employeurs ne soient pas certains de la destination des heures de travail n’a pas seulement un impact sur l’efficacité opérationnelle, mais aussi sur les résultats financiers des entreprises.

Le suivi du temps est nécessaire parce qu’il agit comme un lien, pour permettre aux employeurs de comprendre en détail la façon dont leurs équipes emploient les heures de travail. Cependant, le suivi du temps n’est pas simplement une solution de suivi; il responsabilise à la fois les employés et les employeurs en favorisant une culture de la transparence et de l’efficacité.

Lorsque les employeurs sont à la recherche d’un logiciel de suivi des temps, il est crucial de faire correspondre les besoins de l’entreprise avec les bons logiciels. Mais il ne s’agit pas seulement de trouver le bon logiciel, il faut aussi accompagner la transition de l’équipe. Les employeurs doivent guider leurs employés tout au long du processus, en commençant par trouver le meilleur logiciel.

Lorsque vous cherchez un logiciel de suivi du temps, il est préférable que vous recherchiez les éléments qui répondent le mieux à vos besoins. Pour choisir le meilleur logiciel, examinez les caractéristiques suivantes :

• Fonctionnalités et convivialité: Recherchez un logiciel de suivi du temps qui offre des fonctionnalités avancées comme la reconnaissance faciale et le mode kiosque pour des pointages sécurisés. Assurez-vous qu’il permet une classification personnalisable des tâches et des options de rapport performantes pour une analyse détaillée. Privilégiez les logiciels dotés d’une interface conviviale pour permettre l’adaptation à l’ensemble de votre équipe.
• Compatibilité et intégration: Assurez-vous que le logiciel s’intègre à vos outils et systèmes existants, tels que les outils de gestion de projet ou les logiciels RH. Vérifiez qu’il est évolutif pour s’adapter à la croissance potentielle de l’équipe. L’accessibilité mobile est de plus en plus cruciale pour les scénarios de travail à distance, permettant aux employés de suivre efficacement le temps depuis n’importe où.
• Service client: Les employeurs devraient donner la priorité aux logiciels qui offrent un service client fiable. L’accès à des équipes d’assistance réactives et compétentes garantit une résolution rapide des questions ou des problèmes techniques. Recherchez des options telles que le chat en direct, le courrier électronique ou l’assistance téléphonique pour répondre aux différentes préférences en matière de communication.
• Tarification: Évaluez soigneusement le modèle de tarification du logiciel. Recherchez la transparence dans la tarification, en comprenant les fonctionnalités et les limitations offertes par chaque niveau de tarification. Veillez à ce que le prix corresponde au budget de votre équipe tout en répondant aux besoins spécifiques et à la taille de votre entreprise.
• Versions d’essai: Optez pour un logiciel qui vous permet d’évaluer s’il répond aux exigences spécifiques de votre équipe avant de vous engager à long terme. Profitez des versions d’essai ou des démonstrations gratuites. Cette période d’essai permet à votre équipe de tester les fonctionnalités du logiciel, sa convivialité et sa compatibilité avec vos flux de travail.

Si vous passez des traditionnelles cartes perforées à un logiciel de suivi du temps high-tech, vous devrez sans aucun doute adapter votre approche. Ce changement exige de la finesse et un peu de patience. Si vous précipitez le processus, vous risquez d’engendrer de la confusion et de la résistance. Voici donc quelques conseils utiles pour faciliter la transition:

• Présentez le logiciel: Commencez par expliquer l’objectif et les avantages du logiciel de suivi du temps. Insistez sur la façon dont il facilite le déroulement du travail, le suivi des progrès et la productivité. Veillez à ce que votre équipe comprenne l’impact qu’il peut avoir sur ses tâches quotidiennes et sur l’avancement général du travail.
• Démonstrations interactives: Organisez des sessions interactives au cours desquelles les membres de l’équipe apprennent en utilisant eux-mêmes le logiciel. Présentez les fonctionnalités du logiciel étape par étape, en vous concentrant sur la manière d’enregistrer les heures, de classer efficacement les tâches et de générer des rapports. Utilisez des exemples réels en rapport avec le travail de votre équipe pour rendre la formation plus accessible.
• Soutien continu: Après la formation initiale, offrez une assistance continue. Veillez à ce que les manuels d’utilisation, les FAQ ou même les tutoriels vidéo soient facilement accessibles. Désignez une personne ou une équipe de référence pour toute question ou tout dépannage survenant au cours de l’utilisation initiale.

L’introduction du suivi du temps au sein de votre équipe peut être accueillie avec une certaine hésitation. En effet,aux États-Unis, un rapport de PWC a démontré que 38% des employeurs remarquent une résistance des employés comme un obstacle au suivi du temps. Les employés peuvent y voir un manque de confiance ou une atteinte à leur vie privée. Toutefois, en tant qu’employeur, si la confiance est cruciale, s’appuyer uniquement sur elle pourrait ne pas suffire à assurer un fonctionnement efficace de l’entreprise. Le vieil adage « le temps, c’est de l’argent » est vrai dans le contexte du suivi du temps. Le suivi du temps des employés de votre entreprise n’est pas une question de méfiance, mais plutôt un moyen d’assurer une productivité optimale pour le temps investi.

Imaginons que votre équipe travaille 35 heures par semaine. Le suivi du temps des employés comble le fossé entre l’employeur et l’employé, en veillant à ce que ces 35 heures soient utilisées avec efficacité. Il ne s’agit pas nécessairement d’un logiciel de surveillance qui indique une méfiance, mais d’un moyen de s’assurer que les efforts et les objectifs de l’employeur et de l’employé sont synchronisés. Le suivi du temps permet aux employeurs et aux employés de mieux comprendre comment le temps est utilisé, ce qui favorise un environnement de travail plus productif.