Vue d’ensemble
Les employés salariés reçoivent un salaire fixe, indépendamment des heures qu’ils effectuent. Pourquoi donc est-il nécessaire de suivre leurs heures de travail grâce à une feuille de temps?
En dépit de cette structure de rémunération fixe, le suivi des heures de travail des employés salariés au moyen de feuilles de temps peut présenter plusieurs avantages. Bien que certains puissent le considérer comme superflu, un suivi précis des temps permet de connaître les niveaux de productivité, facilite la gestion des logiciels et garantit le respect de la législation du travail.
Examinons plus en détail ces avantages et la manière dont les feuilles de temps peuvent s’avérer bénéfiques pour les employés salariés et leurs employeurs.
À quoi servent les feuilles de temps?
Avant d’aborder les raisons pour lesquelles vos employés salariés doivent utiliser des feuilles de temps, définissons d’abord ce que sont les feuilles de temps et à quoi elles servent.
Les feuilles de temps sont essentiellement des logiciels utilisés pour enregistrer le temps qu’un employé consacre à diverses tâches ou projets. Ils permettent de savoir quand une personne commence et termine son travail, y compris les pauses qu’elle prend entre les deux. Traditionnellement, les feuilles de temps étaient établies sur papier, mais aujourd’hui, elles sont souvent plus sophistiquées sous la forme d’un logiciel de feuilles de temps qui permet un suivi plus efficace et précis.
6 raisons pour lesquelles les employés salariés ont besoin de feuilles de temps
1. Une gestion de projet plus précise
Trouver l’équilibre entre les délais, les tâches et la gestion des ressources d’un projet peut s’avérer difficile. Tous les responsables connaissent cette difficulté. Heureusement, les feuilles de temps peuvent apporter des solutions.
Les feuilles de temps peuvent fournir un enregistrement clair de la durée des tâches spécifiques et des projets, ce qui permet aux responsables de créer des calendriers de projet plus réalistes. Grâce à des informations détaillées sur le temps consacré, il est plus facile d’identifier les projets qui prennent du retard et les tâches qui pourraient obliger à recourir à des ressources supplémentaires. La planification et l’exécution s’en trouvent améliorées et les résultats du projet s’en trouvent renforcés.
2. Dynamisez la productivité
L’utilisation de feuilles de temps peut dynamiser considérablement la productivité en mettant en évidence la façon dont les employés passent leurs heures de travail. Lorsque les employés suivent leur temps, ils deviennent plus conscients de la manière dont ils consacrent leurs heures, ce qui peut encourager des habitudes de travail plus ponctuelles et plus efficaces.
Les responsables peuvent également analyser les données des feuilles de temps pour identifier les modèles de productivité et les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées. En remédiant aux inefficacités et en optimisant les flux de travail, les entreprises peuvent améliorer leur productivité globale.
3. Évitez l’épuisement des employés salariés
L’épuisement professionnel est un problème grave sur le lieu de travail. Selon CULTURE RH, 73% des salariés lutteraient contre le stress et le burnout en silence. L’une des principales causes de l’épuisement professionnel est la surcharge de travail. Vous vous demandez peut-être comment les feuilles de temps peuvent aider à résoudre ce problème.
Les feuilles de temps permettent de s’assurer que la charge de travail est répartie équitablement entre les membres de votre équipe. En fournissant une vue détaillée de qui travaille sur quoi et pendant combien de temps, les responsables peuvent identifier si certains employés sont constamment surchargés alors que d’autres ont moins à faire. Cette visibilité permet une répartition plus équitable des tâches, évitant ainsi l’épuisement des employés surchargés et garantissant que tous les membres de votre équipe contribuent avec efficacité. Tout le monde y gagne.
4. Garantissez une facturation précise aux clients
Dans les secteurs où la facturation des clients sur la base des heures travaillées est fréquente, les feuilles de temps fournissent un enregistrement transparent et détaillé du temps consacré aux projets de chaque client. Cette volonté de transparence permet de maintenir la confiance avec les clients et d’éviter les litiges sur la facturation en fournissant un compte-rendu précis des heures facturables.
Certains logiciels de gestion des feuilles de temps, comme Jibble, s’intègrent même à un logiciel de comptabilité, ce qui vous permet d’exporter les données des feuilles de temps directement vers votre système de comptabilité, simplifiant ainsi le processus de facturation. Cette intégration permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire le risque d’erreurs dans les calculs de facturation et de paie.
5. Gérez les congés payés plus facilement
En France, les congés payés sont réglementés par le Code du travail, qui stipule que chaque salarié a droit à cinq semaines de congés payés par an. Les feuilles de temps ne servent pas seulement à suivre le temps de travail, elles aident également à suivre l’assiduité et les congés payés.
Avec les feuilles de temps, les employés peuvent facilement enregistrer leurs demandes de congés payés et suivre leurs jours de congés acquis et restants. Les responsables peuvent examiner et approuver ces demandes de manière efficace, assurant ainsi une planification fluide et une couverture adéquate. De plus, les feuilles de temps fournissent un enregistrement complet de l’utilisation des congés payés, facilitant des calculs de paie précis et la conformité avec les politiques de l’entreprise.
6. Assurez le respect du Code du travail des employés salariés
Les feuilles de temps sont essentielles pour garantir le respect du Code du travail des employés salariés, notamment en ce qui concerne les heures supplémentaires.
Les employés salariés ont généralement droit au paiement des heures supplémentaires, mais il existe des spécificités à cette règle en France. En vertu du Code du travail français, les heures supplémentaires sont celles effectuées au-delà de la durée légale de travail de 35 heures par semaine. Elles doivent être rémunérées avec une majoration, sauf exceptions prévues par des conventions collectives ou des accords d’entreprise.
Quelle est la place des feuilles de temps dans tout cela? Grâce aux feuilles de temps, les employeurs peuvent suivre précisément les heures travaillées par leurs employés et s’assurer que les heures supplémentaires sont correctement rémunérées. Cela permet non seulement de respecter la législation du travail, mais aussi de protéger l’entreprise contre d’éventuels litiges juridiques et amendes liés à des heures supplémentaires non rémunérées.
Les feuilles de temps fournissent un enregistrement transparent qui peut être utilisé pour vérifier les heures de travail des employés, ce qui est particulièrement important lors des vérifications ou pour répondre aux demandes des employés concernant leur salaire. En tenant des feuilles de temps détaillées, les employeurs peuvent démontrer qu’ils respectent le Code du travail et qu’ils valorisent le temps et les efforts de leurs employés.
En résumé
Les feuilles de temps s’avèrent être un logiciel bénéfique, même pour les employés salariés. En garantissant le respect du droit du travail, en fournissant des documents transparents et en facilitant la gestion des effectifs, les feuilles de temps offrent une approche à multiples facettes pour améliorer l’efficacité de l’organisation. Les six raisons exposées dans cet article démontrent que les feuilles de temps permettent non seulement de garantir la conformité légale et de prévenir les litiges potentiels, mais aussi d’améliorer la productivité, d’optimiser l’affectation des ressources et d’assurer un traitement précis de la paie.
La prochaine fois que vos employés salariés vous demanderont « Pourquoi devons-nous utiliser des feuilles de temps? », vous voudrez peut-être leur montrer cet article!
