Bonjour, je suis Asim Qureshi, le PDG et cofondateur de Jibble, un logiciel de gestion du temps et de la présence basé sur le cloud. J’ai plusieurs années d’expérience dans la conception et la mise à l’échelle de produits logiciels et d’équipes dans divers secteurs et marchés.
Avant de fonder Jibble, j’ai travaillé comme vice-président chez Morgan Stanley pendant six ans. Je suis passionné d’aider les entreprises à améliorer leur productivité et leur performance grâce à des pratiques intelligentes de gestion du temps.
Explorons ces pratiques incontournables qui révolutionneront la manière dont les comptables français suivent leur temps et apportent un service exceptionnel à leurs clients.
Cet article couvre:
Vue d’ensemble : Maîtriser le suivi du temps pour les comptables français
Le suivi du temps pour des habitudes de travail productives
- Astuce 1: Ayez un espace de travail organisé
- Astuce 2: Fixez des objectifs et planifiez votre journée
- Astuce 3: Faites des pauses régulières
- Astuce 4: Fractionnez le temps de réponse aux messages
- Astuce 5: Déléguez les tâches non essentielles
Techniques de suivi du temps efficaces
- Astuce 6: Utilisez des logiciels de suivi du temps fiables
- Astuce 7: Suivez les heures facturables et non facturables
- Astuce 8: Suivez les heures supplémentaires et les congés
- Astuce 9: Utilisez des alternatives pour la saisie des temps de travail
- Astuce 10: Faites des intégrations à un logiciel de comptabilité
- Astuce 11: Tirez parti de l’automatisation
- Astuce 12: Examinez régulièrement votre emploi du temps
Conformité et développement professionnel
- Astuce 13: Surveillez les heures de formation professionnelle continue (FPC)
- Astuce 14: Préservez la confidentialité des clients
- Astuce 15: Stockez en ligne le suivi du temps
- Astuce 16: Restez au courant des normes réglementaires
- Astuce 17: Créez des pratiques de saisie du temps de travail standardisées
- Astuce 18: Effectuez des audits de suivi du temps
Communication efficace et gestion des clients
- Astuce 19: Consacrez du temps à la communication avec les clients
- Astuce 20: Suivez le temps consacré à chaque client
- Astuce 21: Suivez le temps et les frais de déplacement
- Astuce 22: Tenez des registres précis
- Astuce 23: Adoptez les logiciels de collaboration
Réflexions finales: Adoptez les meilleures pratiques de suivi du temps pour les comptables
Vue d'ensemble: Maîtriser le suivi du temps pour les comptables français
Dans le contexte actuel de transformations rapides et de défis économiques, les comptables français voient leur profession évoluer rapidement. En France, depuis 2015, le nombre d’experts-comptables est passé de 19 284 à 21 611, soit une augmentation de 12%, marquant une augmentation malgré les défis économiques et technologiques. Cette croissance peut être attribuée à plusieurs facteurs.
Tout d’abord, la profession s’est diversifiée et digitalisée, offrant des services à plus haute valeur ajoutée en réponse à l’automatisation des tâches de base. Ensuite, le secteur a connu une augmentation du chiffre d’affaires et de l’emploi, avec un nombre croissant de professionnels formés et inscrits. Enfin, la féminisation progressive de la profession a contribué à cette croissance, avec une proportion notable de femmes parmi les jeunes experts-comptables, renforçant ainsi le dynamisme et l’attractivité du secteur.
Dans cet article, nous allons explorer 23 astuces de suivi du temps sur mesure, spécialement conçues pour les comptables en France. De la définition d’objectifs clairs à l’exploitation des outils technologiques, ces meilleures pratiques permettront aux comptables de maximiser leur productivité et d’atteindre leurs objectifs.
Le suivi du temps pour des habitudes de travail productives
Astuce 1: Ayez un espace de travail organisé
Pour améliorer la productivité, il est important que votre espace de travail soit organisé et non encombré. Envisagez d’ajouter des moniteurs doubles, voire triples, afin de pouvoir voir vos principaux programmes en même temps, comme votre logiciel de comptabilité, vos dossiers clients et votre logiciel de communication. L’intégration de solutions en nuage telles que Google Workspace ou Microsoft One Drive peut réduire l’encombrement de la paperasserie. Un environnement propre et bien rangé vous aide à rester concentré, minimise les distractions et dynamise l’efficacité globale.
Astuce 2: Fixez des objectifs et planifiez votre journée
Au lieu de simplement jongler avec les tâches entre les rendez-vous, les comptables peuvent bénéficier de l’établissement d’objectifs spécifiques et de la séparation des besoins des clients en projets. En choisissant un cadre d’objectifs tel que SMART ou OKR, les comptables peuvent avec efficacité hiérarchiser leur travail. De nombreuses personnes trouvent également utile de préparer le jour suivant avant de partir. Ainsi, lorsque vous arrivez, vous pouvez commencer à travailler immédiatement sans vous sentir débordé. Planifier sa journée à l’avance permet de réduire le stress et d’augmenter la productivité.
« Il est facile de se sentir hors de son corps lorsqu’on est assis à son bureau pendant plus de 10 heures par jour ». – Amy Vetter, CPA, ancienne responsable de la comptabilité chez Xero.
Astuce 3: Faites des pauses régulières
Pour maximiser la productivité, divisez votre journée de travail en blocs de temps ponctuels consacrés à diverses tâches et projets. Il est important de consacrer suffisamment de temps aux pauses pour se ressourcer et rester concentré. Il existe même des méthodes spécifiques pour cela, comme la technique Pomodoro ou la règle 52/17. Des pauses ponctuelles peuvent améliorer la productivité, prévenir l’épuisement professionnel et augmenter le temps de concentration sur les tâches. En adoptant ces pratiques, vous pouvez tirer le meilleur parti de votre journée de travail et obtenir des résultats optimaux.
Astuce n° 4: Fractionnez le temps de réponse aux messages
Il peut être utile de réserver des heures désignées au cours de la journée pour vérifier vos courriels, vos messages sur les médias sociaux et vos messages téléphoniques, vous pouvez limiter les distractions et maintenir la concentration sur votre travail. Cette approche vous aide à rester organisé et garantit que ces activités n’interrompent pas votre productivité.
Astuce 5: Déléguez les tâches non essentielles
Cette astuce peut vous aider à hiérarchiser les tâches qui ont le plus d’impact sur vos objectifs et à minimiser les distractions liées à des tâches moins urgentes ou moins importantes. Déléguer les tâches moins urgentes à d’autres personnes peut également s’avérer bénéfique. Utilisez des logiciels tels que la matrice d’Eisenhower ou la méthode ABCDE pour déterminer l’urgence et l’importance de chaque tâche. Identifiez les tâches qui se prêtent à la délégation, telles que le travail administratif ou la saisie de données, afin de consacrer plus de temps aux responsabilités comptables cruciales qui requièrent votre expertise.
« Ne commencez jamais la journée avant de l’avoir terminée sur le papier ». –Jim Rohn dans 7 Strategies for Wealth & Happiness : Power Ideas from America’s Foremost Business Philosopher (Idées performantes du plus grand philosophe américain du monde des affaires).
Techniques de suivi du temps efficaces
Astuce 6: Utilisez des logiciels de suivi du temps fiables
Lorsqu’il s’agit d’efficacité, investir dans un logiciel de suivi du temps fiable est un choix judicieux pour les comptables. Une application de pointage fournit des enregistrements de temps précis et facilite le suivi des heures facturables. En utilisant un tel logiciel, les comptables peuvent suivre du temps avec efficacité et améliorer leur productivité.
Astuce 7: Suivez les heures facturables et non facturables
L’attribution d’entrées de temps spécifiques à chaque client permet un suivi précis des heures facturables et garantit une facturation précise des clients. Cette pratique encourage la transparence et conçoit la confiance avec les clients. De plus, le suivi et l’analyse du temps consacré aux tâches administratives, à la formation et à d’autres activités non liées aux clients permettent de comptabiliser les heures non facturables ou les temps d’arrêt. Cela permet de mesurer précisément la productivité et d’optimiser le flux de travail.
Astuce n° 8: Suivez les heures supplémentaires et les congés
Le suivi précis des heures supplémentaires et des congés est essentiel pour respecter les dispositions du Code du travail concernant les congés payés et les congés pour motifs familiaux ou médicaux et pour s’assurer que les employés sont rémunérés de manière équitable. En mettant en place cette pratique, les entreprises comptables peuvent rester en conformité et démontrer leur engagement à traiter les employés de manière équitable.
Astuce 9: Utilisez des alternatives pour la saisie des temps de travail
Améliorez votre processus de suivi du temps en utilisant des bornes conviviales ou des applications mobiles dotées d’une technologie de reconnaissance faciale. Ces logiciels pratiques vous permettent de suivre votre temps sans effort, que vous travailliez à distance ou que vous rencontriez des clients. Grâce à leur commodité et à leur précision, vous pouvez simplifier votre suivi du temps et garantir des enregistrements précis de vos heures de travail.
Astuce 10: Faites des intégrations à un logiciel de comptabilité
Recherchez des applications de suivi du temps qui peuvent s’intégrer au logiciel de comptabilité que vous utilisez déjà dans votre flux de travail. Vous pouvez ainsi suivre efficacement les heures facturables, réduire les erreurs et améliorer le processus de facturation. Investir dans un logiciel de suivi du temps doté de fonctionnalités complètes vous procure un logiciel précieux pour suivre efficacement votre temps dans le domaine de la comptabilité. Grâce à ce logiciel, vous pouvez assurer un suivi du temps précis, minimiser les erreurs et simplifier votre pratique comptable.
Astuce 11: Tirez parti de l’automatisation
Tirez parti d’autres technologies pour automatiser les tâches comptables répétitives, telles que la génération de rapports financiers, la gestion de la saisie de données et le traitement des courriels de marketing. En adoptant les logiciels d’automatisation, vous pouvez simplifier votre flux de travail, gagner un temps précieux et consacrer vos efforts à des activités à plus forte valeur ajoutée dans le domaine de la comptabilité. Cela permet non seulement d’améliorer votre productivité et votre efficacité globales, mais aussi de minimiser le risque d’erreurs, en garantissant l’exactitude des documents financiers et une communication efficace avec les clients.
Astuce 12: Examinez réguliièrement votre emploi du temps
Examinez et analysez régulièrement vos données de suivi du temps. Cela vous aide à comprendre comment vous passez votre temps et à trouver des moyens d’améliorer votre efficacité. En évaluant vos données, vous pouvez identifier les domaines à ajuster et éliminer les activités qui vous font perdre du temps. Prenez en charge votre temps et prenez des décisions avisées pour optimiser votre flux de travail. Une évaluation et une réflexion régulières améliorent la productivité et donnent de meilleurs résultats.
Conformité et développement professionnel
Astuce 13: Surveillez les heures de formation professionnelle continue (FPC)
Consacrez des étiquettes de temps spécifiques au suivi des heures consacrées à des activités de formation professionnelle continue (FPC). Il s’agit notamment de la présence à des séminaires, des webinaires ou des sessions de formation en rapport avec la profession comptable. Le suivi précis des heures de FPC garantit le respect des exigences en matière d’autorisation d’exercer et vous aide à vous tenir au courant des dernières connaissances du secteur.
Astuce 14: Préservez la confidentialité des clients
Les normes de confidentialité des clients, telles que le Code de Déontologie des Experts-Comptables et le Règlement Intérieur de la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC), ainsi que les dispositions du Code Général des Impôts (CGI) et du Livre des Procédures Fiscales (LPF), définissent les protocoles à suivre lors du suivi et de la gestion des données relatives au temps. Protégez les informations relatives aux clients en enregistrant en toute sécurité les dossiers de suivi du temps et en n’autorisant l’accès qu’aux personnes autorisées. En respectant ces pratiques, vous donnez la priorité à la protection de la vie privée des clients et préservez la confiance qu’ils vous ont accordée.
Astuce 15: Stockez en ligne le suivi du temps
Assurez la sécurité de vos données de suivi du temps en utilisant des solutions de stockage dans le cloud sécurisées. Mettez en place un système fiable qui sauvegarde ponctuellement vos données de suivi du temps sur le cloud. Cette mesure de précaution protège non seulement contre les pertes de données potentielles ou les pépins techniques, mais garantit également l’intégrité et l’accessibilité de vos enregistrements de temps.
Astuce 16: Restez au courant des normes réglementaires
Tenez-vous avisé des modifications apportées à la législation fiscale française, aux normes comptables et à la réglementation du travail dans l’industrie. Il est essentiel de se tenir au courant de ces évolutions pour assurer un suivi du temps ponctuel et fournir un service de premier ordre à vos prestataires. En restant avisé, vous pouvez adapter vos pratiques de suivi du temps en conséquence et rester en conformité avec les exigences les plus récentes.
Astuce 17: Créez des pratiques de saisie du temps de travail ponctuelles et standardisées
Établissez et maintenez des pratiques de saisie du temps de travail cohérentes dans l’ensemble de votre entreprise. Cette approche garantit l’uniformité et facilite l’analyse des données relatives au temps. En faisant en sorte que tout le monde suive les mêmes lignes directrices et procédures, vous pouvez simplifier le processus de suivi du temps et maintenir la cohérence entre les projets et les équipes. Cette cohérence améliore non seulement la précision, mais facilite également l’analyse et le rapport efficaces des données sur le temps.
Astuce 18: Effectuez des audits de suivi du temps
Examinez et vérifiez régulièrement vos enregistrements de suivi du temps afin de détecter toute divergence ou erreur au sein de votre cabinet comptable. Cela se fait généralement chaque semaine ou en fonction de votre cycle de facturation. Les audits garantissent la précision et le respect des directives réglementaires et des attentes des clients. Efforcez-vous d’améliorer en permanence vos stratégies de suivi du temps.
Communication efficace et gestion des clients
Astuce 19: Consacrez du temps à la communication avec les clients
Communiquez régulièrement aux clients les mises à jour relatives au temps, y compris les rapports d’avancement et tout ajustement du calendrier du projet. Cela encourage la transparence, permet de gérer les attentes des clients et de maintenir des relations solides avec eux. Consacrez du temps à une communication efficace avec les clients, que ce soit par le biais de courriels, d’appels téléphoniques ou de réunions.
Astuce 20: Suivez le temps consacré à chaque client
Le suivi du temps consacré à la communication avec les clients et à la comptabilité proprement dite vous aide à gérer les relations avec les clients, à répondre ponctuellement à leurs questions et à leur fournir un service client exceptionnel. Tenez compte du temps consacré à la recherche, à l’analyse des données et à la préparation des rapports financiers. Un suivi du temps précis dans ces domaines vous aide à comprendre l’ampleur du travail à accomplir et vous permet de consacrer suffisamment de temps à ces tâches essentielles.
Astuce 21: Suivez le temps et les frais de déplacement
Si vous êtes amené à vous déplacer pour des réunions avec des clients ou des audits, il est important de suivre le temps passé en déplacement ainsi que les dépenses correspondantes. Cette pratique garantit un remboursement précis et vous aide à rendre compte du temps passé en dehors du bureau. En enregistrant votre temps de déplacement et vos dépenses, vous pouvez en rendre compte avec précision à votre cabinet ou à vos clients, ce qui garantit un remboursement équitable et maintient la transparence. Cela vous permet également de comptabiliser le temps consacré aux déplacements dans votre charge de travail globale et de gérer efficacement votre emploi du temps.
Astuce 22: Tenez des registres précis
Il est essentiel de tenir des registres précis au fur et à mesure que vous avancez, afin d’éviter de perdre du temps à rechercher des informations ou de devoir revenir en arrière pour recréer des données perdues. En documentant votre travail, en notant les détails importants et en organisant correctement vos dossiers, vous pouvez facilement accéder aux informations et les retrouver en cas de besoin. Cette pratique vous aide à rester organisé, améliore votre efficacité et minimise le risque d’erreurs ou d’omissions. En ayant des dossiers précis à portée de main, vous pouvez gagner du temps et vous concentrer sur des tâches plus productives, en assurant un flux de travail fluide et en évitant les retards ou les frustrations inutiles.
Astuce 23: Adoptez les logiciels de collaboration
Si vous travaillez en équipe, il est avantageux d’utiliser un logiciel de suivi du temps qui permet la collaboration et qui permet aux membres de l’équipe de suivre le temps passé sur des projets partagés. Cela favorise la transparence et améliore l’efficacité du travail d’équipe. En utilisant un outil de suivi du temps collaboratif, les membres de votre équipe peuvent facilement contribuer à leurs entrées de temps, suivre les progrès ensemble et s’assurer que tout le monde est aligné sur les calendriers et les ponctuels du projet. Cela encourage une communication efficace, améliore la coordination et aide votre équipe à atteindre des objectifs communs. En toute transparence, les membres de votre équipe peuvent optimiser leur productivité, simplifier les flux de travail et parvenir à une réussite collective.
Réflexions finales: Adoptez les meilleures pratiques de suivi du temps pour les comptables
Un suivi du temps efficace est essentiel pour que les comptables puissent s’épanouir dans leur profession. En mettant en place ces 23 meilleures pratiques de suivi du temps, les comptables peuvent simplifier leur flux de travail, améliorer leur productivité, assurer une facturation précise et fournir un service client exceptionnel. N’oubliez pas que la maîtrise du suivi du temps est un parcours continu qui nécessite des efforts et des ajustements constants. Adoptez ces meilleures pratiques et profitez des avantages d’une efficacité accrue et d’une réussite professionnelle dans votre carrière de comptable. En mettant en place les bonnes stratégies de suivi du temps, vous serez bien équipé pour maximiser votre potentiel et atteindre vos objectifs en tant que comptable.
