Votre entreprise utilise-t-elle encore des feuilles de temps manuelles pour suivre les heures de travail des employés ?
Si c’est le cas, vous exposez peut-être votre entreprise à de nombreuses inefficacités et à des violations potentielles des lois fédérales et générales concernant les heures de travail des employés. Un risque significatif auquel vous pourriez être confronté est la fraude au temps de travail, surtout si votre organisation n’a pas encore adopté un système automatisé de suivi du temps.
Les erreurs dans la tenue des horaires et la manipulation des feuilles de temps sont beaucoup plus courantes en France qu’on ne le pense. Selon Christophe Fabre (fondateur de Ma Vie de Leader), un collaborateur perd chaque année, environ 109 heures de productivité, ce qui équivaut à plus de 15 jours de travail, ou encore un demi-salaire par an. Ce problème entraîne des pertes de productivité annuelles considérables.
Dans cet article, nous explorerons les écueils de la fraude aux feuilles de temps et soulignerons l’importance d’adopter des méthodes plus précises et efficaces pour enregistrer les heures de travail des employés.
Dans cet article, je vais passer en revue:
- Qu’est-ce que la manipulation ou la fraude de feuilles de temps?
- Comment les feuilles de temps peuvent-elles être falsifiées en France?
- Quelles stratégies peuvent être utilisées pour lutter contre la manipulation des feuilles de temps en France?
- Poursuites judiciaires liées à la fraude aux feuilles de temps dans le monde
Qu'est-ce que la manipulation ou la fraude de feuilles de temps?
La manipulation des feuilles de temps ou la fraude, également connue sous le nom de vol de temps, se produit lorsque les employés surévaluent délibérément ou fournissent de fausses informations sur les heures qu’ils ont travaillées dans leurs feuilles de temps, ce qui donne lieu à des paiements injustifiés.
En règle générale, les employés commettent des fraudes en manipulant leurs feuilles de temps par petites touches, par exemple quelques minutes par jour. Cependant, au fil du temps, ces modifications mineures s’accumulent et peuvent finir par représenter des heures, voire des jours, supplémentaires considérables.
Par conséquent, les entreprises subissent des pertes financières substantielles en raison de ces pratiques frauduleuses.
Comment les feuilles de temps peuvent-elles être falsifiées en France?
Bien que les feuilles de temps manuelles puissent avoir leur utilité, elles présentent un risque important car elles peuvent être manipulées par les différentes parties concernées.
Les cas de fraude sur les feuilles de temps peuvent prendre diverses formes, comme le gonflement des heures de travail, lorsque les employés saisissent manuellement leurs heures de travail. En outre, lorsque les données de présence doivent être saisies manuellement dans une carte de temps ou une feuille de temps, des employés malhonnêtes peuvent facilement modifier ces chiffres à leur avantage.
La hiérarchie peut également faire preuve de favoritisme en confiant des tâches spécifiques à un employé plutôt qu’à d’autres, ce qui peut avoir une incidence sur l’exactitude des heures de travail enregistrées.
La lourdeur des feuilles de temps manuelles est accentuée par les retards dans leur soumission, certaines entreprises prenant tellement de temps que les employés se retrouvent à travailler sur des feuilles de temps pour des heures effectuées il y a plusieurs mois. Ce retard augmente les risques d’inexactitudes et d’abus potentiels du système.
Quelles stratégies peuvent être utilisées pour lutter contre la manipulation des feuilles de temps en France?
Les entreprises peuvent mettre en place plusieurs mesures pour renforcer les capacités de suivi du temps de leur entreprise et réduire le risque de fraude sur les feuilles de temps tout en adhérant aux directives légales.
Établir une politique transparente et détaillée en matière de feuilles de temps pour l’ensemble de l’entreprise, qui définisse clairement les attentes et les lignes directrices pour des rapports de temps précis, constitue un premier pas vers de telles mesures.
En outre, l’adoption d’un système de pointage électronique ou l’utilisation d’un logiciel de relevé d’heures, qui permet un suivi simplifié et efficace des temps des employés, contribuera à minimiser les possibilités de manipulation manuelle et à garantir l’enregistrement précis des heures. Les entreprises bénéficieront également de factures exemptes d’erreurs, de la soumission ponctuelle des feuilles de temps et de rapports de facturation précis, entre autres avantages.
Enfin, l’introduction de mesures disciplinaires à l’échelle de l’entreprise pour les personnes impliquées dans la fraude aux feuilles de temps et la communication efficace des conséquences de ces actions aux employés peuvent dissuader les pratiques contraires à l’éthique. Cette approche encourage une culture de rapports de temps éthiques, favorisant l’adhésion aux lignes directrices établies.
Poursuites judiciaires liées à la fraude aux feuilles de temps dans le monde
Nous vous présentons ici un certain nombre d’affaires liées à la fraude aux feuilles de temps qui pourraient vous aider à comprendre comment les actions susmentionnées peuvent être invoquées dans les procédures judiciaires et comment elles peuvent être traitées dans chaque cas :
1. Une ex-employée du ministère de la Défense aux États-Unis condamnée à 4 ans de prison dans une affaire de fraude aux feuilles de temps de 1,4 million de dollars.
En 2019, Michelle M. Holt, 52 ans, du comté de Mathews, en Virginie, a été condamnée à quatre ans de prison par le tribunal de district des États-Unis du district de Virginie de l’Est pour avoir escroqué le gouvernement fédéral de plus de 1,4 million de dollars par le biais d’un système de fraude de temps et de présence ponctuel de très longue durée.
Lors d’une enquête menée par les autorités judiciaires, il a été découvert que Holt avait frauduleusement déclaré plus de 42 000 heures supplémentaires non autorisées entre décembre 2001 et juillet 2018, réclamant à tort le paiement d’heures qu’elle n’avait jamais travaillées, ainsi que des congés de vacances, des congés de maladie et des congés annuels au cours de cette période de 17 ans.
Elle a manipulé les systèmes informatiques relatifs au temps et à la présence, en utilisant les informations de connexion d’un autre employé sans autorisation.
Au cours des dernières années, les heures supplémentaires gagnées par Mme Holt représentaient plus du double de son salaire normal.
Holt a été condamnée à quatre ans de prison pour fraude informatique et vol de biens publics.
Principales leçons à tirer de cette affaire:
- La mise en place de systèmes de temps et de présence fiables et sécurisés peut contribuer à prévenir la fraude en minimisant les manipulations manuelles et en augmentant la transparence.
- Des examens et des rapprochements réguliers peuvent aider à identifier les divergences et les activités frauduleuses potentielles dans le suivi du temps.
- Des pratiques frauduleuses à long terme peuvent accumuler des pertes financières substantielles et augmenter la probabilité de détection au fil du temps.
2. Un ancien employé de l’Administration des services à l’enfance de la ville de New York falsifie des feuilles de temps et vole l’argent du contribuable
Une enquête du département d’investigation de la ville de New York (DOI) a conduit à l’arrestation de Bola Alade-Gbami, un ancien employé de l’administration des services à l’enfance de la ville de New York (ACS), pour avoir falsifié des feuilles de temps et volé de l’argent du contribuable.
Alade-Gbami, qui travaillait pour la ville de New York depuis 1996, aurait prétendu travailler alors qu’il était en fait en vacances au Nigeria et au Togo.
Alade-Gbami a soumis des feuilles de temps frauduleuses par l’intermédiaire du système de paie CityTime. Il a reçu des paiements d’environ 21 000 dollars alors qu’il voyageait en dehors de la ville de New York.
De plus, il a utilisé abusivement le service de voiture sous contrat d’ACS pour ses déplacements domicile-travail et a falsifié ses dossiers de travail.
Les chefs d’accusation comprennent le vol qualifié et l’offre d’un faux instrument de travail.
L’enquête a été ouverte sur la base d’une astuce anonyme et est poursuivie par le bureau du procureur du district de Manhattan, avec le soutien du bureau de l’inspecteur général du DOI pour l’ACS.
Principaux enseignements de cette affaire:
- Le maintien de canaux pour le rapport de comportements suspects, tels que les astuces anonymes, peut être utile pour découvrir des fraudes ponctuelles, tout en étant proactif dans l’investigation et le traitement de telles allégations.
- La mise en place de systèmes fiables permettant de détecter les écarts et de garantir une tenue précise des registres est essentielle pour prévenir et détecter les activités frauduleuses.
- Les actions frauduleuses peuvent avoir de graves conséquences légales, notamment des accusations criminelles, des amendes et des peines d’emprisonnement.
- La coopération et la coordination entre les différentes agences peuvent renforcer les enquêtes et les efforts de mise en œuvre dans la lutte contre la fraude.
3. La SEC inculpe une société de logiciels de la Silicon Valley et deux de ses cadres dans le cadre d’un système de fraude aux feuilles de temps comptables
La Securities and Exchange Commission (SEC) aux États-Unis a porté plainte contre une société de logiciels basée dans la Silicon Valley et contre deux anciens cadres impliqués dans un système de fraude comptable.
L’enquête a révélé que les vice-présidents de Saba Software, Patrick Farrell et Sajeev Menon, ont orchestré un système de falsification des feuilles de temps afin d’atteindre des objectifs financiers trimestriels.
Les pratiques de rapports horaires incorrects ont permis à l’entreprise de manipuler les chiffres de revenus et de marges sur une période de quatre ans.
Saba Software a accepté de payer 1,75 million de dollars pour régler les accusations, et les cadres ont également réglé l’affaire.
La SEC a invoqué l’article 304 de la loi Sarbanes-Oxley (ci-après, SOX), plus connu sous le nom de disposition de récupération, dans une ordonnance distincte pour exiger du PDG de Saba Software, Babak « Bobby » Yazdani, qu’il rembourse à la société et à ses actionnaires 2,5 millions de dollars en primes et bénéfices sur actions, bien qu’il n’ait pas été accusé de mauvaise conduite.
L’enquête a été menée en collaboration avec le bureau du procureur du district de Manhattan.
Principaux enseignements de cette affaire:
- Les pertes financières potentielles et les atteintes à la réputation qui peuvent résulter de pratiques comptables frauduleuses peuvent être très importantes
- Diverses dispositions légales ont un effet dissuasif et renforcent l’importance de la responsabilité des dirigeants dans la prévention et la détection des malversations financières.
- Un règlement à l’amiable peut contribuer à limiter les poursuites judiciaires ultérieures et les sanctions financières potentielles.
4. Une contractuelle de la NSA falsifie des feuilles de temps en travaillant à temps plein sur deux contrats distincts.
En 2014, Lynette C. Jackson, 33 ans, contractante à la National Security Agency (NSA), a plaidé coupable devant le procureur du district du Maryland d’avoir fait de fausses déclarations au gouvernement après avoir travaillé simultanément à temps plein sur deux contrats distincts de la NSA.
Mme Jackson a été engagée par un sous-traitant du ministère américain de la défense (DoD) pour travailler à la NSA, mais au cours d’une période spécifique, elle a simultanément travaillé à temps plein pour un autre contractant du DoD.
Bien qu’elle ait travaillé pour le second contractant, elle a frauduleusement déclaré un total de 683,75 heures à temps plein auprès du premier contractant, ce qui a donné lieu à 79 feuilles de temps frauduleuses et à une perte de 65 264,55 dollars pour le gouvernement.
Mme Jackson encourt une peine maximale de cinq ans de prison et une amende de 250 000 dollars.
L’enquête a été menée par le Defense Criminal Investigative Service, le bureau de l’inspecteur général de la NSA et la National Procurement Fraud Task Force.
Principaux enseignements de cette affaire:
- S’engager dans des activités frauduleuses, telles que faire de fausses réclamations au gouvernement, peut entraîner de graves conséquences juridiques, y compris des peines d’emprisonnement et des amendes potentielles.
- La nécessité pour les personnes d’être transparentes sur leurs arrangements en matière d’emploi et d’éviter de s’engager dans des pratiques trompeuses.
- Il est essentiel de mettre en œuvre des pratiques précises et fiables en matière de tenue de registres afin d’éviter les demandes frauduleuses et de garantir la transparence des marchés publics.
Réflexions finales
Le fait de se baser sur des feuilles de temps manuelles pour suivre les heures de travail des employés peut présenter des risques importants pour les entreprises, en augmentant la probabilité de fraude de la part des employés, car une comptabilisation inexacte des heures et une manipulation des feuilles de temps peuvent se produire. Pour atténuer ces risques et garantir un enregistrement précis des heures de travail, il peut être intéressant pour les entreprises d’adopter des systèmes de suivi du temps précis automatisés.
Ce système permet aux entreprises de se prémunir contre l’inefficacité, les violations juridiques potentielles et les pertes financières associées à la fraude sur les feuilles de temps.
La mise en œuvre de politiques claires, l’utilisation d’un logiciel de relevé de temps fiable et l’établissement de mesures disciplinaires sont autant d’étapes essentielles pour lutter contre les pratiques trompeuses en matière de relevés de temps.
Note importante
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