Droits et soldes de congés

Vous pouvez trouver les soldes de congés de votre équipe en allant sur la page Congés et en cliquant sur l’onglet Soldes de congés. En tant que propriétaire ou administrateur, vous verrez une liste de tous les membres de l’équipe avec leurs montants respectifs de droit, de prise et de solde pour chaque type de politique de congé. Les managers peuvent consulter la liste des membres de l’équipe qu’ils gèrent, tandis que les membres ne peuvent consulter que leurs propres soldes de congés.

Dans la vue d’ensemble des soldes de congés, vous verrez quelques colonnes :

• Politique de congé – Nom de la politique de congé attribuée
• Report – Nombre total de jours/heures reportés du cycle précédent sur la base des règles de solde définies. Les informations relatives à l’expiration sont visibles lorsque les jours de congé reportés ont expiré, et une icône est affichée lorsque les jours de congé reportés doivent expirer dans un délai d’un mois.
• Droit – Nombre total de jours/heures de droit acquis sur la base des règles d’accumulation.
• Amendements – Total cumulé des ajustements manuels appliqués à la politique de congé pendant le cycle de congé en cours, y compris les ajouts ou les déductions de soldes de congé. Par exemple, si deux ajustements ont été effectués, +4 et -2, le total affiché sera +2.
• Pris – Nombre total de jours/heures de congé utilisés.
• Solde – Total cumulé des jours/heures disponibles qui n’ont pas encore été utilisés. Les soldes sont calculés sur la base des congés reportés, des droits, des ajustements et des jours/heures utilisés.

Les règles relatives aux congés payés et non payés sont indiquées dans l’aperçu du solde des congés. Les politiques de congés non payés n’incluent pas de montant de droit et de solde, seul le nombre total de jours ou d’heures de congés non payés pris est indiqué.

Si vous devez ajuster les soldes de congés de vos membres, consultez notre guide sur l’ajustement des soldes de congés des employés.

Les soldes de congés négatifs permettent de demander des congés à l’avance. Lorsqu’un utilisateur demande des congés dépassant le nombre total de jours ou d’heures auxquels il a droit, le solde des congés s’affiche en négatif.

Pour les congés accumulés qui n’ont pas été acquis, c’est-à-dire qui font l’objet d’une période d’attente, les soldes de congés seront ajoutés une fois que la date seuil fixée sera atteinte.

Exemple:

Ana bénéficie d’une politique de congés (Politique A) de 12 jours à acquérir sur la base de sa date d’entrée en fonction, avec une période d’attente de 3 mois. Ana rejoint l’organisation le 1er janvier. À cette date, son solde de congés est égal à 0 car elle n’a pas atteint le seuil de la période d’attente. Le 1er février, Ana demande un congé de 3 jours. Lors de la demande, elle constate que son solde de congés est de -3 jours. Au 1er avril (3 mois après la date d’entrée en service), son solde de congés sera de 9 jours (-3 jours + 12 jours).

Durée des congés

Les durées des congés ajoutés peuvent être affectées par la configuration de votre politique en matière de congés, en particulier par des paramètres tels que « Exclure les jours fériés » et « Exclure les jours non-travaillés ».

• Exclure les jours fériés

L’activation de l’option « Exclure les jours fériés » vous permet d’exclure les jours fériés désignés sur la base des calendriers de vacances qui vous sont attribués lors du calcul des durées de congé.

Exemple :

Prenons le cas d’un employé qui demande un congé de trois jours, du lundi au mercredi, et il se trouve qu’il y a un jour férié le mercredi. Si le paramètre « Exclure les jours fériés » est activé, le système ne déduira que deux jours au total (lundi et mardi) du solde de congés de l’employé. Le mercredi étant un jour férié, il ne sera pas pris en compte dans le calcul de la durée du congé.

• Exclure les jours non travaillés

L’activation du paramètre « Exclure les jours non ouvrables » vous permet d’exclure les jours non ouvrables désignés en fonction de votre planning de travail lors du calcul de la durée des congés.

Exemple :

Supposons qu’un employé demande un congé de 7 jours à compter du vendredi. Si le paramètre « Exclure les jours non ouvrables » est activé et que les week-ends sont indiqués comme jours non ouvrables ou jours de repos dans l’horaire de travail, le système ne déduira que 5 jours du solde de congés de l’employé. Cette déduction tient compte des jours ouvrables, qui comprennent le vendredi et les jours suivants, du lundi au jeudi. Le week-end, composé du samedi et du dimanche, n’est pas pris en compte dans le calcul de la durée du congé.

Heures de paie

Lorsque des congés sont ajoutés à des compensations payées, des heures de paie sont ajoutées aux feuilles de temps et aux rapports. Le calcul des heures de paie est basé sur le planning de travail assigné à un membre de l’équipe :

• Horaire journalier fixe:

Les heures de repos ajoutées qui sont incluses dans les heures de travail spécifiées (par exemple, 9h00 – 17h00 = 8 heures) seront calculées dans les heures de paie. Tout congé ajouté en dehors de l’horaire de travail spécifié (par exemple, congé annuel de 17 heures à 23 heures) ne sera pas pris en compte dans le calcul des heures de paie.

• Horaire journalier flexible:

Les heures de congé ajoutées qui sont incluses dans les heures de travail spécifiées (par exemple, 8 heures par jour) seront ajoutées aux heures de paie jusqu’à ce que le nombre maximum d’heures journalières allouées soit atteint.

• Horaire hebdomadaire flexible:

Les heures de repos supplémentaires sont calculées sur la base du nombre d’heures de travail quotidiennes spécifiées pour la semaine (par exemple, 40 heures hebdomadaires du lundi au vendredi = 8 heures quotidiennes). Si aucun jour de travail n’a été spécifié, un total de 7 jours par semaine est supposé et le calcul est le suivant : total des heures hebdomadaires / 7 jours. Les heures de repos seront ajoutées aux heures de paie jusqu’à ce que le nombre maximum d’heures journalières allouées soit atteint.

Remarque: Les pauses non rémunérées et les déductions automatiques ne sont pas prises en compte dans le calcul des heures de repos.

Droits et soldes

Le calcul des droits à congé et des soldes dépend en grande partie du type d’accumulation de votre politique de congé.

Lorsque le calendrier d’accumulation est réglé sur Annuel, les congés sont acquis annuellement sous la forme d’une somme forfaitaire à la date fixée et sont calculés au prorata. Il existe deux options pour déterminer quand l’accumulation annuelle d’un employé commence:

• Personnalisé

Lorsque l’option Personnalisé est sélectionnée, les congés sont accordés sur une base annuelle en fonction de la date personnalisée et sont actualisés à la date personnalisée de l’année suivante.

Exemple :

Supposons qu’une entreprise opte pour la date de début personnalisée du 1er mars comme début de la période d’accumulation annuelle pour tous les employés. Si un salarié a droit à 20 jours de congés annuels, il les recevra le 1er mars. Le 1er mars de l’année suivante, le droit est réactualisé pour une nouvelle allocation de 20 jours.

Le nombre total de jours de congé pris ne reflète que les dates prises au cours du cycle de congé actuel.

Exemple :

Prenons le cas d’un employé dont le cycle de congé commence à la date personnalisée du 1er juillet. Cela signifie que le cycle de congé s’étend du 1er juillet de l’année en cours au 30 juin de l’année suivante et que ses droits à congé seront réinitialisés chaque année au 1er juillet. Supposons que nous soyons aujourd’hui le 1er septembre et que cet employé ait pris un total de 5 jours de congé entre le 15 mars 2023 et le 20 mars 2023. Ces 5 jours ont été utilisés en dehors du cycle de congé actuel, qui a débuté le 1er juillet 2023.

Lorsque vous examinez la colonne « Pris » dans ce contexte, elle indique 0 jour car ces dates spécifiques se situent en dehors du cycle actuel. Le cycle de congé commence effectivement le 1er juillet 2023 et, jusqu’à cette date, les congés pris ne sont pas pris en compte dans les calculs du cycle actuel.

• Date d’entrée en fonction

Lorsque la date d’entrée en fonction est sélectionnée, les congés sont accordés sur une base annuelle en fonction de la date d’entrée en service de l’employé, qui figure dans son profil personnel. Ces droits seront actualisés à la date d’entrée de l’employé dans l’année suivante.

Exemple :

L’employé A a rejoint votre organisation Jibble le 15 mars. Il a droit à 20 jours de congés annuels et recevra la totalité de ces 20 jours le 15 mars. Lorsque le 15 mars de l’année suivante arrive, le droit est réactualisé pour une nouvelle allocation de 20 jours.

Le nombre total de jours de congé pris ne reflète que les dates prises pendant le cycle de congé en cours.

Exemple : Prenons l’exemple de l’employé B, qui a rejoint votre organisation Jibble le 25 juillet. Il a droit à 20 jours de congé annuel, le cycle de congé commençant à la date de son entrée en service, le 25 juillet de l’année en cours, et se poursuivant jusqu’au 24 juillet de l’année suivante. En 2023, il a pris un total de 12 jours de congé. L’un d’entre eux s’étend du 28 mai 2023 au 31 mai 2023 (4 jours), et l’autre du 1er septembre 2023 au 8 septembre 2023 (8 jours).

Le 19 septembre 2023, la colonne « Pris » affiche 8 jours. Cela s’explique par le fait que les 4 jours pris en mai se situent en dehors du cycle actuel, qui commence le 25 juillet 2023.

Lorsque le calendrier d’accumulation est défini sur Mensuel, le temps libre est acquis mensuellement à la date définie sur un cycle annuel. Il existe deux options pour déterminer le début de l’accumulation mensuelle d’un employé:

• Personnalisé

Lorsque l’option Personnalisé est sélectionnée, vous pouvez choisir d’accorder les congés en fonction d’une plage de dates spécifiques chaque mois. Vous disposez de deux options pour la date personnalisée :

1. Au début: Les employés reçoivent la totalité de leurs droits mensuels immédiatement à la date personnalisée choisie (par exemple, le 1er jour du mois). Ce droit sera ajouté à la même date personnalisée pour chacun des mois suivants jusqu’à la fin du cycle annuel.
2. À la fin: Les employés accumulent leur droit mensuel tout au long du mois et en disposent un jour avant la date d’accumulation du mois suivant. Ce droit sera ajouté à la même date personnalisée pour chacun des mois suivants jusqu’à la fin du cycle annuel.

Remarquez qu’il peut y avoir proratisation si un membre rejoint l’entreprise au milieu du cycle d’accumulation mensuel.

Exemple 1:

Supposons qu’une entreprise choisisse la date de début personnalisée du jour 1 « Au début » de la période d’accumulation mensuelle pour tous les employés. Si un employé a droit à 2 jours de congé annuel par mois, il recevra ses 2 premiers jours le 1er mars. Puis, le 1er avril, il recevra deux autres jours de congé annuel.

Exemple 2:

Supposons qu’une entreprise choisisse la date de début personnalisée du 15e jour « à la fin » de la période d’accumulation mensuelle pour tous les employés. Nous sommes le 1er février. Si un employé a droit à 2 jours de congé annuel chaque mois, il recevra ses 2 premiers jours à la fin du cycle mensuel, soit un mois après le 15 février, le 14 mars. Ensuite, le 14 avril, il recevra deux autres jours de congé annuel.

• Date d’entrée en fonction

Lorsque l’option Date d’entrée en fonction est sélectionnée, les congés sont accordés sur une base mensuelle en fonction de la date d’entrée en fonction de l’employé, qui figure dans son profil personnel. Ces droits seront actualisés à la date d’arrivée de l’employé le mois suivant. Vous pouvez également choisir d’accorder des congés sur la base d’une plage de dates spécifiques chaque mois. Deux options s’offrent à vous :

1. Au début: Les employés reçoivent la totalité de leurs droits mensuels dès leur date d’entrée (par exemple, le 1er janvier). Ce droit sera ajouté à la même date d’adhésion pour chacun des mois suivants jusqu’à la fin du cycle annuel.
2. À la fin: Les employés accumulent leur droit mensuel tout au long du mois et en disposent un jour avant la date d’accumulation du mois suivant. Ce droit sera ajouté à la même date pour chacun des mois suivants jusqu’à la fin du cycle annuel.

Exemple 1:

Supposons qu’Alan rejoigne l’entreprise le 1er mars. Il est affecté à une politique d’accumulation mensuelle à partir de sa date d’entrée « au début » de la période d’accumulation mensuelle. Si Alan a droit à deux jours de congé annuel par mois, il recevra ses deux premiers jours le 1er mars. Puis, le 1er avril, il recevra deux autres jours de congé annuel.

Exemple 2:

Supposons qu’Alan rejoigne l’entreprise le 1er mars. Il bénéficie d’une politique d’accumulation mensuelle à compter de sa date d’entrée « à la fin » de la période d’accumulation mensuelle. S’il a droit à deux jours de congé annuel par mois, il recevra ses deux premiers jours à la fin de sa date d’entrée en service, c’est-à-dire un mois après le 1er mars, le 31 mars. Le mois suivant, le 30 avril, il recevra deux autres jours de congé annuel.

En savoir plus sur les calendriers d’accumulation mensuels.