Comment exporter vos feuilles de temps vers PayrollPanda ?
Exporter les feuilles de temps vers PayrollPanda pour faciliter le traitement des salaires
Spécialement pour nos clients malaisiens, nous offrons la possibilité d’exporter toutes vos feuilles de temps dans un format prêt à être téléchargé sur PayrollPanda.
Avant de commencer, vous devez créer un compte dans PayrollPanda.
Cet article couvre :
- L’activation de l’intégration à PayrollPanda
- Comprendre le fichier d’exportation
- Le calcul des heures supplémentaires
L’activation de l’intégration à PayrollPanda
Tous les clients malaisiens auront la possibilité d’activer l’intégration de PayrollPanda en naviguant vers Paramètres > Intégrations. Cliquez sur PayrollPanda dans la liste des intégrations disponibles et suivez les étapes.
Une fois l’intégration activée, allez sur la page Feuilles de temps et cliquez sur le bouton Exporter.
PayrollPanda sera maintenant affiché comme une option d’exportation sous « Format de fichier« , et tout ce que vous avez à faire est :
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Sélectionner PayrollPanda
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Ajustez tous les autres filtres disponibles, y compris les groupes et les membres si nécessaire
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Sous Plage de dates, sélectionnez le mois pour lequel vous souhaitez exporter vos données de paie
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Cliquez sur Exporter et attendez que vos feuilles de temps soient téléchargées
Le fichier ressemblera à ceci :
Comprendre le fichier d’exportation
Il existe quelques différences essentielles entre le fichier d’exportation des feuilles de temps Jibble 2 et Jibble 1 de PayrollPanda. Le fichier d’exportation Jibble 2 a été mis à jour pour refléter les dernières directives de la loi malaisienne sur l’emploi.
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Champ |
Explication |
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Année |
Il s’agit de l’année au cours de laquelle les heures travaillées ont été saisies dans Jibble |
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Mois |
Il s’agit du mois au cours duquel les heures travaillées ont été saisies dans Jibble |
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Nom |
Prénom et nom de l’employé |
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ID de l’employé |
Code de membre de l’employé. Il peut être modifié dans Réglages > Personnes > Membre de l’équipe > Informations sur l’emploi |
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Nombre total d’heures de travail |
Le nombre total d’heures normales suivies |
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Heures supplémentaires normales |
Heures supplémentaires comptabilisées en fonction de l’horaire de l’employé |
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Heures supplémentaires publiques |
Heures supplémentaires effectuées les jours fériés |
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Heures supplémentaires des jours de repos |
Heures supplémentaires comptabilisées les jours de repos officiels et heures normales comptabilisées les jours fériés |
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Heures normales des jours de repos |
Heures normales comptabilisées les jours de repos officiels |
Remarques :
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Assurez-vous que l’ID de l’employé est exactement le même que l’ID de l’employé configuré dans PayrollPanda.
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Assurez-vous que le nom de l’employé est exactement le même que le nom de l’employé défini dans PayrollPanda
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Lorsque vous exportez des feuilles de temps PayrollPanda depuis Jibble 2, vous devez créer un élément d’heures supplémentaires personnalisé (x1) dans PayrollPanda pour prendre en compte les heures régulières des jours de repos enregistrées par les membres de votre équipe et les mapper en conséquence pour exécuter la paie.
Calculs des heures supplémentaires
Le calcul des heures supplémentaires pour les exportations de feuilles de temps de PayrollPanda est basé sur la façon dont les heures supplémentaires sont calculées dans PayrollPanda. Cela signifie que vous pouvez constater une différence entre les heures présentées dans l’exportation et les feuilles de temps dans Jibble. Pour plus d’informations, consultez la manière dont les heures supplémentaires sont calculées selon la loi malaisienne sur l’emploi.
Heures supplémentaires quotidiennes
Dans Jibble, les heures supplémentaires sont présentées en fonction des règles relatives aux heures supplémentaires qui ont été définies dans le calendrier de travail.
Exemple :
Tommy a un planning de travail fixe de 9h00 à 18h00 et les heures supplémentaires journalières sont définies pour commencer après 8 heures. Tommy a pointé à 9 heures. Ses heures supplémentaires commencent après 8 heures, c’est-à-dire à 17 heures. Il pointe ensuite à 18 heures. Ainsi, Tommy aura un total de 8 heures normales (de 9h00 à 17h00) et 1 heure d’heures supplémentaires quotidiennes (de 17h00 à 18h00).
Dans l’exportation des feuilles de temps de PayrollPanda, les calculs des heures supplémentaires sont présentés en fonction des intervalles de temps définis dans le planning de travail.
Exemple :
Tommy a un planning de travail fixe de 9h à 18h. Indépendamment des règles d’heures supplémentaires choisies dans Jibble, ses heures supplémentaires commencent après 18 heures puisque ses heures de travail allouées vont jusqu’à 18 heures. Dans ce cas, si Tommy a pointé à 9h et a pointé à 18h, il n’aura pas d’heures supplémentaires, mais un total de 9 heures normales.
Heures supplémentaires des jours de repos
Dans Jibble, les heures supplémentaires des jours de repos sont calculées en fonction des jours de repos définis dans l’horaire de travail. Si un plan de travail est défini avec le samedi et le dimanche comme jours de repos et que les heures supplémentaires des jours de repos sont activées, cela signifie que toutes les heures suivies le samedi et le dimanche seront calculées comme des heures supplémentaires des jours de repos.
Dans les exportations de feuilles de temps de PayrollPanda, un seul jour de repos est autorisé par semaine. Dans l’exemple ci-dessus, si le samedi et le dimanche sont définis comme jours de repos dans le plan de travail, les heures supplémentaires sont calculées pour le dernier jour de repos de la semaine, c’est-à-dire le dimanche. En outre, les heures supplémentaires des jours de repos ne seront calculées que lorsqu’un utilisateur travaille au-delà des heures de travail prévues les jours de repos.
Remarque : Le temps de travail programmé par défaut pour les jours de repos dans les exportations de feuilles de temps de PayrollPanda est de 8 heures. Toute heure travaillée au-delà de 8 heures sera calculée en tant qu’heures supplémentaires pour les jours de repos.
Les heures suivies pendant les jours de repos sont basées sur ces règles :
- Si le temps comptabilisé pendant le jour de repos ne dépasse pas la moitié des heures prévues (jusqu’à 4 heures), le temps sera calculé comme 4 heures normales.
- Si le temps comptabilisé pendant le jour de repos dépasse la moitié des heures prévues mais pas la totalité des heures de travail (plus de 4 heures mais moins de 8 heures), le temps sera calculé comme 8 heures normales.
- Toute heure comptabilisée au-delà des heures normales prévues (plus de 8 heures) sera comptabilisée comme des heures supplémentaires de jour de repos.
- Exemple : Timmy a travaillé 12 heures pendant un jour de repos. 8 heures sont ses heures de travail programmées par défaut et seront calculées dans son exportation PayrollPanda comme 8 heures normales. Les 4 heures supplémentaires qu’il a travaillées seront calculées comme des heures supplémentaires de jour de repos.
Heures supplémentaires des jours fériés
Dans Jibble, toute heure enregistrée un jour férié sur la base du calendrier des jours fériés est calculée en tant qu’heure supplémentaire de jour férié.
Dans les exportations de feuilles de temps de PayrollPanda, toute heure enregistrée en dehors des heures normales prévues pour un jour férié est considérée comme des heures supplémentaires de jour férié. Ensuite, toute heure enregistrée dans des heures normales prévues pour un jour férié est considérée comme des heures supplémentaires de jour de repos.
Exemple :
Tommy a un planning de travail fixe de 8h à 16h (durée totale de 8h). Tommy pointe un jour férié de 9 heures à 18 heures (durée totale de 9 heures). Dans ce scénario, Tommy aura 8 heures supplémentaires de jour de repos (heures comptabilisées dans les 8 heures prévues) et 1 heure supplémentaire de jour férié (heures comptabilisées en dehors des 8 heures prévues).
Si un jour de repos et un jour férié se chevauchent, le jour férié sera observé le jour ouvrable suivant le jour de repos.
Exemple :
Il y a un jour férié le vendredi et le samedi, alors que le jour de repos officiel de la semaine est le vendredi (chevauchement du jour de repos et du jour férié du vendredi). Dans ce cas, le vendredi sera considéré comme le jour de repos officiel et le jour férié sera observé le dimanche (le samedi est déjà considéré comme un jour férié).
Pour en savoir plus sur l’utilisation de PayrollPanda pour votre paie en Malaisie, consultez le site web de PayrollPanda ou contactez-nous !