Como director general de una empresa de software de control horario, necesito saber qué hacen mis competidores. Eso significa que con frecuencia investigo y/o juego con sus productos… ya sabes, es parte del trabajo. Aquí comparto mis hallazgos de esa investigación, dando crédito a los competidores cuando lo merecen y siendo honesto sobre los productos que creo que realmente hay que evitar. Así pues, aquí la tenéis, mi reseña de Zapier. En ella, intento ser tan sincero, justo y esclarecedor como sea posible.
Esta reseña abarca:
- Qué es Zapier y para qué sirve
- ¿Qué les gusta a los usuarios de Zapier?
- ¿Qué no les gusta a los usuarios de Zapier?
- ¿Cuáles planes de pago ofrece Zapier?
- ¿Cuáles son las funciones destacadas de Zapier?
- Algunos comentarios positivos de los usuarios
- Algunos comentarios negativos de los usuarios
- ¿Qué valoraciones tiene Zapier en sitios de reseñas?
- ¿Cuál es mi veredicto final de Zapier?
Qué es Zapier y para qué sirve
Zapier es una plataforma online que sirve para conectar diferentes aplicaciones para automatizar tareas repetitivas. Lleva poco más de diez años en el mercado, y ese tiempo le ha bastado para convertirse en una herramienta esencial para muchas pequeñas y grandes empresas.
Es ideal para mejorar la eficiencia en el trabajo, ya que permite integrar más de 7,000 aplicaciones de diversos perfiles como herramientas de productividad, marketing, contabilidad, gestión administrativa y, por supuesto, software de gestión del tiempo.
Cómo funciona Zapier
Para entender los planes y la dinámica de la plataforma, conviene que tengas presente qué es un Zap porque funciona como una unidad de medida. En Zapier, una tarea es una acción que tu flujo de trabajo automatizado completa con éxito, de principio a fin. Es decir, si tu Zap tiene una acción para crear nuevos contactos de Google, cada contacto que Zapier cree contará como una tarea.
El funcionamiento de Zapier se basa precisamente en esos «Zaps», que corresponden a los flujos de trabajo automatizados que crean los usuarios. Cada Zap consiste en un «Trigger» (disparador) y una o más «Actions» (acciones). Por ejemplo, cuando se crea un nuevo registro de tiempo en una herramienta de time tracking, Zapier puede activar una serie de acciones, como enviar un correo electrónico de notificación, actualizar una hoja de cálculo, o registrar la entrada en un CRM.
Existen Zaps de sólo un paso, de dos pasos o de diversos pasos. Estos Zaps ejecutan acciones automáticamente cada vez que se activa un disparador, según la tarea que hayas automatizado (enviar un correo, crear un evento o actualizar una hoja de cálculo). Así, puedes gestionar tareas administrativas, organizar tu trabajo diario y mejorar tu productividad sin necesidad de intervenir manualmente.
La simplicidad de este software y su enorme flexibilidad hacen que Zapier sea perfecta para empresas de todos los tamaños que buscan optimizar sus procesos diarios.
Cómo empezar a utilizar Zapier
Para empezar en Zapier sólo tienes que registrarte en la plataforma y seleccionar las aplicaciones que quieres conectar dentro de la enorme lista disponible. A partir de ahí, Zapier te guiará a través de un proceso sencillo para configurar tus Zaps.
Te recomiendo que antes de elaborar tus flujos de trabajo en Zapier, hagas un ejercicio de organización y sistematización de las tareas. Muchos de los usuarios que tienen problemas con la automatización en la plataforma, realmente no tienen muy claro qué flujo de trabajo quieren programar. Por eso, el ejercicio previo es importante.
Recuerda que puedes aprovechar las plantillas predefinidas que ofrecen modelos de las automatizaciones más comunes para los usuarios, lo que te permitirá comenzar a automatizar en cuestión de minutos.
¿Qué les gusta a los usuarios de Zapier?
¿Qué no les gusta a los usuarios de Zapier?
- Curva de aprendizaje inicial.
- Limitaciones en la versión gratuita.
- Algunas integraciones son muy complejas.
- Muchas integraciones presentan fallos.
- El precio se actualiza al alza periódicamente.
- Atención al cliente muy mejorable.
¿Qué planes de pago ofrece Zapier?
Los planes de pago de Zapier son bastante flexibles, si se tiene en cuenta que además puedes jugar con la posibilidad de añadir sólo determinadas funcionalidades complementarias Premium de manera individual (Tables, Interface, etc)
Una ventaja, ya que los precios no son especialmente económicos, es que todos los planes de pago de Zapier disponen de 14 días de uso gratuito en los que puedes valorar si te interesa o no para tu negocio.
Si optas por pagos anuales, esto supondrá un 33% de ahorro frente a la modalidad de pago mensual. Además, todos los planes de pago de Zapier disponen de estas funcionalidades como mínimo:
- Editor visual sin código
- Integraciones de aplicaciones ilimitadas
- Todas las herramientas de flujo de trabajo de IA
- Control de versiones de Zap
- Notificaciones de error personalizadas
- Configuración avanzada de Zap
- Tablas de Zapier
- Interfaces de Zapier
- Chatbots
Plan Profesional de Zapier
El plan Profesional tiene un precio de 18,36€ al mes e incluye aplicaciones ilimitadas. Con este plan además podrás disponer de Zaps de varios pasos para flujos de trabajo más complejos en los que puedes agregar rutas condicionales, etc.
Este plan está diseñado para usuarios que necesitan automatizaciones más avanzadas y una mayor capacidad de integración. Además, el plan incluye acceso a funcionalidades premium, como Zaps con múltiples pasos, que permiten encadenar varias acciones complejas en un solo flujo de trabajo.
También incluye la funcionalidad de Tables e Interface. El plan Profesional dispone de filtros y funciones avanzadas para personalizar tus automatizaciones. Por otro lado, la capacidad de utilizar Zaps condicionales, que permiten tomar decisiones basadas en datos específicos, posibilita la creación de flujos de trabajo que responden a necesidades empresariales más complejas
Plan Equipo de Zapier
El plan Equipo de Zapier está diseñado para organizaciones o empresas que necesitan colaborar en la creación y gestión de automatizaciones a una escala mayor que las necesarias en el plan Profesional.
Tiene una tarifa de 63.37€ al mes si lo pagas anualmente y dispone de espacios de trabajo compartidos que te permite compartir el acceso a tus Zaps con tu equipo, crear carpetas y personalizar permisos. También te permite disponer de conexiones de aplicaciones compartidas. Esto es especialmente útil, por ejemplo, si valoras la posibilidad de pasar de trabajar en oficina a gestionar un equipo en remoto.
Con el plan Equipo puedes ejecutar Zaps con una frecuencia tan rápida que te asegura actualizaciones y respuestas casi en tiempo real. Ademas, el plan incluye herramientas avanzadas de colaboración, como la posibilidad de gestionar permisos y roles para diferentes miembros del equipo, a fin de que puedan trabajar de manera coordinada.
Además de estas características, el Plan Equipo permite una integración más profunda con aplicaciones empresariales y ofrece soporte para funciones avanzadas. Oferece acceso a funcionalidades de seguridad mejoradas, como la autenticación en dos pasos y la administración centralizada de usuarios.
¿Cuáles son las funciones más destacadas de Zapier?
Sin dudas, a día de hoy los usuarios son los auténticos jueces de las aplicaciones y los softwares. Zapier tiene una valoración global de 4,7 estrellas sobre 5 según las casi 3000 opiniones de usuarios de Capterra. En general, en las páginas de reseñas tiene muy buenas valoraciones. Veamos cuáles son las mayores virtudes de este programa.
La especialidad de la casa: Zapier te permite conectar las más usadas aplicaciones sea cual sea el perfil de la empresa o tu sector. Me refiero a herramientas indispensables como Salesforce, HubSpot, Zendesk, Jira y por supuesto, Open IA y Jibble. Esta conexión hará que puedas automatizar muchísimos procesos.
Más allá de su función principal, con Interface de Zapier podrás diseñar formularios, páginas web o aplicaciones sin necesidad de grandes conocimientos de código. Crear una app con funcionalidades básicas para tu marca no tiene una curva de aprendizaje que deba preocuparte, basta con arrastrar y soltar.
En Jibble somos unos amantes natos de los datos, por eso nos encanta la función Tables, que te permite almacenar y mover datos para mantener la información centralizada y evitar errores. Puedes configurar tu base de datos en unos pocos clics. importa un CSV o crear una tabla desde cero.
Algunos comentarios positivos de usuarios:
- “Zapier cambió mi forma de manejar las aplicaciones y las tareas. Ahora, cuando necesito hacer algo me pregunto: ¿es posible usar Zapier para que sea más fácil o incluso totalmente automático?”. – Filipe. (Fuente. Software Advice)
- “Zapier es una herramienta vital en mi caja de herramientas, ya que he trabajado con una variedad de empresas integrando innumerables aplicaciones”. – Esdras. (Fuente: Capterra)
- “Lo que más valoro de Zapier es la fiabilidad y la consistencia que ofrece. Una vez que se configura un «Zap», funciona en segundo plano, lo que nos permite centrarnos en tareas más importantes sin preocuparnos por los procesos rutinarios”. – Antonio. (Fuente G2)
- “Una herramienta 10/10 indispensable para cualquier trabajo, especialmente los que se basen 100% en software como los desarrolladores web”. – Alberto. (Fuente Capterra)
- «Zapier nos permitió definir e implementar cientos de flujos de trabajo de forma rápida y rentable que luego fueron puestos en producción por nuestro equipo de ingeniería”. – Ivan. (Fuente G2)
- “Si nuestra organización publica una nueva historia de Instagram, Zapier toma automáticamente esos datos y los publica en nuestro sitio web de WordPress en la sección de redes sociales del sitio web». – Juan (Fuente Capterra)
- “Las capacidades de automatización de Zapier son un gran impulso. Una vez que se agrega un cliente potencial al CRM, se activan acciones específicas según rutas predefinidas”. – Ashkat (Fuente G2)
- “Es fácil de usar y me ahorra mucho tiempo al conectar distintas aplicaciones sin esfuerzo.” – Werónica. (Fuente Capterra)
Algunos comentarios negativos de usuarios:
- «Una desventaja que he encontrado es que configurar Zaps más complejos puede llevar algo de tiempo. A veces, invierto más esfuerzo del esperado para que todo funcione sin problemas«. – Amir S. (Fuente G2)
- “Lo más problemático es la subida de precio de los últimos años. Según se han hecho más fuertes en el mercado, más caros son sus precios”. – Lukas. (Fuente Software Advice)
- “La creación de nuevos «zaps» no era intuitiva y era difícil determinar qué acciones podía conectar con Zappier. Soy ingeniero de software, por lo que la interfaz de usuario centrada en la interfaz gráfica de usuario a veces me resultaba frustrante)”. – Ryan (Fuente G2)
- “Demasiado caro. Soporte deficiente. El soporte no puede resolver problemas relacionados con el exceso de zaps.” – Lengüeta (Fuente: Getapp)
- “Encuentro que la comprensión y la utilización de «zaps» no es fácil de entender. He seguido más tutoriales, pero la integración restante es compleja”. – Samia. (Fuente G2)
- «A veces las integraciones/acciones personalizadas requieren algo de trabajo de codificación, búsqueda en Google y tickets de soporte al cliente.». – Josh. (Fuente Capterra)
- “La única desventaja sería el precio, que es un poco caro – Nicolás. (Fuente G2)
¿Qué valoración tiene Zapier en los sitios de reseñas?
(A septiembre de 2024)
- Capterra: 4.7/5
- G2: 4.5/5
- Software Advice: 4.7/5
- GetApp: 4.7/5
- CrozDesk: 4.6/5
- App Store: 3.6/5
¿Cuál es mi veredicto final sobre Zapier?
En resumen, Zapier es una herramienta diseñada para ayudarte a automatizar tareas repetitivas entre diferentes aplicaciones, sin necesidad de escribir una sola línea de código. Poco más se puede pedir si tu objetivo es impulsar tu productividad y aumentar la eficiencia de tus horas trabajadas.
La especialidad de esta potente plataforma es su capacidad para integrarse una enorme diversidad de herramientas Slack, Trello o CRMs. Por cierto, si quieres controlar tu tiempo en Zapier, Jibble es una de las aplicaciones que dispone de integración con la plataforma. Si quieres saber cómo hacerlo, te recomiendo leer aquí el paso a paso para integrar Zapier con Jibble.
Sin embargo, aunque Zapier se vende como una herramienta fácil de usar, para algunos su interfaz puede resultar un poco intimidante al principio. Configurar flujos de trabajo complejos puede llevar cierto tiempo y dedicación. Será todavía más complicado para aquellos que no estén familiarizados con la automatización de procesos.
Por otro lado están las críticas a las limitaciones de la versión gratuita de Zapier, como la cantidad de «Zaps» o la frecuencia con la que se van ejecutando. Los precios de las opciones de pago pueden resultar algo costosas para freelancers o empresas que estén en fases iniciales.
Zapier se basa en integraciones con otras aplicaciones. Sin embargo, según reflejan los usuarios, no todas funcionan igual de bien y al parecer la atención al cliente de Zapier no siempre resuelven los problemas de manera eficiente.
Pero en sentido general, las sombras de Zapier no logran opacar sus luces y sin dudas es una herramienta imprescindible para cualquiera empresa que quiera escalar su negocio y aumentar su productividad.
