Como CEO de una empresa de software de control horario, mi equipo y yo estamos constantemente probando/jugando con los mejores softwares B2B para mantenernos al día de lo que ocurre en el mercado. Ya sabes, es parte del trabajo. Hoy vamos con una reseña de Planday que espero te sea útil.
Esta reseña cubre:
- Descripción general
- ¿Qué les gusta a los usuarios de Planday?
- ¿Qué no les gusta a los usuarios de About Planday?
- ¿Qué planes de pago tiene Planday y cuál es su precio?
- ¿Cuáles son las principales funcionalidades de Planday?
- Algunos comentarios positivos de los usuarios
- Algunos comentarios negativos de los usuarios
- ¿Qué calificaciones tiene Planday en las páginas de reseñas?
- Reseña de Planday: ¿Cuál es mi veredicto final?
Descripción general
Planday es un software de gestión de horarios y personal creado en 2004 por dos camareros en Copenhague que buscaban una alternativa digital a la planificación manual.
Su objetivo era mejorar la programación, comunicación y colaboración dentro de los equipos para aumentar la eficiencia y la transparencia operativa. En 2021, Planday fue adquirido por Xero, integrándose en su ecosistema de software de contabilidad.
El gran valor de Planday es su enfoque en la programación laboral, permitiendo a las empresas optimizar la planificación de turnos y la gestión de equipos.
Aparte de esto, ofrece herramientas para control horario, nóminas, contabilidad y generación de informes.
Su API abierta facilita la integración con otras soluciones, adaptándose a las necesidades cambiantes de cualquier empresa. Actualmente, cuenta con más de 400.000 usuarios en Europa, Australia y Estados Unidos.
En términos de programación de turnos, Planday destaca al reducir el tiempo y esfuerzo dedicados a la previsión y planificación, asegurando horarios eficientes para empleados y gerentes.
También incorpora herramientas de comunicación interna, asignación de turnos por habilidades y cumplimiento normativo, facilitando la gestión de equipos.
Su flexibilidad lo hace adecuado para empresas de cualquier tamaño, desde pequeños negocios hasta grandes corporaciones.
En cuanto al control horario, permite a los empleados fichar la entrada y salida y registrar descansos a través de su aplicación móvil o dispositivos compartidos.
Sin embargo, y esto también es justo que aparezca en esta reseña de Planday, sus funcionalidades en este aspecto son básicas comparadas con otras soluciones del mercado.
Un punto débil es la falta de seguimiento de tiempo en proyectos o tareas específicas, lo que limita su utilidad más allá del trabajo por turnos.
Otros problemas incluyen lentitud en la app móvil, informes poco intuitivos, errores en la plataforma, atención al cliente mejorable y dificultades con la cancelación de contratos.
A pesar de estos inconvenientes, Planday sigue siendo una opción sólida para negocios con turnos rotativos, proporcionando una solución moderna para la gestión de horarios y personal.
¿Qué les gusta a los usuarios de Planday?
- Facilidad de uso
- Facilidad de programación
- Cambio de turnos simplificado
- Las automatizaciones ahorran tiempo, esfuerzo y recursos
- Interfaz clara y sencilla
- Comunicación interactiva con los empleados
- Adecuación de las competencias a los turnos
- Registro de entrada a través del propio dispositivo móvil
¿Qué no les gusta a los usuarios de Planday?
- Las funciones de control del tiempo son muy limitadas
- Los tiempos de carga de la aplicación móvil son lentos
- Los informes tendrían que ser más fáciles e intuitivos
- El seguimiento de las ausencias necesita más trabajo
- El uso multiplataforma entre móvil y escritorio presenta algunos problemas
- Los errores y fallos afectan negativamente a la experiencia del usuario
- La aplicación se bloquea ocasionalmente
- Usabilidad limitada fuera del trabajo por turnos
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¿Qué planes de pago tiene Planday y cuál es su precio?
Desde luego, esta reseña Planday cuenta con cuatro planes de precios con paquetes de funciones adaptados a las necesidades y presupuestos de las empresas.
Relativamente asequibles, los planes de precios de Planday comienzan en 2,99 euros por usuario al mes y van hasta 6,99 euros, con paquetes de nivel empresarial que tienen precios personalizados.
Como le prometí una revisión exhaustiva de Planday, he enumerado las características de cada plan. Echemos un vistazo más de cerca a lo que tienen que ofrecer.
Planday Starter
El plan Planday Starter es el más económico de los cuatro planes, diseñado para satisfacer las necesidades de programación y comunicación de pequeñas empresas.
Con un coste mensual de 2,99 euros por usuario, es el más limitado en cuanto a prestaciones, pero si se utiliza en el segmento al que está dirigido, las funciones que ofrece pueden ser suficientes.
Este plan permite a las empresas utilizar las aplicaciones web y móvil, proporcionando una visión general desde el panel de control administrativo. Además, los empleados pueden disfrutar de la comodidad y libertad del autoservicio que ofrece la aplicación móvil.
Las funciones de programación de Planday Starter permiten a los administradores crear, editar y compartir horarios de manera sencilla en línea, organizar por departamentos y puestos, crear plantillas de horarios, configurar advertencias de cumplimiento y establecer reglas de descanso personalizadas.
Los empleados también pueden intercambiar turnos fácilmente y encontrar sustitutos.
En cuanto al control del tiempo, el plan Planday Starter permite a los usuarios registrar el tiempo y la asistencia usando sus dispositivos móviles. Los administradores pueden también establecer geolocalización para el control de los horarios.
Las herramientas de gestión de personal permiten gestionar los registros de los empleados desde una única ubicación, y las funciones de comunicación permiten enviar mensajes a los equipos, enviar notificaciones y compartir noticias y eventos.
Además, las herramientas de elaboración de informes permiten generar informes y estadísticas, así como informes de nóminas.
Planday Plus
El plan Planday Plus está diseñado para pequeñas y medianas empresas que necesitan una gestión de personal sencilla pero efectiva. Con un coste de 74,90 euros para 10 usuarios y 4,99 euros por usuario adicional, es el plan más popular.
Además de las funciones del plan Starter, Planday Plus incluye mejoras significativas: la programación ahora permite asignar empleados según sus cualificaciones y generar suplementos de nómina.
El control de tiempo se amplía con la opción de fichaje usando una estación de quiosco. Las funciones de gestión de personal incluyen la personalización de registros, gestión de tiempo libre, contratos y nóminas para más de cinco empleados.
También se han mejorado los informes, añadiendo el seguimiento de ingresos frente a costes de personal.
Además, Planday Plus ofrece integraciones con proveedores de nóminas y TPV, así como acceso a la API para personalizar aún más el software.
Planday Pro
Planday Pro está orientado a empresas más grandes o complejas, comenzando en 399,50 euros para 50 usuarios. Incluye todas las características de Planday Plus, con la capacidad de auto-llenado de horarios, ideal para necesidades de programación avanzadas.
Planday Enterprise
El plan Enterprise está diseñado para empresas grandes que necesitan una plataforma de programación altamente personalizable. Ofrece todas las funciones del software, junto con opciones de personalización para adaptarse a necesidades empresariales específicas.
Los usuarios pueden crear estructuras organizativas, establecer permisos personalizados, garantizar el cumplimiento de normas y disfrutar de informes avanzados.
Dado que el plan está hecho a medida, los precios son personalizados y deben discutirse directamente con los representantes de Planday.
¿Cuáles son las principales funcionalidades de Planday?
1. Programación de horarios
Esta herramienta está diseñado específicamente para la programación, por tanto es lo primero que destacamos en esta reseña de Planday.
Es una solución fresca frente al caos de la programación manual, y creo que ningún lugar de trabajo moderno debería seguir lidiando con los inconvenientes de los métodos tradicionales cuando existen opciones digitales como Planday.
En resumen, lo que Planday hace es asumir la carga de la programación, creando rotaciones y planes de turnos inteligentes basados en la disponibilidad de los empleados, los requisitos empresariales, las políticas de la empresa, los patrones de demanda y los costes, todo ello en una fracción del tiempo y esfuerzo que exigen los métodos tradicionales.
La automatización de gran parte del proceso ayuda a los administradores a reducir el estrés y burnout, permitiéndoles centrarse en lo que realmente impulsa el crecimiento de la empresa. Además, permite a los empleados intercambiar turnos de forma sencilla, sin que esto implique una carga para los administradores.
Dado que el software fue desarrollado por personas con experiencia real en la ineficacia de los sistemas manuales, no es sorprendente que esté diseñado para simplificar al máximo la programación y asegurarse de que funcione de manera efectiva.
2. Control horario
Programar horarios es solo la mitad del trabajo; lo siguiente es asegurarse de que los empleados cumplen con ellos. Esto se logra mediante el control horario, y Planday permite a las empresas garantizar que sus empleados registren su asistencia de manera fácil y eficiente.
El software permite a los empleados fichar en sus turnos, marcar su asistencia y registrar sus tiempos de descanso directamente desde sus teléfonos inteligentes, evitando los sistemas manuales engorrosos y poco precisos.
Por parte del empleador, el sistema permite llevar un control detallado de horas, asistencia, retrasos y ausencias, y contrarrestar esos registros con los horarios para obtener visibilidad de los patrones que afectan a la productividad.
Una de las funciones de seguimiento de tiempo que más me gusta es la capacidad de capturar la ubicación de los fichajes y restringirlos dentro de una zona geográfica. Esta función de geovalla y etiquetado GPS asegura que los empleados estén realmente en el lugar donde se les ha programado para trabajar al fichar.
Planday permite a los administradores establecer reglas de tiempo de trabajo que guían la programación de los horarios, como no permitir trabajar más de 9 horas consecutivas.
Aunque el sistema no impide la creación de turnos que violen estas reglas, sí emite advertencias y notificaciones cuando se incumplen, permitiendo a los administradores corregir o actuar en consecuencia.
Además, las empresas pueden añadir reglas de descanso conforme a la legislación local para asegurar que sus empleados reciban los descansos que les corresponden, evitando posibles repercusiones legales.
Sin embargo, debo señalar una limitación importante en el sistema de control de tiempo de Planday: aunque permite registrar las horas y ubicaciones de entrada y salida, y los tiempos de descanso, no permite registrar el tiempo contra proyectos específicos.
Este sistema puede ser adecuado para trabajos por turnos que no requieren un seguimiento detallado del uso del tiempo, pero para empresas con necesidades más específicas, podría quedarse corto.
3. Gestión de equipos
Planday facilita la gestión de equipos al optimizar procesos y reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas. Con esta herramienta, puedes manejar casi todos los aspectos de tu equipo desde un solo lugar.
Gracias a Planday, es posible crear una organización por grupos y habilidades
- Agrupación por ubicación, departamento o sección: evita confusiones sobre quién trabaja en cada turno y dónde.
- Asignación por habilidades: permite asignar competencias a cada empleado, asegurando que los turnos que requieren habilidades específicas sean cubiertos solo por quienes cumplen los requisitos.
Con Planday los empleados pueden indicar días disponibles y solicitar días libres, además, el sistema ajusta automáticamente los horarios para evitar conflictos.
Por otro lado, Planday permite restringir el acceso a datos y funciones según el rol del usuario. Existen cuatro niveles de acceso:
- Administrador: tiene acceso total a la gestión de nómina, horarios, permisos y datos de empleados.
- Gerente de RR. HH.: puede crear empleados, gestionar días libres y generar informes, pero no modificar salarios.
- Gerente de horarios: solo puede crear y modificar horarios, sin acceso a la gestión de pagos. Se puede limitar a departamentos específicos.
- Gerente de cuenta: el nivel más básico y de solo lectura, útil para quienes configuran la herramienta sin necesidad de modificar datos.
4. Comunicación
Planday cuenta con un sistema de mensajería integrado que permite compartir horarios y actualizaciones de manera rápida y eficiente, mejorando la comunicación entre la administración y el equipo y quiero incluirlo en esta reseña de Planyday.
A diferencia de otras herramientas, esta mensajería interna elimina la necesidad de compartir números personales o utilizar redes sociales para coordinar el trabajo.
El mensajero de Planday permite enviar y recibir mensajes individuales o grupales, marcar mensajes como obligatorios para garantizar su lectura y respuesta, ver quién ha leído un mensaje y adjuntar archivos para compartir información relevante.
Todo esto se gestiona desde la bandeja de entrada, accesible desde la barra de menú de la app.
Enviar un mensaje es un proceso sencillo: solo hay que acceder a la bandeja de entrada, pulsar el botón de creación de mensaje, seleccionar a los destinatarios (ya sea por nombre, grupo o departamento), escribir el mensaje y enviarlo.
Para localizar a alguien rápidamente, se puede utilizar la barra de búsqueda en la parte superior de la página en lugar de desplazarse manualmente por la lista de empleados.
Los administradores tienen la opción de hacer seguimiento de los mensajes enviados para saber quién los ha leído y quién no.
En situaciones urgentes que requieren una respuesta inmediata, Planday permite contactar a los compañeros fuera del sistema de mensajería a través de SMS, correo electrónico o llamada telefónica.
Sin embargo, esta opción solo está disponible si el administrador ha autorizado la visibilidad de estos datos en el perfil del empleado.
Para hacerlo, basta con ir a la sección «Lugar de trabajo» en la app, tocar la opción «Personas», buscar a la persona deseada y elegir el canal de comunicación. En el caso de los SMS y las llamadas, se aplicarán las tarifas estándar de la red móvil.
Con este sistema de mensajería, Planday garantiza una comunicación fluida y efectiva dentro de la empresa, asegurando que la información llegue a las personas adecuadas sin comprometer su privacidad ni su tiempo personal.
Algunos comentarios positivos de los usuarios:
- «Muy fácil de usar, con un diseño genial que lo hace muy claro para los miembros del equipo. La función de intercambio de turnos es una gran adición». –Ellie J. (Fuente: Capterra)
- «Planday reduce enormemente el tiempo de gestión al elaborar la rotación de turnos. Es fácil para el personal gestionar sus vacaciones y ayuda a los gerentes a ajustarse al presupuesto semanal de personal. La función de fichaje de entrada/salida también reduce el tiempo administrativo dedicado a hojas de horas en papel y minimiza la posibilidad de fraude». – Paul C. (Fuente: GetApp)
- «Muy fácil de usar, con un diseño genial que lo hace muy claro para los miembros del equipo. La función de intercambio de turnos es una gran adición». –Ellie J. (Fuente: Capterra)
- «Planday reduce enormemente el tiempo de gestión al elaborar la rotación de turnos. Es fácil para el personal gestionar sus vacaciones y ayuda a los gerentes a ajustarse al presupuesto semanal de personal. La función de fichaje de entrada/salida también reduce el tiempo administrativo dedicado a hojas de horas en papel y minimiza la posibilidad de fraude». – Paul C. (Fuente: GetApp)
- «¡Gran equipo de ventas, servicio al cliente, formación y soporte técnico! […] A los empleados les encanta poder fichar desde sus smartphones. ME ENCANTA la función de informes que rastrea la puntualidad y otros métricos para integrarlos directamente en las evaluaciones de desempeño. […] Ofrece prácticamente toda la funcionalidad que necesitamos para digitalizar la mayoría de nuestras funciones de RR. HH.: programación, cambios de turnos/solicitudes de días libres, nómina (sincronización con QuickBooks), seguimiento de beneficios, archivos de personal, ¡y más! Nos ha ahorrado mucho tiempo y dinero en RR. HH». – Nombre (Fuente: GetApp)
- «¡Poder ver la rotación de turnos de un vistazo, incluso estando fuera!». – Mary M. (Fuente: G2)
- «Lo que más me gusta de la app es la aceptación inmediata de turnos. Siempre que mi grupo de talentos sea compacto, me toma entre 2 y 5 minutos asignar turnos a los candidatos y, lo más interesante, es que generalmente obtengo respuestas de inmediato. Además, el acceso a los tipos de turnos y los informes es extremadamente útil para hacer seguimiento a mi equipo». – Usuario verificado en Práctica Médica (Fuente: G2)
- «Planday nos permite crecer con nuestros empleados y ubicaciones. Nos cobran mensualmente según el número de usuarios. Podemos acceder a todas las funciones desde cualquier lugar a través de la consola de inicio de sesión. Los gráficos tienen un aspecto profesional y el personal tuvo muy pocas dificultades para adaptarse al sistema». – Kevin J. P. (Fuente: SoftwareAdvice)
- «Funcionalidad de arrastrar y soltar. Diseño agradable, limpio y moderno. También es genial que el personal pueda intercambiar turnos entre ellos, dándoles más flexibilidad sin aumentar la carga administrativa para los gerentes. Escuchan a los usuarios y mejoran constantemente el producto. La visibilidad de la previsión meteorológica dentro de la app hace que sea mucho más fácil prever la afluencia de clientes y planificar la programación». – Kazim L. (Fuente: Capterra)
Algunos comentarios negativos de los usuarios:
- «La aplicación móvil tiene tiempos de carga largos. Nuestros empleados usan iPhones y están acostumbrados a navegar rápidamente por aplicaciones móviles. Pero esta app a veces tarda 30 segundos, incluso 45 segundos, en abrirse. Nos pusimos en contacto con el soporte, ha mejorado un poco, pero los empleados siguen pensando que es una aplicación muy lenta». – Ivar G (Fuente: Capterra)
- «Usé el software con más o menos éxito durante un año, pero luego me di cuenta de que no todos mis empleados podían manejarlo. Desafortunadamente, no logré que todos lo usaran correctamente. Además, no estaba realmente diseñado para gestionar el tipo de trabajo (tours) que ofrecía a mis empleados. Sería mucho mejor para trabajos estrictamente por turnos, donde cada turno fuera independiente. Mis tours pueden durar varios días, lo que no se conectaba bien en el sistema». – Karen M. (Fuente: SoftwareAdvice)
- «La aplicación móvil tiene tiempos de carga largos. Nuestros empleados usan iPhones y están acostumbrados a navegar rápidamente por aplicaciones móviles. Pero esta app a veces tarda 30 segundos, incluso 45 segundos, en abrirse. Nos pusimos en contacto con el soporte, ha mejorado un poco, pero los empleados siguen pensando que es una aplicación muy lenta». – Ivar G (Fuente: Capterra)
- «Usé el software con más o menos éxito durante un año, pero luego me di cuenta de que no todos mis empleados podían manejarlo. Desafortunadamente, no logré que todos lo usaran correctamente. Además, no estaba realmente diseñado para gestionar el tipo de trabajo (tours) que ofrecía a mis empleados. Sería mucho mejor para trabajos estrictamente por turnos, donde cada turno fuera independiente. Mis tours pueden durar varios días, lo que no se conectaba bien en el sistema». – Karen M. (Fuente: SoftwareAdvice)
- «Hacer informes e imprimir horarios debería ser más intuitivo». –Facial B. (Fuente: GetApp)
- «Podría tener un mejor seguimiento de ausencias por enfermedad para ayudar con el control de bajas». –Carolyn G. (Fuente: GetApp)
- «Algunas funciones no funcionan y últimamente ha habido muchos errores». –Jessica H. (Fuente: GetApp)
- «Tiene fallos constantemente y prácticamente no hay soporte». –Jesse C. (Fuente: Capterra)
- «Lo único que no me gusta es que he experimentado varias caídas de la app». –Enete O. (Fuente: G2)
- «Nos cobraron por algo que no usamos. Firmamos un contrato, pero nuestro personal nos informó después que ya habían usado PlanDay en otros trabajos y no era bueno. Cancelamos 6 semanas antes de que comenzara el contrato, pero aun así nos cobraron por 12 meses. Pedimos hablar con un gerente senior. En lugar de eso, establecieron un débito directo para cobrarnos el monto completo de una sola vez, sin nuestro permiso. Un comportamiento indignante. Si hubieran tenido un sistema mejor, no habríamos cancelado». – Jodie B. (Fuente: GetApp)
¿Qué calificaciones tiene Planday en las páginas de reseñas?
A Diciembre de 2023)
- Capterra: 4.3/5
- G2: 4.5/5
- GetApp: 4.2/5
- Play Store: 4.4/5
- App Store: 4.5/5
Reseña de Planday: ¿Cuál es mi veredicto final?
Planday simplifica la gestión de turnos, control de asistencia, informes, comunicación y organización de equipos con un enfoque en la compartimentación y la simplicidad. Su interfaz intuitiva y su navegación ágil permiten crear horarios en minutos, automatizando procesos que antes consumían horas.
Uno de sus puntos fuertes es la asignación de turnos basada en habilidades, asegurando que solo empleados capacitados ocupen ciertos puestos. Además, su función de intercambio de turnos facilita la cobertura ante imprevistos.
Su enfoque móvil permite gestionar casi todo desde un teléfono, e incluso transformar un iPad en un kiosco de fichaje. También destaca su sistema de mensajería, que permite verificar quién ha leído un mensaje y exigir respuesta.
Sin embargo, no quiero terminar esta reseña de Planday sin mencionar algunos de sus fallos.
La app móvil presenta errores y cierres inesperados, lo que afecta su usabilidad. Además, está diseñada para trabajos por turnos, por lo que no permite registrar tareas específicas dentro de un turno, solo la hora de inicio, fin y duración total.
Sus informes podrían ser más intuitivos y la gestión de ausencias por enfermedad también necesita mejoras.
Otro aspecto preocupante es que algunos usuarios han reportado cobros indebidos tras cancelar el servicio, lo que genera desconfianza.
En definitiva, Planday es una herramienta poderosa con funciones destacadas, pero no es perfecta. Si crees que se adapta a tus necesidades, prueba su versión gratuita y compruébalo por ti mismo.
