Reseña Honesta:

My Hours

• Facilidad de uso
• Sencillez de interfaz
• Compartimentación ordenada de proyectos y tareas
• Atención al cliente receptiva
• Versión gratuita generosa

My Hours ofrece dos planes, uno de pago y otro gratuito. También ofrecen un período de prueba gratuito de 14 días para el plan de pago y tarifas con descuento para organizaciones más grandes o sin fines de lucro.

My Hours Free

El plan gratuito My Hours permite que hasta 5 usuarios disfruten de funcionalidades de seguimiento del tiempo, como el uso de temporizadores o la incorporación manual de entradas de tiempo, el seguimiento semanal de planillas u hojas de horas, el seguimiento diario con temporizador, la vista de cronología, los favoritos, los gastos, las descripciones detalladas y los archivos adjuntos, y los recordatorios de seguimiento diario en la aplicación móvil. También ayuda a organizar las cargas de trabajo con la capacidad de agregar proyectos, tareas y clientes ilimitados, personalizar las descripciones de las tareas y los proyectos, y marcar las tareas grupales como realizadas.

Se pueden establecer tarifas facturables por proyecto y se pueden asignar miembros del equipo como administradores o miembros normales. En cuanto a los informes, los usuarios pueden usar el panel, generar informes de planillas de horas, personalizar informes detallados de actividades, descargar informes en formato PDF o exportarlos en formato XLS y enviar informes por correo electrónico.

Este plan también permite a los usuarios importar hojas de horas, proyectos y clientes mediante la web y aplicaciones móviles, e integrarlos con herramientas de terceros mediante acceso API y Zapier.

My Hours Pro

Por otro lado, el plan My Hours Pro cuesta $8 por miembro activo del equipo por mes si se factura anualmente, o $9 si se factura mensualmente. Tiene todas las funcionalidades del plan gratuito, además de la capacidad de editar o eliminar registros en forma masiva y campos numéricos personalizados para el control horario.

Para facilitar la organización, permite a los usuarios disfrutar de funcionalidades como presupuestos de horas y montos facturables o de costos, alertas de presupuesto por correo electrónico, presupuestos mensuales, presupuestos o estimaciones de tareas y la capacidad de asignar tareas a los miembros del equipo. La facturación se facilita con tarifas facturables por tarea o miembro del equipo, costos laborales o costos del equipo, facturación y la capacidad de calcular ganancias y pérdidas y redondear automáticamente el tiempo facturable.

Los informes se mejoran con el envío automático de informes detallados por correo electrónico, informes de pivote del equipo e informes económicos. Con este plan, los usuarios también pueden descargar y personalizar informes en Excel y agregar logotipos en los informes en PDF. La gestión de equipos incluye la posibilidad de asignar roles de gerente de proyecto, agrupar miembros en equipos, ocultar detalles de facturación y costos, requerir la entrada de proyectos y tareas, aprobar el flujo de trabajo, agregar, editar o eliminar registros del equipo, bloquear automáticamente los registros de tiempo, enviar recordatorios de seguimiento automáticos, auditar informes de registros y realizar un seguimiento de la capacidad del equipo.

1. Control horario de My Hours

My Hours ofrece a sus usuarios dos formas de controlar el tiempo. En primer lugar, registrando las horas manualmente en una planilla de horas después de la finalización del trabajo diario de rutina y de las operaciones que se ejecutan según horarios regulares. En segundo lugar, mediante el uso de un temporizador de inicio y parada que permite una captura de datos más precisa que refleja la cantidad exacta de tiempo dedicado a las tareas.

Para agregar horas manualmente, los usuarios deben hacer clic en la opción de seguimiento en la barra de menú ubicada a la izquierda del panel My Hours. De manera predeterminada, esto los llevará a la planilla de horas de la semana actual, pero también pueden ver las anteriores seleccionando una semana en el cuadro de fecha ubicado cerca de la parte superior de la página. Los usuarios solo pueden ver sus propias planillas de horas, pero los administradores y gerentes pueden hacer una búsqueda específica a través del cuadro de empleado a la derecha del cuadro de fecha.

Una vez seleccionada la semana y el empleado correctos, los usuarios pueden elegir un cliente o proyecto al que les gustaría agregar tiempo y, opcionalmente, una tarea específica. Luego pueden agregar la cantidad de horas que han trabajado en el cliente, proyecto o tarea específicos en las columnas que representan días específicos de la semana. Al hacer clic en el pequeño ícono de papel y lápiz a la izquierda del cuadro de entrada de horas, se abrirá la ventana emergente del registro de tiempo donde se pueden agregar más detalles, como horas de inicio y finalización, gastos, etiquetas y una descripción detallada del registro. Los usuarios también pueden adjuntar archivos relevantes utilizando la descripción detallada del registro. My Hours también permite a los usuarios copiar los proyectos y tareas de la semana anterior para que no tengan que ingresar detalles manualmente cada vez que registren horas.

Una vez que se hayan ingresado las horas deseadas, My Hours las suma automáticamente en totales diarios en la parte inferior de cada columna de día y como totales de proyecto para cada fila de la columna de totales. El punto donde se unen la fila de totales diarios y la columna de totales de proyecto es donde se muestra la cantidad total de horas trabajadas en una semana específica.

El cronómetro permite a los usuarios registrar su tiempo con mayor precisión. Para utilizarlo, los usuarios deben navegar hasta las planillas de horas y hacer clic en el botón de uso del cronómetro cerca de la esquina superior derecha de la página, justo encima de la columna de totales. Esto los llevará a una nueva página donde se les solicitará que agreguen detalles a un registro de tiempo antes de hacer clic en el botón de inicio del temporizador. También hay una opción para iniciar el temporizador y cerrar la ventana para que los usuarios puedan comenzar a trabajar de inmediato. Una vez que comienza el temporizador, aparece una ventana emergente que muestra el tiempo transcurrido cerca de la esquina superior derecha de la pantalla, junto con botones para detener el temporizador o iniciar uno nuevo.

Una vez que se detiene el cronómetro o se inicia uno nuevo, My Hours registra automáticamente el tiempo capturado en las planillas de horas, tal como lo hace con las entradas manuales. Los usuarios pueden modificar y agregar más detalles o adjuntar archivos creados durante la sesión de trabajo de la misma manera que lo harían con la opción manual.

Aunque admiro la simplicidad de usar un temporizador de inicio y fin para registrar el tiempo de trabajo con esta solución, mi principal queja es que, a veces, My Hours falla o se bloquea en los momentos más inoportunos, lo que causa dificultades para registrar la entrada. Esto es especialmente cierto en el caso de la aplicación móvil, que pone en duda su fiabilidad para los empleados en el terreno. Y, si bien es posible la entrada manual posterior a la tarea, conlleva su propio conjunto de preocupaciones, a saber, ¿cómo pueden los empleadores estar seguros de que los empleados realmente trabajaron durante los horarios que dijeron que trabajaron cuando My Hours no tiene ningún mecanismo de control de rendición de cuentas, como registros de uso de URL y de la aplicación, captura de pantalla u otras medidas de prueba de trabajo?

Si bien no son cuestiones que impidan el acuerdo, merecen atención y deben considerarse antes de comprometerse con My Hours.

2. Control de nóminas, asistencia y ausencias

La asistencia y las ausencias son dos factores importantes que afectan a la nómina. My Hours ofrece a los usuarios dos formas sencillas de saber quién estuvo presente en el trabajo, quién no y los motivos de sus ausencias.

Para ver quién estuvo presente en qué días después del final de una semana o un mes, los administradores y gerentes pueden simplemente abrir el informe de actividad y especificar para qué miembros del equipo desean verificar las entradas de tiempo. Esto les mostrará los días en que los miembros seleccionados estuvieron trabajando y en qué estaban trabajando. También mostrará cuántas horas dedicaron a proyectos, clientes y tareas particulares. Tener acceso a estos números ayudará a los gerentes a determinar las capacidades con precisión para que el trabajo se pueda distribuir de manera justa y más eficiente. Esto también les informará de un vistazo si los empleados están cumpliendo con las horas requeridas semanales o mensuales para que se puedan abordar los cuellos de botella antes de que obstaculicen la productividad.

Las ausencias y los motivos que las provocan se pueden controlar mediante las planillas de horas. Los administradores o gerentes pueden agregar un proyecto específico para las ausencias y enumerar todos los motivos posibles como tareas. Entre ellos se incluyen las licencias por enfermedad, las licencias anuales y las licencias por maternidad, por mencionar algunos. También pueden modificar las tarifas facturables para estos casos en la sección de proyectos.

Al incurrir en una ausencia, los usuarios pueden agregar una entrada tal como lo harían al registrar las horas de trabajo, solo que esta vez, registran su ausencia y le informan a sus superiores por qué. Pueden brindar más detalles en la descripción del registro de tiempo e incluso enviar documentos como notas del médico o fotos relevantes para respaldar su motivo.

Una vez que se revisan y aprueban las planillas de horas en My Hours, los administradores y gerentes pueden exportar los datos recopilados en el seguimiento de horas y ausencias para facilitar un procesamiento rápido, sencillo y preciso en un archivo de Excel. Para obtener una visión más profunda de los datos, pueden exportar el informe dinámico para una comparación de tres parámetros, en lugar de los dos que ofrece el informe de actividad.

3. Los informes y análisis de My Hours 

Los informes son una herramienta importante para medir el progreso y obtener información valiosa que afecta las decisiones futuras. My Hours utiliza los datos recopilados en el seguimiento de horas, ausencias y gastos para crear varios tipos de informes que presentan las cifras de forma significativa e informativa mediante gráficos y cuadros coloridos y fáciles de comprender. Estos informes también se pueden filtrar por rango de fechas, miembros del equipo, clientes y proyectos.

El informe del panel My Hours ofrece a los usuarios una descripción general de cómo se gasta el tiempo en los equipos. Muestra el total de horas trabajadas, las horas facturables, el monto facturable y la tarifa facturable promedio para el rango de fechas, el proyecto, el cliente y los empleados elegidos. También muestra el porcentaje de crecimiento o contracción que representan los números actuales en comparación con el período anterior. Al pasar el cursor sobre los números, se mostrará una comparación detallada con el período anterior.

Al analizar en profundidad los números, el informe de actividad My Hours muestra cuánto tiempo se invirtió en un día, una semana o un mes determinados. Mediante un gráfico de barras, muestra cuántas horas se dedicaron a actividades facturables y no facturables. También muestra el promedio de horas registradas durante el período seleccionado.

Si nos centramos en más detalles, el gráfico de distribución muestra los diez proyectos y tareas principales de la cuenta My Hours del usuario mediante un gráfico de barras que muestra la cantidad de horas dedicadas a ellos, el porcentaje de esa cantidad en la cantidad total de horas registradas en el período de tiempo seleccionado, así como el monto facturable de esas horas y su porcentaje en el período elegido. La tabla de proyectos y tareas que se encuentra debajo muestra filas de proyectos y sus tareas específicas contra columnas de horas totales, horas facturables e monto facturable para esos proyectos y tareas.

La sección de equipo del informe del panel My Hours muestra la suma de las horas trabajadas, el tiempo facturable y el monto facturable de cada miembro del equipo mediante un gráfico de barras y una tabla. También muestra qué empleados no registraron horas durante el período especificado.

El informe detallado es el más completo que ofrece My Hours. Permite a los usuarios ver detalles hasta el nivel de las descripciones de los registros y se puede personalizar según las preferencias del usuario en cuanto al nivel de detalle, qué columnas y filas mostrar u ocultar, cómo se desglosan las tareas y los proyectos por período de tiempo, y más. Los informes personalizados generados con esta opción también se pueden visualizar mediante gráficos circulares para facilitar aún más la comprensión. Todos estos se pueden guardar en archivos PDF y enviar automáticamente a las partes interesadas relevantes en intervalos determinados por el usuario.

Los otros informes de My Hours disponibles son los informes de hoja de horas y los informes dinámicos que ya hemos analizado en las secciones anteriores, y el informe de economía que analizaremos en el segmento siguiente.

Ahora bien, si bien todas estas opciones son excelentes, parece que las opciones que ofrece My Hours son bastante limitadas a veces, especialmente cuando necesito usar estructuras analíticas que no se pueden hacer en la aplicación, incluso con el informe detallado. Para obtener los datos presentados de la manera que mejor se adapte a mis necesidades, tengo que exportarlos a una herramienta de terceros y básicamente hacer todo desde cero. Si My Hours pudiera ofrecer opciones más diversas para los informes, haría que su producto fuera aún más útil para las empresas con necesidades analíticas únicas y mucho más poderoso que su versión actual.

4. Control de Gastos y Rentabilidad

Un aspecto importante para garantizar la salud de cualquier proyecto es hacer un seguimiento de cómo se registran los gastos en relación con los presupuestos y calcular constantemente la rentabilidad a medida que avanza el proyecto. My Hours ofrece a los usuarios estas funcionalidades y más con su informe de economía.

El informe de economía muestra el equilibrio entre los costos laborales y las ganancias o los montos facturables de cualquier proyecto, tarea, empleado o cliente en cualquier rango de fechas. Este informe utiliza datos capturados en el control horario y el registro de gastos en las planillas de horas y traduce esos números en resúmenes, gráficos y tablas que detallan los detalles.

Los resúmenes son lo primero que verán los usuarios en la página de informes económicos. Ubicado cerca de la parte superior de la página, justo debajo de las opciones de filtro, My Hours muestra la cantidad total de horas facturables, la tarifa facturable promedio por hora, el monto facturable total, los costos totales y el saldo.

Debajo de los resúmenes, el gráfico de economía muestra más datos sobre los resúmenes y muestra las horas facturables diarias, semanales o mensuales, los gastos facturables, los gastos, los costos laborales y el saldo en un gráfico de barras ordenado por colores. El formato facilita la comparación y la determinación visual de qué días son más rentables y cuáles no.

Para profundizar más en los detalles, la tabla de economía por proyecto permite a los usuarios ver información de cada proyecto, cliente y tarea, que se organiza en filas en función de factores como presupuesto, horas facturables, importe de horas facturables, gastos facturables, coste de mano de obra, gastos y saldo, que se organizan en columnas. Los usuarios pueden controlar qué columnas se mostrarán en el informe y, además de los factores mencionados anteriormente, también pueden mostrar columnas para el presupuesto gastado, el presupuesto restante, la tasa presupuestaria, los importes facturados y no facturados, la tasa media de mano de obra, las horas totales, las horas reales y mucho más.

También tiene un gráfico de barras comparativo que muestra el costo laboral versus las horas facturables por proyecto y que resume si algún proyecto específico en la lista es rentable o no con solo un vistazo.

Una desventaja para mí de usar el informe económico es que a veces puede parecer demasiado largo. Como soy fanático de la concisión, hay muchos detalles superfluos de los que podría prescindir. Pero eso no es realmente un problema, ya que algunas empresas pueden tener una necesidad genuina de esos detalles de la misma manera que yo necesito estructuras analíticas específicas que My Hours no puede proporcionar en la aplicación. Al final, todo es una cuestión de satisfacer necesidades únicas.

(A Abril de 2024)

• Capterra: 4.8/5
• G2: 4.6/5
• Software Advice: 4.8/5
• GetApp: 4.8/5
• Google Play Store: 4.2/5

My Hours es un software que resuelve y señala una cantidad significativa de problemas relacionados con el trabajo, desde el control de tiempo y asistencia hasta la garantía de rentabilidad y el impulso de la productividad, con un arsenal respetable de funciones diseñadas para ser lo más sencillas posible. Su generosa versión gratuita, su plan de pago a un precio razonable, su facilidad de uso y su interfaz minimalista lo convierten en una opción muy atractiva para los posibles usuarios que buscan algo que se integre fácilmente en los flujos de trabajo y los ecosistemas de TI existentes.

Es un placer utilizar tanto el cronómetro como las hojas de horas de My Hours por su sencillez. Ofrecen una forma sencilla de controlar y registrar el tiempo, e incluso detalla lo que ocurrió durante la entrada de tiempo con la posibilidad de añadir notas personalizadas, registrar gastos y adjuntar archivos. La información recogida en el control horario se utiliza para generar nóminas y diversos informes que pueden personalizarse en función de las necesidades. Los gastos y la rentabilidad también se controlan fácilmente mediante un informe económico específico que realiza un seguimiento de cuánto cuesta realizar los proyectos frente a cuánto dinero aportan.

En general, My Hours es una excelente manera de tener una idea clara no sólo de cómo se emplea el tiempo en su empresa, sino también de cómo afecta el gasto de tiempo a su rentabilidad. La información que genera le permitirá trazar caminos hacia un mejor rendimiento y un mayor éxito sin necesidad de utilizar sistemas manuales y basados en papel obsoletos que son propensos a errores y consumen mucho tiempo y recursos. El uso de esta solución ofrece una alternativa más fácil, rápida y económica que los métodos antiguos.

Sin embargo, los errores, fallos y caídas empañan una experiencia de usuario por lo demás excelente. En particular, la aplicación móvil necesita muchas mejoras para ser fiable en el control horario y otros datos. Los informes necesitan más capacidad de personalización que cubran las necesidades analíticas más específicas.