Como director general de una empresa de software de control horario, necesito saber qué hacen mis competidores. Eso significa que con frecuencia investigo y/o juego con sus productos… ya sabes, es parte del trabajo. Aquí comparto mis hallazgos de esa investigación, dando crédito a los competidores cuando lo merecen y siendo honesto sobre los productos que creo que realmente hay que evitar. Así pues, aquí la tenéis, mi reseña de Insightful. En ella, intento ser tan sincero, justo y esclarecedor como sea posible.
Esta reseña abarca:
- Descripción general
- ¿Qué les gusta a los usuarios de Insightful?
- ¿Qué no les gusta a los usuarios de Insightful?
- ¿Qué planes de precios ofrece Insightful?
- ¿Cuáles son las funciones más destacadas de Insightful?
- Opiniones positivas de los usuarios
- Opiniones negativas de los usuarios
- ¿Cuáles son las calificaciones de Insightful en los sitios de reseñas?
- ¿Cuál es mi veredicto final sobre Insightful?
Descripción general
Cuando hablamos de perspectivas, lo primero que nos viene a la mente es la dirección. En mi caso, como director general de una empresa de control horario, sé muy bien que la información sobre el uso del tiempo tiene una enorme repercusión en la productividad y el crecimiento de cualquier empresa. Por eso, disponer de una solución fiable de control horario es imprescindible en el lugar de trabajo moderno.
Hoy, vamos a hablar de Insightful, un software de control horario de empleados basado en la nube que afirma ayudar a los usuarios a analizar y optimizar el tiempo de la empresa en proyectos hasta el segundo con funciones intuitivas para una organización más inteligente de los proyectos, pruebas de trabajo y presupuestos. Son muchas promesas, y en esta reseña, vamos a analizar a fondo la veracidad de estas afirmaciones.
En primer lugar, lo bueno: Insightful cuenta con una gran variedad de funciones orientadas al control horario, la gestión de proyectos y la mejora de la productividad. Permite a las empresas controlar el tiempo y la asistencia en tiempo real, mide, registra y ayuda a impulsar la productividad con funciones de control de la actividad de la pantalla y el ordenador, y da visibilidad a dónde van las horas con la asignación automática del tiempo. También ayuda a promover el bienestar de los empleados al ayudar a la dirección a detectar y cortar de raíz el agotamiento, detectar y neutralizar amenazas con análisis forenses de TI y alertas en tiempo real, y ayudar a gestionar equipos tanto en la oficina como remotos con facilidad.
Todas ellas parecen ser grandes funciones, pero la mala noticia es que Insightful no tiene una aplicación móvil, lo que limita seriamente su usabilidad y hace que sea casi imposible usarla para equipos en movimiento. Además, su capacidad de control horario puede no ser tan precisa como se anuncia o incluso fallar por completo, lo que anula el propósito de tener un sistema de control horario en primer lugar: las horas de entrada y las del sistema pueden tardar hasta 24 horas en sincronizarse, la edición de las horas registradas es un rollo y la interfaz no es la más intuitiva. Además, no se integra con aplicaciones de nóminas. Y lo más irónico de todo, los informes no son tan detallados ni flexibles como me gustaría.
Por otro lado, Insightful fomenta la transparencia, ofrece una buena relación calidad-precio y cuenta con algunas funciones realmente increíbles que voy a analizar contigo antes de sacar conclusiones precipitadas. Así que, sin más preámbulos, vamos a ello.
¿Qué les gusta a los usuarios de Insightful?
- Ahorra tiempo y aumenta la productividad
- Proporciona una imagen clara de cómo se emplea el tiempo
- Interfaz web y personalizaciones fáciles de usar
- Atención al cliente excelente
- Gestión del trabajo a distancia
¿Qué no les gusta a los usuarios de Insightful?
- Falta de aplicación móvil
- El control horario falla por completo en ocasiones
- La hora de entrada y la hora del sistema son diferentes
- La precisión de los informes de tiempo es inconsistente
- La interfaz de usuario no es la más intuitiva
- Los informes no son todo lo detallados que deberían
- Incapacidad para integrarse con aplicaciones de nóminas
¿Qué planes de precios ofrece Insightful?
Insightful ofrece cuatro planes de pago diseñados para satisfacer necesidades empresariales específicas. Las funciones están diseñadas de tal manera que se dispone de más funciones a medida que se sube de nivel. Los asientos o usuarios se cuentan por dispositivo, y no por persona, que es lo habitual en la mayoría de software similares. No se cobra a los usuarios sin acceso de administrador, gerente y cliente. Insightful, cuyo precio es relativamente razonable, también ofrece pruebas gratuitas que permiten a los usuarios explorar todas las funciones durante siete días.
El Plan de Seguimiento de empleados de Insightful tiene un precio de 6,40 dólares al mes por usuario si se factura anualmente, o de 8 dólares si se factura mensualmente. En este nivel, los usuarios pueden disfrutar de modo oculto, hasta 30 capturas de pantalla por hora, seguimiento en tiempo real, seguimiento de actividades, seguimiento del uso de aplicaciones y sitios web, control de asistencia, entradas manuales de tiempo, seguimiento de la productividad, categorización, informes, control de horas, inicio de sesión del administrador, inicio de sesión opcional del empleado, API, autenticación de dos factores, asistencia en directo y alertas.
El plan de Control horario es el más popular de Insightful. Su precio es de 8 dólares al mes por usuario si se factura anualmente, o de 10 dólares si se factura mensualmente. En este nivel, los usuarios pueden disfrutar de todas las funciones del Plan de Seguimiento de empleados, además de la gestión de proyectos y el seguimiento del tiempo en proyectos y tareas.
El Plan de Seguimiento automático del tiempo tiene un precio de 8 dólares al mes por usuario si se factura anualmente, o de 10 dólares si se factura mensualmente. En este nivel, los usuarios de Insightful pueden disfrutar de todas las funciones de los niveles anteriores, además de un seguimiento automático del tiempo personalizado para los sectores específicos de los usuarios, datos sin procesar segundo a segundo y capturas de pantalla a petición.
El plan Enteprise de Insightful ofrece una opción de alojamiento local y la totalidad de su arsenal de funciones, que incluye todas las funciones mencionadas anteriormente, además de la implementación local, el acceso basado en funciones, los registros de auditoría, un gestor de cuentas dedicado, asistencia telefónica 24 horas al día, 7 días a la semana, y SLA. Los precios para este nivel son personalizados y deben discutirse con los representantes de Insightful.
¿Cuáles son las funciones más destacadas de Insightful?
1. Control horario y control de asistencia
Insightful promete capturar automáticamente cada minuto de tiempo de los empleados con una solución de software significativamente más barata que el uso de hardware tradicional, y menos lenta y propensa a errores que los sistemas basados en papel. Ofrece tres métodos de control de tiempo y asistencia: automático, manual y basado en proyectos.
El control de asistencia automático de Insightful funciona mejor en ordenadores propiedad de la empresa y calcula las horas en función de los datos de actividad del empleado y de los ajustes definidos por la dirección. No requiere ninguna intervención por parte del empleado y realiza un seguimiento discreto del tiempo en segundo plano mientras éste trabaja a lo largo del día. El control de asistencia basado en proyectos sigue una línea automática similar al registrar el tiempo solo cuando los empleados están trabajando en proyectos específicos utilizando la función de proyectos y tareas, a diferencia del enfoque más general de la opción anterior.
Por otro lado, el control de asistencia manual requiere que los usuarios fichen manualmente cuando empiezan a trabajar ese día y fichen cuando terminan. Insightful solo controla y registra los datos durante el tiempo que transcurre entre esos dos periodos.
2. Seguimiento de los empleados
El conjunto de funciones de seguimiento de empleados de Insightful funciona como un ojo virtual en el cielo que vigila lo que hacen los empleados durante el tiempo de trabajo y muestra a dónde va exactamente ese tiempo para que las empresas puedan tener una idea más clara del comportamiento y de cómo afecta a la productividad.
Revisar y aprobar los registros es más fácil gracias al seguimiento de la actividad, que permite a los gerentes ver los registros de actividad de los empleados, incluidos los tiempos de actividad y de inactividad.
El sistema de seguimiento del uso de aplicaciones y sitios web registra todos los sitios web y aplicaciones que utilizan los empleados cuando fichan. Insightful ofrece opciones para ver los datos de individuos, equipos o incluso de toda la empresa. De esta forma, la dirección puede verificar que los usuarios solo utilizan aplicaciones y visitan sitios web relevantes para su trabajo, y detectar comportamientos no deseados que afectan negativamente a la productividad.
La función de captura de pantalla también funciona según un principio similar, capturando imágenes de las pantallas de los usuarios a intervalos aleatorios para mostrar la visibilidad de su trabajo. También puede ser activada manualmente por los administradores, o activada por actividades sospechosas y maliciosas. Y hablando de actividades maliciosas y sospechosas, el modo oculto de Insightful ayuda a proteger los datos de los usuarios detectándolas y previniéndolas, y cortando las amenazas de raíz.
Otras funciones de Insightful que ofrecen visibilidad sobre cómo emplean el tiempo los empleados mientras están de servicio incluyen la supervisión en tiempo real, que muestra en qué están trabajando en ese momento, y el etiquetado de productividad, que permite a la dirección clasificar las aplicaciones y los sitios web como productivos o no.
3. Supervisión de la actividad de los usuarios
Mientras que las funciones de supervisión de los empleados de Insightful se preocupan por dónde pasan el tiempo de la empresa, la supervisión de la actividad de los usuarios mide y analiza el impacto de sus hábitos de utilización del tiempo para ayudar a impulsar la productividad, prometiendo ofrecer perspectivas que ayuden a aumentar las cifras en un 20% o más en cuestión de días.
El panel de tendencias de productividad es la página de inicio predeterminada para administradores y gerentes que muestra mediciones y comparaciones de datos durante cualquier periodo de tiempo. Muestra los totales de tiempo de trabajo, tiempo activo, tiempo inactivo, tiempo manual, tiempo productivo, improductivo y neutro, y los índices de productividad de toda la empresa, de equipos específicos e incluso de empleados individuales. Además, también muestra listas de los cinco equipos y empleados más productivos e improductivos, así como listas similares de los sitios y aplicaciones productivos, improductivos y neutrales más visitados.
Por otro lado, el panel de control de información en tiempo real ofrece visibilidad sobre los empleados fichados en ese momento y muestra cuáles de ellos son productivos o están trabajando activamente, cuáles están conectados activamente a sus ordenadores pero están utilizando y accediendo a aplicaciones y sitios web improductivos, y cuáles están inactivos o descansando. También muestra la hora de entrada y salida de cada empleado, el equipo al que pertenece y las tareas en las que está trabajando.
Esta información es importante para garantizar que las actividades realizadas durante el tiempo de la empresa tengan un impacto positivo en la salud de los proyectos y contribuyan al crecimiento y el progreso. Identifica los problemas y señala el camino para superar los obstáculos, iluminando los aspectos en los que los equipos y las personas pueden mejorar.
4. Informes de Insightful
Además de las herramientas analíticas comentadas en la sección anterior, Insightful también ofrece otros tipos de informes que profundizan en los datos capturados para ayudar a la dirección a dar más sentido al tiempo invertido en todas las categorías.
El informe de cronología o panel de actividad ayuda a los gerentes a analizar lo hecho en un día por todos los empleados presentes ese día en un solo lugar en la aplicación Insightful. Muestra los nombres individuales de los empleados y las designaciones de los equipos junto con su tiempo activo actual y las columnas del gráfico de línea de tiempo de actividad. El gráfico temporal muestra el tiempo activo diario, el tiempo inactivo, el tiempo de descanso y los excesos, que pueden adaptarse a necesidades específicas añadiendo cualquier número de filtros. Este informe también tiene una fila de datos resumidos que muestra en qué horas del día hay más empleados activos.
Por otro lado, los registros de actividad o Workpuls ofrecen a los administradores y gerentes una visión más profunda de dónde se invierte el tiempo con un registro detallado de todas las aplicaciones y sitios web utilizados y a los que han accedido los equipos y las personas. En este informe, Insightful muestra registros de datos detallados para cada acción que incluyen la fecha en que se realizó, la hora exacta en que se hizo, la duración de la acción, el empleado que la realizó y el equipo al que pertenece, el ID de su dispositivo, la aplicación que estaba utilizando, el título de la pestaña, el nombre del sitio web y la URL exacta visitada. Al igual que el informe de líneas temporales, los datos de este panel también pueden filtrarse para obtener análisis más detallados.
Los registros de auditoría de Insightful permiten a los administradores ver las actividades dentro de la aplicación de todos los usuarios de su organización, y proporcionan una rendición de cuentas adicional y barreras de seguridad al hacer que cada cambio sea transparente, especialmente donde más importa, como en la configuración de seguimiento, facturación, etiquetado de productividad y seguimiento del nivel de productividad, y la adición y eliminación de empleados. Este informe muestra detalles sobre cada acción, como su estado, que muestra si se ha realizado correctamente o no, la fecha y la hora en que se ha realizado, el nombre de la persona que la ha realizado, su función en la empresa y su dirección IP, el tipo de acción o las acciones HTTP que hay detrás de la actividad registrada, el nombre y el ID del objeto y su tipo.
Insightful también ofrece informes por correo electrónico que pueden enviarse diaria, semanal y mensualmente sobre aspectos como la productividad, la asistencia, el uso de aplicaciones y sitios web, el tiempo dedicado a proyectos y el tiempo dedicado a tareas. Estos informes pueden ser para toda la organización, equipos específicos o empleados individuales.
5. Asignación automática del tiempo
La asignación automática del tiempo de Insightful es una función impulsada por la inteligencia artificial y dirigida específicamente a empresas de sectores con necesidades específicas de control horario, como la arquitectura, el diseño, las empresas y los seguros. Promete optimizar el uso del tiempo en todos los rangos hasta el último segundo, haciendo que el seguimiento del tiempo de los empleados sea más intuitivo, facilitando una organización de proyectos más inteligente y proporcionando pruebas de trabajo y presupuestos.
Me encanta que la asignación de tiempo sin intervención descargue a los empleados dejando que Insightful haga todo el trabajo pesado, ya que realiza un seguimiento automático del tiempo para cada tarea y crea automáticamente entradas de hojas de horas para cada acción realizada en un proyecto. Su información precisa sobre los proyectos ofrece a los administradores y a la dirección visibilidad sobre la actividad de los empleados en toda la organización, y permite obtener información en tiempo real sobre la productividad, la eficiencia y las tendencias de enfoque. Esto les permite ver cuánto tiempo se invirtió en cualquier punto de cualquier proyecto, y los datos capturados por Insightful se pueden utilizar para ayudar a predecir las necesidades de recursos de futuros proyectos para un mejor cálculo de costes que se traduce en mayores beneficios.
Y hablando de más ingresos, la naturaleza manos libres de esta función de Insightful significa que los usuarios pueden olvidarse de iniciar y detener temporizadores y de cambiar de tarea. Esto elimina el error humano y se traduce en estadísticas más exactas y horas facturables más precisas para cada proyecto. La función de asignación automática de tiempos permite a los usuarios facturar a los clientes en función del tiempo real empleado en lugar de las horas estimadas, lo que se traduce en una mayor rentabilidad al reducir los costes derivados de la facturación excesiva o insuficiente.
La función de asignación automática de tiempo de Insightful permite a los usuarios generar informes detallados y analizar los datos de tiempo de los empleados en tiempo real. Estos informes proporcionan información valiosa que permite a los usuarios identificar áreas de mejora y tomar mejores decisiones basadas en datos reales.
Opiniones positivas de los usuarios:
- «En nuestro sector, cada hora cuenta, y este producto nos ha ayudado a ahorrar horas a la semana y a darles un buen uso. El tiempo que nos ahorramos de esta forma no es algo que uno deba tirar a la basura fácilmente». – Anónimo (Fuente Capterra)
- «Esta aplicación nos ha permitido mejorar nuestras operaciones en general y me ha brindado la oportunidad de tener una visión clara del tiempo que dedicamos y de la calidad del trabajo que está realizando nuestro equipo». – Anónimo (Fuente Capterra)
- «Workpuls ha revolucionado la forma en que permitimos que el personal trabaje de forma remota y aun así sea eficiente, y la forma en que gestionamos al personal de forma eficaz mientras los supervisores también están fuera de la oficina«. – Anónimo (Fuente Capterra)
- «La posibilidad de tener un panel de control en directo y de seleccionar capturas de pantalla que se toman cada hora o similares es genial; la posibilidad de elegir modelos de productividad para determinar mejor el éxito del equipo es extraordinaria». – Anonimo (Fuente Software Advice)
- «Extremadamente fácil de usar, y te hacen una demostración personal antes de empezar la ruta. El servicio de atención al cliente es muy rápido y sorprendentemente receptivo». – Anonimo (Fuente Software Advice)
- «La mejor función que me gusta es la vista en tiempo real, en la que puedo ver lo que está haciendo todo el mundo en un momento determinado. La eficiencia de nuestra empresa ha aumentado enormemente gracias a esto». -Kashif R. (Fuente GetApp)
- «Me gustó la transparencia, la relación calidad-precio y la excelente atención al cliente«. – Shivangi (Fuente G2)
Opiniones negativas de los usuarios:
- «A veces falla la precisión de los informes de los registros de tiempo». – Darwin (Fuente Capterra)
- «El control horario de los empleados ha fallado. No se ha registrado el tiempo del empleado, lo que es una pena». – Anónimo (Fuente Capterra)
- «La hora de fichaje no coincide con la hora del sistema debido a un desfase que puede tardar hasta un día en hacer que ambas coincidan». – Anónimo (Source Software Advice)
- «Le faltan algunas funciones, pero el precio que anuncian es el que pagas. No se integra con el software de nóminas». – Kimberley H. (Fuente GetApp)
- «No poder seleccionar si queremos marcar una aplicación como Productiva, Improductiva o Neutra por porcentaje. No poder bloquear aplicaciones/sitios web, ni siquiera como administrador».- Juan (Fuente G2)
- «El seguimiento de inactividad no es muy bueno. A menudo detecta que estoy inactivo cuando trabajo con las aplicaciones que necesito como Notepad++, bloc de notas, etc».- Joe Marie. (Fuente GetApp)
- «El tiempo de mis empleados no se registró, ¿no es ese el propósito? Me gustaría que también pudiera integrarse con un software de nóminas».- Anónimo (Fuente GetApp)
- «La interfaz de usuario debería ser más intuitiva. Carece de aplicación móvil». – Margarita (Fuente GetApp)
- «El único inconveniente es que no puedes editar el tiempo registrado, aunque sea por olvidarte de apagar el temporizador». – Delvin N. (Fuente G2)
¿Cuáles son las calificaciones de Insightful en los sitios web de reseñas?
(A diciembre de 2023)
- G2: 4.7/5
- Capterra: 4.7/5
- Software Advice: 4.7/5
- GetApp: 4.7/5
- Trustradius: 7.6/10
¿Cuál es mi veredicto final sobre Insightful?
Insightful es una solución de control horario bellamente conceptualizada que se distingue del resto del mercado por su asignación automática del tiempo impulsada por IA, sus diversos métodos de control de asistencia, su sólido seguimiento de empleados y actividades, y su personalización. Me encanta que la dedicación a aumentar la productividad anunciada por los desarrolladores se refleje realmente en la forma en que están diseñadas las funciones. También aprecio mucho la atención prestada a los análisis, especialmente el informe Workpuls, que ofrece información muy detallada sobre las actividades de los empleados, y los informes de registro de auditoría, que proporcionan a las empresas una capa adicional de protección al hacer a los usuarios responsables de cualquier cambio que realicen en el software.
Sin embargo, la falta de una aplicación móvil de Insightful es realmente lamentable, ya que limita seriamente su usabilidad a los trabajos de escritorio. Desgraciadamente, las industrias que trabajan sobre el terreno y en movimiento no son su mercado.
La imposibilidad de integrarse con las aplicaciones de nóminas también es sorprendente y frustrante. Es un aspecto muy importante del control horario y la gestión de la productividad, y su ausencia en Insightful crea un obstáculo adicional que los administradores tienen que superar.
Pero lo que más me preocupa de Insightful es la poca fiabilidad de su control horario. La tendencia del sistema a no registrar el tiempo y a fallar por completo es alarmante y presenta un riesgo que considero decisivo. La discrepancia entre la hora del sistema y la hora de fichaje y el tiempo que tarda en sincronizarse (hasta 24 horas) es inexcusable. Y las imprecisiones resultantes en los informes horarios son muy problemáticas, sobre todo en sectores que exigen una coherencia extrema.
Los informes, aunque muy detallados, sólo pueden presentarse en una gama o estructura limitadas. Cualquier necesidad única que quede fuera de lo que ofrece el software requeriría trabajo manual, algo que las funciones de elaboración de informes pretenden eliminar. Ojalá ofreciera más opciones de presentación de los datos para satisfacer las distintas necesidades analíticas, de modo que los usuarios no tuvieran que complicarse la vida para conseguir la estructura que necesitan.
La última preocupación, y sin duda la menos importante, es la interfaz de usuario. No le vendría mal un poco de trabajo para hacerla más intuitiva, ya que la actual puede resultar abrumadora y poco intuitiva, al menos para mí. Si los desarrolladores pudieran hacerla menos recargada, sería estupendo.
To sum it up, Insightful promises a lot of stuff and delivers on most of it, but has significant issues that might be dealbreakers. If you’re in the market for a time tracking app that captures hours in great detail, this solution might just be for you. But if you need that app for work on the go, you better start looking elsewhere. And listen, if the features make sense to you and your business, give it a whirl with the free trial before committing. But if like me, you value stability and reliability first and foremost, the insights I shared point to the direction of finding other options.
