Reseña honesta:

Clockify

Clockify tiene cinco planes de pago: el Plan gratuito, que hemos mencionado antes, y cuatro planes de pago: Basic, Standard, Pro y Enterprise. Los planes de pago empiezan en 3,99 dólares al mes por usuario, y las funciones varían en función del nivel de necesidad, aumentando en cantidad y calidad con cada nivel.

Clockify Gratis

Clockify Gratis es la oferta del software para los usuarios que no quieren gastar dinero en sus servicios o están explorando sus funciones antes de comprometerse con una opción de pago. Sus funciones de control horario incluyen control ilimitado con el temporizador de Clockify en el escritorio y las aplicaciones móviles o quiosco, hojas de horas, seguimiento automatizado, calendario, temporizador Pomodoro, detección de inactividad y recordatorios, e integraciones de control horario.

Los usuarios pueden generar informes y ver la actividad del equipo, las tarifas facturables y el estado del proyecto, que pueden exportarse y compartirse con otros usuarios en formato CSV, PDF y Excel mediante enlaces directos. También permite exportar datos de proyectos en formatos CSV y Excel y enviar y recibir datos de Clockify con API y Webhooks.

El plan gratuito de Clockify también cuenta con funciones de gestión sólidas para un número ilimitado de usuarios y proyectos que permiten a los administradores realizar importaciones de proyectos a partir de archivos, controlar el acceso a los proyectos, comunicarse con chats de equipo y utilizar el software en siete idiomas, todo ello por el dulce, dulce precio de 0,00 dólares, para siempre.

Clockify Basic

A 3.99 $ por usuario por mes para un plan anual o 4.99 $ por usuario por mes para un plan mensual, Clockify Basic está hecho para la administración y tiene todas las funciones del plan gratuito de Clockify, además de funciones más avanzadas de control horario como el seguimiento de descansos, campos obligatorios, y la posibilidad de añadir tiempo para otros e importar tiempo de archivos.

Clockify Basic también permite a los usuarios introducir tiempo en formato decimal, revisar entradas de tiempo, personalizar exportaciones y utilizar tarifas históricas para aplicar nuevas tarifas horarias a entradas de tiempo pasadas.

En cuanto a la gestión, Clockify Basic permite a los administradores ocultar el tiempo y las páginas, editar en masa las entradas de tiempo, proyectos y usuarios, editar perfiles, utilizar plantillas de proyectos y añadir una capa de seguridad con un PIN de quiosco.

Clockify Standard

El Plan Clockify Standard se basa en Clockify Basic y añade más funciones centradas en agilizar el registro de horas y la facturación. A 5,49 dólares por usuario al mes en el plan anual o 6,99 dólares por usuario al mes con un plan mensual, este nivel mejora el control horario con el seguimiento del tiempo libre, objetivos y recordatorios que notifican automáticamente a los usuarios por correo electrónico cuando se olvidan de registrar el tiempo o registran demasiado, y la posibilidad de bloquear las hojas de horas para que no puedan ser editadas por nadie más que los administradores.

Con Clockify Standard, la información se amplía con informes que muestran la asistencia y las horas extras, y la posibilidad de redondear las entradas de tiempo, introducir tarifas de tareas específicas por hora e integrarse con Quickbooks.

En cuanto a la gestión, la seguridad se mejora con 2FA obligatorio, y la personalización aumenta con la posibilidad de añadir un logotipo de empresa al quiosco y determinar cuánto tiempo funciona desde el momento de su lanzamiento. La facturación, la aprobación de hojas de horas y la capacidad de definir funciones de gerente también están disponibles en este nivel.

Clockify Pro

Clockify Pro es el plan más popular entre las opciones. Por 7,99 dólares por usuario al mes en el plan anual o 9,99 dólares por usuario al mes con un plan mensual, los usuarios podrán disfrutar de todas las funciones de los niveles anteriores, además de un control horario mejorado con campos personalizados, seguimiento GPS, capturas de pantalla y la posibilidad de evitar la introducción manual de tiempo o la edición de las horas de inicio y finalización con el temporizador obligatorio.

Los informes sobre costes de personal y beneficios, presupuestos y estimaciones, gastos, asignaciones y previsiones de progreso permiten conocer mejor el estado de las operaciones. Los gerentes también recibirán alertas cuando los proyectos alcancen los límites presupuestarios o las estimaciones asignadas, así como informes semanales personalizados sobre datos importantes por correo electrónico. También pueden añadir campos de usuario para mejorar el análisis.

La gestión también mejora con una función de programación que permite a los administradores planificar proyectos, gestionar recursos y asignar tareas a empleados concretos. La función de gastos también permite registrar los honorarios fijos de los proyectos y adjuntar recibos. Además, en este nivel, los titulares de las cuentas pueden elegir en qué país desean alamacenar sus datos.

Clockify Enterprise

Clockify Enterprise es el nivel más alto y está diseñado para una seguridad óptima y un control total de las operaciones a nivel empresarial. Por 11,99 dólares al mes por usuario en un plan anual o 14,99 dólares al mes por usuario en un plan mensual, los clientes consiguen todas las funciones de los niveles anteriores, además de una mayor seguridad con el inicio de sesión único (SSO), la optimización de los espacios de trabajo con un subdominio personalizado, gestión y edición de cuentas de usuario con cuentas de control y una mejor rendición de cuentas con un registro de auditoría.

Para más información lee las 5 cosas que DEBES saber sobre los planes de pago de Clockify.

1. Control horario

Clockify ofrece una experiencia de control horario completa con la aplicación web, aplicaciones de escritorio para Mac, Windows y Linux, aplicaciones móviles para Android e iOS, extensiones de navegador para Chrome, Firefox y Edge, y quioscos in situ. Todos los datos se sincronizan en línea, para que el tiempo se pueda registrar utilizando cualquiera de las opciones mencionadas anteriormente y se pueda consultar también utilizando cualquier dispositivo conectado a internet.

Utilizar el temporizador de Clockify es bastante sencillo. Los usuarios sólo tendrán que abrir Clockify, navegar hasta la casilla «¿En qué estás trabajando?», introducir la tarea deseada, seleccionar el proyecto en el que se va a trabajar, añadir etiquetas, marcar si el tiempo es facturable y hacer clic en el botón de inicio. Alternativamente, los usuarios también pueden hacer clic en el icono del temporizador situado en la esquina superior derecha de la página del registro de tiempo, seleccionar el proyecto en el que se va a trabajar, añadir detalles como en el método anterior y hacer clic en empezar. Tras avanzar o completar la tarea, el temporizador se puede parar haciendo clic en el botón de parada. Esto registra automáticamente el tiempo registrado para la tarea en las hojas de horas.

Es importante tener en cuenta que el temporizador seguirá funcionando a menos que se detenga, y que no se podrá realizar el seguimiento de nuevas tareas a menos que se detenga el seguimiento de una tarea en curso. El favicon en el navegador sirve como señal visual y se vuelve azul cuando el seguimiento está activo y vuelve a negro cuando no lo está. Además, la cantidad de tiempo registrado también se mostrará en la pestaña cuando el temporizador esté activo.

Para continuar registrando el tiempo en una tarea previamente realizada en Clockify, simplemente navega hasta la entrada de tiempo que contiene la tarea elegida y haz clic en el icono de reproducción. Una vez realizado cualquier progreso, el tiempo puede detenerse como de costumbre.

Además, el tiempo también se puede introducir manualmente en Clockify iniciando el temporizador y cambiando la hora de inicio y la hora de finalización, o cambiando al modo manual e introduciendo manualmente las horas trabajadas.

Para un control horario más intuitivo que permita a los usuarios ver exactamente cómo se utiliza su tiempo a lo largo del día, el sistema de seguimiento automático de la aplicación de escritorio de Clockify ofrece una solución que registra discretamente los programas y sitios web utilizados a lo largo del día. Haciendo clic en el icono A de la parte superior de la interfaz y activando el botón de inicio de grabación subsiguiente, el software empezará a registrar todas las aplicaciones y URL visitadas durante más de 10 segundos o según un periodo definido por los administradores. Estos registros solo son visibles para el usuario individual y se almacenan en su ordenador: no se envía nada en línea, y su uso privado del ordenador y sus hábitos de navegación se mantienen en privado. Se almacenan hasta 45 días, y la visualización de datos anteriores se remonta hasta una semana.

Las actividades registradas se pueden utilizar para crear entradas de tiempo haciendo clic en el icono más a la derecha. Los usuarios también pueden seleccionar múltiples actividades para añadirlas en bloque, fusionarlas en bloque en una única entrada o eliminarlas permanentemente del sistema Clockify.

Para reforzar la rendición de cuentas y garantizar que los empleadores solo pagan por las horas reales trabajadas, Clockify cuenta con varias barreras de seguridad. El detector de inactividad detecta cuando no hay actividad del ratón o del teclado después de un periodo definido por la administración, y marca el periodo transcurrido y el tiempo subsiguiente como inactivo, que puede eliminarse de las hojas de horas. La función de objetivos y recordatorios envía automáticamente correos electrónicos a los empleados y a sus administradores cuando no cumplen su cuota de horas o registran más tiempo del necesario. El bloqueo de la hoja de horas impide a los usuarios editar sus entradas de tiempo anteriores o añadir nuevas entradas de tiempo a días pasados. Por último, el temporizador obligatorio desactiva las entradas manuales de tiempo para que el seguimiento del tiempo sea más transparente.

Además, las capturas de pantalla permiten a los administradores supervisar el trabajo que realizan los empleados tomando imágenes de la pantalla del usuario a intervalos aleatorios mientras el temporizador está en marcha. Y por último, pero no menos importante, el seguimiento GPS permite a los administradores controlar la ubicación de los trabajadores in situ y su historial de ubicaciones a lo largo del día mientras están conectados en Clockify.

2. Seguimiento de descansos

Además al seguimiento del tiempo dedicado al trabajo, Clockify también le permite a los usuarios rastrear su tiempo de descanso para ayudar a garantizar que las empresas cumplan con las leyes nacionales que protejan el derechos de los empleados a tener un tiempo para almorzar y para descansar durante los días hábiles.

La función de seguimiento de descansos está disponible en los quioscos para los usuarios del plan de Clockify Basic y los superiores. Los administradores pueden habilitarlo en sus ajustes del Espacio de trabajo.

Usar la función de seguimiento de descansos es bastante sencillo. En el quiosco, los usuarios deben seleccionar su perfil, introducir su PIN si fuera necesario y activar la opción de inicio de descanso. Esto hará que se registre su salida si están bloqueados, y el temporizador de descanso comenzará automáticamente. También aparecerá un punto naranja junto a su nombre como señal visual de su estado de descanso. Este estado también se reflejará en el panel de control del equipo en la aplicación web que muestra qué empleados están actualmente fichados y cuáles están en descanso.

La duración de los descansos la pueden definir los administradores para cumplir con las leyes que rigen su territorio. Esta es una función muy útil para evitar costosas repercusiones legales, que podría ser aún mejor si Clockify de alguna manera la reelabora para imponer descansos obligatorios, durante los cuales los empleados están obligados a salir y disfrutar de una comida o tomar un descanso según lo prescrito por la ley, con una función de atestación que proporciona una prueba para los empleadores y los empleados por igual de que un descanso realmente se ha tomado.

Cuando finaliza el periodo de descanso, los empleados tienen que seleccionar de nuevo su perfil en el terminal, introducir su PIN si fuera necesario y activar la opción de finalizar el descanso. Esto detiene automáticamente el temporizador de descanso, registra al empleado de nuevo y comienza un nuevo temporizador. El tiempo registrado para el período de descanso aparecerá en el registro de tiempo de Clockify, en el informe detallado y en la aprobación como una entrada con una etiqueta gris de descanso, diferenciándolo visualmente de otras entradas.

3. Gestión de tiempo libre

Por otro lado, la función de seguimiento del tiempo libre permite que las empresas puedan configurar y gestionar diferentes tipos de bajas y festivos que los empleados pueden solicitar. Aunque eso solo es una breve descripción, el tiempo libre se vuelve bastante más detallado cuando observamos de cerca cómo se planifica, solicita, aprueba y registra. Esta función está disponible en el plan Clockify Standard y los superiores. Antes de que cualquiera pueda solicitar tiempo libre, los administradores deben habilitar antes la opción de tiempo libre en la configuración del Espacio de trabajo y establecer las políticas de tiempo libre y los saldos de tiempo libre acumulados para meses específicos o para el año entero.

Considera las políticas de tiempo libre como conjuntos de información e instrucciones que definen la naturaleza, el uso, el periodo y la duración de los permisos. Tiene varios campos que los administradores deben rellenar con la información requerida para que Clockify pueda implementarla, a saber, el título de la política (como vacaciones, maternidad y bajas por enfermedad), los asignatarios o las personas que pueden solicitar el permiso, y la unidad de tiempo por la que se va a realizar el seguimiento de la política (días para permisos como vacaciones, u horas para periodos más cortos como tiempo libre en lugar de vacaciones). Los administradores también pueden definir si las políticas requieren aprobación y de quién, si se permite el saldo negativo, si las licencias de medio día son posibles y si se puede hacer a través de varios días, y si el tiempo libre por hora se permite y si se puede hacer a través de varios días también.

Las vacaciones pueden ser creadas, gestionadas y editadas de la misma manera que el tiempo libre, con la opción adicional de definirlas como recurrentes, y la posibilidad de asignarles un color específico.

Los usuarios pueden solicitar permisos seleccionando una política del menú desplegable de solicitud de tiempo libre en la página de tiempo libre de Clockify, especificando el periodo, añadiendo una nota y enviándolo para su aprobación. Esto enviará automáticamente una notificación por correo electrónico a la persona responsable de la aprobación, que podrá aprobarla o rechazarla en la pestaña de solicitudes. Los periodos de vacaciones solicitados que cubran fines de semana y festivos sólo consumirán el saldo de días laborables. Las políticas que no permiten saldos negativos no pueden ser seleccionadas por personas que no tienen suficientes días u horas en su tiempo libre acumulado. Si una persona con días insuficientes solicita tiempo libre excediendo su límite en una política que no permite saldos negativos, la solicitud mostrará un total en rojo y no podrá ser aprobada.

Estos detalles pueden parecer desalentadores al principio, pero son esenciales para mantener las políticas organizadas y garantizar que, incluso con los empleados de baja, las empresas puedan operar con una cantidad adecuada de trabajadores en todo momento. Me encanta la cantidad de pensamiento que los desarrolladores de Clockify vertieron en esta función, ya que los campos de entrada de política cubren todas las bases y no dejan ninguna posibilidad pendiente. El hecho de que se puedan editar, archivar o eliminar fácilmente también les da puntos extra en mi opinión.

4. Informes detallados

Clockify genera una variedad de informes que proporcionan una buena perspectiva de cómo la empresa está utilizando el tiempo y los recursos, esto ayuda a influenciar de manera positiva las futuras decisiones con líneas de acción basadas en datos.

El informe resumido agrupa las entradas de tiempo por factores como proyecto, fecha, cliente, usuario, grupo y etiquetas, de modo que los datos pueden presentarse exactamente según las necesidades de análisis. El informe semanal muestra algunos detalles más al limitar los intervalos de fechas a siete días, y es útil para verificar los niveles de productividad semanalmente. El informe detallado proporciona más granularidad al mostrar los detalles de las entradas de tiempo una por una y no en grupos, y también permite a los administradores editar las entradas de tiempo con este informe. Y si las plantillas de informes de Clockify no dan la estructura requerida por ciertas necesidades de análisis únicas, los administradores pueden personalizar los informes exportando el informe detallado a CSV y creando la presentación requerida utilizando tablas dinámicas en Excel o Google Sheets.

Para una mayor especificidad, se pueden generar informes para empleados individuales, para que los administradores puedan profundizar en sus números e identificar las áreas en las que sobresalen y las áreas en las que podrían necesitar ayuda. Para cuentas en Clockify Basic y superiores, los gerentes pueden ver y editar las horas de los empleados directamente en sus hojas de tiempo. Incluso se pueden guardar como PDF e imprimir si es necesario.

Otra herramienta importante para recopilar información es el panel de control del equipo. Muestra información clave sobre los empleados y los proyectos en un solo lugar, incluidos los estados de inicio de sesión y de descanso de los empleados, en qué están trabajando actualmente, cuál fue su última actividad y el tiempo transcurrido en las tareas en curso y en las últimas actividades. También muestra el tiempo total de seguimiento de cada empleado para un intervalo de fechas, lo que resulta útil para determinar rápidamente quién no ha realizado un seguimiento del tiempo o quién no ha alcanzado la cuota para el periodo seleccionado.

• Capterra: 4.7/5
• G2: 4.5/5
• TrustRadius: 8.4/10
• GetApp: 4.7/5
• Play Store: 4/5
• App Store: 4.6/5

Clockify es un software de control horario que ayuda a realizar un seguimiento de las horas de trabajo y gestionar las horas facturables a través de un sistema fácil de usar. Con una interfaz de usuario sencilla y muchas de sus funciones principales ya disponibles en la versión gratuita, Clockify se presenta como una buena aplicación en general. Es útil para empresas con operaciones in situ, sobre la marcha y remotas, y se puede utilizar en PC, web y móvil. El software también ofrece un quiosco de control horario que funciona en cualquier dispositivo conectado a internet para que los usuarios fichen in situ, junto con funciones de programación bastante ingeniosas, seguimiento de gastos e integraciones con más de 80 aplicaciones web.

La flexibilidad incorporada en la función de control horario de Clockify es encomiable, y la preocupación por la privacidad de los empleados también es digna de mención. Sus funciones de gestión del tiempo libre pueden ser difíciles de navegar al principio, pero cubren una gran cantidad de terreno y asegura que todos los factores se tienen en cuenta y las empresas nunca carecen de operaciones, incluso cuando algunos empleados están de vacaciones. La función de seguimiento de las descansos es bastante útil para garantizar que los empleados hagan los descansos obligatorios durante la jornada laboral, pero podría mejorarse aún más haciendo que los descansos fueran obligatorios y proporcionando pruebas tanto al empresario como al empleado de que los descansos se han cumplido. Las opciones de elaboración de informes son estupendas y me encanta que haya tantas opciones para presentar los datos con filtros e incluso una opción para crear informes personalizados, pero la interfaz de usuario de desglose no es especialmente intuitiva y puede convertirse en un reto, sobre todo cuando la organización del proyecto no es la mejor.

Además, Clockify tiene problemas muy serios con su aplicación para Android y está plagada de errores frecuentes y un procesamiento lento. Las versiones sin conexión del software, tanto en la web como en el móvil, también tienen algunos inconvenientes indeseables, como una funcionalidad muy limitada y el riesgo de perder datos, lo que lo hace menos que ideal para equipos en movimiento.

Pero, teniendo en cuenta el precio asequible de Clockify y su amplia variedad de funciones, el software es una solución de control horario muy viable para la mayoría de las empresas. Si los usuarios pueden pasar por alto los problemas en su aplicación para Android y las otras limitaciones que he comentado, les recomiendo que le den una vuelta y tal vez prueben el plan gratuito para ver si se adapta a sus flujos de trabajo.