Reseña honesta:

Beebole

• Precio asequible
• Amplias opciones de personalización
• Informes detallados
• Integración sin problemas con otros programas
• Equipo de asistencia receptivo

Todas las funciones de Beebole están disponibles con una tarifa plana. En inglés la llaman «Everything but the kitchen sink» (todo menos el fregadero de la cocina), lo que supone una refrescante diferencia con la habitual estructura de precios de varios niveles que establece el número de funciones en función del precio del plan de suscripción.

Por 6,99 euros/usuario/mes, Beebole permite a los usuarios realizar un seguimiento ilimitado de clientes, proyectos, subproyectos y tareas con un sistema para fichar fácil de usar, aprobación y bloqueo de hojas de horas, seguimiento y diferenciación entre horas facturables y no facturables, seguimiento de presupuestos y costes, asignación de funciones de usuario flexibles, establecimiento de recordatorios automáticos, obtención de información con informes personalizables ilimitados y seguimiento de horas extras y tiempo libre. También facilitan a los usuarios asistencia personalizada en directo para cuando necesiten ayuda con cualquier aspecto del software.

Aparte de eso, los usuarios también obtienen la aplicación móvil Beebole que es compatible con cualquier dispositivo, lo que les permite realizar un seguimiento del tiempo con un temporizador de un solo toque, y presentar hojas de horas desde cualquier lugar. También funciona sin conexión y sigue registrando el tiempo incluso sin conexión a internet. Los datos se sincronizan automáticamente cuando se restablece una conexión estable.

Beebole también tiene integraciones con varias herramientas de productividad, y su API gratuita permite aún más posibilidades. La seguridad está garantizada con SSO y cifrado de datos. Además, Beebole está disponible en 11 idiomas.

Beebole no tiene un plan gratuito, pero ofrecen una prueba gratuita de 30 días sin necesidad de tarjeta de crédito. Ofrecen un descuento del 10% si los usuarios pagan un año entero, y también para ONG y escuelas.

1. Seguimiento del tiempo de proyectos y sistema para fichar

El control horario es una parte esencial para mantener la productividad de los equipos y la rentabilidad de las empresas. Por eso es importante elegir un sistema que lo simplifique para todos y minimice el tiempo y el esfuerzo dedicados al proceso.

Beebole permite a los usuarios realizar un seguimiento del tiempo entre clientes, proyectos, subproyectos y tareas utilizando sencillos sistemas para fichar o introducir manualmente el tiempo en un formato diario, semanal o mensual. Esto permite a los usuarios obtener una imagen precisa de su uso del tiempo hasta el último minuto, o para registrar el tiempo dedicado al trabajo post-facto con facilidad.

Los usuarios podrán empezar a registrar el tiempo navegando hasta el módulo de hoja de horas de Beebole y seleccionando el formato y la fecha concreta para registrar el tiempo. Después, podrán segmentar la entrada por entidad, es decir, el cliente, el proyecto, el subproyecto y la tarea por la que se clasificará la entrada. Las entidades se añaden como filas cerca de la parte superior izquierda de la página, y para cada fila de entidad, los usuarios pueden seleccionar un elemento concreto para registrar el tiempo, lo que complica el proceso significativamente, pero da como resultado registros de tiempo muy segmentados y organizados.

Los temporizadores en tiempo real son fáciles de utilizar con solo pulsar el botón de reproducción para empezar y el botón de parada para terminar, pero solo se pueden utilizar para el formato diario en la fecha actual. Sin embargo, todos los formatos admiten la entrada manual, y los usuarios pueden añadir tiempo manualmente a posteriori indicando la duración dedicada al trabajo o introduciendo las horas de inicio y fin. Los usuarios también pueden añadir comentarios a sus entradas de tiempo para comunicar aspectos destacados o preocupaciones a sus gerentes al crear la entrada de tiempo, o después pasando el ratón por encima de la entrada deseada y haciendo clic en el icono post-it que aparece. Las entradas de tiempo también pueden copiarse pasando el ratón por encima, haciendo clic en copiar y, a continuación, haciendo clic en el día en el que se desea duplicar la entrada.

Además de las horas trabajadas, los usuarios también pueden registrar los descansos, el tiempo libre y las ausencias en el módulo de hoja de horas de Beebole. Una vez realizadas, las hojas de horas se pueden enviar haciendo clic en el botón Enviar para aprobación, situado en la parte superior del módulo. En caso de error, los usuarios pueden deshacer la acción en unos segundos, tras lo cual ya no pueden editarse a menos que sean rechazadas por un responsable. Las horas aprobadas se mostrarán con una marca de verificación, mientras que las rechazadas mostrarán una barra diagonal circular («⍉»).

En el lado de la gestión, las hojas de horas pueden ser revisadas, aprobadas y rechazadas utilizando el módulo de aprobación de Beebole. También se pueden bloquear y desbloquear horas, enviar recordatorios para el envío de hojas de horas, marcar horas como facturables o no facturables, actualizar la facturación y enviar hojas de horas en nombre de los miembros del equipo.

El sistema para fichaje de Beebole está disponible tanto para ordenador como para móvil, lo que facilita a los usuarios el fichaje de entrada y salida de los turnos de trabajo. Añadir tiempo manualmente se puede hacer de forma similar en cualquier dispositivo, por lo que pueden hacerlo en cualquier momento y en cualquier lugar. Esta funcionalidad multidispositivo permite a los empresarios controlar fácilmente la asistencia y asegurarse de que su equipo trabaja de forma eficiente.

Sin embargo, el control horario en Beebole también tiene sus inconvenientes. El primero y más obvio es la complejidad del proceso, que implica muchos pasos. Es bastante poco intuitivo tener que pasar por tantas trabas solo para fichar, y creo que sería conveniente actualizar la interfaz del módulo de control horario para hacerlo más ágil.

En segundo lugar, no hay forma de saber si la persona correcta está fichando y trabajando en el lugar correcto porque Beebole no ofrece garantías de responsabilidad como el reconocimiento facial, el seguimiento por GPS o la geovalla. Esto es bastante preocupante para mí, ya que deja a las empresas vulnerables a varios trucos de robo de tiempo que podrían costarles mucho dinero y frenar el progreso.

Aparte de eso, la versión móvil de Beebole no es tan potente ni tan fácil de usar como la versión de escritorio, lo que limita seriamente su utilización. Todo esto apunta a la conclusión de que Beebole no está realmente diseñado para ser utilizado en todas las industrias, y funciona mejor para trabajos de oficina.

2. Seguimiento del tiempo libre y gestión de ausencias

Las ausencias son un aspecto crucial de las operaciones que debe gestionarse bien para mantener la salud de las empresas. Por un lado, dan a los empleados tiempo suficiente para ocuparse de sus preocupaciones fuera del trabajo para que puedan rendir al 100% cuando vuelvan, pero las ausencias mal gestionadas pueden hacer mella en la productividad. Por eso, los sistemas de control horario también deben abarcar la gestión del tiempo libre y de las ausencias.

Beebole centraliza el seguimiento del tiempo libre y la gestión de las ausencias mediante funciones específicas totalmente integradas con el seguimiento del tiempo. Esto permite a las empresas crear políticas de tiempo libre y cuotas de ausencia ilimitadas para individuos, equipos o toda la organización, y registrar cómo se utilizan tanto en el módulo de control horario como en el de tiempo libre. Esto significa que cualquier ausencia registrada en un módulo aparecerá automáticamente en el otro.

Con el módulo de tiempo libre de Beebole, la administración puede crear tipos de ausencia como los tipos preconfigurados de permiso, vacaciones y enfermedad. Se pueden añadir tipos ilimitados para cubrir más motivos de ausencias, como maternidad, duelo y voluntariado. Cada tipo de ausencia puede configurarse para que se registre en días completos, medios días o incluso horas, y la administración puede definir cuotas para cada tipo de ausencia durante un periodo específico, como el número de días por enfermedad que un empleado puede utilizar al año. Para adaptarse a las necesidades dinámicas de la empresa, cualquier tipo de ausencia puede modificarse, desactivarse y eliminarse fácilmente.

Los usuarios pueden solicitar tiempo libre en el módulo de tiempo libre seleccionando una fecha en la parte superior de la página o haciendo clic en una ficha de fecha en la sección de calendario, indicando un tipo de ausencia en el menú desplegable y seleccionando si es para un día completo o medio día, dependiendo de cómo esté configurado el tipo de ausencia elegido. Para seleccionar varias fechas consecutivas, los usuarios pueden hacerlo en la sección de calendario haciendo clic y arrastrando por las fechas deseadas y siguiendo el mismo procedimiento. La ausencia solicitada aparecerá entonces como borrador en la sección de ausencias existentes del módulo de ausencias de Beebole. Una vez revisado y verificado, los usuarios pueden pasar el cursor por encima del borrador y hacer clic en el botón Enviar para aprobación que aparece, o hacer clic en Eliminar para borrarlo de la lista.

Alternativamente, los usuarios también pueden utilizar el módulo de hoja de horas de Beebole para solicitar tiempo libre siguiendo el mismo procedimiento que para registrar entradas de tiempo, pero añadiendo la entidad de ausencia como una fila en lugar de proyectos, tareas o clientes. A continuación, pueden seleccionar el tipo de ausencia en el menú desplegable e introducir la duración. Esto significa que los usuarios solo pueden registrar ausencias por horas utilizando este método. El tiempo libre solicitado en el módulo de hoja de horas aparecerá entonces en la sección de tiempo libre existente del módulo de tiempo libre de forma similar a la primera opción.

Ahora, una vez enviadas las solicitudes, los gerentes recibirán una notificación por correo electrónico y podrán aprobarlas o rechazarlas utilizando el módulo de aprobación de forma similar a las hojas de horas. Una vez que el gerente toma acción sobre una solicitud, el empleado solicitante recibirá una notificación por correo electrónico indicando si su solicitud ha sido aprobada o rechazada. El estado de la solicitud en la lista de tiempo libre existente también cambiará para indicar la decisión del gerente.

Además de la revisión y aprobación individual, los gerentes también pueden optar por examinar, aprobar y rechazar solicitudes de tiempo libre en bloque para ahorrar tiempo. También pueden bloquear las solicitudes de tiempo para su equipo, obtener una visión general de su tiempo libre existente y revisar los saldos siempre que sea necesario.

Es estupendo que Beebole cuente con un conjunto de funciones de seguimiento de permisos y ausencias, ya que ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo en las solicitudes y la aprobación. Elimina la necesidad de tediosas idas y venidas y la búsqueda de firmas. Sin embargo, creo que el módulo podría simplificarse un poco más para que no haya pasos adicionales que puedan dar lugar a confusión. Por ejemplo, sería mejor que las solicitudes se sometieran automáticamente a la aprobación de los gestores una vez elegidas las fechas y los tipos de vacaciones, en lugar de tener que ir a la lista de tiempo libre existente y sólo entonces poder enviarlas. Solicitar tiempo libre a través del módulo de hoja de horas también puede resultar complicado, debido a la forma poco intuitiva de añadir entidades en forma de filas y a los numerosos menús desplegables, que podrían rediseñarse para ser más elegantes y fáciles de usar.

3. Informes horarios detallados y dinámicos

Los informes son esenciales para planificar la trayectoria de cualquier organización. Ofrecen a los empresarios una visión de la realidad de sus operaciones basada en datos reales registrados por el sistema, lo que les permite tomar decisiones respaldadas por cifras reales.

Beebole permite a los usuarios crear informes ilimitados utilizando el módulo de informes o el módulo de gráficos y tablas para ver los datos registrados de cualquiera de los 45 tipos de datos registrados o reconocidos por el sistema, como ausencias, actividad, facturación, presupuesto, costes, fechas, tarifas diarias, personas, beneficios, proyectos, subproyectos y tareas, por nombrar algunos. El acceso a determinados tipos y niveles de vista está limitado por las funciones y permisos de los usuarios. Los administradores pueden verlo todo en toda la cuenta, los gerentes pueden ver datos relativos a equipos y proyectos específicos, y los miembros individuales de un equipo sin permiso para ver otros datos pueden ver solo sus propios datos.

Para crear un informe utilizando el módulo de informes, los usuarios deben hacer clic en el botón «Cambiar este informe» de la interfaz del módulo y modificar los detalles de la plantilla, como darle un nombre y elegir el tipo de datos que se mostrarán en el primer menú desplegable. También pueden añadir nuevas columnas seleccionando la entrada en blanco situada en el extremo derecho de la sección, eliminar columnas arrastrando una entrada hacia abajo y reordenar las columnas haciendo clic, arrastrando y soltando las entradas lateralmente. A continuación, pueden elegir los datos que se mostrarán en cualquier desplegable de columna eligiendo entre las opciones del menú desplegable de cualquier entrada de columna. Después, pueden aplicarse filtros adicionales para que el informe sea aún más preciso, y el estado del tiempo registrado utilizado en el informe puede indicarse como borrador, enviado, aprobado, rechazado o bloqueado. También se puede cambiar la divisa del informe respecto a la predeterminada eligiendo entre las opciones del menú desplegable de divisas para importes. Una vez añadidos y modificados todos los campos pertinentes y obligatorios según las necesidades del usuario, este podrá hacer clic en el botón «Ejecutar informe» situado en la parte superior de la página y acceder al informe que acaba de crear.

Utilizar el módulo de gráficos y tablas sigue un procedimiento similar, pero en lugar de limitarse a presentar los datos en forma de cuadrícula, permite a los usuarios crear diversos tipos de gráficos y tablas que resultan más agradables a la vista y facilitan una mejor comprensión de las cifras. Los usuarios pueden desglosar las cifras añadiendo pasos o filtros más específicos para los datos. Además, los informes generados a partir de ambos módulos pueden filtrarse aún más utilizando la opción de grupos y campos personalizados.

Una vez generados los informes, tablas y gráficos según las especificaciones del usuario, se pueden exportar para compartirlos o procesarlos posteriormente como archivos PDF, XLSX o CSV, e incluso a través de Google Drive y Microsoft OneDrive. Aparte de estas opciones, las horas registradas en Beebole también se pueden exportar a QuickBooks para Windows como un archivo Timer IIF. Adicionalmente, los informes exportados se pueden configurar para mostrar los datos en formatos personalizados y con logotipos de la empresa utilizando el módulo de configuración de exportación y un poco de conocimiento de HTML.

Sin embargo, a pesar de toda su capacidad de personalización, Beebole no dispone de un módulo dedicado al seguimiento de las horas extraordinarias. Para obtener información sobre las horas extraordinarias, los usuarios tienen que dar muchos rodeos estableciendo un número de horas por día y por semana con el módulo de configuración de la hoja de horas y añadiendo columnas de horas extraordinarias por día y horas extraordinarias por semana a cualquier informe.

Ahora bien, la personalización de los informes de Beebole es uno de sus mayores puntos fuertes, pero la forma de hacerlo solo puedo calificarla de tortuosa. Hay formas mucho mejores de personalizar los informes que con la desconcertante variedad de menús desplegables que Bebeole ofrece actualmente, que además de ser poco intuitivos, también parecen terriblemente anticuados. Además, solo están disponibles en la versión de escritorio, lo que limita mucho lo que los usuarios pueden hacer con la aplicación móvil.

4. Integraciones

Aparte de las funciones ya mencionadas de importación e integración con QuickBooks para Windows, Beebole también integra otras soluciones de contabilidad, facturación y recursos humanos. También se integra con varias herramientas de terceros para ampliar su usabilidad y funcionalidades. Los usuarios pueden conectar sus cuentas de Beebole con Google Workplace, Microsoft Azure y Microsoft 365 para diversas necesidades y servicios de computación, colaboración y productividad basados en la nube.

Para mayor seguridad, los usuarios también pueden integrar Beebole con soluciones SSO como Okta y OneLogin.

Para mejorar las hojas de cálculo de Google y poder recuperar datos en tiempo real de sus cuentas de Beebole, los usuarios disponen del complemento Google Sheets. Este permite una mayor personalización de los informes con tablas y gráficos dinámicos y cálculos más complejos. También puede utilizarse para enviar informes actualizados a través de correos electrónicos automatizados a partes interesadas específicas.

El complemento de Excel para Beebole también permite a los usuarios mejorar su experiencia con las hojas de cálculo al permitirles crear tablas personalizadas y recuperar datos en tiempo real de sus cuentas de Beebole.

(A diciembre de 2023)

• Software Advice: 4.5/5
• GetApp: 4.6/5
• G2: 4.5/5
• Capterra: 4.6/5

Beebole es una gran herramienta para controlar el tiempo y el progreso de los proyectos con precisión y para abordar muchos otros puntos débiles del entorno de trabajo moderno. Es muy personalizable y permite a los usuarios adaptar la solución a sus necesidades específicas. Pero aunque está disponible tanto para ordenadores como para móviles, la versión de escritorio es muy superior en funcionalidad y facilidad de uso a las aplicaciones móviles que, en mi opinión, están poco desarrolladas y carecen de funciones esenciales. Esto significa que no es ideal para trabajar fuera de la oficina.

No obstante, el sistema de control horario es bastante preciso y fiable, y captura cada minuto de las horas de trabajo con una gran variedad de métodos para fichar. La forma en que Beebole segmenta las entradas de tiempo también es digna de elogio, ya que reduce el tiempo que los gerentes suelen dedicar a categorizar las entradas de tiempo y ordenarlas para la nómina. Sin embargo, la forma en que se clasifican las entradas de tiempo al fichar por parte del empleado es bastante complicada y poco intuitiva. El proceso debería simplificarse drásticamente para que no fuera tan difícil o confuso de ejecutar con éxito. Otro punto problemático para mí es el requisito de envío de las hojas de horas. A diferencia de otras soluciones que calculan y envían automáticamente las hojas de horas para su aprobación por parte del gerente, Beebole toma una ruta menos intuitiva.

Ahora, los datos recogidos por el sistema de control horario, clasificados en más de 40 tipos, se utilizan como variables para los informes altamente personalizables que permiten a los usuarios obtener información sobre prácticamente todo: uso del tiempo, presupuestos, rentabilidad y mucho más. Ofrecen una gran flexibilidad con la posibilidad de añadir y eliminar columnas, especificar filtros, crear cuadros de mando de KPI y asignar informes a usuarios o grupos específicos para obtener una visión más centrada que resulta extremadamente útil a la hora de tomar decisiones empresariales importantes.

La función de control horario de Beebole permite a los usuarios registrar con precisión las horas que dedican a clientes, proyectos y tareas mediante la introducción manual de datos o el uso de temporizadores, tanto en aplicaciones de escritorio como móviles. También realiza un seguimiento de los descansos y ayuda a las empresas a controlar las horas facturables y no facturables. Además, los empleadores pueden establecer recordatorios de seguimiento automatizados para que los equipos no se olviden de enviar las fichas horarias a tiempo.

Los datos recopilados por el sistema de control horario se traducen en hojas de horas que los empleados pueden revisar, editar y enviar para que las apruebe su gerente. También se utilizan para crear informes ilimitados y altamente personalizables para obtener información sobre el uso del tiempo, los presupuestos, la rentabilidad y mucho más. Pero lo que realmente me gusta de Beebole es que permite a las empresas crear paneles de indicadores clave de rendimiento (KPI) y asignar informes a usuarios o grupos específicos para obtener información más precisa que puedan utilizar para tomar decisiones importantes. Sin embargo, la forma de hacerlo tiene una curva de aprendizaje bastante pronunciada, con tantas opciones complicadas y una interfaz anticuada del módulo de informes.

Este complejo funcionamiento va más allá de los módulos de hoja de horas e informes y se extiende a casi todos los demás aspectos de Beebole. Ni siquiera el módulo de tiempo libre está exento de ello, aunque su centralización de solicitudes, revisiones y aprobación es bastante encomiable.

Pero con tanto en un plan de bajo precio (todo menos el fregadero de la cocina), me resulta muy difícil que no me guste Beebole. El cuidado con el que los creadores conceptualizaron su producto brilla a través de las funciones que ofrecen y los puntos débiles que tratan de abordar, aunque podrían haber hecho las cosas más fáciles de navegar y operar. También les vendría bien un rediseño importante para darle un aire más fresco y actualizado.

En resumen, creo que Beebole es una buena opción para las empresas que necesitan una solución de gestión de proyectos y control horario de escritorio asequible, altamente personalizable, precisa y fiable. Sin embargo, si la funcionalidad móvil y la facilidad de navegación no son negociables, hay muchas más opciones por ahí que explorar.