Los sistemas de gestión para restaurantes son grandísimos aliados a la hora de llevar un negocio de restauración. Hay un montón de tareas que resolver desde las reservas y los pedidos, la gestión del inventario, los horarios del personal hasta la calidad de los ingredientes, entre otras muchas cosas.
Todas estas cuestiones requerirán de tu precisión y tu sabiduría a la hora de coordinar al equipo de personas que desarrolla cada una de ellas. Espero que esta selección de los mejores sistemas de gestión para restaurantes te ayuden a agilizar las operaciones, mejorar la satisfacción del cliente y llevar adelante tu empresa.
Estas herramientas gratuitas te permitirán automatizar varios procesos para que puedas centrarte en lo que realmente importa. ¡Vamos allá!
La lista definitiva
Top 6 Sistemas de gestión para restaurantes GRATIS
Para ayudarte a elegir el sistema de gestión adecuado para tu restaurante, aquí tienes una lista muy top de seis sistemas de gestión gratuitos preparados para darle un toque especial a la gestión de tu restaurante.
1. Jibble
A la cabeza de nuestra lista está Jibble. Aunque en principio no un sistema de gestión de restaurantes, ofrece una serie de funciones que pueden ser especialmente útiles a la hora de gestionar un restaurante, un bar o una cafetería.
La aplicación, disponible tanto para dispositivos móviles como en escritorio, facilita a tu personal el registro de la asistencia y el seguimiento de sus horas. También puedes establecer horarios personalizados para cada empleado, con total flexibilidad.
Este programa te garantizará nóminas precisas estableciendo tarifas personalizadas por hora y horas extra para tu personal. Los salarios se muestran en las hojas de horas de los empleados listas para el siguiente periodo de nóminas. Además, puedes exportar las hojas de horas directamente a varias integraciones de facturación de Jibble, haciendo que el proceso de gestión de nómina sea muy sencillo.
Principales funcionalidades
- Organización eficaz del personal
- Control preciso del tiempo
- Accesibilidad móvil
- Seguimiento geolocalizado
- Supervisión en tiempo real
- Políticas de trabajo personalizables
- Integración con la nómina
- Informes y análisis
- Notificaciones y alertas
- Permisos de usuario
Lo que les gusta a los usuarios
- Fácil de usar
- Reconocimiento facial para un seguimiento preciso de la asistencia
- Comodidad de la app móvil para miembros de equipos remotos
- Integración con Slack y otras plataformas
- Informes automatizados
Lo que no les gusta a los usuarios
- El CEO de la empresa lleva unas gafas blancas muy locas
2. ToastPOS
ToastPOS ofrece una solución integral para gestionar pedidos, ventas y pagos sin problemas para cualquier restaurante. Es un software muy potente basado en la nube, que te va a garantizar transparencia en los pagos. Sin dudas, tendrás un hardware de calidad para tu restaurante.
Otra de las ventajas de ToastPOS es que dispone de tecnología portátil para la toma de pedidos y pagos directamente desde la mesa de tus clientes. Con esta misma tecnología, tu equipo recibirá notificaciones de pedidos listos. Además, podrás recoger opiniones de tus clientes, lo que te permitirá mejorar la experiencia de los clientes en cualquier etapa del proceso.
Principales funcionalidades
- Gestión eficaz de los pedidos
- Información en tiempo real
- Menú personalizable
- Pedidos en mesa
- Sistema de Visualización de Cocina (KDS)
- Pedidos en línea integrados
- Gestión de la Relación con el Cliente (CRM)
- Gestión de inventario
- Gestión de empleados
- Soporte multi-localización
- Informes y análisis
- Integración con aplicaciones de terceros
Lo que les gusta a los usuarios
- Permite a los usuarios conectarse a su sitio web para editar los elementos del menú, obtener informes y realizar un seguimiento de los fichajes
- Facilidad de uso del TPV, informes y nóminas
- Increíble gestión de informes y de la cocina
- La pantalla de Visualización de Cocina es un gran punto a favor
Lo que no les gusta a los usuarios
- Tiempo de carga lento, lo que es preocupante cuando el restaurante está muy lleno
- Dificultades ocasionales con el lector de tarjetas o el hardware
- Los permisos de usuario son difíciles de implementar
- Las modificaciones en los pedidos no son fáciles de realizar
- Casi siempre se bloquea, se congela o se desconecta cuando hay una actualización del sistema, lo que es un problema grande para los empleados
- Los informes no se pueden extraer fácilmente para intervalos de fechas largos
- Atención al cliente mejorable
- Coste relativamente alto
3. 7Shifts
7Shifts es una solución de gestión de restaurantes específica para restaurantes. Este software cuenta con una serie de funciones que se adaptan perfectamente a las necesidades del sector.
Ofrece dos formas de registrar el tiempo y la asistencia. Puedes hacerlo a través de TPV o puedes utilizar 7Punches, su app independiente para fichar. Ambas opciones son adecuadas, aunque la segunda ofrece más flexibilidad porque se puede utilizar en dispositivos móviles.
Por otro lado, te permite personalizar la configuración del control de presencia para evitar fichajes anticipados y permitir fichajes en los descansos, garantizando que el registro sea preciso. También puedes configurar la geolocalización y declarar propinas directamente en la aplicación móvil.
Además, la función de programación del tiempo permite a tu personal estar al día sobre los turnos de trabajo, solicitar tiempo libre e intercambiar turnos mediante la aplicación móvil gratuita.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que este software es un poco caro, con un plan de pago a partir de 29,99 dólares al mes por ubicación. Tiene un plan gratuito, pero es muy limitado y sólo es adecuado para empresas con una única ubicación. Si quieres saber más sobre esta herramienta, te recomiendo leer nuestra reseña detallada sobre 7Shifts.
Principales funcionalidades
- Programación de turnos
- Gestión de la disponibilidad
- Cambio y solicitud de turnos
- Gestión de fichajes
- Presupuestación de mano de obra
- Autoprogramación
- Herramientas de comunicación
- Aplicación móvil
- Análisis del rendimiento
- Posibilidades de integración
Lo que les gusta a los usuarios
- Optimización basada en IA
- Entorno colaborativo
- Control de asistencia
- Permite al personal establecer un calendario semanal de disponibilidad
- Función de chat permite que una comunicación fluida
- Solicitud de tiempo libre a través de la aplicación
- Grupo de turnos
- Función de copia para la semana siguiente
Lo que no les gusta a los usuarios
- Curva de aprendizaje pronunciada
- Las nuevas herramientas no están bien diseñadas y no funcionan con otros sistemas
- Se echa en falta la posibilidad de ver qué gestor realiza qué cambios en los horarios ya publicados
- El tiempo en el libro de registro del gerente a veces no se comprende bien
- La visualización de los turnos es mucho mejor desde el navegador que desde la app móvil
4. FlipDish
Flipdish es un sistema de pedidos online enfocado a restaurantes. Es una solución ideal que te permite centralizar tus pedidos en línea desde un único lugar.
Si tu restaurante no tiene una página web, con FlipDish puedes crear tu propio sitio web o aplicación móvil personalizada para que tus clientes puedan ordenar directamente sus pedidos. Además, dispone muchas plantillas personalizables en las que podrás configurar tu menú en pocos pasos. Para una mejor imagen de marca, puedes añadir tus propias imágenes y actualizar los precios en tiempo real. Es decir, te permite crear tu propia marca.
Te será de ayuda a la hora de gestionar tu restaurante. Flipdish se integra perfectamente con tu sistema de punto de venta (POS), lo que facilita la gestión de pedidos, pagos y entrega, tanto para recogida en el local como para envío a domicilio. Es más, puedes monitorizar todo desde el panel de control.
Si tienes una cadena de restaurantes, esta plataforma también te puede ayudar porque te permite gestionar varias franquicias. Es decir, podrás administrar los menús de manera centralizada y tener una visibilidad completa de los informes de todos los locales desde un solo lugar.
En cuanto a la atención al cliente, Flipdish dispone de un soporte por correo electrónico, WhatsApp y teléfono.
Más allá de las funcionalidades propias de la gestión, Flipdish te da acceso a un montón de herramientas de marketing digital útiles para promocionar ofertas, enviar notificaciones y fidelizar a tus clientes. También puedes crear campañas por correo electrónico para fomentar la fidelidad de tus mejores tus clientes.
Dispone de tres planes de precio:
- Página web: 49€/mes
- Página web + app móvil: 79€/mes
- Quisco de autoservicio: 59€/mes
Principales funcionalidades
- Pedidos directos online
- Gestión de menús
- Procesamiento de pedidos
- Pasarela de pago integrada
- Opciones de entrega y recogida
- Base de datos de clientes
- Seguimiento de pedidos
- Análisis e informes
- Soporte multiubicación
- Comunicación con el cliente
- Integración con TPV
Lo que les gusta a los usuarios
- Comodidad de los pedidos directos online
- Posibilidad de crear una plataforma de pedidos online personalizada y con tu propia marca
- Facilidad para actualizar y modificar los menús
- Procesamiento eficaz de los pedidos
- Pasarela de pago integrada
- La función de base de datos de clientes ideal para el marketing personalizado
- Programas de fidelización y el seguimiento de las preferencias de los clientes
Lo que no les gusta a los usuarios
- Demasiados fallos
- No hay botones de «listo», «añadir tiempo extra» y «fuera de stock» cuando llegan los pedidos
- La lista de pedidos no es clara
- Tiempo de aceptación poco claro
- Los recibos impresos largos y confusos
5. Restaurant 365
Restaurant365, es un sistema de gestión de restaurantes completamente integral. No sólo te permitirá centralizar tus operaciones diarias y cotidianas (control de inventarios, recetas), además podrás automatizar muchas tareas relacionadas con contabilidad de tu empresa. Podrás conectar tus sistemas de punto de venta (POS) para que los datos de ventas se recojan automáticamente, para una contabilidad más precisa.
En cuanto a la gestión de equipos, desde el panel de control podrás crear horarios de trabajo, supervisar el rendimiento de los empleados y controlar los costos laborales. Todo en tiempo real. Dispone de herramientas de comunicación interna para una mejor coordinación.
Además, Restaurant365 genera informes bastante interesantes y detallados. La plataforma se actualiza automáticamente con los datos de tu restaurante, permitiéndote tomar decisiones al minuto.
Sin embargo, para pequeños restaurantes o cafeterías, que no tienen un margen de beneficios que lo haga sostenible, los precios pueden resultar un poco elevados. El plan básico tiene un precio de 469 $/mes por localización y el plan profesional supone unos 689 $/mes por localización. Para acceder al plan Custom tienes que consultar con ellos.
Principales funcionalidades
- Gestión financiera integral
- Control de inventario
- Cálculo de costes de menús
- Gestión de recetas
- Gestión de proveedores
- Análisis de ventas
- Gestión de la mano de obra
- Previsiones y presupuestos
- Informes integrados
- Soporte multi-sede
- Acceso móvil
- Integración con TPV
Lo que les gusta a los usuarios
- Las herramientas de contabilidad integradas que ofrecen una visión de los datos financieros (cuentas por pagar, cuentas por cobrar, informes financieros)
- Gestión eficaz del inventario
- La función de cálculo de costes de menús calcula con precisión los costes de los elementos del menú
- La posibilidad gestionar recetas facilita el control de las porciones y la utilización eficaz de los ingredientes
- La función de gestión de proveedores que permite realizar el seguimiento de los pedidos y mantener relaciones eficaces con los proveedores
- La disponibilidad de herramientas completas de análisis e informes de ventas
Lo que no les gusta a los usuarios
- Servicio de asistencia es cada vez más distante y lento
- Falta de una función de auditoría para rastrear los cambios en el sistema
- Las funciones básicas de contabilidad deberían ser más sencillas
- La incorporación es excesiva: demasiada información y desordenada.
6. TimeForge
TimeForge no es una herramienta de gestión de restaurantes como tal. Es más bien un software especializado en la gestión de equipos. Pero a fin de cuentas, para que tu restaurante funcione bien, debes dar prioridad a la gestión de tu personal y al trabajo coordinado para asegurar la calidad del servicio.
Con esta plataforma puedes crear horarios de trabajo automáticos que se ajusten a las necesidades de tu negocio. TimeForge te permite monitorear la asistencia en tiempo real y ajustar los turnos de tu personal desde cualquier dispositivo.
Las herramientas de comunicación interna son ideales para enviar notificaciones automáticas de cambios de turnos, solicitudes de tiempo libre y mensajes importantes a los empleados.
TimeForge te permite crear horarios basados en la nube para que tus empleados pueden ver sus próximos turnos en cualquier momento a través su quiosco de autoservicio.
Principales funcionalidades
- Programación de empleados
- Control de presencia y horarios
- Control de costes laborales
- Comunicación con los empleados
- Disponibilidad y solicitudes
- Análisis del rendimiento
- Cumplimiento de la legislación laboral
- Aplicación móvil
- Informes y análisis
- Integraciones
- Soporte multi-sede
- Formación y certificaciones
Lo que les gusta a los usuarios
- Facilidad para crear y ajustar los horarios del personal
- Función de control de asistencia precisa
- Herramientas de control de costes laborales
- Las funciones de comunicación con los empleados fomentan una mejor coordinación del equipo
- Los empleados pueden establecer su disponibilidad, solicitar tiempo libre e intercambiar turnos
- Función de análisis del rendimiento
Lo que no les gusta a los usuarios
- Acceso móvil limitado
- La curva de formación puede ser un poco más larga para los nuevos miembros del equipo y para el nivel directivo
¿Cómo elegir los mejores sistemas de gestión gratuitos para restaurantes?
Seleccionar el sistema de gestión adecuado para tu restaurante es como elegir los ingredientes perfectos para tu plato estrella. He aquí algunos factores clave a tener en cuenta:
- Funcionalidades destacadas: Busca sistemas que ofrezcan un conjunto completo de herramientas adaptadas a las necesidades de tu restaurante. Desde la gestión de reservas hasta el seguimiento de inventarios, cada función debe contribuir al éxito general de tu establecimiento.
- Interfaz intuitiva: Así como un menú bien diseñado mejora la experiencia de los comensales, una interfaz intuitiva garantiza una operación sin contratiempos. Elige un sistema que tu equipo pueda navegar fácilmente, reduciendo la curva de aprendizaje y maximizando la eficiencia.
- Escalabilidad: Tu restaurante puede comenzar como un acogedor bistró, pero siempre hay aspiraciones de crecimiento en el horizonte. Opta por un sistema que pueda escalar junto a tu negocio, acomodando nuevas ubicaciones, aumentando los pedidos y ampliando los equipos.
- Soporte confiable: Un equipo de soporte excepcional puede ser tu salvavidas en tiempos de dificultades digitales. Prioriza sistemas que ofrezcan un soporte al cliente ágil, asegurando que cualquier desafío que enfrentes se resuelva rápidamente.
Reflexiones finales
En esta selección de los mejores sistemas de gestión de restaurantes hemos incluido una variedad de soluciones innovadoras. Encontrarás sistemas especializados, diseñados para este sector y otras herramientas que te pueden resultar de ayuda para gestionar determinados aspectos necesarios en la gestión de restaurantes, cafeterías o bares.
