Como CEO de una empresa de aplicaciones de control horario y asistencia, mi equipo y yo buscamos constantemente el mejor software B2B para saber qué se cuece en el mercado. Eso significa que a menudo estamos investigando y/o jugando con sus productos… ya sabes, es parte del trabajo. Aquí, comparto mis conclusiones de esa investigación, dando crédito a los productos que lo merecen y siendo honesto acerca de los productos que creo que realmente hay que evitar. Así que aquí tienes una selección de los mejores programas de control horario para equipos remotos. En esta revisión trato de ser honesto, justo y perspicaz. Espero que le ayude a tomar la decisión correcta.
Descripción general
Si, como yo, diriges un negocio totalmente remoto, o simplemente estás interesado en introducirte en los espacios de trabajo remoto, deberías tener en cuenta uno de los aspectos esenciales para garantizar una experiencia de trabajo remoto satisfactoria: un buen software de seguimiento del tiempo.
Debes tener en cuenta que el trabajo a distancia supone dificultades a la hora de monitorear el horario de tus empleados. Por otro lado, es posible que tengas que recurrir al spam constante de correos electrónicos o mensajes. Además, a nadie le gusta sentir que no se confía en él a la hora de hacer su trabajo.
En este artículo, te ofrezco algunos de los mejores software de control horario para tu personal. Utilizar el adecuado puede ayudarte a controlar la productividad de tus empleados y a fomentar la responsabilidad en el cumplimiento de sus horas de trabajo sin ser excesivamente intrusivo.
La lista definitiva de los mejores programas de control horario para equipos remotos
1. Jibble
¿Qué tiene Jibble para ocupar el primer puesto de esta lista? Bueno, déjame que te lo explique. Jibble es un grandísimo aliado a la hora de controlar el tiempo y la asistencia, asegurándole una ayuda extra a todos esos guerreros del trabajo remoto (¡como tú!). Está lleno de características impresionantes que hacen que el control horario sea mucho más simple. Con Jibble, podrás centrarte en la productividad, garantizando la fluidez y la agilidad. Lo mejor de todo es que es 100% gratis, ¡para siempre!
Uno de los puntos fuertes de Jibble en lo que respecta al trabajo remoto es que permite a tus empleados registrar su tiempo directamente en MS Teams o Slack. Todo lo que tienes que hacer es escribir «/in» para fichar, y puedes ver quién está trabajando actualmente escribiendo «/all». Esta simplificación ahorra mucho tiempo y esfuerzo, lo que en última instancia se traduce en una mayor productividad.
Con Jibble, puedes decir adiós a la confusión gracias a sus excelentes funciones de gestión de proyectos que te permiten compartimentar todos los proyectos y tareas específicas de tus trabajadores remotos. Esto te ayudará a determinar cómo y dónde se emplean las horas, permitiéndote alcanzar tus indicadores clave de rendimiento (KPI). Todo esto se puede conseguir con unos simples comandos, y los directivos también pueden utilizar el mismo Jibble Bot para generar hojas de horas que aportan información detallada y procesable que puede ayudarles a tomar decisiones y mejorar el rendimiento en el futuro.
Uno de los puntos fuertes de Jibble en lo que respecta al trabajo remoto es que permite a tus empleados registrar su tiempo directamente en MS Teams o Slack. Todo lo que tienes que hacer es escribir «/in» para fichar, y puedes ver quién está trabajando actualmente escribiendo «/all». Esta simplificación ahorra mucho tiempo y esfuerzo, lo que en última instancia se traduce en una mayor productividad.
Por otro lado, Jibble también te ayuda con el recurrente problema de la conversión de divisas tan frecuente con los equipos que trabajan en remoto. Podrás calcular las horas de trabajo de tus empleados estén donde estén, gracias a su función de seguimiento de la geolocalización en tiempo real. Puedes establecer tarifas facturables en cualquier divisa, lo que te ahorrará a ti y a tus trabajadores remotos el engorro de la conversión entre divisas.
Todas estas funciones son muy útiles, pero no acaban aquí. Cualquier dato recopilado se puede exportar posteriormente a XLS, CSV o al software de nóminas que prefieras. Jibble tiene integraciones con software de nómina como Xero, ADP, Paychex, Sage, y más.
Pensando ante todo en tu comodidad, hemos diseñado las planillas u hojas de horas de Jibble para que se calculen automáticamente y estén listas para la nómina, ahorrándote a ti y a tus empleados un tiempo inestimable, o utiliza la función de aprobación para revisar y aprobar las hojas de horas antes de enviarlas.
Según mi experiencia personal, entiendo que los datos son importantes para determinar las mejores líneas de acción, por lo que hemos hecho que Jibble sea capaz de proporcionar informes muy avanzados que ofrezcan una visión real de cómo utiliza el tiempo tu equipo, ayudándote a identificar tendencias con múltiples filtros que te permitan tomar mejores decisiones. Todas estas características ayudarán a que tus equipos remotos alcancen una productividad óptima.
El plan gratuito de Jibble es una herramienta indispensable que cumple todos los requisitos de la mejor aplicación de control del tiempo, y es tan buena que la gran mayoría de los usuarios de Jibble nunca pagan ni un céntimo. Pero si tienes una operación más grande y compleja, las modalidades de pago tienen funcionalidades muy avanzadas que te ayudarán a sacar lo mejor de tus equipos remotos con una muy buena relación calidad-precio.
Claro, Jibble es nuestro producto. Pero también es el software de control del tiempo mejor valorado en sitios como Capterra y GetApp. Las reseñas que puedes encontrar en App Store y Google Play Store, son igualmente positivas. Así que ya sabes que estas afirmaciones están respaldadas por la experiencia de los usuarios que están muy contentos de compartir su buena experiencia. Hazte con Jibble hoy mismo y únete a nuestra creciente lista de trabajadores remotos que han descubierto que la productividad óptima comienza con un jibbling.
Lo que les gusta a los usuarios
- 100% GRATIS para siempre
- Interfaz de usuario sencilla y amigable
- Seguimiento geolocalizado
- Se integra con MS Teams y Slack
- Seguimiento preciso del tiempo e informe de asistencia
- Opciones de fichaje offline
Lo que no les gusta a los usuarios
- El naranja no es su color favorito
2. Homebase
Homebase es una solución basada en la nube para gestionar horarios, hojas de horas o planillas y nóminas de empleados. Dispone de un plan básico gratuito con funciones limitadas adecuado para equipos pequeños de hasta 20 empleados. Para acceder a funciones más avanzadas, ofrecen varios planes de pago con funciones optimizadas para operaciones más grandes que oscilan entre 20 y 80 dólares por ubicación al mes.
Lo que diferencia a Homebase del resto del mercado es que permite a los empleadores gestionar los horarios de los empleados fácilmente. Con sólo arrastrar y soltar, puedes programar, intercambiar turnos y gestionar la disponibilidad. También me encanta que ofrezca una plataforma para facilitar la colaboración de los miembros del equipo. Funciones como la mensajería, el chat en grupo y el uso compartido de documentos permiten una comunicación eficaz dentro de la plantilla.
Otra característica que me impresionó es su capacidad para permitir a los trabajadores remotos fichar o marcar tarjeta mediante reconocimiento facial a través de la aplicación en sus teléfonos, escritorio o puesto de trabajo con su aplicación web. También pueden hacerlo por GPS, o a través de un método de código PIN probado y comprobado.
Homebase es realmente útil para las empresas que desean una mayor transparencia en las horas trabajadas por sus equipos remotos a través de su sólida selección de funciones útiles. Sin embargo, las empresas que utilizan varios dispositivos pueden encontrarse con algunos problemas, como fallos en el fichaje o cierres de sesión inesperados que pueden causar cierta molestia, especialmente si siguen sucediendo.
El sistema de programación también podría mejorar un poco, ya que los usuarios afirman haber encontrado incoherencias en algunas funciones, lo que provoca frustración y retrasos. La función de informes también podría ser poco apropiada para ciertas empresas que necesitan un análisis más profundo de sus datos.
En general, Homebase es un software de control horario fiable y flexible, con funciones sólidas que pueden ser útiles para algunas empresas, y esperamos mejoras en sus áreas con problemas en el futuro.
Lo que les gusta a los usuarios
- Reloj de fichar eficaz
- Gestión sin esfuerzo de los horarios de los empleados
- Facilidad de fichar mediante reconocimiento facial y otros métodos en todas las plataformas
Lo que no les gusta a los usuarios
- Fallos que dificultan el fichaje
- Desconexiones inesperadas
- Incoherencias en el sistema de programación de horarios
- Los informes carecen de profundidad
- Pago adicional por funciones básicas
Aquí te dejo una reseña sobre Homebase, por si quieres echarle un vistazo.
3. Clockify
El tercer lugar de este ranking es para Clockify, un software de control horario en la nube compatible con ordenadores de escritorio, portátiles y dispositivos móviles.
Su característica más conocida es su sencillo pero eficiente control horario. Todo lo que necesitas hacer es pulsar «play» cuando comiences una tarea y pulsar «stop» cuando la hayas completado. Si estás trabajando en varias tareas a la vez, puedes vincular las tareas a proyectos específicos, lo que facilita el seguimiento de tus datos.
Con Clockify, los directivos pueden hacer un seguimiento diario de las horas de llegada y salida del equipo, los descansos, horas extra y el tiempo libre. El personal remoto puede ver el rendimiento en todas las tareas, lo que ayuda a todos a obtener información útil sobre cómo están empleando su tiempo.
Lo que lo convierte en el mejor software de control horario para muchas empresas es que todos sus planes, tanto gratuitos como de pago, pueden ser utilizados por un número ilimitado de usuarios. Además, sus planes de precios asequibles, a partir de 3,99 $ al mes, hacen que sea una gran oferta para los directivos que desean controlar a sus empleados y sus gastos de manera eficaz y acceder a funciones prácticas para empresas con un personal en constante movimiento que prefiere utilizar sus teléfonos para fichar.
Los datos de seguimiento de sus equipos remotos pueden analizarse a través de un panel de informes que puede personalizarse con varios filtros según sus necesidades. Estos informes pueden ser compartidos con cualquier persona a través de enlaces personalizados o exportados a archivos PDF para su impresión o en hojas de cálculo para manejar los datos y crear tablas dinámicas personalizadas. Clockify se integra también con una variedad de otras herramientas de productividad, como Slack, Jira y Asana, lo que facilita la colaboración del personal remoto con otros miembros del equipo.
Desafortunadamente, el plan gratuito de Clockify es muy limitado en comparación con el plan de pago. Aunque los planes gratuitos pueden tener un número ilimitado de usuarios, se trata en última instancia de una herramienta básica de control horario. Si necesitas funciones más avanzadas, como la posibilidad de realizar un seguimiento detallado de las horas facturables, las vacaciones anuales y las ausencias por enfermedad, así como la localización GPS, tendrás que pasar a un plan de pago.
Otros problemas reportados por los usuarios incluyen errores en la aplicación para Android, tiempos de procesamiento lentos, fallos frecuentes y una eficiencia drásticamente reducida en entornos con poca o ninguna conexión a Internet, lo que se traduce en inconvenientes para los usuarios del sector servicios.
Lo que les gusta a los usuarios
- Control horario sencillo y eficaz
- Facilidad de uso
- Compatibilidad con una amplia gama de dispositivos
Versiones gratuitas y económicas - Integración con más de 80 herramientas de productividad
Lo que no les gusta a los usuarios
- Funciones limitadas en el plan gratuito
- Falta de funciones avanzadas en el plan gratuito
- Aplicación móvil defectuosa
- Problemas de sincronización
- Ineficiente en entornos con poca o ninguna conexión a Internet
Aquí tienes una reseña totalmente honesta y muy completa sobre Clockify
4. Toggl Track
Toggl Track es un software de control horario que te permite a ti y a tus empleados remotos controlar el tiempo invertido en diferentes tareas, proyectos y clientes. Me encanta se haya diseñado con una orientación hacia los freelancer, con una interfaz amigable e intuitiva y muchas funcionalidades que demuestran lo mucho que se ha pensado en su diseño y ejecución. Vamos a echar un vistazo a esas características juntos, ¿de acuerdo?
En su esencia, Toggl Track está diseñado para ser una herramienta de gestión eficiente del tiempo capaz de optimizar el rendimiento de tus equipo remotos. Está repleto de otras características únicas y muy útiles.
Algunas de sus características más destacadas son el botón Toggl, casi omnipresente, que te permite registrar el tiempo en cualquier proyecto: sólo tienes que activar el botón Toggl para la tarea específica en la que estés trabajando y empezará a registrar tu tiempo. Cuando hayas terminado, apágalo y los datos registrados se enviarán a un sistema de informes sólidos que generará una visión detallada del uso del tiempo por parte de tus empleados remotos.
Y como procesamos mejor los datos de manera visual, las potentes herramientas analíticas de Toggl Track incluyen tablas y gráficos personalizables realmente buenos que te ayudan a visualizar las cifras. Estos informes también se pueden exportar en Excel, CSV y PDF. Se integra muy bien con otras aplicaciones, por lo que podrás incluirlo en tus flujos de trabajo.
En cuanto a la gestión de proyectos, Toggl Track permite a tu personal remoto establecer su objetivo de tiempo estimado para cada proyecto, que los administradores también pueden ver. El número total de horas de seguimiento por proyecto se puede ver en la columna de Estado en la página de Proyectos, desde donde también se puede ver el progreso de las tareas y el conjunto de estimaciones de tiempo del proyecto. Estas estimaciones son importantes para determinar si se están cumpliendo los objetivos.Cuando se superan las estimaciones, el rastreador de tiempo se volverá rojo, que es una pista visual muy pensada que habla del cuidadoso diseño que se puso en hacer Toggl Track.
Y hablando de funciones bien pensadas, la función del temporizador Pomodoro de Toggl Track realmente merece un debate, ya que fomenta la productividad óptima recordando a los trabajadores remotos que deben hacer breves descansos después de una cantidad determinada de tiempo de trabajo para reducir el agotamiento. El método Pomodoro es también una forma de promover una práctica laboral equilibrada que considere la salud mental como un factor esencial de la productividad, y eso nos encanta.
Con todas estas características, se puede entender por qué Toggl Track es algo así como el centro de atención de la competencia por ser aclamado como el mejor software de seguimiento del tiempo.
Su plan gratuito tiene características muy limitadas que no son sino la sombra de su verdadera capacidad, que se puede desbloquear con las versiones de pago. Los planes de pago comienzan en 9,00 dólares por usuario al mes, que pueden llegar hasta los 18,00 dólares al mes por usuario de la versión Premium, y eso no sostenible para la mayoría de las empresas.
Además del precio, también está el problema de tener fallos, caídas frecuentes y una confusión considerable en el seguimiento del tiempo cuando se trabaja hasta tarde por la noche, y el riesgo de perder el tiempo de seguimiento al cambiar de pestaña, según informan los usuarios… lo cual es un poco irónico para un cronómetro.
Pero si tienes el presupuesto, te encanta lo que vas a obtener por el precio, y estás dispuesto a pasar por alto las preocupaciones que puedan surgirte en el futuro, ¡yo digo que vayas a por ello!
Lo que les gusta a los usuarios
- Segmentación de proyectos y tareas que permite una gestión más ágil
- Análisis detallados
- Interfaz fácil de usar
- Temporizador Pomodoro
- Buena integración con otras aplicaciones
Lo que no les gusta a los usuarios
- Es caro
- Fallos y caídas frecuentes
- Confusión a la hora de notificar horas nocturnas/perdidas
- Contradicciones entre el seguimiento manual y el automática
Te propongo que eches un ojo a esta reseña sincera y detallada sobre Toggl Track donde profundizo más en este programa.
5. Apploye
Apploye es un software de control de empleados basado en la nube con seguimiento del tiempo que hace la audaz afirmación de que es el mejor de su clase en el mercado. Descubramos si esta afirmación tiene fundamento y qué podemos esperar de él.
De entrada, diría que Apploye es un software realmente impresionante que está a la altura de su descripción como sistema de control de empleados con seguimiento del tiempo, y mucho más. Su ingenioso conjunto de funciones es muy útil para controlar a los equipos remotos. Incluye un eficaz seguimiento del tiempo en tiempo real o manual que puede activarse o desactivarse con un simple clic, una función que permite a los empleados escribir notas si se olvidan de fichar.
Por otro lado dispone de una función de seguimiento de proyectos que te permite supervisar y manipular los proyectos pasados y actuales en un solo lugar; funciones de gestión de empleados capaces de gestionar los horarios y enviar notificaciones sobre los turnos, y ver los resúmenes de turnos y asistencia en una base de datos, generación de informes para hojas de horas diarias y semanales.
Además dispone de RemoteTrack, una función adicional que supervisa las actividades de los empleados mediante capturas de pantalla y seguimiento de URL. Permite a los directivos determinar los niveles de productividad de los empleados remotos, ya que la función de captura de pantalla puede mostrar a los administradores cómo utilizan los empleados el tiempo de la empresa mediante capturas de pantalla tomadas a intervalos de diez minutos o aleatoriamente, y mediante el seguimiento de aplicaciones y URL que registra qué aplicaciones y qué sitios se visitaron durante las horas de seguimiento.
Quizá Live Feed es la función más importante, ya que permite a los directivos ver en directo las pantallas de los ordenadores de los empleados, lo que les da una visión de águila de dónde se va realmente el tiempo -y el dinero- de la empresa.
Aunque estas funciones de supervisión parecen estupendas, en realidad son más apropiadas para operaciones en las que la gestión práctica es esencial. Sin embargo, el empleado típico puede considerar algunas de estas funciones de supervisión como una violación de su intimidad. Esto puede dar lugar a fricciones que desvíen la atención de lo verdaderamente importante y provoquen un descenso de la productividad y el rendimiento. Estas funciones también pueden ser un obstáculo para empresas que realizan operaciones confidenciales.
Otra causa de descontento entre los usuarios de Apploye es la falta de información detallada en sus informes. La falta de integración con terceros y de opciones de personalización también limita su utilidad para empresas con necesidades de software específicas.
Apploye es compatible con dispositivos móviles y de escritorio, lo que la convierte en una herramienta conveniente para las empresas que tienen empleados remotos o que necesitan realizar un seguimiento de la productividad de los empleados desde diferentes lugares. Aunque no tiene un plan gratuito, ofrece una prueba gratuita de 10 días para que te hagas una idea de cómo encajará el software en tu dinámica de trabajo actual. Los planes van desde los 2 dólares mensuales del nivel Solo hasta los 3,5 dólares mensuales del nivel Elite.
Lo que les gusta a los usuarios
- Gran variedad de funciones
- Interfaz de usuario sencilla
- Excelentes funciones de control de la productividad
Lo que no les gusta a los usuarios
- Las funciones de control de productividad pueden conducir a la microgestión
- Fricción y pérdida de confianza por la invasión de la privacidad
- Los Informes carecen de detalles
- Falta de opciones de integración
Si quieres más información sobre este software, aquí tienes una reseña muy detallada de Apploye.
The definitive list:
- 100% FREE forever
- Geolocation tracking
- Simple and friendly user interface
- Integrates with MS Teams and Slack
- Accurate time tracking and attendance report
- Offline clock-in options
- Orange is not their favorite color
What is it about Jibble that lands it in the number one spot on this list? Well, let me break it down for you. Jibble is your trusty sidekick when it comes to time and attendance tracking, going the extra mile for all remote work warriors (like you!) out there. It’s absolutely packed with awesome features that make virtual team time tracking a breeze. With Jibble, you’ll have your finger on the pulse of productivity, keeping things smooth and streamlined. Best of all, it’s 100% free — forever!
One of Jibble’s strengths when it comes to remote working is that it lets your staff track their time directly in MS Teams or Slack. All you need to do is type ‘/in’ to clock in, and you can see who’s currently working by typing ‘/all’. This simplification saves a lot of time and effort which ultimately leads to better productivity.
With Jibble, you can kiss confusion goodbye with its excellent project management features that allow you to compartmentalize all projects and specific tasks which remote workers can choose when clocking in. This really helps in determining how and where hours are spent, helping you hit your KPIs. All of these are achievable with a few simple commands, and managers can also use the same Jibble Bot to generate timesheets that provide in-depth and actionable information that can help them make decisions and improve output down the road.
You can also say adieu to the currency conversion mess that often plague remote teams. Jibble also allows you to calculate your employees’ working hours no matter where they are, thanks to its incredible real-time geolocation tracking feature. You can set up billable rates in any currency, saving you and your remote worker’s time in translating between currencies.
While all of those features are quite neat, it doesn’t just end there. Any gathered data can later be exported into XLS, CSV, or your preferred payroll software. Jibble has integrations with payroll software such as Xero, ADP, Paychex, Sage, and more.
With your convenience first and foremost in our minds, we’ve designed Jibble’s timesheets to be auto-calculated and payroll-ready, saving both you and your employees invaluable time, or use the approvals feature to review and approve timesheets before rolling them out. These unique features will help streamline the time tracking process, making it infinitely easier especially for businesses with employees who are working across different time zones.
Drawing from personal experience, I understand how data is important in determining the best courses of action, so we’ve made Jibble capable of providing highly-detailed analytics and really advanced reports that give you powerful insight into how time is spent by your remote teams, helping you identify trends with multiple filters so you can make better decisions in the future. All of these excellent features in a 100% free time tracking app pack a serious punch that will surely help your remote teams achieve optimal productivity.
Jibble’s free plan is an indispensable tool that checks all the boxes for the best time tracker app, and it’s so good that the vast majority of Jibblers never pay a single cent. But if you have a larger and more complex operation, the paid upgrades give you quite the bang for your buck with advanced features that will help you bring out the best in your remote teams.
Sure, Jibble is our product. But it’s also the highest-rated time tracking software across sites such as Capterra and GetApp. The same positive reviews can also be found on the App Store and the Google Play Store, so you know that these claims are backed up by the experience of users who are only too happy to share their joy. Get Jibble today and join our growing list of remote workers who discovered that optimal productivity begins with jibbling in!
- Efficient time clock
- Effortless management of employee schedules
- Ease of clock-in through facial recognition and other methods across platforms
- Reports lack depth
- Unexpected logouts
- Extra payment for basic features
- Glitches that make clocking in difficult
- Inconsistencies in the scheduling system
Homebase is a cloud-based solution for managing employee schedules, timesheets, and payroll. It has a free Basic Plan with limited features suitable for small teams of up to 20 employees, but to access more advanced features, they offer several paid plans with features optimized for bigger operations that range from $20 – $80 per location per month.
This time clock software is for managers who need to schedule and keep their employees updated about shift work. What sets Homebase apart from the rest of the market is the feature that allows employers to create and manage employee schedules effortlessly with drag-and-drop scheduling, shift swapping, and availability management with just a few clicks to ensure optimal coverage and minimize scheduling conflicts. I also love that it provides a platform for easy communication and collaboration among team members. Features like messaging, group chat, and document sharing enable efficient communication within the workforce.
Another feature that impressed me is its ability to allow remote workers to clock in and out using facial recognition through the app on their phones, via a desktop or workstation with its web app, by GPS, or through a tried-and-tested PIN code method.
Homebase is really useful for companies who want more transparency in the hours worked by remote teams, ensuring accountability through its robust selection of useful features. However, companies that use multiple devices may encounter some trouble such as glitches in clocking in or unexpected logouts that may cause a degree of annoyance, especially if it keeps on happening.
The scheduling system could also use a little bit of improvement, as users report that they have encountered inconsistencies in some functions, leading to frustration and delays. The reporting feature might also be inadequate for certain businesses that need more in-depth analysis of their data.
Overall, Homebase is a reliable and flexible time tracker software with solid features that may be useful for some businesses, and we’re rooting for improvements in their problem areas in the future.
- Simple and efficient time tracking
- Free and budget-friendly versions
- Integration with 80+ productivity tools
- Compatibility with a wide range of devices
- Ease of use
- Buggy mobile app
- Synchronization issues
- Lack of advanced features in the free plan
- Inefficient in low to no internet environments
- Limited features on the free plan
Third on our list is Clockify. Perfect for employers who are looking for time trackers for their remote workers on a budget, Clockify is a cloud-based time tracking software that allows you to track employee time and productivity that is compatible with desktops, laptops, tablets, and mobile devices.
Clockify’s most well-known feature is its simple yet efficient time tracking. All you need to do is hit “play” when you start a task and press “stop” when the task is complete. If you’re working on multiple tasks across multiple projects, you can link tasks to specific projects, making it easier to monitor your data.
With Clockify, managers can track the team’s arrival and departure times, breaks, overtime, and time off with ease on a daily basis. Remote staff can see their performance on all tasks, helping everyone to gain helpful insights into how they are spending their time so that efficiency can be improved across the entire workforce.
What makes it a contender for the top time tracking software choice for many businesses is that all their plans – both free and paid – can be used by an unlimited number of users. Moreover, their budget-friendly pricing plans, starting as low as $3.99 per month, make it a great deal for managers who wish to monitor their employees and expenses effectively and access handy features like overtime tracking, time off management, monitoring project-related costs, and multi-device compatibility. All of these are perfect for companies with staff that are constantly on the move and prefer to use their phones to clock in/out.
The tracked data from your remote teams can be analyzed through a report dashboard that can be customized with several filters to suit your analysis needs. These reports can also be shared with anyone through custom links or exported into PDF files for printing or into spreadsheets to manipulate data and create custom pivot tables. Clockify also integrates with a variety of other productivity tools, such as Slack, Jira, and Asana, which makes it easy for remote staff to collaborate with others on the team.
Unfortunately, what Clockify offers with its free plan is very limited in comparison to the paid plan. Though free plans can have unlimited users, it is ultimately a basic time tracking tool. If you need a time tracker with more advanced features such as the ability to track details of billable hours, annual leave and sickness-related absences, and GPS location, you would need to upgrade to a paid plan.
Some other issues that users have reported include bugs in the Android app, slow processing times, frequent crashes, and drastically reduced efficiency in environments with low to no internet connection, which translates into inconvenience for users in the service industry.
- Pomodoro timer
- In-depth analytics
- Easy-to-use interface
- Well-integrated with other apps
- Project and task segmentation that allows more streamlined management
- Expensive
- Frequent bugs and crashes
- Confusion in reporting late night/lost hours
- Manual toggling seems counterintuitive vs. automatic tracking
Toggl Track is a time tracking software that allows you and your remote employees to track time spent on different tasks, projects, and clients. I love that it is designed with freelancers in mind, with a friendly and easy user interface and so many amazing features that show just how much thought was put into its design and execution. Let’s take a look at those features together, shall we?
At its core, Toggl Track is designed to be a tool for efficient team time management with capabilities to track time spent on different tasks and create relevant calculations and reports to help deliver insights that will optimize the performance of your remote teams. It is chock-full of other unique and very useful features that aim to make time tracking intuitive and seamless, and as easy as toggling a button — pun fully intended.
Some of its standout features include the almost-omnipresent Toggl button that allows you to track time on any project — you literally just toggle the Toggl button for the specific task you will be working on (which by the way would be present in almost of your browsers and apps to remind you to track), and it begins tracking your time. When you’re done, you toggle it off, and the data it recorded will be sent over to a robust and detailed reporting system that generates an in-depth look at how time is being used by your remote employees, giving you detailed and accurate insight that you can use to improve performance across all sections of the workforce.
And because humans process data best as visuals, it’s worth mentioning that the insights produced by Toggl Track’s powerful suite of analytic tools include really good customizable charts and graphs that help you visualize the necessary numbers. These reports can also be exported in a variety of file options such as Excel spreadsheets, CSV, and PDF. It also integrates well with other apps, allowing for seamless embedding into existing workflows.
When it comes to project management, Toggl Track allows your remote staff to set your estimated time goal for each project, which managers can also see. The overall number of tracked hours per project can be viewed in their Status column on the Projects page, from which you can also view the progress of tasks with set Project Time Estimates. These PTEs are important in determining whether you’re meeting your target hours based on set estimates or overshooting them, which helps in promoting accountability and transparency. When estimates are exceeded, the time tracker will turn red, which is a very thoughtful visual clue that speaks to the careful design that went into making Toggl Track.
And speaking of thoughtful features, Toggl Track’s Pomodoro Timer feature truly deserves discussion, as it encourages optimal productivity by way of reminding remote workers to take short breaks after a set amount of working time in order to reduce burnout. The Pomodoro method is also a way of promoting a well-balanced work practice that considers mental health as an essential factor of productivity, and we absolutely love that.
With all these features, you can understand why Toggl Track is somewhat of an attention-grabber in the competition for the honor of being hailed as the best time tracking software out there. However, it does come with a few downsides — primarily, it’s the steep price. As expected for most free plans, their free tier has very limited features that render it a shadow of its true capability, which can be unlocked with the paid versions. Paid plans begin at $9.00 per user per month, which can go up to $18.00 per user monthly for the Premium version, and that’s just not friendly nor sustainable for most businesses.
Aside from the price consideration, there is also the issue of having way too many bugs, frequent crashes, and considerable confusion in tracking time when working late at night, and the risk of losing tracked time when switching tabs, as reported by users… which is kind of ironic for a time tracker.
But if you have the budget, love what you’re going to get for the price, and are willing to overlook the concerns that may arise for you in the future, I say go for it!
- Variety of features
- Simplicity of user interface
- Excellent productivity monitoring capabilities
- Reports lack detail
- Lack of integration options
- Friction and erosion of trust over privacy invasion issues
- Productivity monitoring features may lead to micromanagement
Apploye is a cloud-based employee monitoring software with time tracking which makes the bold claim that it is the best of its kind in the market. Let’s discover if this claim has any substance to it, and what to expect from it.
Right off the bat, I would say that Apploye is a really impressive software that lives up to its description as an employee monitoring system with time tracking, and a whole lot more. Its nifty set of features is really helpful in keeping tabs on remote teams — these include efficient real-time or manual time tracking that can be activated or deactivated with a single click, with a feature that allows employees to write notes if they forget to clock in; a project tracking feature that enables you to monitor and manipulate past and current projects in one place; employee management features that allow you to manage schedules and send notifications about shifts, and view shift and attendance summaries in one database; reports generation for daily and weekly timesheets; and the RemoteTrack add-on feature that monitors employee activities through screenshots and URL tracking.
This RemoteTrack feature is very useful for employers in determining remote employees’ productivity levels, as the screenshot function can show managers how employees utilize company time through screenshots taken at ten-minute intervals or randomly, and through apps and URL tracking that records what apps and what sites were visited during tracked hours. There is also an activity level tracker that measures mouse movement, typing, and app-switching information to determine if remote employees are spending their time productively. But aside from all of these, the Live Feed function is the most significant, as it allows managers to view a live feed of employees’ PC screens, thus really giving them an eagle’s eye view of where company time — and money — truly goes.
While these monitoring features seem great, they are really most appropriate for operations where hands-on management is essential. However, the typical employee may consider some of these monitoring features as a violation of their privacy. This can lead to some friction which may take away the focus on what is truly important, and cause a decline in productivity and output. These features may also be a dealbreaker for companies that deal with confidential operations.
Another area of discontent for Apploye users is the lack of in-depth and actionable detail in its reports. The lack of critical third-party integration and customization options also limits its usability for companies with specific software needs.
Apploye is compatible with both mobile and desktop devices, which makes it a convenient tool for businesses that have remote employees or that need to track employee productivity from different locations. While it doesn’t have a free plan, they offer a free 10-day trial to give you a foretaste of how the software will fit into your current workflow.
