Como director ejecutivo de una empresa de software de control de asistencia y control horario, mi equipo y yo buscamos constantemente el mejor software B2B para saber qué ocurre en el mercado. Eso significa que a menudo investigamos y/o probamos sus productos; ya sabes es parte del trabajo. Aquí comparto mis hallazgos de esa investigación, dando crédito a los productos que lo merecen y siendo honesto sobre qué productos creo que realmente debería evitar. Así pues, hoy te presento un listado de los mejores sistemas de gestión gratuitos para consultores y asesores. En este análisis trato de ser sincero, justo y perspicaz. Espero que lo ayude a tomar la decisión correcta…
Descripción general
Para los consultores, hacer malabarismos con múltiples clientes y tareas mientras se esfuerzan por mantener la eficiencia y la precisión, puede parecer como caminar por la cuerda floja. Con tanto trabajo por hacer, mantenerse organizado y productivo es un desafío, lo entiendo.
Afortunadamente, existen varios sistemas de gestión gratuitos que se adaptan específicamente a las necesidades de los consultores. Desde la organización de tareas hasta el seguimiento del tiempo y la colaboración con los clientes, estas herramientas pueden ser recursos invaluables para los consultores que buscan optimizar sus flujos de trabajo y mejorar su productividad. En este artículo, exploraremos seis de los mejores sistemas de gestión de consultores.
Los 6 mejores sistemas de gestión para consultores y asesores
La lista definitiva
1. Jibble
Comencemos con Jibble, el software de control horario y asistencia en el que confían miles de consultores.
Una facturación precisa dependerá en gran medida de la capacidad de realizar un seguimiento preciso de su tiempo, y ahí es donde Jibble entra en acción. Desde el inicio del proyecto hasta las reuniones con los clientes y más allá, esta app te permite realizar un fácil seguimiento del tiempo que dedicas a los asuntos de los clientes. Todas sus entradas de tiempo se sincronizan directamente con su cuenta de Jibble, proporcionándote una visión general de sus horas facturables muy completa.
Jibble no sólo te ayuda a controlar el tiempo, sino que puedes considerarlo tu sistema de gestión de consultores todo en uno. Puedes usar Jibble para programar, hacer seguimiento de proyectos, gestionar ausencias y hacer seguimiento por GPS, lo que resulta muy útil si gestionas una empresa de consultoría. Además puede integrarse con varias aplicaciones de gestión de proyectos y facturación y sincronizar tus datos en todas las plataformas sin problemas.
¿Necesitas información sobre las actividades del equipo? Sólo tienes que ir directamente al panel de Jibble, donde podrás ver en tiempo real quién está dentro, quién no y en qué está trabajando cada uno.
Los informes de asistencia y tiempo se pueden generar en formato XLS, CSV o directamente en la herramienta de nómina y facturación que elijas, lo que hace que el proceso de facturación sea sencillo y eficiente. También puedes establecer facturaciones personalizadas para cada cliente para garantizar una facturación correcta y transparente.
Ya sea que trabaje solo o gestione un equipo de consultores, Jibble ofrece la flexibilidad y la funcionalidad que necesita para mantenerse organizado y productivo.
Funcionalidades principales
- Control horario sin esfuerzo
- Segmentación de proyectos
- Información en tiempo real
- Integraciones de nóminas y facturación
- Accesibilidad móvil
- Gestión de tareas personalizable
- Recordatorios de seguimiento de tiempo basados en ubicación y hora
Lo que les gusta a los usuarios
- Interfaz amigable
- Compatibilidad con múltiples dispositivos
- Integración perfecta con Slack y otras plataformas
- Informes completos y automatizados
Lo que no les gusta a los usuarios
- ¡Cuéntanoslo! Nos encantaría saber cómo podemos mejorar.
2. Trello
Trello es más que una herramienta de gestión de proyectos: es una herramienta que aumenta la productividad de los consultores. Con su interfaz sencilla, flexible y potente, Trello facilita el seguimiento de las tareas, la colaboración con los miembros del equipo y la organización.
En el corazón de Trello se encuentran los tableros, las listas y las tarjetas, que proporcionan una visión clara de quién está haciendo qué y qué está por hacer. Los tableros ayudan a mantener las tareas organizadas, mientras que las listas representan las diferentes etapas de una tarea, desde «Por hacer» hasta «Hecho». Las tarjetas muestran tareas e ideas y contienen toda la información necesaria para completar el trabajo. Es tan simple como arrastrar y soltar. En resumen, Trello pone en orden los problemas de tu consultoría, asegurándose de que nada quede desatendido
Funcionalidades principales
- Tableros y tarjetas para la organización de tareas
- Asignación de tareas colaborativas y seguimiento del progreso
- Fechas de vencimiento y recordatorios de tareas para una programación eficiente
- Archivos adjuntos y comentarios
- Accesibilidad móvil
- Gestión eficiente de prioridades
- Conectividad entre tableros
- Actualizaciones en tiempo real
Lo que les gusta a los usuarios
- Tableros de tareas intuitivos y visualmente atractivos
- Colaboración y actualizaciones en tiempo real
- Facilidad de uso
- Interfaz sin bloqueo
- Sincronización automática con dispositivos
- Gestión de tareas simplificada
Lo que no les gusta a los usuarios
- Necesita algo como JQL para la búsqueda exacta.
- No puedo ver las tareas archivadas en el calendario como una opción
- Las acciones «arrastrar/mover/borrar» asustan un poco, ya que los usuarios pueden mover de manera accidental una tarjeta al hacer scroll y generar problemas.
3. Asana
Asana es tu aliado para el éxito del trabajo colaborativo. Ser consultor implica trabajar en equipo, y Asana lo sabe. Imagina trabajar sin problemas con un equipo de clientes, delegar tareas y mantener a todos informados. Así es tener Asana. Es como tener una oficina digital diseñada para conectarnos a todos.
Asana te permite delegar tareas, establecer prioridades y participar en debates en tiempo real. Las notificaciones mantienen a todos informados, lo que garantiza que los plazos se cumplan con precisión. Con Asana, puedes despedirte de los correos electrónicos dispersos y dar la bienvenida a una colaboración optimizada.
Funcionalidades principales
- Creación y asignación de tareas sencillas
- Actualizaciones en tiempo real sobre el progreso de la tarea
- Portafolios para tener bajo control múltiples proyectos
Lo que les gusta a los usuarios
- Fácil de usar
- Capacidad de agregar tareas a múltiples proyectos
- Convertir las discusiones en tareas viables
- Actualizaciones del progreso de las tareas en tiempo real
- Colaboración en equipo mejorada
Lo que no les gusta a los usuarios
- En ocasiones, los tickets se pierden o quedan enterrados
- No se pueden copiar tareas a otro proyecto desde el móvil
- Espacio de almacenamiento limitado
- Retraso en las notificaciones
4. Clockify
Clockify es una herramienta de control horario versátil diseñada para ayudarte a ti y a tu equipo a controlar el tiempo facturable fácilmente. Con Clockify, puedes controlar fácilmente el tiempo utilizando un cronómetro online o introduciendo manualmente las horas trabajadas. Clockify te permite controlar los presupuestos mediante el establecimiento de estimaciones de tiempo o de presupuestos económicos en los proyectos de tus clientes
También puedes calcular los costes estableciendo tarifas facturables y tarifas de costes laborales, lo que te permite comparar lo que pagas a tu equipo frente a lo que cobras a tus clientes. Además, Clockify te permite facturar el trabajo creando y enviando facturas a los clientes en función del tiempo facturable y los gastos registrados, agilizando el proceso de facturación y garantizando una facturación precisa.
Funcionalidades principales
- Gestión de proyectos y tareas para un flujo de trabajo eficiente
- Informes completos para el análisis de datos
- Se integra con herramientas populares de gestión de proyectos y productividad.
Lo que les gusta a los usuarios
- Sencillez y facilidad de uso en el seguimiento del tiempo.
- Capacidades de gestión de proyectos y tareas
- Informes completos para analizar la productividad
Lo que no les gusta a los usuarios
- Funciones de gestión de proyectos limitadas en comparación con otras herramientas
- Problemas de integración con aplicaciones específicas de terceros
- Algunos usuarios experimentaron dificultades con la sincronización de datos entre dispositivos
- Incapacidad de personalizar o generar informes más complejos
5. HubSpot CRM
HubSpot CRM es tu compañero digital para la gestión de las relaciones con los clientes. Los consultores prosperan en las conexiones, y la interfaz fácil de usar de HubSpot te permite nutrir clientes potenciales, realizar un seguimiento de las interacciones y cultivar relaciones duraderas.
Con HubSpot CRM, puedes introducir detalles sin esfuerzo, y a medida que fluyen los correos electrónicos y las llamadas, las interacciones se rastrean como por arte de magia. No se trata sólo de datos; se trata también de construir experiencias de consultoría a medida. HubSpot CRM es la clave para convertir las conexiones en asociaciones prósperas.
Funcionalidades principales
- Seguimiento de actividad
- Alertas/Notificaciones
- Gestión y seguimiento de clientes
- Herramientas de colaboración
- Gestión de la comunicación
- Importación/exportación de datos
- Gestión de documentos
- Gestión de correo electrónico
Lo que les gusta a los usuarios
- Base de datos completa
- Herramientas intuitivas
- Seguimiento de correo electrónico
- Tener todos los contactos en el mismo lugar
- Tiene llamadas, escaneo, listas, integración con otras herramientas
Lo que no les gusta a los usuarios
- Falta de columnas o trackers específicos del sector
- Límite duro de 1.000 campos personalizados
- La curva de aprendizaje puede ser pronunciada, requiere tiempo y esfuerzo para comprender y utilizar todas las herramientas de manera eficaz
- La función de arrastrar y soltar no siempre responde bien y puede ser lenta
6. Toggl
Los consultores entienden que el tiempo es un recurso valioso, y Toggl asegura que se invierte sabiamente. Toggl Track facilita a los consultores el seguimiento del tiempo, ofreciendo una facturación impecable, una presupuestación precisa de los proyectos y una correcta gestión de los recursos.
Puedes registrar fácilmente los minutos facturables de todo tu equipo, garantizando facturas precisas a los clientes con un control al detalle de cada aspecto. Te permite supervisar los presupuestos de tus proyectos en tiempo real, ajustando los recursos según sea necesario para alcanzar los objetivos de ingresos y evitar el agotamiento.
Con Toggl Track, también puedes agilizar la elaboración de presupuestos, el alcance de los proyectos y la asignación de recursos basándote en datos, lo que permite un crecimiento sostenible.
Funcionalidades principales
- Seguimiento del tiempo enfocado al proyecto
- Asignación y segmentación de tareas
- Análisis integral del proyecto
- Facturación precisa del cliente
- Entrada de tiempo intuitiva
- Interfaz amigable
Lo que les gusta a los usuarios
- Tiene una extensión de navegador que te recuerda que debes registrar tu tiempo.
- Recuerda entradas pasadas para que no tengas que volver a escribir ninguna actividad frecuente
- Los informes son realmente detallados.
- Envía un correo electrónico cuando olvidas detener el temporizador
Lo que no les gusta a los usuarios
- La versión gratuita de Toggl no ofrece muchas opciones
- Algunas funciones y herramientas menos utilizadas son difíciles de encontrar cuando se necesitan
- Se encuentran errores menores al cambiar de espacio de trabajo
¿Cómo elegir los mejores sistemas de gestión gratuitos para consultores?
La selección del sistema de gestión ideal para los consultores requiere una consideración cuidadosa. Para ayudarte a tomar una decisión informada, te presentamos algunos factores clave que debes tener en cuenta:
- Define tus objetivos: comienza por aclarar los objetivos de tu empresa de consultoría o asesoría. ¿Buscas un mejor seguimiento del tiempo, una colaboración optimizada o una mejor gestión de las relaciones con los clientes? Conocer tus objetivos te permitirá encontrar el sistema de gestión más adecuado.
- Identifica las principales funcionalidades: revisa qué funcionalidades ofrece cada sistema de gestión. Ten en cuenta las tareas y requisitos específicos de tu negocio. ¿Necesitas un control horario sólido, una gestión de tareas intuitiva o una integración perfecta con otras herramientas? Identifica las características que se alineen con tus necesidades
- Considera las necesidades de colaboración: la consultoría a menudo implica trabajo en equipo y colaboración con el cliente. Asegúrate de que el sistema de gestión permita una interacción sencilla con los clientes y los miembros del equipo. Busque funciones como asignaciones de tareas, comentarios y notificaciones para fomentar una comunicación fluida.
- Evalúa las opciones de personalización: los consultores tienen procesos únicos. Opta por un sistema que permita la personalización para reflejar su flujo de trabajo de consultoría. Desde la categorización de proyectos hasta el etiquetado de tareas, la capacidad de adaptar el sistema a sus necesidades es crucial.
- Revise la experiencia del usuario: una interfaz fácil de usar puede mejorar o empeorar tu experiencia con un sistema de gestión. Elige una plataforma que sea intuitiva y fácil de navegar, lo que reducirá la curva de aprendizaje y garantizará una adopción eficiente.
- Accesibilidad móvil: la consultoría es un negocio dinámico y su sistema de gestión debe ser accesible desde cualquier lugar. Asegúrate de que el sistema ofrezca una aplicación móvil que te permita gestionar tareas, controlar el tiempo e interactuar con los clientes sin problemas desde cualquier lugar.
- Seguridad y privacidad de los datos: dada la naturaleza confidencial del trabajo de consultoría, prioriza un sistema que garantice la seguridad y privacidad de los datos. Verifica que la plataforma cumpla con las medidas de seguridad estándar de tu sector para salvaguardar su información privada.
- Escalabilidad: a medida que tu negocio de asesoría se expanda, tus necesidades de gestión pueden evolucionar. Elige un sistema que pueda adaptarse a tu crecimiento, como agregar más proyectos, clientes o miembros del equipo.
- Reseñas y recomendaciones de usuarios: los colegas consultores pueden ofrecer información valiosa. Busca reseñas y recomendaciones de usuarios de otros consultores que hayan utilizado los sistemas de gestión que está considerando. Sus experiencias pueden brindar una perspectiva realista.
- Periodo de prueba y soporte: muchos sistemas de gestión ofrecen periodos de prueba. Aprovéchalos para comprobar la compatibilidad del sistema con sus necesidades de consultoría. Además, evalúa la calidad del soporte al cliente disponible en caso de que surjan problemas.
Reflexiones finales
Como consultor, tu tiempo es tu activo más valioso. En el proceso de gestión de proyectos, clientes y colaboraciones, las herramientas adecuadas pueden marcar la diferencia. En este listado de sistemas de gestión gratuitos diseñados para consultores, como Jibble, Trello, Asana, Clockify, HubSpot CRM y Toggl, cada uno de ellos ofrece funciones únicas para optimizar en trabajo de una consultoría.
Con estos sistemas de gestión, puedes centrarse en lo que realmente importa: ofrecer soluciones de consultoría transformadoras. Cada clic, cada tarea y cada minuto registrado se suman a tu eficiencia, que puede ser aún mayor con la ayuda de estas herramientas.
¿Quieres aumentar aún más la eficiencia de su empresa de consultoría? Puede que valga la pena echarle un vistazo a nuestra guía sobre las mejores estrategias de gestión del tiempo para consultores. ¡Saludos!
