Dada la entrada en vigor de la nueva ley de fichaje digital obligatorio, las empresas españolas están a la búsqueda del mejor software de control horario para cumplir la nueva normativa.
Hoy te contamos cuáles son las mejores opciones del mercado para que elijas cuál es la que mejor cubre las necesidades de tu empresa y tu equipo.
Requisitos del registro de horas según la nueva ley de fichaje digital obligatorio
Uno de los puntos claves de la nueva ley de fichaje digital obligatorio es la prohibición explícita del registro horario en papel y la necesidad de que las empresas implanten sistemas de fichajes digitales especializados.
El objetivo de la digitalización de los registros es garantizar que los datos relativos a las horas trabajadas sean precisos y accesibles para todas las partes (empleadores, trabajadores y sus representantes o inspectores de Trabajo).
Para asegurar el cumplimiento de la nueva normativa, los sistemas de fichaje que utilicen las empresas deben reunir varios requisitos esenciales:
- Automatización del control horario: Los sistemas digitales de control horario implementados deben ser capaces de registrar automáticamente las horas de inicio y fin de la jornada laboral, para que estos datos no tengan que ser introducidos de manera manual.
- Accesibilidad en remoto: Los registros deben ser accesibles en tiempo real y de manera remota tanto para los empresarios, los trabajadores y sus representantes como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Seguridad y conservación de datos: Los registros deben estar protegidos contra posibles modificaciones y pérdidas de datos. Además, estos datos deben conservarse durante un periodo de cuatro años como mínimo
- Generación de informes detallados: El sistema debe ser capaz de generar informes detallados sobre las horas trabajadas, horas extraordinarias y cualquier otra información relevante, de manera rápida y eficiente.
Para documentarte sobre el marco legal en torno al nuevo registro digital, te recomiendo leer nuestro artículo sobre cómo cumplir con la nueva ley de fichaje digital con un software de control horario.
¿Cuál es el mejor software de control horario para cumplir con la ley de fichaje? 7 Opciones infalibles
A continuación te dejo una lista de los que para mí son los mejores software de control horario capaces de garantizar que tu empresa se ajuste a los requisitos de la nueva ley de fichaje digital obligatorio y no dejar cabo suelto.
1. Jibble
Jibble es un software de control horario y la asistencia realmente integral que te va a proporcionar una solución 360º si quieres cumplir con los requisitos de la ley de fichaje digital obligatorio.
Es un software completísimo, con funcionalidades muy avanzadas sin renunciar a una interfaz fácil de usar.
La interfaz de Jibble está diseñada para garantizar una experiencia de usuario brutal. El diseño está muy cuidado, desde los botones de menú hasta un panel de control de fácil acceso incluso para usuarios sin experiencia.
El registro de la jornada laboral es completamente intuitivo. Bastan un par de clics para registrar la entrada, la salida o las pausas.
Además, los usuarios pueden asociar el seguimiento del tiempo a una actividad o a un proyecto determinados y pueden cambiar de actividad sin que esto interfiera con el temporizador.
Todo el tiempo registrado se vuelca automáticamente en las hojas de horas, sin que tengas que ingresar las horas manualmente.
De este modo, se generará un registro horario único para empresarios, trabajadores y auditores, tal y como especifica la ley.
Con Jibble tus empleados pueden registrar su jornada laboral de manera automática desde cualquier dispositivo, desde sus ordenadores o desde la aplicación móvil (disponible para iOs y Android). Esto es ideal para cualquier empresa, sobre todo si parte de tu equipo teletrabaja.
Este sistema de control horario permite que tanto los empleados como los representantes sindicales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, puedan acceder a los registros de forma remota y en tiempo real.
De este modo, no sólo se cumple con un requisito legal imprescindible, sino que se facilita el proceso de auditorias y se garantiza la transparencia en el registro de horas trabajadas.
Por otro lado, los datos registrados en Jibble se almacenan en servidores seguros, protegidos contra alteraciones y pérdidas. Además, la plataforma garantiza la conservación de los registros durante el periodo de cuatro años requerido por la ley.
En Jibble nos encantan los números, por eso hemos diseñado un software capaz de generar informes detallados que reflejan visualmente la evolución de variables tales como las horas trabajadas, horas extras y otras métricas clave.
Estos informes son personalizables, accesibles en tiempo real y pueden exportarse en varios formatos (PDF, Excel o CSV)
Pero lo más importante Jibble es el equipo humano que hay detrás de este software. Somos un montón de ingenieros y desarrolladores apasionados por la tecnología, mentes inquietas que no paramos de perfeccionar nuestra aplicación.
Eso convierte a Jibble en un software vivo en constante proceso de actualización.
Llevamos años ayudando a las empresas de todo tipo a gestionar sus equipos y a aumentar su productividad. Ahora, también nos aseguramos de que nuestra herramienta les facilite el cumplimiento de la nueva normativa y les ayude a evitar multas y sanciones.
Funcionalidades principales de Jibble
- Disponible en varios idiomas, entre ellos el español
- Datos de asistencia precisos en tiempo real
- Seguimiento del tiempo de proyectos y tareas
- Informes detallados accesibles en tiempo real
- Hojas de horas automáticas
- Perfecta tanto para empresas pequeñas como para grandes organizaciones
- Todo tipo de integraciones con diversas herramientas
- Funciones avanzadas de seguridad y privacidad de datos
Precio
- Gratis
Calificaciones
- Capterra: 4.8/5
- G2: 4.6/5
- GetApp: 4.8/5
2. Hubstaff
La especialidad de Hubstaff como software de control horario son las empresas con entornos laborales híbridos o que trabajan con equipos en los que se teletrabaja al 100%.
Ofrece una solución muy completa para el seguimiento de tiempo y la gestión de la productividad. Este software permite a los empleados fichar desde cualquier ubicación, y es capaz de monitorizar no solo el tiempo trabajado, sino la actividad en tiempo real.
Esto es ideal para sectores como la construcción donde los trabajadores tienen que fichar desde varias ubicaciones.
Puedes integrar Hubstaff con otras de tus herramientas de gestión como Trello, Asana, y QuickBooks, para facililitar la automatización de procesos.
Su capacidad de generar informes detallados permite un análisis claro de variables como las horas trabajadas o la asistencia del personal.
Otro aspecto clave de Hubstaff es que dispone de opciones de facturación automática y creación de nóminas, lo que lo convierte en una herramienta ideal para empresas de servicios o freelancers que necesitan gestionar proyectos y clientes.
Sin dudas, Hubstaff es una de las mejores opciones del mercado. Eso, sí, no está disponible en español, lo cual es un factor a tener en cuenta.
Si quieres conocer más detalles de esta herramienta, aquí te dejo una reseña completa de Hubstaff.
Funcionalidades principales de Hubstaff
- Registro de tiempo de trabajo y geolocalización en tiempo real
- Informes detallados de horas, ausencias y productividad
- Integración con plataformas de gestión de proyectos
- Creación de nóminas automáticas
- Alertas y notificaciones cuando detecta inactividad
Precio
- Sus planes disponen de 14 días gratuitos
- Plan Starter: 4,99 dólares/mes
- Plan Grow: 7,50 dólares/mes
- Plan Team: 10 dólares/mes
- Plan Enterprise: 25 dólares/mes
Calificaciones
- Capterra: 4.6/5
- G2: 4.4/5
- GetApp: 4.6/5
3. Bizneo
Bizneo es una solución de software de recursos humanos que incluye un potente sistema de control horario entre otras funciones. El sistema de gestión de talento “todo en uno” muy fácil de utilizar que se adapta a una gran pluralidad de perfiles empresariales.
Su objetivo es facilitar la gestión de la jornada laboral, el registro de entradas y salidas, y el cumplimiento de la normativa laboral vigente.
Se adapta a empresas de distintos tamaños, desde pequeñas hasta grandes corporaciones, proporcionando una plataforma flexible y escalable.
Además, Bizneo no solo permite registrar las horas trabajadas, también ofrece informes detallados y funcionalidades avanzadas como la gestión de turnos, la visualización de calendarios laborales y el control de ausencias.
Como es una herramienta pensada para la gestión de recursos humanos, dispone de funcionalidades específicas como pruebas psicométricas y assesments útiles para el reclutamiento de empleados.
Dispone de bolsa de horas, librerías de encuestas, evaluaciones y otros recursos.
Se integra con otros sistemas empresariales (de nóminas o contabilidad, etc) permitiendo una gestión centralizada de los recursos humanos de la empresa.
Si te interesa saber más sobre este completo sistema, aquí tienes una reseña completa sobre Bizneo que puedes consultar también.
Funcionalidades principales de Bizneo
- Registro de jornada laboral desde cualquier dispositivo
- Informes detallados de horas trabajadas
- Control de horas extras y ausencias
- Integración con sistemas de nóminas y contabilidad
- Cumplimiento con la normativa de protección de datos
Precio:
- Sus planes disponen de 15 días gratuitos
- Plan Essential: 6 euros/mes/empleado
- Plan Professional: 8 euros/mes/empleado
- Plan Enterprise: Personalizado
Calificaciones
- Capterra:4.8/5
- Software Advice: 4.7/5
- GetApp: 4.8/5
4. Clockify
Clockify es otro de los pesos pesados dentro del mercado del control horario y la gestión de horas laborales.
Apta para empresas de cualquier tamaño, permite a los empleados fichar desde cualquier dispositivo y su interfaz intuitiva hace que su uso sea sencillo incluso si nunca has utilizado la aplicación.
Una de las grandes ventajas de Clockify es su capacidad para gestionar y asignar tareas en proyectos específicos. También ofrece informes detallados que permiten analizar el tiempo invertido por proyecto o cliente.
Además de ser una herramienta versátil, Clockify es personalizable en casi todos sus aspectos. Aunque dispone de planes de pago, su versión gratuita es más que suficiente para cubrir la mayoría de las necesidades básicas de cualquier empresa.
Dispone de quiosco, temporizador, calendario y un montón de funcionalidades de gestión de facturación, gastos, etc.
Está disponible para Windows, Mac, Android, iOS, Linux y también dispone de una extensión de navegadores para Chrome, Firefox, y Edge.
Clockify tiene muchas integraciones disponibles. Entre ellas destacan Trello, ClickUp. Todoist, Asana, Calendar, Notion, Gmail, Evernote, Zapier y una API propia para generar una integración más personalizada.
Como Clockify está desarrollada por Cake.com, la plataforma te da acceso a otros productos de la marca, como Pumble, que facilita la comunicación entre miembros del equipo o Plaky, diseñada para la gestión de proyectos.
Clockify es una herramienta muy conocida, pero si todavía no estás familiarizado con ella, te propongo leer esta reseña completa sobre Clockify.
Funcionalidades principales de Clockify
- Registro de horas trabajadas desde cualquier dispositivo
- Gestión de proyectos y asignación de tareas
- Informes detallados en tiempo real y accesible en remoto
- La versión gratuita es muy potente
- Visualización de productividad y rentabilidad por proyecto
- Fichaje sencillo a través de la aplicación móvil o de escritorio
Precio:
- Dispone de plan gratuito
- Plan Basic: 3,99 dólares/mes/usuario
- Plan Standard: 5,49 dólares/mes/usuario
- Plan Pro: 7,99 dólares/mes/usuario
- Plan Enterprise: 11.99 dólares/mes/usuario
Calificaciones
- Capterra: 4.7/5
- G2: 4.5/5
- GetApp: 4.7/5
5. BambooHR
BambooHR es una plataforma de gestión de recursos humanos que incluye un sistema de control horario bastante completo que dispone de más de 125 integraciones.
Aunque su enfoque principal es la gestión integral de los recursos humanos, el módulo de control horario de BambooHR permite registrar fácilmente las entradas y salidas de los empleados. Está disponible en cerca de 150 países.
El software de control horario de BambooHR registra el tiempo que los empleados dedican a sus tareas mediante temporizadores o entradas manuales directamente en la pantalla de inicio o desde el móvil.
Las hojas de horas permiten a los empleados ver cómo han empleado su tiempo durante el periodo de pago actual, así como las horas extras, las solicitudes de tiempo libre o días festivos.
Sobre la seguridad de los datos, un aspecto en que insiste mucho la nueva ley de fichaje digital obligatorio, este software ofrece muchas garantías ya que utiliza un modelo de Zero Trust para mantener los datos de los clientes bloqueados a todos los niveles
Por un lado, los datos de los clientes de BambooHR se alojan en Estados Unidos, Canadá o Irlanda, según la ubicación y las necesidades de cada cliente y de las leyes que se aplican en cada zona.
Toda la información se encripta y además, el centro de datos situado en Irlanda cumple todos los requisitos sobre datos de la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo, Suiza y el Reino Unido.
Los informes de BambooHR pueden compartirse a través del correo electrónico y se puede exportar en formatos CSV, Excel o PDF.
No está disponible en español y si necesitas más información sobre esta aplicación de control horario, puedes leer nuestra reseña de BambooHR.
Funcionalidades principales de BambooHR
- Registro de entradas y salidas desde dispositivos móviles y web
- Gestión de ausencias, permisos y vacaciones
- Más de 125 integraciones
- Integración con sistemas de nóminas, beneficios y otras plataformas de recursos humanos
- Automatización de procesos administrativos, como la generación de nóminas
- Centralización de toda la información del empleado en un solo lugar
Precio:
- Plan Core (no disponible en la web)
- Plan Pro (no disponible en la web)
Calificaciones
- Capterra: 4.6/5
- G2: 4.4/5
- GetApp: 4.6/5
6. SesameHR
Sesame es un software especializado en la gestión de Recursos Humanos que tiene una función de control horario y gestión del tiempo bastante completa. Es una aplicación desarrollada en España, por lo que el cumplimiento de la normativa es bastante automático.
Esta solución es adecuada para cualquier tipo de empresa y presenta ventajas claras tanto como los administradores como para los empleados.
Con Sesame, los administradores disponen de una pantalla intuitiva, con acceso directo a las aplicaciones más utilizadas.
Desde esa interfaz podrán ver los registros de fichajes de sus empleados, atender solicitudes (peticiones de vacaciones y ausencias) o gestionar comunicados internos.
La funcionalidad Who’s in te permite saber qué empleados están trabajando en ese momento y si están en la oficina o en remoto. Who’s in es una fotografía de todo lo que está pasando en tu empresa en tiempo real. Es más, puedes filtrar por centro de trabajo, departamento, rol del usuario y por actividad.
Ofrece soluciones para empresas de varios sectores como retail, empresas tecnológicas, transporte y logística u hostelería.
Como toda app de control horario, permite el fichaje digital de los empleados que requiere la normativa laboral.
Pero si más allá del registro de horas, lo que necesitas es una herramienta para tu Departamento de Recursos Humanos, entonces puede que te interese darle una oportunidad a SesameHR.
Por cierto, tienen un gran apartado de recursos con muchísima formación gratuita y una colección de webinars muy completa.
Funcionalidades principales de SesameHR
- Fichaje desde cualquier dispositivo (móvil, tablet, ordenador)
- Gestión de turnos, horas extras y vacaciones
- Informes automáticos sobre horas trabajadas y ausencias
- Fichaje por geolocalización para equipos en movimiento
- Exportación de datos para cumplimiento legal y auditorías
Precio:
- Ofrece 14 días gratis de prueba
- Plan Starter: 4,25 euros/mes/usuario
- Plan Professional: 5,25 euros/mes/usuario
- Plan Enterprise: Precio personalizado
Calificaciones
- Capterra: 4.5/5
- G2: 3.7/5
- GetApp: 4.5/5
7. Toggl Track
Cerramos la lista con una apuesta ganadora: Toggle track, que cuenta con funciones muy útiles de organización, gestión de tareas, elaboración de informes y facturación.
Es una herramienta fácil de usar y nada invasiva. Se puede utilizar en una gran variedad de dispositivos, desde la aplicación web, aplicación móvil o desde la extensión del navegador. Dispone de más de 100 integraciones.
Toggl Track dispone de cuatro planes: Gratuito, Starter, Premium y Enterprise. Toggl Track ofrece descuentos para organizaciones sin fines de lucro, estudiantes e instituciones educativas.
El plan gratuito está diseñado pensando en los autónomos y es el mejor para el seguimiento del tiempo y la elaboración de informes por parte de individuos o microequipos de hasta 5 usuarios. Es un plan gratuito para siempre.
En principio, el plan gratuito, podría funcionar para equipos muy pequeños, sin embargo, el almacenamiento de datos sólo está disponible durante 6 meses, lo que no te permitiría cumplir con la nueva ley de fichaje que exige un almacenamiento mínimo de cuatro años.
El plan Starter está diseñado para equipos pequeños que necesitan Toggl Track para trabajar de forma inteligente. Este plan sí que te garantiza un almacenamiento de datos inactivos por tiempo ilimitado
El plan Premium es la oferta más interesante de Toggl Track, y puedes tener acceso a él durante 30 días de manera gratuita para poder valorar si realmente se ajusta a las necesidades de tu empresa.
El plan Enterprise tiene precios personalizados en función del tamaño y las necesidades del equipo. De modo que para disponer de soluciones a medida para operaciones más complejas, tendrás que hablarlo con ellos.
Está disponible en Inglés, Japonés, Portugués, y Francés, pero no en español.
Si quieres asegurarte de que este software de control horario puede ser la solución que necesitas en tu negocio, échale un vistazo a nuestra reseña completa de Toggl Track.
Funcionalidades principales de Toggle Track
- Registro de tiempo desde cualquier dispositivo (móvil, tablet o desktop).
- Seguimiento del tiempo por proyecto y tareas específicas.
- Más de 100 integraciones
- Aprobaciones de planillas de horas
- Recordatorios de seguimiento del tiempo del equipo
- Programar correos electrónicos de informes
- Previsiones y análisis de proyectos
- Costos de mano de obra del equipo
Precio:
- Dispone de plan gratuito
- Plan Starter: 9 euros/mes/usuario
- Plan Premium: 18 euros/mes/usuario (prueba gratuita 30 días incluida)
- Plan Enterprise: Precio personalizado
Calificaciones
- Capterra: 4,7/5
- G2: 6.5/5
- GetApp: 4.7/5
Cómo elegir el mejor software de control horario para cumplir la ley
En esta selección, seguramente encontrarás el que para ti sea el mejor software de control horario para cumplir la ley. Cualquiera de ellos puede ser una opción acertada porque cumplen con los requisitos esenciales de la nueva normativa. En unos tendrás que pagar, en otros no.
Antes de decidir, asegúrate de que el sistema elijas permita a tus empleados fichar de manera sencilla desde cualquier dispositivo. Opta por uno que genere informes detallados sobre las horas trabajadas y que se integre con otras herramientas para que puedas automatizar tareas.
Por último, asegúrate de que el software proteja la información sensible de tus empleados y que cumpla con las normativas de protección de datos.
