La gestión de nóminas es un capítulo importante dentro Recursos Humanos, por eso las apps para nómina son esenciales, ya que garantizan el correcto pago del salario, que reciben los empleados por su trabajo.
En España, según la Encuesta de Estructura Salarial realizada por el INE existe una brecha salarial entre hombres y mujeres (+21% a favor de los primeros), pero existen otras brechas, como la que hay entre trabajadores de grandes empresas y los de empresas más pequeñas: el salario mediano en las grandes es +45% superior al de las pymes.
Pero volviendo a apps para nóminas, una de sus principales ventajas es que garantizan la precisión gracias a la automatización de cálculos complejos, lo que minimiza el riesgo de errores humanos.
Así que hoy vamos a ver una selección de las mejores aplicaciones para nóminas, para ahorrarte el trabajo de búsqueda. Aquí encontrarás una breve reseña de cada una, con sus puntos fuertes y las cosas no tan buenas.
Lista definitiva de mejores apps para nómina
1. Jibble
Jibble es una plataforma en la nube que ofrece una solución integral para la gestión de nóminas y el control de horas trabajadas. Su app para para nóminas incluye funcionalidades como el fichaje de entrada y salida en múltiples plataformas, cálculos automáticos e informes avanzados.
Los empleadores pueden configurar marcos temporales para los periodos de pago, asegurando que los pagos a los empleados sean precisos respecto a las horas registradas en el periodo designado.
El seguimiento de horas puede clasificarse por actividad, proyecto o cliente, lo cual resulta muy útil para facturación y para obtener información valiosa sobre la distribución del tiempo. Gracias a diversos filtros, es fácil identificar patrones de asistencia, mejorando así la gestión de esta.
El control del tiempo de los empleados es sencillo y accesible desde móviles, ordenadores o tabletas, adaptándose a entornos de trabajo como oficinas, trabajos remotos o tiendas físicas.
Para equipos grandes, los jefes de equipo pueden aprobar las horas calculadas para nóminas mediante la función de aprobación antes de procesarlas. Además, Jibble personalizar los pagos por horas extras en función de ajustes específicos, como tiempo mínimo trabajado o pausas.
Eso sí, el software para nóminas de Jibble no incluye funciones avanzadas como la posibilidad de gestionar la declaración de impuestos. Sin embargo, ofrece integraciones con varias aplicaciones para nóminas.
Las hojas de horas pueden exportarse fácilmente en formato Excel o CSV para facilitar la facturación y los cálculos adicionales de las nóminas. Además, estas hojas y reportes se pueden integrar con otros software de nóminas o contabilidad utilizando la API abierta de Jibble.
Características principales
- Plataforma basada en la nube para gestionar nóminas y llevar un seguimiento de horas trabajadas.
- Función de fichaje de entrada y salida disponible en múltiples plataformas.
- Cálculos automáticos y informes avanzados diseñados para facilitar la gestión de nóminas.
- Seguimiento personalizable de horas por actividad, proyecto o cliente, ideal para facturación y análisis.
- Integración sencilla con software de nóminas o contabilidad mediante API abierta.
Lo que les gusta a los usuarios
- Gratis.
- Fácil de usar.
- Asequible y con una versión gratuita repleta de funciones.
- Excelente soporte al cliente.
- Software con muchas funcionalidades.
Lo que no les gusta a los usuarios
- No dispone de la posibilidad de presentar impuestos.
- Los empleados suelen olvidar fichar con Jibble, lo que afecta la precisión del control horario.
- Proceso complejo para añadir explicaciones al modificar los registros de tiempo.
2. Tugesto
Tugesto es un software de nóminas y recursos humanos diseñado para facilitar la gestión de empleados, nóminas, y toda la administración laboral de empresas de diversos tamaños, desde autónomos hasta grandes corporaciones.
Su propio nombre la califica como una app ideal para nómina, haciendo un guiño a que funciona como una gestoría.
Su plataforma permite gestionar de manera eficiente la elaboración de nóminas, pagas extraordinarias, retenciones fiscales y convenios sectoriales, entre otras funciones como el cálculo de horas trabajadas.
Además, incorpora un sistema de asesoramiento legal continuo, donde los usuarios tienen acceso a expertos en derecho laboral que resuelven dudas y ayudan, lo que distingue a Tugesto de otras opciones en el mercado
Uno de los principales atractivos de Tugesto es su modelo 100% online, que permite a las empresas gestionar todo el proceso de nóminas de forma remota, simplificando las tareas y reduciendo la necesidad de software adicional o gestorías externas.
Su enfoque en la digitalización de la gestión de recursos humanos ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan optimizar sus procesos sin perder el asesoramiento legal necesario.
La plataforma también incluye herramientas para la gestión de turnos, lo que resulta útil en empresas con horarios laborales flexibles como las del sector de la sanidad o la hostelería.
Aunque no se especifica un precio fijo en su sitio web, dispone de tres planes: Plan Estándar, Plan PRO y Plan Completo. Los tres incluyen transferencia SEPA y acceso al portal de empleado.
Además, la plataforma ofrece un periodo de onboarding que ayuda a los usuarios a familiarizarse rápidamente con el sistema y a aprovechar al máximo las ventajas de la herramienta
Características principales
- Gestión automatizada de nóminas.
- Alta/Baja trabajadores incluso en fines de semana.
- Descarga de nóminas desde portal del empleado
- Transferencias SEPA.
- Asesoramiento vía plataforma.
- Portal del empleado personalizado.
- Documentos a disposición de los empleados.
- Calendario de ausencias y vacaciones.
Lo que les gusta a los usuarios
- Plataforma intuitiva y fácil de usar, incluso para usuarios con poca experiencia en gestión administrativa.
- Asesoría rápida y eficaz, con respuestas claras y detalladas.
- Funcionalidad de facturación electrónica y envío automático de facturas.
- Gestión de nóminas simplificada y con opción de contabilización automática.
- Módulos de asesoría y contabilidad integrados.
- Interfaz intuitiva y fácil de usar, adecuada tanto para pequeños como medianos negocios.
Lo que no les gusta a los usuarios
- La necesidad de completar un expediente completamente antes de poder guardarlo, lo que puede ser engorroso en situaciones con muchas facturas pendientes.
- La falta de recordatorios por correo electrónico sobre tareas pendientes, lo que dificulta la gestión de múltiples expedientes.
- Algunos detalles en la interfaz de usuario que podrían mejorar, como la sección de informes o el portal del empleado.
- Limitada funcionalidad de algunos módulos, como la contabilización de gastos en bloque, que no permite hacer ciertas tareas de forma masiva
3. Payfit
PayFit es una plataforma diseñada para optimizar la gestión de nóminas y recursos humanos de pequeñas y medianas empresas, permitiéndoles gestionar tareas complejas como el cálculo de salarios, la declaración de impuestos y la creación de informes, todo desde una interfaz amigable.
Su tecnología que las empresas puedan acceder a sus datos en cualquier momento y desde cualquier lugar, con la tranquilidad de contar con estándares de seguridad de primer nivel.
Además, la plataforma está diseñada para adaptarse a las normativas locales, lo que la convierte en una herramienta ideal para negocios que operan en España y otros países de Europa.
Una de las grandes ventajas de PayFit es su capacidad para integrar funciones adicionales, como la gestión de ausencias, la validación de horarios laborales y el control de vacaciones.
PayFit ofrece tres planes de precios para adaptarse a las necesidades de las empresas:
- Estándar: Incluye generación automática de nóminas, acceso a nóminas digitales para empleados, gestión de documentos y asesoramiento laboral personalizado. Este plan tiene una cuota fija mensual de 49 € más 15 € por empleado.
- Avanzado: Además de las funcionalidades del plan Estándar, incorpora gestión de vacaciones y ausencias, control horario y acceso a la API. La tarifa es de 49 € mensuales más 18 € por empleado.
- HR Pro: Ofrece todas las características de los planes anteriores, sumando módulos de evaluación de desempeño y reuniones 1:1. El costo es de 49 € al mes más 21 € por empleado.
Los empleados pueden acceder a su propia área personalizada, lo que facilita el seguimiento de sus solicitudes y documentos laborales.
Por otro lado, los equipos de administración ahorran tiempo al centralizar todos los procesos en un solo lugar, eliminando errores y reduciendo la dependencia de hojas de cálculo.
Características principales
- Plataforma integral de nóminas automatizadas.
- Dispone de ficheros SEPA.
- Servicios automatizados de nóminas y presentación de impuestos.
- Portal del empleado.
- Asesoramiento laboral especializado.
Lo que les gusta a los usuarios
- Facilidad de uso.
- Ahorro de tiempo.
- Soporte al cliente.
- Actualizaciones constantes.
Lo que no les gusta a los usuarios
- Velocidad de carga.
- Curva de aprendizaje inicial.
- Limitaciones en personalización.
- Coste para pequeñas empresas.
4. Factorial
Factorial es un software diseñado para optimizar y centralizar la gestión de Recursos Humanos que dispone de una interfaz intuitiva y fácil de usar.
Esta herramienta digital automatiza procesos clave como la administración de nóminas, el seguimiento de vacaciones, la gestión de horarios y la evaluación del desempeño.
Además de sus funcionalidades básicas, Factorial destaca por sus herramientas de análisis y generación de informes, que ayudan a las empresas a tomar decisiones basadas en datos.
Asimismo, los empleados también se benefician al poder gestionar directamente sus solicitudes y acceder a documentos importantes desde su propio portal, fomentando una comunicación más fluida entre equipos y empleados.
Por otro lado, Factorial también permite integraciones con otros softwares para facilitar la conexión con sistemas existentes.
Con Factorial, gestionar nóminas es sencillo gracias a su herramienta automatizada que calcula salarios, deducciones e impuestos de forma precisa y actualizada. Además, permite centralizar la información en un solo lugar, facilitando el acceso tanto para los equipos de RR. HH. como para los empleados.
Características principales
- Gestión de vacaciones y ausencias.
- Firma electrónica.
- Automatización de nóminas.
- Portal del empleado.
- Generación de informes y análisis de datos.
Lo que les gusta a los usuarios
- Interfaz intuitiva.
- Ahorro de tiempo en procesos administrativos.
- Flexibilidad en la configuración.
- Buena relación calidad-precio.
Lo que no les gusta a los usuarios
- Limitaciones en integraciones con otros sistemas.
- Funcionalidades avanzadas sólo disponibles en planes superiores.
- Curva de aprendizaje inicial.
- Atención al cliente puede tardar en responder.
5. Personio
Personio es un software integral de gestión de Recursos Humanos diseñado para simplificar las tareas administrativas y estratégicas de pequeñas y medianas empresas. Por supuesto, no podía de estar incluida en nuestra lista de apps para nómina.
Además, una de sus funcionalidades más destacadas es la capacidad de gestionar nóminas de manera eficiente, garantizando cálculos precisos y actualizados según las normativas locales.
El software también ofrece integración con otros sistemas y una interfaz intuitiva que facilita el acceso tanto a los empleados como a los responsables de recursos humanos.
A través de su portal, los empleados pueden consultar sus nóminas, realizar solicitudes y gestionar su información personal, mientras que los administradores tienen control total sobre las operaciones de nómina, obteniendo reportes detallados y cumpliendo con los plazos sin complicaciones.
Gracias a la API de Personio, los programas al servicio de las nóminas pueden crear su propia interfaz y recuperar sus datos. De hecho, está integrada con a3innuva lo que permite enviar todos los datos almacenados en Personio a a3innuva Nómina de forma rápida, segura y precisa.
En cuanto a los precios, Personio ofrece dos planes adaptados al tamaño y las necesidades de cada empresa: Core y Core Pro. Core está limitado a una sola entidad legal, mientras que Core Pro está pensado para entidades ilimitadas.
Aunque los precios no están publicados directamente en su sitio web, la empresa brinda presupuestos personalizados para garantizar que cada cliente obtenga la mejor solución según sus requerimientos.
Características principales
- Tienen soluciones para empresas de todos los tamaños.
- Tienen un programa de Partners.
- Disponen de soluciones para organizaciones sin ánimo de lucro, centros de investigación y el sector público.
- Gestión integral de recursos humanos (incluyendo contratación, rendimiento y formación).
- Automatización de procesos, especialmente en la gestión de nóminas y tiempo.
- Potentes capacidades de integración con otras herramientas de negocios.
- Funciones de autoservicio para empleados, lo que mejora la eficiencia operativa.
Lo que les gusta a los usuarios
- La automatización, que reduce tareas manuales y ahorra tiempo.
- La facilidad para gestionar la información de los empleados de manera centralizada.
- El servicio al cliente, muy valorado por su atención y eficacia.
- La capacidad de personalizar el software según las necesidades de cada empresa.
Lo que no les gusta a los usuarios
- La complejidad en la navegación de algunas funciones, que puede resultar confusa.
- La falta de flexibilidad en la personalización de los informes.
- Algunos errores en la gestión de nóminas si no se completan correctamente los campos.
- La curva de aprendizaje, que hace que los usuarios sientan que solo usan una fracción de las funcionalidades.
6. a3innuva
Cerramos este listado de mejores apps para nóminas con una auténtica joya: a3innuva. Sin dudas, una suite completísima de soluciones online respaldada por Wolters Kluwer. Ofrecen soluciones para asesorías, despachos profesionales, departamentos de RR.HH, pymes y autónomos.
Su enfoque principal es facilitar la integración con sistemas fiscales y de Seguridad Social en España, mejorando la eficiencia en la administración de las nóminas.
Entre sus características más destacadas se encuentran su fiabilidad en los cálculos de nómina, cosa que no es de extrañar pues ofrece muchas soluciones de Contabilidad a las empresas.
En cuanto a su facilidad de uso, muchos usuarios aprecian la simplicidad en el manejo del software y la posibilidad de realizar altas masivas de trabajadores, lo cual ahorra tiempo.
Además, se valora la rapidez y la opción de exportar informes a Excel desde cualquier pantalla. Sin embargo, algunos usuarios mencionan problemas de integración con otros sistemas y dificultades en la gestión de turnos, lo que afecta especialmente a empresas con horarios complejos.
Su entorno cloud ahorra costes de infraestructura y te permite estar al día con las últimas actualizaciones legales y reunir toda la información en un entorno encriptado.
Puedes acceder a a3innuva Nómina para Pymes desde cualquier lugar y compartir información con los trabajadores de tu empresa a través de su Portal del Empleado.
El costo es atractivo en comparación con otras soluciones del mercado, aunque algunos usuarios indican que los cambios funcionales y las actualizaciones han afectado la experiencia general, especialmente en lo relacionado con integraciones y soporte técnico.
Por otro lado, a3innuva permite gestionar documentación con la TGSS y el SEPE de forma directa sin necesidad de abandonar el programa, lo que permite ahorrar el 85% del tiempo en la presentación de afiliaciones (altas y bajas), contratos, etc.
Características principales
- Gestión automatizada de nóminas y procesos fiscales.
- Integración con la Seguridad Social y la Agencia Tributaria.
- Funcionalidad de alta y baja de trabajadores masiva.
- Soluciones específicas en Fiscalidad, Contabilidad y Nóminas.
Lo que les gusta a los usuarios
- Interfaz fácil de usar.
- Adecuado para empresas de cualquier sector.
- Gestión automatizada de nóminas y procesos fiscales.
- Integración con la Seguridad Social y la Agencia Tributaria.
- Funcionalidad de alta y baja de trabajadores masiva.
- Generación de reportes y exportación a Excel.
Lo que no les gusta a los usuarios
- Problemas con la integración de algunos sistemas externos.
- Dificultades en la gestión de turnos y horarios complejos.
- Actualizaciones que a veces afectan la funcionalidad.
- Soporte técnico que podría mejorar en tiempos de respuesta.
Conclusiones sobre las mejores apps para nómina
Espero que este artículo te haya resultado útil en tu búsqueda de la aplicación más adecuada para gestionar la nómina de tu empresa.
A la hora de elegir la mejor para tu negocio, piensa en cuáles son tus necesidades específicas, las de tu sector y las de tu equipo. Por supuesto, tendrás que ajustarte también al presupuesto.
Ten en cuenta las funciones de cada una de estas propuestas, qué ofrecen, qué limitaciones tienen y si merece la pena la inversión.
Antes de finalizar, te animo a leer estos 10 consejos para agilizar tus nóminas en España, que puede que te sea útil.
The definitive list:
- Clock-in/out functionality on multiple platforms
- Automated calculations and advanced reporting for payroll
- Cloud-based platform offering payroll and work hours tracking
- Integration with existing payroll or accounting software using open API
- Customizable tracking of hours by activity, project, or client for billing and insights
- Free
- Easy to use
- Feature-rich software
- Excellent customer support
- Affordable with a stacked free version
- No tax filing
- Tedious process for adding explanations when altering time changes
- Employees often forget to Jibble in or out, affecting time tracking accuracy
Jibble is a cloud-based platform that offers a comprehensive solution for both payroll and work hours tracking. Jibble’s payroll hours tracker comes equipped with clock-in/out functionality on multiple platforms, automated calculations, and advanced reporting. Employers have the flexibility to set up pay period time frames, ensuring accurate employee payments based on the tracked time within the designated period.
The tracking of hours can be categorized by activity, project, or client, which proves advantageous for billing purposes and gaining valuable insights into time allocation. Utilizing various filters, attendance patterns can be easily identified, enabling improved attendance management.
Tracking employee time is seamless and accessible on mobile, desktop, or tablet devices, accommodating different work settings like on-site, remote, or in-store. For larger teams, managers can approve calculated payroll hours through the approvals feature before processing payroll. Moreover, the work hours tracker allows customization of overtime payments based on specific settings such as minimum time worked or breaks.
Now, Jibble’s payroll tracker doesn’t provide extended payroll capabilities such as tax filing or direct deposit. However, it does offer swift integrations with various payroll applications for a swift process.
Payroll-ready timesheets can easily be exported in Excel or CSV format for reporting, billing, productivity management, and additional payroll calculations. Furthermore, the timesheets and reports can be easily integrated with existing payroll or accounting software using Jibble’s open API.
- Tailored solutions
- Multiple pay options
- Paychex ERTC service
- User-friendly interface
- Extensive retirement services
- Workers’ compensation insurance plans
- Integration with other Paychex Flex features
- Wage garnishments and employee self-service
- Tax services, automated tax calculations, and compliance support
- Tax reminders and IRS updates
- Compliance with federal and state laws
- All-in-one solution for payroll, HR, and reporting
- Visually appealing interface with useful information
- Smooth onboarding process with helpful support team
- Consolidated view of paychecks, deductions, tax documents, and employment details
- Issues with benefits access and enrollment
- Siloed system requiring repetitive data entry
- Missed staff payments and poor support resolution
- Login issues affecting timely clock-in and clock-out
- Unprofessional behavior and poor customer service
- Lack of detailed invoices and frequent rate increases
- Tedious setup process for basic time and labor access
- Errors in legal processes and malfunctioning timeclocks
- Numerous employee complaints and limited admin resources
- No free trial offered by Paychex and fees for any additional and custom services
Paychex Flex, an HR, Payroll, and Benefits software, offers a user-friendly interface and automation for tax calculations, wage garnishments, and employee self-service, streamlining payroll processing for businesses. It provides tailored solutions for diverse business needs with comparison options and simplifies tax calculation, payments and filing with compliance support and 24/7 customer support. The platform offers Paychex ERTC Service for tax credit identification and Paychex Pre-Check for paycheck review. Multiple pay options are also available, including direct deposit and the integration with other Paychex Flex features such as time and attendance and retirement plans creates an all-in-one platform for comprehensive business management.
The app’s general ledger service also synchronizes payroll with accounting software. Employees can gain controlled access to payroll information, including check stubs and W-2s and extensive retirement services are offered along with access to workers’ compensation insurance plans.
I must say, Paychex exudes a remarkable aesthetic appeal with its well-designed layout and seamless user interface that makes navigation a breeze. However, several significant shortcomings of the software also can’t be ignored. Customer service has often received complaints for being subpar, with slow response times and unprofessional behavior which is certainly frustrating. Moreover, there are multiple complaints from employees about limited admin resources, login issues affecting clock-ins and clock-outs, and a siloed system requiring repetitive data entry.
- Reporting and tax form distribution
- Automated payroll and tax filing services
- Comprehensive payroll and HCM platform
- Employee self-service portals and benefits administration
- Access to Wisely by ADP® pay card balances and transactions
- IRS inquiries and state unemployment insurance management
- Direct deposit and mobile payroll integration with time and attendance tracking
- Intuitive, easy-to-use and secure
- Accessible from multiple devices
- Onboarding assistance included in packages
- Free and paid add-ons and apps from third-party providers
- Seamless integration of payroll software with HR and business management functions
- Issues with the user interface and mobile app
- No option for early pay like other services offer
- Absence of free trials or money-back guarantee
- No retained customer information at the corporation
- Customer service leaves a lot of room for improvement
- Lack of transparent pricing for payroll software packages
- Expensive Essential plan, not suitable for very small businesses
ADP Mobile Solutions, based in New Jersey, is a comprehensive payroll and human capital management (HCM) platform that offers seamless integration of direct deposit and mobile payroll with time and attendance tracking. It enables businesses to efficiently manage their payroll taxes by automating deductions from employee wages and ensuring compliance with the latest tax regulations. Employees can conveniently access their payroll information, benefits, pay statements, and manage time off through the mobile app. The platform also includes employee self-service portals, benefits administration, and customizable interfaces.
Additionally, the software handles IRS inquiries, manages state unemployment insurance (SUI), and automates payroll processing with autopilot functionality. It further streamlines reporting tasks and automates the creation and distribution of Forms W-2 and 1099. Users can also view Wisely by ADP® pay card balances and transactions conveniently.
Despite all that it has to offer, those intrigued and interested in ADP payroll would find it extremely frustrating to obtain clear pricing and understand the total cost of the software due to the complex quotation process involving multiple pages and disclaimers. Additionally, the Essential plan’s base fee is suggested to be at $79 per month, and users who managed to get a quotation mention an additional $4 per employee, which is considered quite steep. The customer service provided also may not fully meet users’ expectations considering all the software offerings.
- Tax filings and direct deposits
- State tax registration resources
- Automated payroll calculations
- Contractor payment in over 120 countries
- Gusto wallet and debit card for employees
- Transparent pricing with unlimited payrolls
- Compliance management (I-9s, W-2s, contractor 1099s)
- Integrated platform with health insurance, 401(k), workers’ comp, time tracking, PTO, and more
- Quick and easy direct deposit payment system
- Multiple direct deposit options to choose from
- Scalable payroll options for growing businesses
- User-friendly website with high intuitiveness (90%)
- Seamless integration of time tracking with full-service payroll
- Delayed loading of timesheets
- Manual time off for part-time employees
- No free trial or money-back guarantee
- Limitation in processing severance payrolls
- Navigation requires too many clicks and lack of intuitive next steps
- Generic responses to support inquiries and decline in email and online service
- Complicated process and additional costs for switching employees to W2 status
Gusto, formerly known as ZenPayroll, is a comprehensive payroll software based in California. It automates payroll calculations, tax filings, and direct deposits, and offers features like employee benefits and time tracking for streamlined HR management.
Gusto calculates and files taxes with government agencies without additional charges and provides resources for state tax registration for employees while monitoring tax law changes and managing compliance tasks like storing and organizing I-9s, W-2s, and contractor 1099s online. It also syncs various features seamlessly with payroll, including health insurance, 401(k), workers’ comp, and time tracking, making it a convenient all-in-one solution.
Gusto also facilitates contractor payments in over 120 countries and allows employees to access their funds through Gusto Wallet and the Gusto debit card for efficient financial management. However, while it offers expert support and transparent pricing, downsides of the platform include higher pricing compared to other providers and limited customer support. Additionally, although a free demo is offered, there is no free trial option, and cancellations may impact ongoing payroll and tax filings depending on timing.
- Same-day direct deposit
- Benefits administration for all tiers
- 24/7 expert support with callback assistance
- Workers’ comp coverage options with AP Intego
- Tax penalty protection up to $25,000 for users
- Access to retirement plans via Guideline
- Auto payroll taxes calculation, filing, and payment of payroll taxes and forms
- Affordable medical, dental, and vision insurance packages through SimplyInsured
- Intuitive user experience
- Enhanced employee profiles
- Accurate payroll processing
- Flexible and comprehensive setup
- Customizable and informative reports
- Automatic filing of federal and state taxes
- Added tax penalty protection with Elite Plan
- Seamless integration with QuickBooks Online
- Expensive pricing
- No automation for local taxes
- Occasional server connection issues
- Time tracking limited to top-tier plans
- Room for improvement in post-payroll wrap-up
- Additional filing fees for Core and Premium plans
- Limited integrations without QuickBooks Online
- Frustrating updates and importing features, including lost files
- Poor customer service experience and limited support for tax questions
QuickBooks Payroll is a cloud-based payroll solution offered by the famous accounting software Intuit. Integrated into the renowned QuickBooks accounting software headquartered in California, it simplifies payroll management. Tailored for small to midsize businesses, it provides same-day direct deposit and auto taxes and forms to calculate, file, and pay payroll taxes seamlessly. The software also provides customizable payroll reports covering multiple worksites, deductions, tax liability, and time activities along with time tracking, approving timesheets, and creating invoices on the go as well as easy creation and e-filing of 1099-MISC and 1099-NEC forms.
A standout feature of QuickBooks Payroll is the tax penalty protection that offers up to $25,000 coverage to businesses in case of penalties for added peace of mind. Further, the software boasts 24/7 expert support and through collaboration with Mineral, Inc., offers additional assistance and HR resources. Workers’ comp coverage options are offered with AP Intego, medical, dental, and vision insurance packages through SimplyInsured, and retirement plans with Guideline enhance employee benefits.
That being said, the software does encounter occasional glitches and customer support is frequently called out for being non-responsive. And while QuickBooks payroll efficiently handles federal, state, and local taxes, automation is available only for state and federal taxes. Also, the least expensive version of the software, at $45 per month plus $5 per employee per month, can be a significant expense for small businesses.
- USA-based support available at no charge
- Seamless and cost-free onboarding and setup process
- Swift and complimentary 2-day direct deposit service
- No obligation for long-term contracts; the freedom to cancel at any time
- Unlimited payrolls covered under a single monthly price, with no hidden fees
- Handles all tax filings
- User-friendly interface
- Great customer service department
- Suitable for businesses with tighter budgets
- Easy navigation for payroll and payroll reports
- Provides quick availability of W-2 at year-end
- Allows multiple payrolls per month for the same fee
- Primarily caters to businesses based in the United States
- Outdated design
- Set up issues and lack of finalization
- Limited customization compared to other software
- No benefits administration or free HR services
- Additional cost for each additional employee
- Not ideal for larger companies with many employees
- Lack of integration with apps, requiring manual entry
- No one-day direct deposit option for contractors
- Not suitable for companies outside the United States or with employees abroad
- No automatic bundling of payroll, accounting, and HR features
Patriot Payroll is a comprehensive and affordable human resource (HR) and payroll management solution, from Patriot Software. This software is particularly good for simplifying payroll processing for small businesses ranging from 1 to 500 employees and serves a diverse range of industries, including distribution, retail, engineering, maintenance/field service, and others. It accurately calculates wages, taxes, and deductions, streamlining payment procedures. The software offers direct deposit options and ensures compliance with federal, state, and local tax regulations.
Employees can access their pay stubs and W-2s through the employee self-service portal. Patriot Payroll’s basic and full-service options include a suite of built-in reports, though not customizable. The software also provides time and attendance tracking features to monitor employee work hours. Businesses can generate various payroll reports for informed decision-making and have access to free USA-based support.
However, I must say that for Patriot’s as an HR solution, the absence of an HR add-on is quite a miss as it forces users to make a separate purchase for that functionality. Patriot also does not handle the administration of employee benefits with external providers, such as health insurance companies or 401(k) providers.
Furthermore, there are additional fees associated with Patriot’s basic payroll software. Users are required to pay a fee for e-filing 1099 forms and small businesses filing taxes in multiple states incur an extra cost of $12 per month, per state, for additional state tax filings. These fees can become a concern for businesses with specific needs or multiple contractors.
If you have found this list helpful, yet, still feel unconfident about managing your payroll, here is a step-by-step guide to running US payroll. Alternatively, if you already have a system in place, here are 10 tips to streamline your payroll in the US.
